GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, informacao tecnologia GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS CORRELATAS. edição 2009 www.zaptrade.com.br
PROGRAMAÇÃO TEMAS ZAP Trade Objetivo GED/ECM GED/ECM Corporativo GED/ECM Serviços GED/ECM Tecnologias Organizer DURAÇÃO Exposição dos temas: 50 minutos Perguntas: 15 minutos www.zaptrade.com.br
ZAP Trade 1 A ZAP Trade atua no mercado há 11 anos, nas áreas de Tecnologia da Informação e Consultoria em “gestão empresarial”. Especializada em soluções voltadas ao GED/ECM, desenvolveu sua própria aplicação denominada ORGANIZER, há cerca de 05 anos, através de uma equipe de especialistas com programadores, analistas de sistema e consultores. www.zaptrade.com.br zap trade
ZAP Trade – clientes e parceiros 1 1 Clientes: Parceiros: www.zaptrade.com.br zap trade
Objetivo da apresentação 2 O objetivo desta apresentação é transmitir a importância da “gestão da informação” através das tecnologias GED/ECM no ambiente corporativo. A informação hoje é um dos ativos mais importantes da Organização. É preciso cada vez mais, reter o conhecimento, não permitindo que o mesmo fique centralizado apenas em seus profissionais. E é justamente neste ponto que os sistemas de tecnologia da informação aliados aos conceitos de gestão estão trazendo soluções que permitem resolver estes problemas. www.zaptrade.com.br zap trade
GED/ECM 3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de ferramentas que permite o gerenciamento dos ativos de informação, compreendendo todo o seu ciclo de vida, seu processo, sua forma e tempo de armazenamento e descarte, efetuados de forma digital e legalmente embasados. Serviços Agregados Tecnologia Conjunto Integração GED Enterprise Content Management – ECM [Gestão de Conteúdo Empresarial] é vertente GED das aplicações/softwares na web. www.zaptrade.com.br zap trade
GED/ECM CORPORATIVO INDÍCIOS OBSTÁCULOS zap trade 4 INDÍCIOS Geração de grandes volumes de papel /documento físico [impressão/cópia]. Duplicidade de documentos em arquivo. Morosidade para obter informações. Conhecimento centralizado em pessoas/departamentos. Caixas de entrada de e-mails lotada. Desperdício com os insumos que geram os documentos físicos. OBSTÁCULOS Mudança de cultura na empresa. Resistência por parte dos usuários/departamentos. Mudança nas rotinas dos processos de trabalho . www.zaptrade.com.br zap trade
VANTAGENS e BENEFÍCIOS GED/ECM CORPORATIVO 4 1 VANTAGENS e BENEFÍCIOS Redução de custos com armazenamento de documentos; Redução de custos com impressão; Ganho de espaço físico; Organização; Compartilhamento de informações com segurança; Conhecimento preciso do tempo de guarda dos documentos; Alta velocidade e precisão na localização de documentos; Aumento na produtividade; Grande melhoria no processo de tomada de decisões; Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas rápidas e precisas. www.zaptrade.com.br zap trade
GED/ECM Serviços METODOLOGIA zap trade 5 METODOLOGIA Para a implantação da solução GED/ECM nos departamentos de uma Empresa, devem ser realizados os seguintes procedimentos: MAPEAMENTO - Consiste em entender os tipos de documento que o departamento utiliza, como são gerados, como são consultados, como é feito seu armazenamento e classificação dos mesmos com relação à guarda ou descarte [pós digitalização]. TAXONOMIA - Criação da estrutura de armazenamento [índices] dos documentos eletrônicos que serão inseridos na aplicação ORGANIZER, pertinentes ao departamento. PREPARAÇÃO - é o processo em que os documentos são preparados para a etapa seguinte, a digitalização. Nesta etapa, os documentos devem ser : limpos [remoção de grampos, clipes, etc], desdobrados / desamassados e separados por tipo. DIGITALIZAÇÃO - os documentos são digitalizados em lotes, em um ambiente de produção. CONTROLE DE QUALIDADE - Verificação da qualidade das imagens digitalizadas GUARDA/DESCARTE - Destinação dos documentos pós digitalização. Trata-se de promover sua destruição para os documentos classificados com status “DESCARTE” ou seu arquivamento para os documentos classificados com status “GUARDA”. www.zaptrade.com.br zap trade
Digitalização/Indexação GED/ECM Serviços 5 1 AMBIENTE DE PRODUÇÃO [digitalização] Digitalização/Indexação Controle de qualidade Preparação Armazenamento Consulta estação de captura arquivo documento servidor estação www.zaptrade.com.br zap trade
GED/ECM Tecnologia zap trade TECNOLOGIA BREVE DESCRIÇÃO 6 TECNOLOGIA BREVE DESCRIÇÃO Document Imaging (DI) Conversão do documento físico papel em documento eletrônico Document Management (DM) Gerenciamento eletrônico da informação *OCR/ICR Aplicativos que reconhecem caracteres a partir da imagem. Workflow Gerencia a regra do negócio através de aplicação *COLD/ERM... Gerenciamento de relatórios e massa de dados *OCR = Optical Character Recognition *ICR = Intelligent Character Recognition *COLD = Computer Output to Laser Disc *ERM = Enterprise Reports Management www.zaptrade.com.br zap trade
Organizer 7 O Organizer é uma solução web, desenvolvida no Brasil, totalmente customizável, que integra a Gestão Eletrônica de Documentos (GED/ECM) ao Gerenciamento de Processos (BPM). Solução composta por ferramentas e serviços que permitem a Gestão da Informação e do Conhecimento Corporativo. www.zaptrade.com.br zap trade
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Organizer 7 É POSSÍVEL SELECIONAR AS BASES DE DADOS DE ACORDO COM O PERFIL DO USUÁRIO LOGADO. EXTRATOR DINÂMICO DE ACORDO COM AS INFORMAÇÕES DA BASE DE DADOS SELECIONADA. www.zaptrade.com.br zap trade
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Reinaldo Silvestre Sócio proprietário da empresa ZAP Trade onde atua como consultor. Graduado em administração de empresas e MBA em gestão empresarial (FGV) é especialista em soluções GED/ECM, estudos e consultoria com ênfase em planejamento e gestão estratégica. Ministra cursos e palestras sobre temas comportamentais para o segmento corporativo. Av. Ana Costa, 493, cj. 22 Gonzaga – Santos (SP) 13 32862277 e-mail: reinaldo@zaptrade.com.br www.zaptrade.cm.b r