Gestão de Documentos e Arquivos Juliana Borges Fundamentos do processo organizacional e administrativo

O que é Gestão de Documentos? é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos ou Conarq é um órgão, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Arquivo É o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Documento É toda a informação registrada em um suporte material (papel, fita, disco óptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época.

Documentos Os documentos surgem do desempenho das atividades de uma administração e o seu uso social e/ou histórico é consequência da importância dessas atividades. A organização, preservação e destinação devem levar em conta, primeiramente, o seu uso administrativo e depois seu uso social.

Informações Nas transformações constantes das estruturas organizacionais, muitas informações de valor efêmero (curta duração) são registradas e muitas outras são replicadas em diversos documentos. O custo de manutenção e as dificuldades de acesso conduzem à ideia de que é preciso racionalizar o uso dos documentos e manter o que é preciso apenas pelo tempo necessário no local adequado.

Informações Na sociedade contemporânea caracterizada pela continuidade e velocidade das mudanças, gestores necessitam de informação para se posicionarem frente aos desafios cotidianos impostos por novos referenciais. Para as instituições, a informação é também instrumento básico de pesquisa e planejamento fornecendo dados para o processo decisório.

Documento de arquivo É todo registro de informação, original, único e autêntico que resulta da acumulação de documentos, produzidos ou recebidos em qualquer suporte, inclusive magnético ou óptico, produzidos no exercício de suas competências, funções e atividades por uma pessoa física ou jurídica.

Ciclo de vida dos documentos Arquivo Corrente - é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina. São documentos frequentemente consultados e seu arquivamento corrente tem o objetivo de facilitar o acesso à informação.

Ciclo de vida dos documentos Arquivo Intermediário - São documentos que guardam prazos longos de precaução ou prescrição e aguardam a destinação final, sendo a guarda permanente ou a eliminação. Estes documentos raramente são consultados.

Ciclo de vida dos documentos Arquivo Permanente - estes documentos perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

Métodos de Arquivamento Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome (onomástico); Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado, país); Numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento; Numérico-cronológico: quando o número do documento vier associado à data; Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética.

Avaliação Documental É o processo de análise e seleção de documentos que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização e a preservação da documentação permanente. A avaliação de documentos proporciona: reduzir a massa documental; garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente; controlar o processo de produção documental; ampliar o espaço físico para novos documentos;

Prazo de guarda Guarda eventual: são os documentos de interesse passageiro, sem valor administrativo e jurídico para o órgão. Guarda temporária: são aqueles em que prevalece o interesse administrativo em determinar o valor da informação e seu prazo de retenção, sem prejuízo para a coletividade ou memória da administração. Guarda permanente: são documentos de valor probatório, relativos a direitos de pessoas físicas ou jurídicas, quanto à coletividade, e de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenômenos, considerados relevantes.

Tabela Temporalidade É o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e DESTINAÇÃO FINAL dos documentos. O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo deverá permanecer na organização. As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.

Fases dos documentos Transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Recolhimento: A entrada de documentos nos arquivos permanentes, em conformidade com a tabela de temporalidade. Nem todos os documentos passam pelas três fases do seu ciclo de vida. Há documentos que são recolhidos da fase corrente diretamente para a fase permanente.

Tipos de Arquivos: Arquivo Setorial: é um arquivo descentralizado, situado em cada setor de trabalho. Local onde são mantidos os arquivos correntes da organização. Arquivo Central: também chamado de Arquivo Geral, é um arquivo centralizado que recebe os documentos correntes dos diversos setores da organização.

Obrigada!!!