Profa.: Ms. Helaine Resplandes AUDITORIA AMBIENTAL Profa.: Ms. Helaine Resplandes

AUDITORIA AMBIENTAL CONCEITO: “Processo de verificação documentado e sistemático para obter e avaliar objetivamente evidências para determinar se atividades, eventos, condições, sistemas de gerenciamento ou outras informações relativas ao meio ambiente estão em conformidade com os critérios do sistema de gestão, além de comunicar os resultados desse processo ao cliente”.

Sistema de Gestão Ambiental Tipologia da Auditoria Ambiental TIPO (Auditoria) O QUE AVALIA Conformidade legal Adequação a legislação Sistema de Gestão Ambiental Cumprimento, adequação e eficácia dos princípios do SGA Certificação Conformidade com os princípios da norma certificadora Descomissiona -mento Danos pelo entorno pela desativação da unidade produtiva Sítios Estagio de contaminação de um local Pontual Otimização do recursos no processo produtivo Responsabilidade O passivo ambiental da empresa

ACREDITADORES UKAS ANSI-RAB INMETRO CERTIFICADORES ABS BVQI FCAV TERCEIRA PARTE ORGANIZAÇAO FORNECEDOR CLIENTE SEGUNDA PARTE EXTERNA INTERNA PRIMEIRA PARTE

Como a Certificação é concebida? Através de avaliações conduzidas por Auditores qualificados; E pela verificação da conformidades do sistema de gestão implantado com os critérios das normas: NBR ISO 9001:2008; NBR ISO 14001:2004; OHSAS 18001:2007 e outras. É valida por 3 anos; Atesta conformidades com os requisitos normativos para partes interessadas, internas e externas; Permite à empresa certificada utilizar o logo do organismo acreditador/e certificador, conforme contratado.

Algumas características das auditorias Auditorias são caras; Auditorias devem ser bem planejadas; Auditorias não devem ser “de surpresa”; Sempre ajuste as datas de forma conveniente para ambas as partes.

Como auditar um Sistema Mapear o Sistema: Processos; Entradas e Saídas; Controles; Interações. Estabelecer um Programa.

ETAPAS DE UMA AUDITORIA

AUDITORIA AMBIENTAL ETAPAS Planejamento da Auditoria Preparação da Auditoria Execução da Auditoria Resultados das Auditoria Acompanhamento Pós- auditoria

Conforme a Norma NBR ISO 19011/02 1 – Objetivo e Campo de Aplicação; 2 – Referencias Normativas; 3 – Termos e Definições; 4 – Princípios da auditoria (abordagem baseada em evidência); 5 – Gerenciando um programa de auditoria (deve ser elaborado um programa de auditoria para planejar e organizar a auditoria, alem de fornecer os recursos para conduzi-la eficaz e eficientemente dentro do tempo determinado).

Conforme a Norma NBR ISO 19011/02 6 – Atividades de auditoria No item 6 a referida norma explica a maneira como deve: iniciar, realizar a análise crítica dos documentos, preparar o plano, conduzir as atividades locais, preparar, aprovar e distribuir os relatórios, concluir e conduzir as ações de acompanhamento de auditoria. 6.1- Generalidades: (resumo das etapas da auditoria)

6. 2 – INICIANDO A AUDITORIA 6.2.1 – Designando o líder da equipe da auditoria Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica. 6.2.2 – Definindo objetivos, escopo e critérios de auditoria Objetivo da auditoria; Escopo: abrangência e limites; Critérios: procedimentos aplicaveis.

6. 2 – INICIANDO A AUDITORIA 6.2.3 – Determinando a viabilidade da auditoria Convém que a viabilidade da auditoria seja determinada pela disponibilidade de: Informações suficientes e apropriadas para planejar a auditoria; Cooperação adequada do auditado; Tempo e recursos adequados. Obs: onde a auditoria é inviável, propõe outra alternativa ao cliente!

6. 2 – INICIANDO A AUDITORIA 6.2.4 – Selecionando a equipe da auditoria Quando a auditoria for declarada viável, convém que uma equipe da auditoria seja selecionada levando em conta a competência necessária para alcançar os objetivos da auditoria. Identificação do conhecimento e das habilidades necessárias para alcançar os objetivos da auditoria; Seleção dos membros da equipe da auditoria de modo que todo o conhecimento e as habilidades necessárias, isso pode ser atendido através da inclusão de especialistas; Auditores em treinamento podem ser incluídos, mas não pode auditar sem orientação.

