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Capacitação em Ferramentas de Planejamento Estratégico Cyro Barretto Macaé, 15 de Dezembro de 2014.

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1 Capacitação em Ferramentas de Planejamento Estratégico Cyro Barretto Macaé, 15 de Dezembro de 2014

2 Agenda de Trabalho Projeto de Revisão do Plano Diretor

3 Apresentação dos Participantes Nome Atividades Experiência com o Plano Diretor O que espera do dia de hoje? Projeto de Revisão do Plano Diretor

4 Consultor Corporativo da Petrobras MBA em Gerenciamento por Projetos pela Fundação Getúlio Vargas; Mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense; Examinador do Prêmio Nacional da Qualidade; Examinador do Prêmio Nacional de Gestão Pública; Auditor Líder das Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e NBR 16001:2004; Membro da ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas; – Membro do CB 25 - Comitê Brasileiro da Qualidade; – Membro do CB 38 - Comitê Brasileiro de Meio Ambiente; – Membro da CEE Comissão de Estudo Especial de Responsabilidade Social – Membro da CEE Comissão de Estudo Especial de Segurança e Saúde Ocupacional Cyro Barretto Projeto de Revisão do Plano Diretor

5 Combinados

6 Silenciar o telefone celular Conhecer as facilidades do local Respeitar os horários de intervalo Utilizar os intervalos para contatos particulares Aguardar em silêncio o término dos trabalhos em grupo pelos colegas Lembretes Projeto de Revisão do Plano Diretor

7 Combinados Projeto de Revisão do Plano Diretor

8 Conteúdo Programático O Projeto de Revisão do Plano Diretor Elementos Básicos do Planejamento Municipal Conceitos de Planejamento Tipos de Planejamento Exemplos de Modelos de Planejamento Estratégico Ferramentas de Gestão Exercícios práticos Projeto de Revisão do Plano Diretor

9 O Projeto de Revisão do Plano Diretor Darana Carvalho de Azevedo Gerente do Plano Diretor Câmara Permanente de Gestão

10 Elementos Básicos do Planejamento Municipal

11 Planejamento público MUNICÍPIO Prestador de serviços públicos Agente arrecadador de recursos (receitas) que financiarão as despesas decorrentes da prestação desses serviços Como atender à demanda? Problema ou demanda da sociedade Planejando Secretarias Unidade de trabalho Servidor público Missão Atribuição Participação Responsabilidade Projeto de Revisão do Plano Diretor

12 Gestão pública por programas > PPA LDO LOA Resultado Orientação estratégica de governo Diretrizes de governo Problema ou demanda da sociedade Programa Gerente de programa Ação 1 > Produto 1 > Meta 1 Ação 2 > Produto 2 > Meta 2 Ação n > Produto n > Meta n Secretarias Servidor público Projeto de Revisão do Plano Diretor

13 Exemplo de estratégias municipais de condução do Processo Decisório Plano Diretor de Chapecó (SC) Projeto de Revisão do Plano Diretor

14 Exemplo de estratégias municipais de condução do Processo Decisório Plano Diretor de Chapecó (SC) Projeto de Revisão do Plano Diretor

15 O que é Planejamento???? Projeto de Revisão do Plano Diretor

16 É um processo desenvolvido com o objetivo de alcançar uma determinada situação almejada, de modo mais eficiente e eficaz, otimizando esforços e recursos existentes na organização. Para isso, existem diversos níveis de planejamento praticados por uma organização. O planejamento é um processo gerencial, ou seja, pensar em planejamento significa, portanto, pensar em gerenciamento. Planejamento DRUCKER, P. Introdução à Administração Projeto de Revisão do Plano Diretor

17 Planejamento Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. ACKOFF, R. L. A empresa democrática Projeto de Revisão do Plano Diretor

18 Estratégia A palavra estratégia tem sua origem no grego, e significa arte do general, referindo-se às habilidades dos militares em comandar e definir as ações das tropas, designando o caminho da vitória em uma guerra. São encontrados registros de estratégia desde o século IV A.C., quando o livro A Arte da Guerra foi escrito por Sun Tzu. Projeto de Revisão do Plano Diretor

19 A construção da Pirâmides do Egito – grande esforço no Gerenciamento de Projeto empregando grandes recurso humanos e materiais foram mais de 100 mil trabalhadores em 30 anos. O coliseu de Roma era o centro social e esportivo, Construção bem sofisticada para a época Sua capacidade era 50 mil pessoas e 76 entradas que evitava tumulto. 438 a.C A Muralha da China, também denominada de Grande Muralha, foi construída na época da China Imperial com finalidade militar. A construção possui aproximadamente quilômetros de extensão, 7,5 metros de altura e 3,75 metros de largura, é considerada como uma das mais fantásticas obras construídas pelo homem, hoje é reconhecida com uma das sete maravilhas do mundo. 450 a.C O Parthenon – Templo grego construído em Atenas. Foi em mármore branco e escultura pintada. Coluna retas 438 a.C Após ser surpreendido pelos soviéticos o Departamento de Defesa dos EUA decidiu investir em novas técnicas. Este esforço foi determinante do Program evoluation and review technique (Pert), utilizado na construção do missil nuclear Polaris, para submarinos. O projeto foi em 1957, e tinha 9 mil fornecedores, e um cronograma tinha mais de 70 mil tarefas estabelecidas. Missil Polares O Projeto Apollo (Projecto Apollo - Project Apollo - Projecto Apolo) foi um conjunto de missões espaciais coordenadas pela Nasa (agência espacial dos EUA) entre 1961 e 1972 com o objetivo de colocar o homem na Lua. O projeto culminou com o pouso da Apollo 11 no solo lunar em 20 de julho de Projeto de Revisão do Plano Diretor

20 Confusões comuns com Planejamento Previsão: esforço para verificar quais serão os novos eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades Projeção: situação em que o futuro tende a ser igual ao passado, em sua estrutura básica Predição: situação em que o futuro tende a ser diferente do passado, mas a empresa não tem nenhum controle sobre seu processo e desenvolvimento Resolução de problemas: aspectos imediatos que buscam a correção de descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente relevantes Plano: documento formal que consolida as informações para o Planejamento CHIAVENATO, I.; SAPIRO, A. Planejamento estratégico Projeto de Revisão do Plano Diretor

21 Ciclo PDCA Projeto de Revisão do Plano Diretor

22 Planejamento Efetividade do Planejamento Oportunidade Utilidade Efetividade de Custo Exatidão e Objetividade Amplitude Responsabilidade Factibilidade Projeto de Revisão do Plano Diretor

23 Planejamento Efetividade Utilidade: Flexibilidade: O planejamento deve estar ajustado às condições ambientais, deve prever possíveis mudanças, sem perder sua efetividade; Estabilidade: O planejamento deve ser estável, não deve mudar com muita freqüência para que as pessoas possam integrá-lo ao seu dia-a-dia sem traumas; Continuidade: O planejamento deve ter continuidade, quando um plano acaba sua implantação, deve ter mecanismos que comprovem sua aplicação contínua; Simplicidade: O planejamento deve ser objetivo e simples em sua proposição. Quanto mais complexos, mais difíceis de implementá-los. Projeto de Revisão do Plano Diretor

24 Planejamento Efetividade Exatidão e Objetividade: Exatidão: O planejamento deve ser examinado para verificar se é definido de forma clara, concisa e exata. As decisões e ações que vão envolver o plano serão afetadas pela exatidão das informações coletadas. Objetividade: O planejamento deve pautar-se apenas nos fatos e no que se pretende obter, sem colocar necessidades de outras naturezas como, por exemplo, as necessidades pessoais. Projeto de Revisão do Plano Diretor

25 Planejamento Efetividade Amplitude: Globalidade: Deve cobrir adequadamente toda a organização/unidade de trabalho buscando os objetivos norteadores, ou seja, não deve impor limitações que possam causar perda de iniciativa e liberdade de ação. Unidade: Os planos táticos e operacionais devem ser integrados de forma a possibilitar que as ações e metas sejam atingidas de forma coerente, para alcançar o objetivo organizacional. Coerência: Cada unidade da organização é relacionada e dependente de outras unidades administrativas. Cada uma delas tem seus próprios planejamentos e ações específicas. Os planos globais devem estar em sintonia com os planos específicos/setoriais. Projeto de Revisão do Plano Diretor

26 Planejamento Efetividade Efetividade de Custo: O planejamento deve ser avaliado em relação ao custo-benefício, assim como o custo-tempo e o custo-desgaste, visando sempre uma melhoria. A efetividade de custo é diretamente proporcional a relevância em se atingir o objetivo para a organização. Projeto de Revisão do Plano Diretor

