Unidade VII – Documentação Trabalhista, Previdenciária e Tributária Disciplina: Elementos de Contabilidade Para Arquivologia Professor: Iury da Silva Pessôa Email: iury@ct.ufes.br
Unidade VII Documentos Trabalhistas Documentos Previdenciários Documentos do FGTS Documentos Fiscais
Documentos trabalhistas Conceito: São documentos decorrentes das relações trabalhistas que geram ao empregador inúmeras obrigações. Guarda: Os documentos trabalhistas, tais como: recibo de férias, demonstrativo de pagamento de salário, concessão de aviso prévio, comprovante de pagamento de participação de lucros e resultados (PLR), entre outros, devem ser guardados pelo prazo mínimo de 05 anos contados da data do pagamento ao empregado ou 2 anos da rescisão do contrato de trabalho. Obs: Para os trabalhadores menores não há prescrição. Aspectos legais: Constituição Federal Art. 7º, XXIX e CLT Arts. 11, 119, 149, 440 e 916.
Documentos previdenciários Conceito: São documentos decorrentes das obrigações previdenciárias. Como a documentação relativa ao pagamento de salário-família, ao pagamento de salário-maternidade (ex: atestado médico), demonstrativo de descontos previdenciários etc. Guarda: Todos os documentos previdenciários devem permanecer guardados por prazo mínimo de 10 anos. Desse modo, o direito da Seguridade Social apurar e constituir seus créditos extingue-se após 10 (dez) , evitando eventuais problemas com a fiscalização da Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB). Aspectos legais: art. 45 da Lei nº 8.212/1991.
Documentos relacionados ao FGTS Conceito: São documentos decorrentes das obrigações com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) . Guarda: Toda a documentação deverá permanecer guardada por período mínimo de 30 anos, conforme prevê a Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º: "O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária.". Entretanto, existem posicionamentos doutrinários e decisões jurisprudenciais sustentando que a prescrição em relação ao FGTS é de 5 (cinco) anos, dada sua natureza tributária e, portanto, sujeita ao prazo para cobrança relativo a tributos. Aspectos legais: Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º
Exemplo prático Exemplo Prático: Com a demissão sem justa causa, de um empregado, no dia 10.06.2008, determinada empresa estará obrigada a efetuar o pagamento das verbas rescisórias e deduzir a contribuição previdenciária, além de fornecer ao trabalhador as vias do requerimento do Seguro-desemprego. Como conseqüência dos procedimentos acima, a empresa está obrigada a efetivar os recolhimentos das contribuições previdenciárias e manter toda a documentação (inclusive relativa ao Seguro-desemprego), sob sua guarda, pelo tempo que a legislação determina. Quais são esse prazos?
Exemplo prático Então, somente em relação a alguns dos documentos mencionados, a empresa se obriga a manter: a) até 2 (dois) anos após a cessação do contrato de trabalho ou após a data em que o empregado menor completar 18 (dezoito) anos de idade, os documentos relativos a créditos do empregado resultantes da relação de emprego; b) até 5 (cinco) anos (contados a partir da data da dispensa) os comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) do trabalhador dispensado; c) até 10 (dez) anos os documentos relativos à retenção e recolhimento de contribuições previdenciárias.
Documentos Fiscais Conceito: É o conjunto de documentos criados e instituídos pelo poder Executivo, que todo sujeito passivo de obrigação tributária deve manter, com a finalidade de comprovar as operações e receitas decorrentes de serviços prestados ou tomados, ainda que estes serviços não sejam tributados. Exemplos: São documentos fiscais os Livros de registro de impostos, as Notas Fiscais, os Cupons fiscais, as Declarações fiscais, etc. Guarda: Os documentos fiscais deverão ser mantidos em bom estado de conservação, até que transcorra o prazo decadencial ou até que prescreva o crédito correspondente ao imposto que se vinculem.
Documentos Fiscais Darseá a decadência (prescrição), quando o prazo para que a Fazenda Pública constitua o crédito tributário através do lançamento, expire sem que ela efetue o lançamento. Prescrição Tributária: É o fato jurídico que consiste na perda do direito que dispõe a Fazenda Pública de ajuizar a ação de cobrança de créditos tributários ao devedor, transcorrido o período de 5 anos. Aspectos legais: CTN - Lei nº 5172 Art. 174 Art. 174. A ação para cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. (Código Tributário Nacional, Lei nº 5172 de 25/10/66)
Referências BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 1998.(Como fazer, 1) SEFAZ-BA. Documentário Fiscal. Disponível em www.sefaz.salvador.ba.gov.br. Acessado em 27 de junho de 2009. Documentos Trabalhistas e Previdenciários. Disponível em www.escritoriosaojudas.com.br. Acessado em 27 de junho de 2009.
Unidade VII – Documentação Trabalhista, Previdenciária e Tributária Disciplina: Elementos de Contabilidade Para Arquivologia Professor: Iury da Silva Pessôa Email: iury@ct.ufes.br