Auditorias com apenas um Auditor não são recomendadas; Tamanho da equipe Auditorias com apenas um Auditor não são recomendadas; Equipes de 2 a 3 pessoas é o ideal; Benefícios do trabalho em equipe são: Mais experiências e conhecimentos técnico; Melhor foco em áreas específicas; Sinergia/ discussão de ideias.

6. 2 – INICIANDO A AUDITORIA 6.2.5 – Estabelecendo contato inicial com o auditado O contato inicial pode ser informal ou formal, mas convém que seja estabelecido pelos designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria. O objetivo do contanto inicial é: Estabelecer canais de comunicação com o representante do auditado; Confirmar a autoridade para conduzir a auditoria;

6.2.5 – Estabelecendo contato inicial com o auditado 6. 2 – INICIANDO A AUDITORIA 6.2.5 – Estabelecendo contato inicial com o auditado Fornecer informações sobre a duração proposta para a auditoria e a composição da equipe da auditoria; Pedir acesso a documentos pertinentes, inclusive registros; Definir as regras de segurança aplicáveis ao local; Fazer arranjos para a auditoria, e Concordar com a participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe da auditoria.

No planejamento das Auditorias devemos considerar: Razão social, registros e licenciamento pertinentes a unidade auditada; Organograma gerencial com identificação de responsabilidades; Mercado em que a unidade opera;; Planta da unidade auditada; Fluxograma do processo produtivo; Registro e inventário de poluentes (líquido, sólidos, gasosos e radioativos), ruídos, vibrações e odores. Registro de acidentes; Relação de insumos utilizados;

6. 3 – REALIZANDO ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS Antes do início das atividades in loco a documentação da empresa deve ser analisada criticamente para determinar a conformidade do sistema; Em algumas situações, uma visita preliminar ao local pode ser realizada para se adquirir uma adequada visão geral das informações disponíveis; Se a documentação for considerada inadequada, o líder da equipe dever informar ao cliente e analisar se convém que a auditoria continue ou seja suspensa.

PREPARAÇÃO DA AUDITORIA

6. 4 – PREPARANDO AS ATIVIDADES DE AUDITORIA 6.4.1 – Preparando o plano da auditoria Convém que o líder da equipe da auditoria prepare um plano de auditoria que forneça a base para um acordo entre o cliente da auditoria, a equipe da auditoria e o auditado, relativo a realização da auditoria. Convém que o plano facilite a programação e a coordenação das atividades da auditoria. Convém que o plano de auditoria inclua o seguinte: Os objetivos da auditoria;

6. 4 – PREPARANDO AS ATIVIDADES DE AUDITORIA O critério de auditoria e qualquer documento de referência; O escopo da auditoria, inclusive a identificação das unidades organizacionais a serem auditadas; As datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão realizadas; O tempo esperado e duração de atividades de auditoria no local, inclusive reuniões com a direção do auditado e reuniões da equipe da auditoria; A alocação de recursos apropriados para áreas criticas da auditoria.

Exemplos (1) de Plano da Auditoria Responsável Data: Planejamento de auditorias internas - Ano Processo/Departamento a ser auditado Auditores Data da Auditoria

Exemplo (2) de Plano da Auditoria Só SGA Plano de auditoria interna Período: Escopo Auditor líder: Representante da direção: Reunião de abertura: Reunião de Encerramento: Data Setor Item a ser auditado Período Auditor Auditado Guia de aud. Obs

Notificação da auditoria: Fazer com antecedência; Formalizar por escrito; Informar: Propósito e escopo da Auditoria; Objetivos; Programação; Equipe Auditora.

