Banco Central do Brasil Departamento de Planejamento e Orçamento Sistema de Custos e Informações Gerenciais Banco Central do Brasil Congresso de Gestão de Custos na Administração Pública Brasília, 26 a 28 de setembro de 2007 Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Histórico Criação de GT 2000 (maio) - criação de Grupo de Trabalho, com prazo de finalização de 3 meses. Deveria opinar sobre: viabilidade da implantação de Sistema de Custos e Informações Gerenciais e melhor metodologia para o BC; elaboração do Termo de Referência definitivo para a contratação de empresa que iria modelar, desenvolver e implantar o sistema. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Histórico Criação de GT 2000 (maio) - GT Projeto foi incluído no âmbito do PROAT (Programa de Aperfeiçoamento dos Instrumentos de Atuação do Banco Central do Brasil junto ao Sistema Financeiro Nacional). Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Contexto Legal Contexto Legal Constituição Federal - Caput do artigo 37, introduzido pela Emenda Constitucional nº 19/98  eficiência como um dos princípios constitucionais da Administração Pública. Lei de Responsabilidade Fiscal - Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000  as organizações públicas devem sempre pautar-se por critérios de economicidade, eficiência, eficácia e para isto devem definir métodos de custeamento. Art. 50, parágrafo 3º “A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.” Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Contexto Legal Contexto Legal sobre a matéria PPA - Plano Plurianual do Governo – instrumento de planejamento e orçamentário constitucionalmente instituído. A partir do período de 2000-2003, houve clara determinação quanto ao cumprimento de metas, cujo alcance deveria ser demonstrado por meio de indicadores financeiros e físicos. LDO/2000 - Lei de Diretrizes Orçamentárias exigiu que o Poder Executivo desenvolvesse um sistema de apropriação de despesas, a fim de demonstrar o custo de cada ação. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Metodologias estudadas Custeio por absorção Custeio Direto GECON RKW (Método de Análise de Rentabilidade Econômica) Custeio Baseado em Atividades – ABC Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Modelo ABC O QUE FOI GASTO? Recursos: gastos necessários para gestão e operação do negócio, tais como mão-de-obra, tecnologia, materiais etc. Recursos Direcionadores de custo de 1º estágio: medidores do consumo dos recursos pelas atividades. Direcionadores de custos ONDE? Atividades: combinação de diversos recursos para gerar determinado serviço. Descrevem o que uma empresa faz, a maneira como o tempo é gasto e os resultados do processo. Atividades Direcionadores de custos Direcionadores de custo de 2º estágio: medidores do consumo das atividades pelos objetos de custo. PARA QUE? Objeto de custo: aquilo que a empresa deseja conhecer o valor, como por exemplo: serviços, clientes, regiões de atuação, projetos etc. Objetos de Custo Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Por que custear Atividades? Modelo ABC Por que custear Atividades? Facilitam a compreensão de estruturas complexas Favorecem a busca por vantagens competitivas sustentáveis Direcionam custos Focam as estratégias corporativas Mostram as inter-relações entre unidades Melhoram o suporte às decisões Permitem um processo de melhoria contínua Facilitam a análise e gestão de processos Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Demanda por informações Antecedentes Importância do sistema de custos Demanda por informações Necessidades internas de gestão Visão Missão Valores Organizacionais Objetivos Estratégicos Necessidades legais PPA LDO LOA LRF MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 2 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 4 Mensurar e controlar custos; Quantificar valor dos bens e serviços oferecidos à sociedade; Contribuir para entendimento do custo-benefício de serviços e produtos; Mensurar do grau de eficiência no desempenho das funções; Subsidiar processos de planejamento e de orçamento. Sistema de custos e informações gerenciais MÓDULO 4 Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Planejamento, Divulgação e Acompanhamento do Projeto Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

221 Cerca de 200 identificados Mais de 3.000 mapeadas (890 únicas) Implantação do Projeto Modelo BACEN Recursos Cerca de 200 identificados Atividades Mais de 3.000 mapeadas (890 únicas) Objetos de Custo 221 divididos em 4 níveis Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Sistema de Custos e Informações Gerenciais Modelo BACEN Objetos de Custos de Nível 1 Recursos = MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 2 MÓDULO 3 MÓDULO 3 MÓDULO 4 MÓDULO 4 MÓDULO 2 A implantação de um sistema de custos implica profunda mudança cultural; A apuração da ociosidade/sobre-utilização poderia criar resistências à implantação do sistema  suspeita de que haveria redução do quadro de pessoal e/ou ser utilizado como ferramenta para avaliação de desempenho individual; Idealizado para ser FERRAMENTA GERENCIAL que permitisse melhor utilização dos RECURSOS disponíveis. Planejamento, Divulgação e Acompanhamento do Projeto Definição dos Critérios MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 3 MÓDULO 4 Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Planejamento, Divulgação e Acompanhamento do Projeto Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Sistema de Custos e Informações Gerenciais Modelo BACEN Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Sistema de Custos e Informações Gerenciais Hierarquia dos Objetos de Custo Modelo BACEN Processo Unidade Processo BC Macro-atividades Macro-processos Objetos de Custo Nível 2 13 Objetos de Custo Nível 1 7 Atividades 3.488 890 únicas Objetos de Custo Nível 4 161 Objetos de Custo Nível 3 40 Formulação e Gestão das Políticas Monetária e Cambial Regulamentação e Supervisão do SFN Administração do SPB e Meio Circulante Atendimento ao TN e Administração de Fundos e Programas Aposentados Afastados Institucional Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Nível 3 Nível 2 Nível 1 Operação com Títulos Administração da Política Monetária Formulação e Gestão das Políticas Monetária e Cambial Controle da Política Monetária Divulgação da Pol. Monetária Regulamentação Pol. Cambial Administração da Política Cambial Controle da Política Cambial Divulgação da Política Cambial Aplicação Res. Internacionais Administração das Reservas Internacionais Divulgação Res.Internacionais Administração do Passivo Externo do Governo Central Relações Internacionais Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Sistema de Custos e Informações Gerenciais Apontamentos e Consolidação Controlador Gestor do SCIG Apontador Consolidador MÓDULO 4 MÓDULO 4 Realiza/Revisa Apontamentos Tarefas do Apontador: Realizar apontamentos Revisar apontamentos Confirmar apontamentos Apontamento Aprovado? Tarefas do Consolidador: Aprovar apontamentos Gerar Relatórios Início do ciclo Sim Fechamento do ciclo MÓDULO 2 MÓDULO 2 MÓDULO 2 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 4 MÓDULO 4 Não Definição dos Critérios MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 3 MÓDULO 4 Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Sistema de Custos e Informações Gerenciais Direcionamento dos recursos Aproximadamente 45% dos custos são direcionados pelo apontamento do percentual do esforço despendido pelos servidores nas atividades desempenhadas: 40% são salários e encargos 5% são outros recursos indiretos Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Sistema de Custos e Informações Gerenciais Direcionamento dos recursos Alguns custos são alocados diretamente, pois estão ligados a atividades ou a objetos de custos específicos. Ex: Aposentados, Afastados, Precatórios etc. Pessoal (ativos e aposentados) é o recurso mais relevante  mais de 80% das despesas orçamentárias. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Direcionamento Indireto de Recursos Implantação do Projeto Direcionamento dos recursos Material de Consumo Depreciação de Imóveis, Energia, Água e Esgoto Estagiários Depreciação de Móveis e Equipamentos Departamentos Salário, Benefícios e Encargos Pessoal Apontamento do Esforço (%) ATIVIDADE / PROJETO Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Implantação do Projeto Relacionamentos das Interfaces I N S T U C O A L Sistema de Custos e Informações Gerenciais - SCIG Módulo de Captura e Consolidação Informações - MCCI Interfaces Integração com Outras Fontes Console Integrado de Interfaces com o SISBACEN (Mainframe) Outras Fontes de Informações Outros Fontes Módulos Módulos de de Custos Custos e e de Informações Análise Análise D. D. Operacional Operacional 2 Sistemas Sistemas de de 3 Plataforma Baixa Plataforma Baixa Planilhas Planilhas 4 Outras Outras … Módulo de Apontamentos MIG MIG SISBACEN Siarh Contábil 1 Pessoal – supervisão/coordenação, treinamentos, apoio logístico, suporte ao RH Reformat Movten Orcam Viagens Gefic Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Estratégia de Comunicação Sistema de Custos e Informações Gerenciais Apresentações destinadas à diretoria e aos gerentes; Seminários para gerentes e equipe interna do projeto, após a conclusão de cada módulo, expondo os resultados; Informativos aos servidores sobre o andamento do projeto, por meio de veículos de comunicação interna, tais como: jornal, correio eletrônico, intranet; Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Estratégia de Comunicação Sistema de Custos e Informações Gerenciais Treinamento, via Web, do Módulo de Apontamentos para apontadores, consolidadores e controladores; Treinamento do MIG para gerentes e consultores; Disponibilização, na intranet do Banco, de informativos: “O que é Sistema de Custos e Informações Gerenciais” e “Boletim de Custos Mensal”. Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais MIG - Especificações Características: Tecnologia de banco de dados de DW - Data Warehouse Ambiente Web Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais MIG - Especificações Potencialidades: Exportação de dados para o Excel; Elaboração de gráficos; Formulação de condições (ex.: valor < ou > que uma condição); Alteração da formatação dos relatórios (exclusão e inclusão de colunas, mudanças na visualização); Elaboração de relatórios personalizados. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Lições aprendidas Evitar o detalhamento excessivo das atividades; Padronizar ambientes (hardware) de desenvolvimento, homologação e produção do sistema, para reduzir a ocorrência de erros; Familiarizar previamente a equipe do sistema nas ferramentas que serão utilizadas no projeto; Maximizar o esforço de comunicação para reduzir as resistências ao sistema (fases: pré, durante e pós implantação). Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Em resumo... Hoje conhecemos: O valor dos recursos utilizados pelo Banco, segmentados por diretorias, unidades e subunidades; Por quais atividades os recursos são consumidos, segmentadas por diretorias, unidades e subunidades; Os custos para execução: das políticas monetária e cambial; da supervisão e regulamentação do SFN; da administração do meio circulante e do SPB, entre outros. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Em resumo... Hoje conseguimos: Comparar o custo das atividades de apoio com o custo das atividades finalísticas por diretorias, unidades e subunidades; Identificar o quanto é gasto com processos que não são atribuição específica do Banco Central: atendimento ao TN e administração de programas e fundos. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Em resumo... Hoje conseguimos: estabelecer taxas de administração a serem cobradas dos fundos e programas administrados pelo Banco. Ex.: Proagro, Reserva Monetária, Administração da Selic; conhecer todos os custos envolvidos nos projetos do Banco (mão-de-obra, consultoria, equipamentos etc); distribuir, quase integralmente, os custos das áreas jurídica e de informática para as áreas demandantes dessas atividades. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

estrutura organizacional. Sistema de Custos e Informações Gerenciais Em resumo... O sistema possibilita ao BC a melhoria do processo decisório pelo conhecimento dos custos de suas atividades e macroprocessos, assim como o custo da estrutura organizacional. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Próximos Passos... Apontamentos Período de validade – Aprimoramento: O controlador e o consolidador poderão ampliar o prazo de validade do apontamento dos servidores. Para os servidores cujas atividades apontadas são repetitivas e nos mesmos percentuais (normalmente, servidores que são responsáveis por uma só atividade), seu consolidador pode configurar o apontamento para validade por um período de até 3 meses consecutivos. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Próximos Passos... Reuniões periódicas com os controladores; Revisão das atividades e objetos de custo; Criação de referenciais internos e externos (benchmarks); Subsidiar o possível estabelecimento de metas de redução de custos (processo de planejamento institucional); Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Sistema de Custos e Informações Gerenciais Próximos Passos... Incentivo à melhoria dos apontamentos e uso do sistema, através de plano de comunicação (em desenvolvimento); Desenvolvimento de Oficinas/cursos sobre custos; Ampliação dos acessos ao MIG; Efetiva integração com os sistemas internos de planejamento e de orçamento; Solução de demandas à área de informática relativas a melhorias do módulo de apontamentos. Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Quem não mede, não gerencia! Quem não gerencia, não melhora! Departamento de Planejamento e Orçamento Quem não mede, não gerencia! Quem não gerencia, não melhora! J. Juran Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Se Deus não fez tudo em um só dia, o que o faz pensar que você possa? Departamento de Planejamento e Orçamento Se Deus não fez tudo em um só dia, o que o faz pensar que você possa? Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais

Obrigado! Gilmar Luís Lang Departamento de Planejamento e Orçamento (61) 3414-3701 Consultoria de Custos e Informações Gerenciais cocig.depla@bcb.gov.br Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais