Gestão de Projetos

Avaliação de Viabilidade e Risco Aula 3 – Plano de Ensino (PE)

A proposta inicial A proposta inicial possui quatro finalidades: introduzir o conceito; testar as reações dos potenciais interessados; obter apoio; estabelecer uma base para avaliação da viabilidade. Explica a experiência, a necessidade, o propósito do projeto e apresenta um esboço geral dos custos e benefícios esperados; A proposta deve se concentrar nas questões fundamentais e evitar detalhes desnecessários da mecânica de planejamento e implementação;

Propostas para participar Propostas de projeto de um tipo ligeiramente diferente são feitas por eventuais participantes, indivíduos ou empresas que se especializam no trabalho de projeto e buscam administrar, conduzir ou contribuir para o projeto mediante pesquisa, consultoria, fabricação ou algum outro serviço; O estudo de viabilidade O modos de alcançar objetivos, opções de estratégia e metodologia e preverá os prováveis resultados, riscos e conseqüências de cada curso de ação; Um estudo bem conduzido mostrar-se-á um bom investimento e propiciará uma base segura para decisões, esclarecimento de objetivos, planejamento lógico, risco mínimo e um projeto de sucesso, economicamente eficaz;

Pesquisando a viabilidade O estudo de viabilidade é um reconhecimento de toda a área da proposta do projeto. Deve apresentar um quadro equilibrado que incorpore todos os aspectos possíveis, isto é: Dados existentes Muitos estudos beneficiam-se da experiência de operações e dados similares anteriormente registrados em projetos ou operações semelhantes; Escopo, objetivos e premissas Além de confirmar (ou não) a necessidade, intenção e objetivos do projeto, o estudo deve testar as premissas expressas na proposta inicial; Esboço de estratégia o que, quando, onde, como e por quem, e assim por diante;

Pesquisando a viabilidade Análise financeira (fatores externos, quando relevante) A economia do país ou região (por exemplo, estável, em transição, em desenvolvimento), tendências, ameaças detalhadas, informações factuais e análise; Análise financeira (base do projeto) As estimativas de custo devem ser realistas e o estudo pode ser solicitado a investigar ou sugerir fontes de capital; Avaliação do retorno sobre o investimento e o esforço Avalie o retorno esperado do esforço e do investimento (RSI) do projeto e/ou outros benefícios, entre os quais a sustentação no caso de treinamento, mudança organizacional, ajuda internacional, projetos de desenvolvimento ou assistência;

Pesquisando a viabilidade Avaliação de riscos Identificação e classificação de possíveis ameaças ou riscos para o sucesso final; Uma avaliação de níveis de risco e conseqüências com uma apreciação dos métodos de eliminação de riscos; avaliação do risco financeiro; Fontes de apoio do projeto Relação dos apoiadores e defensores do projeto (possíveis ou confirmados) e agências ou instalações especiais que poderiam ser vantajosos à aceitação ou implementação; Avaliação tecnológica Tecnologia —viabilidade tecnológica — testada, em desenvolvimento ou exploratória; nível de risco tecnológico — perigo (se existir) de estouro orçamentário devido a custos de desenvolvimento; tecnologia emergente — tendências e atenção a tecnologia relevantes que possam surgir. Oportunidades para a aquisição de know-how por meio de fusão;

Pesquisando a viabilidade Análise política (quando cabível) Avaliação política e quaisquer implicações sobre aspectos do projeto (incluindo escolha de pessoal, segurança pessoal e assim por diante); áreas de possível apoio, conflito ou oposição; Nível de estabilidade política, economia, inflação etc; Envolvimento do governo — participação do governo federal, estadual ou regional no projeto, divisão dos custos — patrocínio; participação nos lucros — benefícios, incentivos etc; Requisitos de legislação, aprovações, permissões e licenças; Atitudes nacionalistas, facções ou grupos dissidentes, preconceitos contra interesses estrangeiros, operações internacionais ou multinacionais; Oportunidade para envolvimento benéfico com áreas de influência;

Avaliação de impacto ambiental (AIA) Natureza precisa e extensão do impacto ambiental do projeto (se houver); Avaliação de impacto sociológico (quando apropriada) e identificação de interessados (stakeholders) Avaliação do impacto do projeto na estrutura social e identificação inicial de indivíduos ou grupos interessados afetados; Estrutura gerencial e administração do projeto Esboço da estrutura de administração proposta; Pessoal-chave — qualificações especiais, esboço de especificações de cargo etc; Administração, apoio para pessoal vindo de outros lugares, proteção, alojamento, bem-estar e segurança;

Quem conduzirá o estudo de viabilidade? Recursos do projeto Reunião das necessidades importantes de recursos; Identificação das fontes de abastecimento; Tipo de contrato ideal; Detalhes de estimativas preliminares; Quem conduzirá o estudo de viabilidade? O estudo de viabilidade é um investimento em conhecimento; Para uma nova visão imparcial, conhecimento ou experiência específicos, pode ser que a melhor opção sejam os assessores profissionais ou consultores administrativos;

Equipes de pesquisa para propostas baseadas na lógica O tipo de projeto e a natureza da atividade determinarão a composição da equipe e a seleção de seus membros; Os problemas técnicos serão imediatamente previstos; Dados anteriormente registrados estarão disponíveis para aplicação a muitas tarefas e processos; Termos de referência para o estudo Os termos de referência normalmente se baseiam nos antecedentes descritos na proposta de projeto conforme qualificados por discussão, objetivos, direção, escopo e foco de estudo; Em caso de dúvida ou preocupação com respeito a determinado aspecto da proposta, como viabilidade técnica, capacidade da mão-de-obra estrangeira ou a capacidade de sustentação das melhorias do projeto, devem ser definidas as questões a serem respondidas;

Instruindo a equipe de pesquisa A qualidade das reuniões de instrução determinará a eficácia do estudo e a direção em que será conduzido; Sessões formais de instrução devem ser respaldadas por documentação apropriada. Pode ser necessária autorização escrita para conduzir o estudo; As instruções devem incluir: Esboço do conceito do projeto e avaliação inicial de sua necessidade; Antecedentes do projeto (incluindo a proposta inicial); Escopo, propósito e objetivos do estudo e quando e onde ele terá lugar (área geográfica); Composição da equipe e áreas de responsabilidade individual;

Orçamento do estudo, autoridade para envolver ou cooptar pessoal; Fontes de informação (lugares, pessoas, processos, estabelecimentos etc.): abordagens prévias na busca de informações; possíveis fontes de oposição; Parâmetros ou limites para o projeto — tempo, condições financeiras, políticas, climáticas, mercadológicas etc; Necessidade de avaliação de impacto tecnológico, político, sociológico ou ambiental e áreas de preocupação especial (confidencialidade, sigilo etc.); Formato do relatório; a quem deve ser dirigido; número de cópias necessárias;

Conduzindo estudos e viabilidade Princípios básicos que podem ser úteis ao estudo de viabilidade: Obtenha o máximo possível de informações antes de começar o estudo; Faça um plano de estudo — quem consultar, o que perguntar, aonde ir, o que procurar etc. — e revise-o regularmente; Teste preconceitos e idéias preconcebidas. Escute opiniões, mas teste sua validade; Não se deixe influenciar erroneamente pelo sucesso aparente de alguém; Saiba diferenciar fato e opinião; Esteja atento à natureza e força de opiniões e sentimentos intensamente defendidos que poderiam resultar em oposição ou atraso na consecução do projeto;

Conduzindo estudos e viabilidade Princípios básicos que podem ser úteis ao estudo de viabilidade: Obtenha e registre fatos sempre que for possível; Esteja ciente dos possíveis riscos; considere suas conseqüências e o modo como estas dificuldades podem ser superadas; Lembre-se de que você é um embaixador do projeto e que sua cortesia, aceitabilidade e imagem podem produzir um efeito poderoso no sucesso futuro; Não tenha medo de considerar alternativas; dê uma opinião honesta e imparcial.

Abrangência de relatório de viabilidade A abrangência e layout do relatório de um estudo de viabilidade é uma questão de bom senso e será determinada pelas circunstâncias do estudo. Na prática, uma lista de subtítulos, via de regra, incluiria: Informações de identificação Título Lugar e data do estudo Composição da equipe do estudo Termos de referência e objetivos do estudo Resumo executivo Breve descrição das atividades do estudo Resumo das conclusões Resumo das recomendações

Corpo do relatório Sumário Lista de anexos e demonstrativos Termos de referência Relato detalhado de investigações para cada aspecto do estudo Conclusões Conclusões relativas à viabilidade, conseqüências, benefícios, custos prováveis, problemas previstos, perigos e possibilidade de fracasso em alguma área, avaliação de probabilidades de sucesso e alternativas possíveis Recomendações Recomendações para prosseguir Duração proposta do projeto Como prosseguir Esboço dos objetivos para cada área do projeto Recursos que serão requeridos Financiamento do projeto Administração e pessoal Estrutura para controle e revisão do projeto Propósito e objetivos dos cargos-chave

Anexos e demonstrativos Principais diagramas dos eventos propostos no projeto Cópias de dados relevantes Mapas, diagramas, tabelas etc. Esboço de descrições de função para pessoal-chave Estimativas financeiras e previsão de fluxo de caixa Avaliação de ameaças e riscos

Riscos do projeto A administração dos riscos é um processo contínuo ao longo da vida de todos os projetos, a começar pelo estágio da viabilidade, quando os riscos previsíveis são identificados, classificados e avaliados; A administração de riscos ocorre em quatro fases: identificação; avaliação; análise; eliminação.