6. 4 – PREPARANDO AS ATIVIDADES DE AUDITORIA 6.4.2 – Designando trabalho para a equipe da auditoria Convém que o líder da equipe da auditoria designe responsabilidades a cada membro da equipe para auditar processos específicos, funções, locais, áreas ou atividades. Lembrando: Competência e habilidade do auditor;

6. 4 – PREPARANDO AS ATIVIDADES DE AUDITORIA 6.4.3 – Preparando documentos de trabalho Convém que os membros da equipe da auditoria analisem criticamente as informações pertinentes as suas tarefas de auditoria e preparem, se necessário, documentos de trabalho para referencia e para registro dos progressos da auditoria. Os documentos podem incluir: Listas de verificações; Formulários para registros de informações, tais como evidencias, constatações da auditoria e registros de reuniões.

Objetivos da Lista de Verificação (Check list): Ajudar a memória; Assegurar / cobrir todos os temas e pontos de controle; Assegurar profundidade e continuidade da Auditoria; Ajudar na administração do tempo; Organizar as anotações; Prover meios de documentar as investigaçoes.

Lembre-se: As check-lists devem ser especificas para cada Sistema de Gestão; As check-lists devem ser preparadas utilizando a documentação do SGA; Fazê-las de maneira que sejam de fácil uso, com formato lógico e que permitem flexibilidade; Evitar check-list detalhada.

Exemplo (1) da Lista de Verificação: Empresa Só SGA CHECK – LIST DE AUDITORIA Processo auditado: Aplicação: Sistema Processo Produto Área auditada: Auditados: Data: Auditores: Pergunta Requisitos da norma C NC N/A Evidência Obs.

Exemplo (2) da Lista de Verificação: CHECK – LIST PARA AUDITORIA INTERNA Auditores Processo a ser :auditado Data Item Clausula O que verificar Observação

EXECUÇÃO DA AUDITORIA

AUDITORIA AMBIENTAL EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de Abertura Investigação Reunião da equipe de Auditoria Reunião de Encerramento Relatório de Auditoria

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.1 – Conduzindo a reunião de abertura Como proceder: Apresentar a Equipe de Auditoria; Informar os Objetivos da Auditoria; Comentar sobre a Metodologia aplicada; Conhecer os auditados e estabelecer canais de comunicação; Validar a programação/agenda e ajustá-la, se necessário.

6.5.1 – Conduzindo a reunião de abertura Por que fazê-la: Para evitar problemas de comunicação e gerar confiança. Como fazer: Através de exposição em reunião. Quando fazer: Na data e hora determinada em conjunto com o representante da direção e o Auditor Líder.

6.5.1 – Conduzindo a reunião de abertura Quem faz: O Auditor líder comanda a reunião em presença dos responsáveis envolvidos e, quando possível dos auditados agendados. Auditor líder deve evitar: Os assuntos delicados; Frases tristes; As desculpas; As situações de inferioridades.

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.2 – Comunicação durante a auditoria Convém que o líder da equipe da auditoria se comunique periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria, e distribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria conforme necessário.

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.3 – Funções e responsabilidades de guias e observadores Guias e observadores podem acompanhar a equipe de auditoria, mas não são parte dela. Convém que eles não influenciem ou interfiram na realização da auditoria. Suas responsabilidade são:

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL Assegurar que regras relativas á segurança no local e procedimentos de segurança sejam conhecidos e respeitados pelos membros da equipe; Testemunhar a auditoria em nome do auditado; Fornecer esclarecimento ou ajuda na coleta de informações.

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.4 – Coletando e verificando informações Buscar informações relativas a funções, atividades e processos; Somente as informações que são verificáveis podem ser evidencia de auditoria e elas devem ser registradas;

Técnicas de Auditoria: Não deixe os problemas guiarem a Auditoria – use a checklist como guia; Obtenha uma visão completa do problema; Conduza as entrevistas; Quando um problema não for significante, continue adiante; Documente tudo o que for examinado;

Como melhorar a comunicação: O auditor deve transmitir todas as solicitações de informações (perguntas) de forma clara; O auditor deve ouvir as respostas atentamente; A informação deve ser retransmitida do auditor para o auditado de modo a indicar como a resposta foi interpretada (feedback); Caso o auditado não concorde com a resposta retransmitida, o ciclo acima deve ser repetido até esclarecer a pergunta inicial.

Linguagem do corpo – O corpo fala: Formas de comunicação física. Evitar: Contato “rude” com os olhos (encarar); Estalar os dedos; Olhos arregalados; Movimento de pernas e de braços, entre outros.

