Manuais Administrativos

Manuais Administrativos Conceito: É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

Manuais Administrativos Vantagens dos manuais administrativos: Correspondem a uma importante fonte de informações sobre os trabalhos da empresa; Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos funções administrativas; Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa; etc.

Manuais Administrativos Desvantagens dos manuais administrativos: Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos da empresa; Sua preparação, quando malfeita, traz sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações das unidades; Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.

Manuais Administrativos Requisitos básicos de utilização: Necessidade real e efetiva da empresa; Ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades; Ter redação simples, curta, eficiente, clara bem como bom índice ou sumário; Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem;

Manuais Administrativos Requisitos básicos de utilização: Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes; Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema; Ter adequada flexibilidade; e Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.

Manuais Administrativos Roteiro para elaboração dos manuais: consiste em uma análise preliminar que considera vários aspectos. Tipos de manuais administrativos: De organização; De normas e procedimentos; De políticas e diretrizes; De instruções especializadas; Do empregado e de finalidade múltipla.

Tipos de Manuais Administrativos Manual de Organização(ou de funções): Objetivo: enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa. Toda empresa deve ter o seu.

Tipos de Manuais Administrativos Manual de Normas e Procedimentos: Objetivo: descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem se desenvolvidas. São mais numerosos e de utilização mais acentuada pela empresa.

Tipos de Manuais Administrativos Manual de Políticas e Diretrizes: Objetivo: conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões,tendo em vista que uma política pode definida como um parâmetro para a tomada de decisão.

Tipos de Manuais Administrativos Manual de Instruções Especializadas: Objetivo: agrupar normas e instruções de aplicação específica a determinado grupo de atividade ou tarefa (Manual do Vendedor, Manual da Secretária, etc.) A existência deste manual é aconselhável quando o número de funcionários que podem utilizá-lo é o bastante grande que justifique sua preparação.

Tipos de Manuais Administrativos Manual do Empregado: Objetivo: propiciar ao novo funcionário seu rápido entendimento da empresa. São importantes em empresas de médio e grande porte e sua utilização aumenta nos níveis intermediários e inferiores da empresa. Normalmente são entregues no primeiro dia de trabalho, devem ter boa redação e boa impressão.

Tipos de Manuais Administrativos Manual de Finalidade Múltipla: Em algumas situações, pode ser ideal fazer um único manual, que atenda aos vários aspectos considerados anteriormente. Objetivo: informar aos empregados sobre os mais variados aspectos da empresa bem como servir como base de treinamento e avaliação do plano organizacional da empresa.

Estrutura de um Manual Um manual, complexo ou simplificado, é composto das seguintes partes: Índice numérico ou sumário Apresentação Instruções para uso Conteúdo básico Apêndice Glossário Índice temático Bibliografia

Fases da Elaboração do Manual Definição dos objetivos Escolha dos responsáveis pela elaboração Análise preliminar da empresa Planejamento Levantamento de informações Elaboração propriamente dita Distribuição Instrução aos usuários Acompanhamento do uso

Considerações Finais Processo de Atualização do Manual Revisão; Reemissão; Cancelamento. Avaliação dos Manuais Administrativos Controle, através de questionários.