Fundamentos da Administração: Organização Karla Tonini

Organização Formal Organização Organização Informal Organização Como uma unidade ou entidade social, em que as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos comuns Organização Informal Organização Organização Como função administrativa e parte do processo administrativo de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgão incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles

Como parte do processo administrativo Planejamento Definir objetivos e meios para alcançá-los Organização Agrupar, estruturar e integrar os recursos organizacionais Dividir o trabalho a ser feito Agrupar os órgão e atividades em uma estrutura lógica Designar as pessoas para a sua execução Coordenar os diferentes esforços Controle Monitorar as Atividades E fazer correções Direção Usar influência Para motivar As pessoas

Organização (do grego, organon = ferramenta) Significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Esse arranjo se manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos, a definição de linhas formais de autoridade e a adoção de mecanismos para a coordenar as diversas tarefas oragnizacionais.

Etapas da Estruturação Definição e quantificação de propósitos; Integração das unidades de trabalho (Departamentalização); Definição de autoridade e subordinação; Definição das funções e atividades Estabelecimento de comunicações e mecanismos de controle.

Representação Literal da estrutura organizacional Estatuto Normas regedoras do funcionamento de uma empresa/sociedade Contrato social – entidades civis e comerciais Ata constituitiva- sociedade anônima Define a finalidade da entidade, a política administrativa e os meios econômicos e financeiros para a consecução dos objetivos.

Regulamento – ato normativo que amplia a organização administrativa explicitada no Estatuto, para caracterizar a organização nos seus aspectos fundamentais. Contém as diretrizes básicas da Organização. É um documento normativo de entidades autônomas. Composto por: Título – capítulos que englobam o mesmo assunto Capítulo – artigos que envolvem o mesmo assunto Seção- subdivisão de capítulos Parágrafo – idéia principal contida no artigo Ítem – Clausula explicativa, numerado em romano; Complementa o enunciado do artigo. Alínea – desdobramento de parágrafos ou itens. Representada por letras minúsculas.

Regimento Conjunto de normas próprias e limitadas a cada órgão da estrutura e não poderá conter dispositivos que conflitem com o regulamento.Destinado aos que não gozam de autonomia administrativa ou financeira. Capítulos Do objeto ou finalidade – transcrito na íntegra do regulamento Da posição - definido no regulamento Da composição ou estrutura – composição da microestrutura a qual o regimento está sendo elaborado. Da competência – o que compete a microestrutura Do pessoal – define cargos e funções referentes a micoestrutura.

Representação Gráfica Organograma Representação da estrutura de organização de uma empresa Subordinação de linha – autoridade do chefe em relação aos seus subordinados Subordinação Funcional – chefe de outro setor ou delegado pode dar ordens diretas a pessoas ou grupo de pessoas Assessoria – aconselha o chefe mas não interfere em seus subordinados

Representação Literal Estatuto (contrato social, ata Constitutiva): Finalidade da entidade Política administrativa Responsabilidade do órgão normativo superior Meios econômicos e financeiros. Regimento (não possuem autonomia) Do Objeto ou Finalidade Da Posição Da Composição ou Da Estrutura Da Competência Do Pessoal

Regulamento (entidades autônomas) Diretrizes básicas da organização. Da Constituição ou Sede Do Patrimônio Da Manutenção Da Organização Da Competência Do Pessoal Da Clientela Das Disposições gerais ou Finais Das Disposições Transitórias ou Temporárias

Normas Administrativas Autoridade administrativa → Resoluções, Ordens de serviço, Orientações. Normas Técnicas Como executar uma tarefa ou atividade. Rotinas Composição de cada tarefa. Roteiro Ações que devem ser executadas num determinado período

Estrutura organizacional Define a autoridade (poder de decisão) e as responsabilidades (funções, tarefas) das pessoas, como indivíduos, e como integrantes de grupos. Além disso, define a comunicação entre as pessoas e grupos. É representada por um organograma

Organograma Divisão do trabalho Comunicação Autoridade e hierarquia

Decisões no processo de organizar Tipo de Decisão Impacto na Estrutura Organizacional Divisão do trabalho Define o sistema de responsabilidades Define as responsabilidades dos cargos e departamentos Sistema de autoridade Define o sistema de autoridade Define o nº de níveis hierárquicos e a amplitude de controle Define o grau de autonomia dos ocupantes de cargos e dos departamentos. Sistema de comunicação Define o sistema de comunicação Define como se relacionam os departamentos e o tipo de influência entre eles.

Divisão do trabalho Responsabilidades: Tarefas: São abrangentes e conceituais. Indicam os grandes compromissos ou obrigações. Definem os problemas que o ocupante de um cargo ou um grupo de cargos deve resolver Tarefas: São específicas e operacionais. Indicam atividades intelectuais ou físicas. Definem ações que consomem tempo e recursos.

Unidades de trabalho Departamentos: responsável por uma função ou por um conjunto de funções. Cargos: conjunto de tarefas ou responsabilidades específicas. Descrição dos cargos Requisitos dos cargos Especialização

Tipos de Estrutura Organizacional a)Estrutura linear Unidade de comando Liderança autocrática Centralização do comando Tomada de decisão lenta Indicação: pequenas empresas

b)Estrutura Funcional Divisão de trabalho Especialização Multiplicidade de comando Padrão de qualidade Comunicação rápida indicação:empresa de grande porte

c)Estrutura mista ou linha staff Hierarquização e especialização Indicação: médio e grande porte

d) Estrutura comissional Conselho diretor Trabalho em conjunto Função fiscalizadora Divisão de poderes Tomada de decisões lenta Indicação: grande porte

Departamentalização aplicável em todos os níveis Responsabilidade por: Produtos e serviços Clientes Funções Zona Período de tempo Processos Especialização Vertical Horizontal Relações estabelecidas entre as pessoas

Centralização e Descentralização CENTRALIZAÇÃO: a autoridade para decidir está no topo da organização. DESCENTRALIZAÇÃO: a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos

Como delegar tarefas Delegue a tarefa integral Selecione a pessoa certa Delegue autoridade e responsabilidade Proporcione instrução completa Mantenha retroalimentação Avalie e recompense o desempenho

Centralização Vantagens: Desvantagens: Uniformidade e facilidade de controle Reduz custos Desvantagens: Lentidão nas decisões Desestimula a criatividade Diminui a competitividade(positiva) entre as pessoas Limita a capacidade de decisão dos gerentes

Descentralização Vantagens: Desvantagens: Agilidade no processo de decisão Pessoa avaliadas com base em resultados Aumenta a criatividade Desvantagens: Dificuldade de controle das decisões Pode diminuir as vantagens da especialização

Comunicação Meios de Comunicação Exemplos Comunicação Pessoal Apresentações formais Conferências Reuniões Conversando um-a-um Convenções periódicas Comemorações e solenidades Comunicação escrita ou impressa Memorandos Circulares Cartazes Relatórios Murais Cartas Sistemas de sugestões Comunicação por meio de equipamento Telefone fixo e móvel TV / Vídeo Correio de voz e eletrônico Fax Internet

Bibliografia CHIAVENTO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2ªed. – Rio de Janeiro: Campus,1999. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à administração. 5ª ed. – São Paulo: Atlas, 2000.