Linguagem Auditiva – Problemas: Assunto desinteressante; Atenção concentrada na avaliação de quem fala e não no assunto; Envolvimento emocional; Ouvir os fatos e não as idéias; Falta de atenção; Distração; Evitar assuntos complexos; Fugas periódicas.

HABILIDADES PARA OUVIR ATENTAMENTE Confirmar a resposta Espera É isso mesmo que você está dizendo? Espera Ter certeza de que o auditado acabou. Não interromper Não seja impaciente. Resumir a resposta Corrige qualquer mal entendido.

TIPOS DE QUESTOES: Confirmar a resposta Espera Não interromper É isso mesmo que você está dizendo? Espera Ter certeza de que o auditado acabou. Não interromper Não seja impaciente. Resumir a resposta Corrige qualquer mal entendido.

As sete questões utilizadas pelo auditor: Como? Quem? O quê? Por quê? De que modo. As pessoas. O quê? Por quê? O fato. Os motivos. Quando? Mostre-me O tempo. A evidência. Onde? O lugar.

O comportamento do auditor durante a execução. Realizar avaliação in-loco; Comprovar as informações verbais; Certificar-se dos fatos antes da conclusões; Mostrar organização; Dirigir-se as pessoas responsáveis pelas atividades; Seguir a orientação do auditor líder; Não interromper os serviços em execução.

Durante a auditoria, não confie na memória: Seja sistemático ao efetuar as anotações; Não tenha pressa ao escrever, faz parte do seu trabalho tomar notas; Ordene as anotações de forma lógica.

Nunca esqueça de registrar: Que documentação verificou, título, número e outros dados pertinentes; Que produtos/ processos foram verificados; Qual equipamento, os dados necessários para verificar se o mesmo foi calibrado; Local onde você esteve e com quem falou.

Conduzindo uma Entrevista: Diretrizes gerais: Conduzir as entrevistas em ambiente adequado; Entrevistar separadamente; Se possível, ter duas pessoas conduzindo a entrevista: Uma para questionar; Outra para tomar notas; Fazer a mesma pergunta à níveis diferentes: Suportar as entrevistas com evidência documentada.

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.5 – Gerando constatações de auditoria Constatações da auditoria podem indicar tanto conformidade quanto não conformidade com o critério de auditoria; Convém que sejam registradas as não conformidades e as evidencias de auditoria que as suportam; Não conformidades podem ser graduadas.

OBSERVAÇÃO: Significa a constatação de um fato por ocasião de uma auditoria, baseada em uma evidência que pode levar a uma Não Conformidade. NÃO CONFORMIDADE: Significa uma situação observada cuja evidência indique o não atendimento a um requisito especificado.

Ao identificar uma Não-Conformidade o Auditor deve: Notificar ao auditado; Chefe do auditado; Reunião de encerramento; Relatório final.

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.6 – Preparando as conclusões da auditoria Convém que a equipe da auditoria se comunique, anteriormente á reunião de encerramento, para: Analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações apropriadas coletadas durante a auditoria; Discutir sobre ações de acompanhamento de auditoria, se incluído no plano de auditoria.

6. 5 – CONDUZINDO ATIVIDADES DE AUDITORIA NO LOCAL 6.5.7 – Conduzindo a reunião de encerramento Convém que seja realizada uma reunião de encerramento, presidida pelo líder da equipe, para apresentar as constatações e conclusões da auditoria, e para negociar, se apropriado, o prazo para o auditado para apresentar um plano de ação corretiva e preventiva.

Reunião de Encerramento O Auditor líder é responsável por: Apresentar o resumo do resultado da auditoria na Reunião de Fechamento; Comentar sobre as constatações da Auditoria mais relevantes,se pertinente; Agradecer a colaboração de todos os auditados;

Reunião de Encerramento Comentar sobre os pontos fortes do Sistema de Gestão da organização; Boas práticas e Oportunidades de Melhoria. OBS: Na reunião, o Representante da Direção e/ou a Alta Direção deverão estar presentes. Os auditados podem participar da reunião de fechamento.

