Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED Cynara Carvalho cynaracarvalho@yahoo.com.br

História do gerenciamento de documentos Documentos em papel eram armazenadas em pastas dentro de armários __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2

História do gerenciamento de documentos Processadores de texto Armazenamento digital em discos individuais e isolados __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3

História do gerenciamento de documentos Usuários criavam verdadeiras ilhas de informação Informações eram desorganizadas e descentralizadas As redes permitem que os usuários compartilhem recursos __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4

Problemas Informação inacessível ou de difícil localização Informação desconectada de processos Incompatibilidades de diferentes plataformas Os documentos sofrem alterações, que não são divulgadas Conseqüência: uso indevido de informações desatualizadas __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5

Conceito 1: É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

Conceito 2: É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.

Solução: Gerenciamento de Documentos Controle de mudanças Disponibilização de documentos referentes ao negócio crítico da corporação Controle automático do ciclo de vida dos documentos desde sua criação até o arquivamento final __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8

Recuperação através das Propriedades São valores que identificam unicamente um documento Podem ter atributos padrões ou customizados (nome do site, sigla do site, plataforma, central, etc.) Propriedades Menezes Teste de procedimento erros, qualidade, problemas 07/05/03 10:12:11 AM __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Autores: Título: Palavras-chave: Data de Criação: 9

Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no INAC Por exemplo... Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no INAC  10

Por exemplo... Preciso de um artigo do Prof Barroso publicado no INAC  Artigos 4 Fonte INAC  2 Data 2009 4 Autor Antônio Carlos Barroso 11

Quanto custa não encontrar a informação correta? Executivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisão 40% dos usuários dizem não encontrar o que estavam procurando em sua intranet

Quanto custa não encontrar a informação correta? Tempo gasto em procuras mal sucedidas Retrabalho de informações que já existem, mas não puderam ser encontradas Perda de receita Aumento de custos Aumento de riscos

O GED é formado pelas seguintes tecnologias: - Document Imaging (DI) - Document Management (DM) - Workflow - COLD/ERM - Forms Processing - RIM- Records and Information Management

Document Imaging (DI) Enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.

Document Management (DM) Ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.

Workflow Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP, Enterprise Resource Planning, SCM, Supply Chain Management, CRM, Customer Relationship Management, e Business e outras.

O que é Workflow ? É um processo que permite distribuir uma ou mais tarefas para um grupo de pessoas ou um usuário único. É o termo utilizado para descrever um processo criado para atingir uma meta específica. Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM de execução. 18

Tecnologia Workflow Controla e Gerencia Processos Garante que a tarefa foi executada pela pessoa correta no tempo determinado Organiza os trâmites, prazos, sincroniza pessoas, tarefas e documentos 19

Alguns Aspectos Importantes sobre Workflow Homogeneidade da Informação Agilidade (FH como diferencial competitivo) Objetivo Único Indicadores por Processo 20

Ferramenta de TI para Workflow Genericamente, pode-se dizer que uma ferramenta de Workflow contempla todos os processos, pessoas e organizações envolvidas para direcionar informações que entram e saem da empresa. 21

Exemplo Workflow 22

Exemplo Workflow 23

COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise Report Management.

Forms Processing Processamento de Formulários. A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition.

RIM- Records and Information Management Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.

Aplicabilidade do GED: Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias Apoio aos processos de fiscalização Apoio documental aos sistemas de GIS ( Sistema de Informação Geográfica) Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por exemplo Automação de cartórios Bibliotecas digitais

Aplicabilidade do GED: Cartões de assinatura Catálogos de peças e listas de preços Contratos de câmbio Contratos de financiamento e leasing Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto Controle de bilhetes de companhias aéreas Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo Conversão de acervos históricos

Porque as empresas no Brasil estão implantando o GED: Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001. Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede. Absoluto controle no processo de negócio. Alta velocidade e precisão na localização de documentos. Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos.