GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE T.I DISCIPLINA GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE T.I Prof. Eliane Primeiro semestre de 2013

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) É o documento que autoriza formalmente (assinado)o início de um projeto. A partir dele é que a empresa divulga internamente que o projeto existe e qual a sua finalidade. Este termo pode ser encontrado com outros nomes nas empresas ou literaturas: Termo de referência do projeto; Documento de autorização do projeto; Documento inicial do Projeto; Documento de abertura do Projeto; Proposta de projeto aprovada e etc;

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) Neste documento, como sugestão, devem constar os seguintes itens: Justificativa do Projeto; Escopo do Projeto; A Designação do Gerente de Projeto e sua Autoridade; Restrições (limites); Premissas (hipóteses, suposições).

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) Dependendo do projeto ou do gerente do projeto e sua forma de gerenciar, o Project Charter pode conter outros documentos como: Ligações com outros projetos; Principais stakeholders e suas influências; Expectativas ou necessidades dos stackholders; Riscos iniciais identificados; Cronograma sumário de marcos (pontos de controle); Estimativas iniciais de custo para as fases do projeto; Necessidade inicial de recursos físicos (pessoas, equipamentos, materiais, etc.); Estrutura da equipe; Relatórios de acompanhamento que deve ser enviado ao patrocinador; Responsabilidades do cliente; Obrigações dos gerentes funcionais.

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 1. Justificativa do Projeto: Está relacionado as necessidades do negócio (objetivos estratégicos da empresa), a que o projeto está incumbido de atender, que justificam a sua autorização. Qual (is) objetivo(s) do projeto? Porque o projeto foi autorizado? Quais são os resultados esperados com a entrega do(s) seu(s) produto(s)?

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 1. Justificativa do Projeto – Exemplo “Dada a contanstante diminuição dos espaços físicos nas modernas habitações, é estratégico para a empresa Bicicleta S.A. ser a primeira empresa a desenvolver uma bicicleta capaz de ser guardada, de tal modo que ocupe o menor espaço físico possível, criando-se assim um novo segmento de bicicletas. O fato de ser a primeira nesse novo segmento proporcionará a fixação da marca, o domínio desse mercado e a expansão nos demais segmentos de mercado de bicicletas.”

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 2. Escopo do Projeto: Deve ser relacionados, de forma detalhada, todos os produtos e serviços que o projeto deve entregar ao cliente; Quanto vai custar; Os recursos necessários financeiros para o projeto acontecer (pessoal, material, serviços e etc); Stakeholders – pessoal, setores, empresas, fornecedores, e outros envolvido; O tempo para a execução (apresentação do cronograma macro); Abrangencia do projeto (locais onde o projeto irá acontecer);

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 3. A Designação do Gerente de Projeto e sua Autoridade: Por meio do Project Charter é que a empresa estabelece a autoridade do gerente de projeto, divulgando-a por toda a empresa. Exemplo: “A gerente deste projeto será a Sra. Leila, ela tem autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa até o limite do orçamento aprovado para esse projeto, podendo recrutar pessoal em todos os departamentos da empresa ou até admitir funcionários novos (quadro provisório, com prazos determinado até o termino do projeto), além de poder comprar ou alugar equipamentos e peças, desde que dentro da programação financeira do projeto.”

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 3. A Designação do Gerente de Projeto e sua Autoridade: Por meio do Project Charter é que a empresa estabelece a autoridade do gerente de projeto, divulgando-a por toda a empresa. Exemplo: “A gerente deste projeto será a Sra. Leila, ela tem autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa até o limite do orçamento aprovado para esse projeto, podendo recrutar pessoal em todos os departamentos da empresa ou até admitir funcionários novos (quadro provisório, com prazos determinado até o termino do projeto), além de poder comprar ou alugar equipamentos e peças, desde que dentro da programação financeira do projeto.”

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 4. Restrições (limites): São aqueles fatores que limitam as opções da equipe de gerenciamento do projeto. Quando um projeto é executado sob contrato, as cláusulas contratuais contêm restrições a ele. Normalmente, as principais delas são: Tempo, tais como: datas fixas, de inicio e/ou de término, ou um prazo para a conclusão do projeto o/ou de uma de suas fases intermediárias; Custo, como um orçamento predefinido.

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 4. Restrições (limites) - Exemplos O projeto de reforma deverá ser conduzido com o laboratório em funcionamento, sem afetar o processo de análise da qualidade; Prazo de 90 dias, a partir da aprovação do projeto básico, para a elaboração do projeto executivo da nova pista de pouso e decolagem; A verba do orçamento a ser utilizada neste projeto é de R$ 1.500.000,00, não podendo ultrapassar 10% desse valor no primeiro mês; Os serviços só poderão ser executados de segunda a sexta-feira, das 9 ás 18 horas.

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 5. Premissas (hipóteses, suposições): São fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos. Na maioria das vezes, as premissas redundam em certo grau de risco (ameaças) para o projeto, sendo levadas em consideração quando do gerenciamento de riscos do projeto. É importante pensar em hipóteses do tipo: Caso o projeto dependa do trabalho de terceiros (resultado de outro projeto, departamentos ou até mesmo do cliente), eles deverão compreender essa dependência e concordarem com as datas de entrega previstas;

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 5. Premissas (hipóteses, suposições): É importante pensar em hipóteses do tipo: Possa levar em conta a disponibilidade de recursos (incluindo pessoas, materiais e equipamentos): Se você não for o gerente de algumas das pessoas que trabalharão no projeto, quem as gerenciará? O gerente dessa pessoa aprovará o uso desses recursos por você?

TERMO DE ABERTURA DE PROJETO - TAP (Project Charter) 5. Premissas (hipóteses, suposições) - Exemplos A estrutura para treinamento deverá estar disponibilizada até a data 01/05/2012, para que os treinamentos aconteçam dentro do prazo determinado no projeto; A equipe do projeto estará autorizada a utilizar as dependências do setor de manufatura durante 24 horas, todos os dias da semana; O cliente revisará e retornará ao gerente do projeto os documentos submetidos a ele, com parecer formal, em até cinco dias úteis, contados a partir da data do recebimento do material;