RELATÓRIO DA AUDITORIA

6. 6 – PREPARANDO, APROVANDO E DISTRIBUINDO O RELATÓRIO DE AUDITORIA 6.6.1 – Preparando o relatório da auditoria Convém que o líder de equipe da auditoria forneça um registro completo, preciso, conciso e claro da auditoria, o auditório deve incluir: Os objetivos, o escopo e os critérios da auditoria; Identificação do cliente da auditoria; Identificação do líder da equipe e seus membros (auditores); As datas e lugares onde as atividades da auditoria no local foram realizadas; as constatações e as conclusões da auditoria.

O relatório também pode incluir, se apropriado: O plano de auditoria; Um resumo do processo de auditoria; Quaisquer opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da auditoria e o auditado; As recomendações para melhoria, se especificado no objetivo da auditoria; Uma declaração da natureza confidencial dos conteúdos.

Redação da Não-Conformidade: FATO + ATRIBUIÇAO + EXPLICAÇAO Evidencia item da norma referido

Redação da Não Conformidade: 1- Enunciar o fato constatado, de forma clara, concisa e compreensível; 2- Ser preciso/exato, através de evidência (fatos, dados, documentos, informações) que dão veracidade à informação; 3- Identificar a referência encontrada como válida e desenvolver um breve relato sobre o requisito (item normativo/documentação da organização).

Exemplos de Não Conformidade: O plano de Simulados previstos para o ano de 2001 não está sendo realizado de acordo com as datas estabelecidas, pois os registros PROC 322 e PROC 467 estabelecem datas 12/04/08 e 13/05/08 e não as planejadas: 10/03/08 e 29/04/08 respectivamente.

Exemplos de Não Conformidade: Não há procedimentos formais para o monitoramento dos aspectos ambientais levantados, conforme o requisito normativo 4.5.1 da ISO 14001.

Exemplos de Não Conformidade: As calibrações dos equipamento de monitoramento ambiental soa realizadas sob condições ambientais inadequadas, conforme o requisito normativo 4.5.1 da ISO 14001. Não foi evidenciado na ETE a disponibilidade dos procedimentos de operação, conforme descrito no programa do Sistema de Gestão da empresa, requisito normativo 4.4.6.

6. 6 – PREPARANDO, APROVANDO E DISTRIBUINDO O RELATÓRIO DE AUDITORIA 6.6.2 – Aprovando e distribuindo o relatório da auditoria Convém que o relatório seja emitido dentro do período de tempo acordado, caso contrario, a razoes para demora devem ser comunicada ao cliente; O relatório é de propriedade do cliente; Todos devem respeitar e manter confidencialidade do relatório.

6. 7 – CONCLUINDO A AUDITORIA A auditoria está concluída quando todas as atividades descritas no plano da auditoria forem realizadas e o relatório aprovado e distribuído; Convém que os documentos pertencentes a auditoria sejam retidos ou distribuídos conforme acordo entre as partes participantes.

6. 8 – CONDUZINDO AÇOES DE ACOMPANHAMENTO DE AUDITORIA As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas, preventivas ou de melhoria, se aplicável; Estas ações são decididas e empreendidas pelo auditado dentro de um prazo acordado e não são consideradas como parte da auditoria; Devem ser verificados a completeza e a eficácia da ação corretiva.

Acompanhamento da Pós-Auditoria: Após a Auditoria, o responsável pelo processo ou gerente da área, ao receber as não conformidades constatadas e o relatório de auditoria deve tratar as constatações identificadas pelo Auditor como a seguir:

Acompanhamento da Pós-Auditoria: Analisar as causas das não-conformidades constatadas; Definir as correções e as ações corretiva e/ou preventiva a serem efetuadas; Implantar as soluções de acordo com planos de ação que serão estabelecidos; Analisar a eficácia das soluções implantadas e registrar os resultados.

O Auditor após o prazo estabelecido para a correção das não conformidades, deve: Avaliar se as ações efetuadas pela organização, para a correção das não conformidades, foram efetivadas de forma a evitar a sua reocorrência; Verificar se os resultados das ações efetuadas foram registrados e se os registros de auditoria foram fechados. Caso a não conformidade não tenha sido tratadas, o auditor deverá avaliar se isto colocará em risco a conformidade do SGA.