Organização, Sistemas e Métodos

A Evolução da Teoria das Organizações Escola Clássica; Escola de Relações Humanas; Abordagem Estruturalista; Abordagem Sistemas Abertos; Abordagem Contingencial; e Tendências da Teoria das Organizações.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais Um estudo organizacional precisa se desenvolver pautado por uma estratégia que o auxilie no diagnóstico e tratamento dos principais problemas da empresa.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais Uma boa estratégia possui os seguintes passos: a) definição do objeto de estudo; b) pesquisa preliminar; c) planejamento da ação; d) execução; e) identificação dos principais problemas e necessidades; f) formulação (e escolha) de alternativas de ação; g) mudança e acompanhamento; e h) reavaliação.

Estratégia de atuação na gestão e análises organizacionais A estratégia de atuação precisa ainda contemplar uma etapa de sensibilização, onde a idéia é tornar o indivíduo parte da mudança, promovendo o entendimento acerca das razões que levam à necessidade de transformação.

Instrumentos de levantamento de informações Entrevista; Questionário; e Observação Pessoal

Vantagens da entrevista Permite maior abertura para os entrevistados; Permite a exposição oral; Possibilita conhecimento mais profundo para o analista; Alcança informações “guardadas” na memória do entrevistado; Proporciona um melhor julgamento sobre as chefias e funcionários; e Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e entrevistador.

Desvantagens da entrevista Dificuldade de fazer anotações; Palpites e adivinhações; e Envolvimentos de natureza emocional.

Condições de aplicação do questionário Falta de tempo para entrevista; Dificuldade de realizar entrevista; Distanciamento geográfico; e Levantamento de dados quantificáveis.

Vantagens do questionário Permite que se obtenha informações ao mesmo tempo em que outra atividades são realizadas; Propicia ao inquirido tempo para formular respostas; Vence problemas de contato entre entrevistado e e analista; e Possibilita maior detalhamento nas respostas.

Desvantagens do questionário Inibe o inquirido a formular críticas; Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma mesma pergunta;e Lentidão do processo de tomada de informações.

Vantagens da observação pessoal É um meio para se comparar as informações obtidas com a realidade; Melhor receptividade às sugestões formuladas por quem desenvolve o estudo; e Conhecimento técnico e prático do assunto estudado.

Desvantagens da observação pessoal Processo demorado; Impressões errôneas; e Perturbação dos trabalhos regulares.

Estudo de layout A importância de um estudo de layout está no fato de que o espaço físico organizacional influi no trabalho desenvolvido pelos indivíduos dentro da empresa.

Indicadores de problemas no layout Demora excessiva; Fluxo confuso de trabalho; Excessiva acumulação; Má projeção de locais de trabalho; e Perda de tempo no deslocamento de uma unidade à outra.

Objetivos do estudo de layout Obter um fluxo de informações eficiente; Obter um fluxo de trabalho eficiente; Facilitar a supervisão; Reduzir a fadiga do empregado; Impressionar clientes e visitantes; e Aumentar a flexibilidade para as variações necessárias.

Estratégia de um estudo de layout Cálculo da área necessária ou existente; Planta baixa; Verificação do fluxo de pessoas e papéis; Determinação da quantidade e natureza dos móveis e equipamentos; Determinação da extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas; Preparo e disposição de miniaturas; Apresentação de alternativas; e Implantação e acompanhamento.

Técnicas de layout Layout em corredor; Layout em espaço aberto; e Layout panorâmico

Análise de processos - Fluxogramas Indicadores de problemas no processo: a) Filas; b) Reclamações de outros pontos da organização; Objetivo do estudo de processo: Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e informações na organização, mantendo os limites decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.

Estratégia para estudo de processos Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e representação gráfica; Análise dos métodos do processamento atual; Implantação do novo processo; e Manualização do processo.

Técnicas Fluxograma sintético; Fluxograma de blocos; Fluxograma esqueleto; Fluxograma de procedimentos; Fluxograma vertical e horizontal; Fluxograma vertical; Fluxograma de documentos; e Planilha de fluxograma integrado.

Análise da distribuição do trabalho Indicadores de problemas na distribuição do trabalho: a) Insatisfação de outras unidades; b) Demora na transmissão de dados, na entrega de documentos; c) Divulgação em rede de dados incorretos; d) Filas; e e) Rendimento individual fraco. Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar tensões internas.

Etapas da análise da distribuição do trabalho a) Identificação das tarefas individuais; b) Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços; c) Montar o quadro de distribuição do trabalho; e d) Analisar o quadro;

Técnicas a) Quadro de distribuição do trabalho; b) Quadro simplificado da distribuição do trabalho; e c) Quadro de custo do trabalho.

Análise e desenho de formulários Indicadores de problemas em formulários: a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; e d) demoras na utilização. Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.

Estratégia na análise e desenho de formulários Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação; Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações; Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação; Criação de novos formulários; e Teste dos formulários

Técnicas Periférica; e Comparativa.

Manualização - elaboração e uso e manuais Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a: a) divulgação; b) coordenação; c) análise; e d) treinamento. Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.

Estratégia para manualização a) Itemizar os modelos manualizados; b) Qualificar a manualização; c) Elaborar o manual; e d) Distribuir o manual.

Tipos e técnicas de manualização a) Manual de organização, manual de estrutura; b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços; c) Manual de formulários; d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos operacionais; e e) Manual de normas.

Departamentalização (estruturação) - formulação e análise Objetivos: a) aproveitar a especialização; b) maximizar recursos disponíveis; c) controlar; d) coordenar; e) descentralizar; f) integrar ambiente e organização; e g) reduzir conflitos.

Técnicas a) Área geográfica; b) Clientes; c) Contingência ambiental; d) Funções; e) Mercado; f) Número; g) Processo; h) Produto ou serviços; i) Projeto; j) Task-force ( força-tarefa); e k) Tempo.

Organograma - formulação e análise estrutural Objetivos a) divisão do trabalho; b) relação superior-subordinado; c) trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; e d) análise organizacional facilitada.

Técnicas a) Estrutural; b) Circular ou radial; c) Funcional (a); d) Funcional (b); e) Estrutural-funcional; e f) Matricial

Manualização - formulação e análise estrutural Objetivos: a) explicitar as diretrizes básicas da empresa; b) relatar resumidamente a história da empresa; c) demonstrar a estrutura organizacional; d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e e) atender às exigências das normas internacionais.

Tipos e técnicas a) Manual de política; b) Manual de organização (a); c) Manual de organização (b); d) Manual de organização (c); e e) Manual de organização (d).

Sistemas de informação nos estudos organizacionais Objetivos: a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas; b) elaborar normas de conduta adequadas; c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de treinamento; d) criar subsistemas de informações; e e) possibilitar programas de auditoria.

Técnicas a) Sistemas de informações (a); e b) Sistemas de informações (b).

Mudança organizacional Como desenvolver um programa de mudança? a) suporte da alta administração; b) consciência sobre o impacto do processo de mudança; c) preparação da mudança; d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança; e) não esperar resultados plenos e imediatos; f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da empresa; e g) controle.

Mudança organizacional O que é mudança organizacional? É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utiizada

Bibliografia e as modernas ferramentas de gestão organizacional. ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.