ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Prof. Cesar Fernandes 5/2011

ÍNDICE PARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS   1. CONCEITOS DE OSM 1.1 Conceitos de Administração, objetivos e metas organizacionais 1.2 Breve histórico, introdução 1.3 Organização, Sistema e Método/OSM 1.4 Sistemas Administrativos 2. ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS 2.1 Estruturação 2.2 Departamentalização 2.3 Linha e Assessoria

PARTE 2 - ESTUDO DOS MÉTODOS E TÉCNICAS DE OSM ÍNDICE PARTE 2 - ESTUDO DOS MÉTODOS E TÉCNICAS DE OSM Hierarquia, Autoridade, Responsabilidade, Centralização e Descentralização 3. MANUAIS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONAIS 3.1 Formulários 3.2 Manualização   4. GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO 4.1 Organograma 4.2 Fluxograma 5. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO 5.1 Princípio de Organização do Trabalho 5.2 Análise da Distribuição do Trabalho 5.3 QDT - Quadro de Distribuição do Trabalho 6. ARRANJO FÍSICO OU LAYOUT 6.1 Aplicação de Layout na Organização 6.2 Arranjo Físico

PARTE 3 - INOVAÇÕES ARQUITETURAIS NA ÁREA DE OSM ÍNDICE PARTE 3 - INOVAÇÕES ARQUITETURAIS NA ÁREA DE OSM   7. ATUALIDADES EM OSM E SEU PROFISSIONAL 7.1 O papel do profissional de OSM 7.2 Intervenção de OSM no processo produtivo 7.3 Ferramentas de inovação de OSM 8. PESQUISA COMO TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE OSM 8.1 Entrevista 8.2 Questionário 8.3 Observação pessoal 8.4 Registro por foto e filmagem 9. APLICABILIDADE DA ERGONOMIA COMO FERRAMENTA DE OSM

PARTE 4 – CONCLUSÃO E AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA E DO APRENDIZADO ÍNDICE PARTE 4 – CONCLUSÃO E AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA E DO APRENDIZADO   10. Avaliação 10.1 Prova escrita e apresentação de trabalhos/ seminários 10.2 Avaliação geral da disciplina e docente/ discente 10.3 Conclusão e encerramento da disciplina

Competências Conceitos de administração, Conhecer e habilitar-se em: Conceitos de administração, Objetivos e metas das organizações empresariais e sua estruturação, Aplicação de técnicas administrativas de comunicação e tomadas de informação e decisão, Níveis hierárquicos e de autoridade, Análise da distribuição do trabalho e Uso de gráficos organizacionais;

Conteúdo Programático: 1- Estudo dos conceitos de administração, objetivos e metas organizacionais; 2- Empresa, estruturação e departamentalização (formal e informal); 3- Hierarquia, autoridade, responsabilidade, centralização e descentralização; 4- Manualização, formulários empresariais e relatórios de comunicação; 5- Gráficos organizacionais (organograma, diagrama, cronograma e fluxograma); 6- Análise da distribuição do trabalho e o QDT e a reengenharia; 7-Técnicas de pesquisa (objetivo, metodologia, operacionalização): entrevista, questionário e observação pessoal;

NÍVEIS DE PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE

Os 3 níveis de Planejamento Foco Conteúdo Prazo Amplitude Estratégico -Genérico -Sintético -Abrangente Longo -Macro orientada -Aborda a empresa como um todo Tático -Menos genérico -Detalhado Médio -Médio orientada -Aborda cada unidade Operacional -Específico -Analítico -Mais detalhado Curto -Micro orientada -Aborda tarefas ou operações

Os 3 níveis de Organização Abrangência Foco Conteúdo Institucional Na Organização Toda a empresa Intermediário No Departamento Deptos. isolados Operacional Em Cargos e Tarefas Operações e tarefas

Os 3 níveis de Direção Foco Nível hierárquico Cargos envolvidos Abrangência Institucional Direção Diretoria - Empresa - Área Intermediário Gerência - Departamento - Unidade Operacional Supervisão - Grupo - Tarefa

Os 3 níveis de Controle Controle Conteúdo Tempo Amplitude Estratégico -Genérico -Sintético -Abrangente Longo prazo - Empresa - Área Tático -Menos genérico -Detalhado Médio prazo - Departamento - Unidade Operacional -Específico -Analítico -Mais detalhado Pequeno prazo - Grupo - Tarefa

1.2 Breve histórico, introdução PARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS   1. CONCEITOS DE OSM 1.2 Breve histórico, introdução

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 1985 A 1997 Crise da OSM MOTIVOS Mudanças no modelo de gestão. Desenvolvimento da tecnologia de informação. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

História, relacionamento sistêmico. EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO História, relacionamento sistêmico.  Escola Clássica de Administração - desenvolvimento dos métodos de trabalho a serem cumpridos rigidamente por seus executores, Ênfase - forma de se fazer o trabalho e à forma final do produto.  Objetivo – desenvolver sistema "entre quatro paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia a implantação. 

História, relacionamento sistêmico. EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO História, relacionamento sistêmico.  A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que:  não havia comprometimento das unidades com o sistema implantado; o sistema era imposto "de cima para baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de algum tempo; os empregados não se sentiam parte integrante da Empresa, uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento de sistemas que afetavam diretamente suas atividades; depois de implantado, verificava-se que o sistema não atendia ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram levados em consideração; choque de poder entre as unidades, com a área de OSM sendo vista como impostora.

História, relacionamento sistêmico. EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO História, relacionamento sistêmico.  Objetivos: Na atualidade: Analisa-se o homem como peça fundamental do processo, Estuda-se o comportamento das funções e o comportamento do indivíduo. As normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras. Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras, jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados. 

História, relacionamento sistêmico. EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO História, relacionamento sistêmico.  Na atualidade: Considerado ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas“ várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos, porque proporciona: melhor entrosamento entre as unidades; maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando; maior facilidade de implementação; menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os usuários o conhecem desde o início do desenvolvimento; maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários do sistema; menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema.

1. CONCEITOS DE OSM 1.3 Organização, Sistema e Método/OSM

(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) OSM Definição “Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, afim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.” (CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Atividade administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade dos recursos necessários (RH, RM e RT), através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa.

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Antigo setor de O&M: Apenas aconselhamento, muito isolado Pouca preocupação com o “o que” e o “por que”, mais com o “como” Pouco ligado ao objetivo da empresa “Organizava, por organizar” “Focava excesso de formulários” “Mero desenho de fluxogramas” ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Atualmente mais focada em processos: Mais estratégica Não planeja pela organização Analisa métodos para alcançar os objetivos da organização Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos Consultoria: melhorar os processos da empresa Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas de informação Objetivos básicos: Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados Otimizar recursos e minimizar custos

Focar em eficiência - eficácia Funções de OSM Introduzir métodos de trabalho mais eficazes: Bom nível de produtividade Minimização de ociosidade Ao menor custo possível Focar em eficiência - eficácia Proporcionar melhores resultados com: Pessoal Material Espaço físico Tempo

Funções de OSM Pessoal: Material: Espaço: Tempo: Racionalização na distribuição de tarefas Ferramentas mais adequadas Eliminação de atividades desnecessárias Material: Padronização de documentos Evitar desperdício (formulário e cópias) Espaço: Melhor distribuição do espaço Tempo: Evitar desperdício de tempo e re-trabalho Funções de OSM

Estrutura organizacional: Aplicações de OSM Estrutura organizacional: Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e acompanhar a execução Elaborar e divulgar e manter as normas, regulamentos e manuais necessários Desenvolvimento organizacional: Estudar e definir os ciclos organizacionais Analisar ações alternativas visando a maturidade Avaliar os impactos decorrentes de ações Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades

Racionalização do trabalho: Aplicações de OSM Racionalização do trabalho: Definir a movimentação de documentos Definir os fluxos gerais de trabalho Estudar os sistemas e rotinas administrativas Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas Definir os formulários e demais instrumentos que acompanham as soluções adotadas Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas

Sistemas de informação: Aplicações de OSM Controle de sistemas: Elaborar análise de viabilidade Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal Avaliar equipamentos disponíveis Sistemas de informação: Analisar a amplitude dos níveis organizacionais Definir e estruturar os dados Definir e estruturar as atividades Definir e estruturar as informações

Organização como atividade de OSM: Projeta e monitora a concepção, união ou eliminação de unidades; • Define os objetivos e as funções de cada unidade organizacional; • Elabora, emite e divulga as políticas administrativas; • Analisa as alternativas de ação para promover a maturidade; • Estuda os ciclos organizacionais; • Avalia os impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos; • Auxilia a estruturar as necessidades e formas de treinamentos de pessoal; Visa o desenvolvimento organizacional.

Sistemas como atividade de OSM: • Analisa a viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas a serem adotados pela empresa, inclusive os informatizados; • Avalia desempenho de equipamentos, instrumentos e ferramentas disponíveis; • Elabora cronogramas físicos, financeiros e pessoal para desenvolvimento organizacional; • Analisa e define a amplitude dos níveis organizacionais contemplados; • Auxilia na definição e estruturação dos sistemas de informação para integração e planejamento gerenciais (SIG).

Métodos como atividade de OSM: • Promove a racionalização do trabalho: Analisa a movimentação de documentos e processos produtivos; Auxilia da definição do fluxo de decisões dos sistemas administrativos das áreas; Analisa e sugere a implantação de mudanças dos métodos de trabalho; Mantém atualizada as técnicas administrativas e os sistemas de trabalho; E outros.

1. CONCEITOS DE OSM 1.4 Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO FERRAMENTA DE OSM É um processo ou esquema de trabalho estruturado para orientar a tomada de decisão visando alcançar os objetivos preestabelecidos da melhor maneira possível. SISTEMA ABERTO: é aquele que influencia e sofre interferências do meio ambiente. Todo os Sistemas ADM são abertos. SISTEMA FECHADO: é aquele que não influencia externamente nem sofre interferências do meio ambiente.

EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES São os recursos físicos necessários para sua operacionalização. HUMANOS EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES MATERIAIS Insumos Processo de conversão Influências e restrições Subsistema de controle Produtos e/ou serviços

OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES

MAPA DE FLUXO DE PROCESSO