Identificação do risco Os riscos podem ter origem: no próprio projeto; em ocorrências não planejadas; em causas externas. As conseqüências de uma variação de risco entre o mínimo e o traumático afetarão: o resultado do projeto e a consecução dos objetivos (o projeto fracassará em parte ou completamente); a duração; As técnicas de identificação de risco incluem pesquisa histórica ou “revisões em retrospecto”. Outras técnicas incluem “lista de checagem” e simulações do projeto e sessões intensas de brainstorming baseadas nas maneiras em que poderiam surgir condições adversas;

Avaliação de risco Análise de risco Uma avaliação de risco leva em conta: a natureza do(s) possível(is) risco(s); a probabilidade do risco; as conseqüências do risco; recursos, custos e conseqüências de se minimizarem ou subscrever riscos (underwriting risks). A dificuldade de avaliação do risco aumenta exponencialmente com o prazo; Análise de risco Os benefícios de uma análise de risco incluem: maior confiança na lógica e no planejamento mais sistemático; inclusão de táticas e métodos alternativos para reduzir as conseqüências de trauma ocorrido durante a implementação do projeto; e

Redes e análises e atividades Análise de risco quantificação dos riscos e conseqüências que influenciarão decisões estratégicas; As técnicas de avaliação de riscos incluem: análise de redes de atividade (PERT, COM, redes de precedência etc.) árvores de decisão; estimativa de valor esperado; análise de sensibilidade Redes e análises e atividades As redes de atividades de riscos são usadas principalmente para isolar atividades e eventos que possam causar demora significativa e para estimar o custo do processo de “compressão” ou aceleração para levar o projeto de volta ao cronograma;

Redes e análises e atividades A maioria dos cronogramas de projeto utiliza a Técnica de Avaliação e Revisão de Programas (PERT), o Método do Caminho Crítico (COM) ou uma forma de rede de precedência; Esse métodos traçam a seqüência lógica de atividades do projeto, mostrando interdependências, e a duração esperada de cada atividade; Utilizando árvores de decisão e valores esperados As árvores de decisões e valores esperados traçam caminhos alternativos utilizando custos e valores conhecidos e estimados sob uma classe de circunstâncias possíveis; São freqüentemente utilizadas com relação a valores esperados e tornam-se progressivamente eficazes à medida que melhora a exatidão das informações estatísticas e a previsão;

Análise de sensibilidade No trabalho de projeto, a análise de sensibilidade se concentra no efeito de risco derivado de mudanças que poderiam acontecer durante a implementação do projeto; Os fatores para análise do projeto podem variar desde a instabilidade econômica regional até a efervescência política; Administrando riscos Tratar primeiro as ameaças graves Os erros de prioridade 1, são de dois tipos: aqueles com potencial de danos mais graves, e aqueles individualmente menos traumáticos, porém mais numerosos e dotados de um coeficiente de alta probabilidade de ocorrência; Ao lidar com essas ameaças deve-se considerar: uma mudança de estratégia para reduzir a probabilidade ou amenizar seu impacto potencial;

Administrando riscos planos de contingência para lidar com as conseqüências, caso ocorram; organização de planos para que os problemas previsíveis surjam logo no início do ciclo de vida do projeto; medidas especiais para fornecer alerta antecipado do perigo; previsão de tempo adicional para acomodar as conseqüências da variação; Reduzir as ameaças de nível inferior por meio do planejamento Minimizar a ameaça na fase de planejamento mediante a eliminação dos riscos que podem ser evitados a um custo moderado; As áreas de pequenos problemas – riscos de prioridade 3 Se não for contido, o efeito cumulativo de muitas dificuldades de baixo impacto pode tornar-se bastante grave;

Antecipando o risco externo Projetos internos para reorganização, introdução de novos métodos ou rotinas são freqüentemente suscetíveis a resistência inesperada por parte dos empregados ou organizações de empregados que prevêem uma ameaça ao emprego, condições de trabalho ou rotina pessoal; Equipes de pesquisa para novos projetos A viabilidade de uma proposta que abre novos caminhos ou exige o desenvolvimento de novos conceitos ou métodos não testados merece exame detalhado e especializado; A equipe de estudo deve contar com o melhor know-how profissional disponível;

Prevendo a sustentabilidade (ou auto-sustentação) A probabilidade de benefício residual e prolongado resultante de um desenvolvimento dispendioso é preocupação constante de prestadores de assistência nacionais e internacionais, que têm uma consciência aguda de que os benefícios de projetos em países em desenvolvimento são, quase sempre, de vida curta; A capacidade de auto-sustentação (sustentabilidade) é objeto de importante consideração para ser incluído em recomendações de viabilidade e pode exigir a formulação cuidadosa de estratégia que garanta o benefício duradouro do projeto.