A velha máxima, mais atual que nunca! “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia(adaptado de W. Edwards Deming).” Ainda hoje, na era da informação, temos problemas com organização e gerenciamento. Nos preocupamos intensamente em obter dados gerencias organizados, confiáveis e centralizados, esse é, de fato, o melhor caminho; mas basta?

Dado, Informação e Conhecimento Ainda hoje temos problemas com esses conceitos. Muitas empresas até têm dados organizados e não conseguem nada com isso; outras, com apenas uma breve informação sobre um conjunto de dados conseguem resultados brilhantes. O diferencial está no Conhecimento! Sem conhecimento da causa, informação alguma será realmente efetiva.

Apenas para que fique claro: Dado: sequência de símbolos quantificados ou quantificáveis; Informação: é uma abstração informal (isto é, não pode ser formalizada através de uma teoria lógica ou matemática), que está na mente de alguém, representando algo significativo para essa pessoa. Conhecimento: abstração interior, pessoal, de algo que foi experimentado, vivenciado, por alguém.

O Software de Gestão De Manutenção, Gerencial, Financeiro, não importa, todos tem a finalidade de guardar dados organizados e confiáveis para a tomada de decisão. E ainda hoje há quem pense que o software tomará a decisão. Há quem pense que o software gerará conhecimento. Há quem pense que o software executará as tarefas.

O Software de Gestão O software nada mais é que uma ferramenta de apoio, que agrupará dados para que um gestor, tome decisões com base em seu conhecimento. Organizar dados é uma função do software. Torná- los confiáveis e analisá-los é uma função do gestor. Um aspecto importante a ser observado é a Comunicação.

Planejando Comunicações Num processo de manutenção a comunicação é, em sua maior parte, oral e escrita, sendo que a comunicação oral é melhor compreendida, mas, o que importa para o software é a comunicação escrita. Portanto precisamos deixá-la mais eficiente possível, e isso depende da organização das linhas de comunicação, da padronização de dados indicadores e por fim das pessoas envolvidas.

Planejando Comunicações No nosso contexto, linhas de comunicação são as ferramentas usadas para a comunicação escrita: e- mail, fichas, chats, etc; Organizá-los é definir um padrão, exemplo: “Todas as solicitações de manutenção serão encaminhadas por . Em caso de impossibilidade, preencher a ficha disponível no equipamento.” Nesse exemplos, definimos as linhas, priorizamos e organizamos a recepção, mas, quais dados serão colocados?

Planejando Comunicações Para sabermos quais dados são importantes para entendermos uma informação é preciso conhecimento do processo! Na manutenção, geralmente precisaríamos de: Dia do chamado; Qual o problema observado; Quando foi observado; Em qual componente, etc. A importância do dado para o processo depende do conhecimento que os gestores tem sobre ele.

Planejando Comunicações Perceberam? Precisamos de ferramentas que garantam a mínima qualidade dos dados informados e precisamos que as pessoas entendam de que forma colocá-los. Outros dados importantes para identificar e padronizar: defeitos, causas, incidentes ou eventos, serviços, etc..

E na Execução do Processo? A boa e velha comunicação age novamente! Planos de manutenção bem determinados e implantados que padronizam a linguagem e metas da empresa, são a chave de partida para a redução dos custos, aumento da disponibilidade e maior conhecimento dos ativos.

E na Execução do Processo? Afinal, o plano de manutenção nada mais é do que a comunicação escrita do que deverá ser feito, como, onde, com o quê e quando. Novamente faz-se importante uma ferramenta que auxilie na criação e comunicação desses planos e execuções.

Em resumo, foque em: Dados gerenciais organizados, confiáveis e centralizados; Despesas de manutenção conhecidas, capacitam a equipe a reduzir custos desnecessários e a ampliar investimentos importantes; Fluxo de OS mais claro e funcional; Planos de manutenção determinados e implantados que padronizam a linguagem e metas da empresa.

Informatizar a Manutenção significa: Ter a informatização da manutenção como interesse comum da empresa. Conhecer claramente os resultados obtidos com este processo. Saber que toda implantação de uma nova sistemática implica em um processo que requer tempo, investimento, atividades adicionais, perseverança e dedicação antes de se obter os resultados esperados. Conhecer e definir os seguintes tópicos referentes ao processo: porquê, o quê, onde, quanto, quem e como. Administrar o processo antes, durante e depois de sua implantação. Enfim, informatizar a manutenção significa metodologia, organização, planejamento, controle e ajustes.

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