ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO CASA CIVIL O SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO E A IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICA PÚBLICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAÇÃO PAULISTA Ieda Pimenta Bernardes Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo saesp@arquivoestado.sp.gov.br

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Criado em 1721, é a instituição responsável: Pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental Pela preservação, difusão e acesso aos documentos de valor histórico do Poder Executivo Paulista

O que é o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP?

O que é o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP? Termo de Cooperação Técnica com o Arquivo Público do Estado desde o ano de 2000

OBJETIVOS DO SISTEMA (Decreto n. 22.789/84) Implementar um programa de gestão documental: definir normas e procedimentos comuns para todos os arquivos e protocolos da administração estadual, definindo critérios técnicos para a preservação e eliminação de documentos públicos; Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos órgãos públicos; Assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual;

COOPERAÇÃO TÉCNICA COM O MINISTÉRIO PÚBLICO ESTADUAL Arquivo Público do Estado: atua como órgão técnico consultivo do Ministério Público na área de arquivos, inclusive atendendo a eventuais requisições de perícias técnicas, a fim de subsidiar a instauração de inquéritos civis ou ações civis públicas Ministério Público: instituiu Grupo Especial de Defesa do Patrimônio Histórico-Cultural do Estado de São Paulo (Ato n. 067/2002-PGJ) instituiu sua CADA e oficializou Plano e Tabela das atividades-meio e fim (Ato Normativo nº 428-PGJ/CGMP de 20.2.2006) indicou Promotores de Justiça para participarem dos Encontros sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2.º Lei federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de Arquivos públicos e privados Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984 Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Decreto n. 29.838, de 18 de abril de 1989 Determina a criação de Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo Decreto n. 48.897 de 27 de agosto de 2004 Define normas para avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos Oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio Decreto n. 48.898 de 27 de agosto de 2004

ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais (Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91, art. 9.º) Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico público, sem prévia consulta ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Decreto n.º 22.789, de 19 de outubro de 1984, art.13)

ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO No âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, cabe ao Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, propor e implementar a política de gestão de documentos (artigo 7º, do Decreto nº 48.897/2004) Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei (Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 21)

ARQUIVO PÚBLICO E UNIVERSIDADES: um diálogo necessário Respeitada a autonomia didático-científica, administrativa e de gestão financeira e patrimonial, de que gozam as universidades, nos termos do artigo 207, da Constituição Federal, com relação à gestão documental deverão sujeitar-se ao artigo 216, § 2.º, da Constituição Federal de 1988, que atribui “à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP No que diz respeito às atividades-meio exercidas pela Administração Estadual já estão oficializados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos que deverá ser utilizada por toda a Administração Pública do Estado de São Paulo. (disponível em: www.saesp.sp.gov.br)

Metodologia do trabalho: ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Metodologia do trabalho: Reuniões de trabalho com as Comissões de Avaliação de Documentos Visitas técnicas aos órgãos, entidades e empresas Reuniões com os agentes públicos de diversas Secretarias, Fundações, Autarquias e Empresas Reuniões com as Procuradoras do Estado, oficialmente designadas para acompanhar e analisar os aspectos jurídicos do trabalho

Consistência técnica do trabalho: ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Consistência técnica do trabalho: exaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais análise criteriosa de dados experimentação de hipóteses que permitiram o mapeamento da produção documental identificação dos valores e das implicações jurídicas (administrativas, fiscais e criminais)

Interlocução permanente com o Arquivo Público do Estado COMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: Interlocução permanente com o Arquivo Público do Estado As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. (Decreto n.º 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 34)

Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo área jurídica administração geral administração financeira arquivo áreas específicas Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos (Decreto n.º 48.897, de 27 de agosto de 2004, art. 34))

Consistência jurídica (Temporalidade e destinação) ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Consistência jurídica (Temporalidade e destinação) As propostas foram aprovadas por: Procuradoria Geral do Estado Ministério Público Estadual Tribunal de Contas do Estado Comitê de Qualidade da Gestão Pública-CQGP (aprovado por unanimidade em 9/8/2004 (www.cqgp.sp.gov.br)

CONHECIMENTO INÉDITO A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio exigiu: Ampla pesquisa e o mapeamento exaustivo de todas as funções e atividades das áreas administrativas do Estado; Estudo inédito sobre a produção documental da administração estadual; Definição de critérios para preservação e eliminação de documentos públicos.

PLANOS E TABELAS: Atividades-Fim Com a orientação técnica do SAESP, atualmente, as 76 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo trabalham na identificação dos documentos das áreas-fim para elaboração de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS REQUISITOS SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO DOCUMENTAL PROTOCOLO ÚNICO

SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO DOCUMENTAL: requisitos classificação e definição de temporalidade e destinação padronização de formulários, capas de processos e expedientes, folhas de rosto e termos específicos definição de normas para recuperar as informações sobre os documentos de guarda permanente definição dos níveis de acesso e categorias de sigilo elaboração de descritores específicos para cada tipo documental constante dos Planos de Classificação definição de normas para a inclusão de documentos eletrônicos estudo do fluxo e controle do trâmite dos documentos identificação dos documentos que integram processos, expedientes e dossiês (documentos compostos)

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA Sociedade contemporânea ARQUIVOS PÚBLICOS Assegura direitos individuais e coletivos Permite o exercício pleno da cidadania: controle social

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA Gestão de Documentos e Informações Políticas Públicas de Gestão de Documentos e Informações Consolidação da Democracia Fortalecimento do Estado Democrático de Direito

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA Presente Passado

GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA Direito à informação Direito à memória Presente Passado Preservação Acesso Gestão

Rua Voluntários da Pátria, 596 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Rua Voluntários da Pátria, 596 CEP 02010-000 Santana - São Paulo/SP fone/fax (11) 6221-3990 www.saesp.sp.gov.br saesp@arquivoestado.sp.gov.br