27 Planejamento Efetividade Responsabilidade: Responsabilidade pelo planejamento e responsabilidade pela implantação do plano. É importante definir as responsabilidades de cada pessoa em cada etapa/fase e, principalmente, definir quem deve ser designado para tomar decisões. Projeto de Revisão do Plano Diretor

28 Planejamento Efetividade Oportunidade: Saber aproveitar-se de uma situação é fundamental para os planejadores. Intuir-se dos caminhos mais curtos para chegar lá. Tomar decisão na hora certa e, preferencialmente, antes dos outros, ou seja, ser um pioneiro de idéias e ações. Contudo, o agir ético é importante e fundamental. Projeto de Revisão do Plano Diretor

29 Características, Níveis e Tipos Características Objetivos e Metas Meios para atingir os objetivos e as metas Métodos operacionais e alocação de recursos Níveis Estratégico Tático Operacional Tipos Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional Projeto de Revisão do Plano Diretor

30 Planejamento Estratégia Organizacional Processos Organizacionais Operações Organizacional Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional Projeto de Revisão do Plano Diretor

31 PROBLEMAS CONHECIDOS PELO PREFEITO Pirâmide dos problemas de Richard Whiteley Projeto de Revisão do Plano Diretor

32 NívelPlanejamentoConteúdoPrazoCaracterísticas Institucional Intermediário Operacional Estratégico Tático Operacional Longo Médio Curto Abrangente e Sintético Menos genérico e mais detalhado Detalhado e analítico Macroorientado: aborda a gestão pública como uma totalidade Aborda cada unidade de trabalho ou cada Secretaria separadamente Microorientado: aborda cada processo, atividade ou tarefa isoladamente Planejamento Cyro Barretto Projeto de Revisão do Plano Diretor

33 Tipos de Planejamento TIPONÍVEL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOEstratégico Planejamento de Marketing Planejamento Financeiro Planejamento de Produção Planejamento de R H Tático Plano de Preços e Produtos Plano de despesas Plano de Produção Plano de Recrutamento Operacional Plano de PromoçãoPlano de Investimento Plano de C. Qualidade Plano de Treinamento Plano de VendasPlano de Fluxo de Caixa Plano de Estoques Plano de cargos e Salários Projeto de Revisão do Plano Diretor

34 Planejamento estratégico Análise e controle de indicadores de desempenho Planejamento tático Análise e controle de indicadores de desempenho Consolidação e interligação dos resultados Análise e controle de indicadores de desempenho Planejamentos operacionais das unidades organizacionais Ciclo básico dos três tipos de planejamento Projeto de Revisão do Plano Diretor

35 Atividade 1 1 mês0 Atividade 2 9 meses1 Atividade 3 1 semana2 Atividade 4 6 meses3 Atividade 5 6 mês4 Atividade 6 1 mês5 Atividade 7 1 mês6 Planejamento Operacional Cyro Barretto Atividade n n mêsn Projeto de Revisão do Plano Diretor

36 Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico 1 - Visão de Processo. O Planejamento Estratégico é um processo e não uma atividade. Assim, é construído por ações coordenadas e inter-funcionais. 2 - Intuição e análise. São ambas necessárias e se complementam na definição dos cenários, estratégia e planos. Executivos de linha precisam participar. 3 - Visionar. Ambição e ousadia no estabelecimento da visão de futuro. O futuro deve ser o desejável, não o possível. 4 - Questionamento do status quo. Abertura para a identificação de descontinuidades, aproveitando situações emergentes. Não ficar preso ao que é feito, simplesmente por que se está fazendo. Projeto de Revisão do Plano Diretor

37 5 - Foco e prioridade. Definição do posicionamento estratégico: o que e por que fazer e o que não fazer. Comunicar o foco 6- Alinhamento do presente com o futuro. O futuro é construído com as ações do presente. É preciso dar significado às pessoas para obter adesão interna, comprometimento e energia. 7- Criação da Inteligência Empresarial. Os líderes e gestores devem ser capazes de entender a dinâmica do negócio e perceber em tempo hábil as mudanças nos cenários e no ambiente que serviram como base às definições estratégicas. 8 - Postura pró-ativa. Os líderes e gestores devem atuar na busca dos objetivos, refletir sobre a propriedade das estratégias e realizar mudanças com base no aprendizado. Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico Projeto de Revisão do Plano Diretor

38 Reincidência do problema Foco no efeito do problema Pouco ou nenhum progresso Pouco ou nenhum progresso Apagando incêndios Diminuição de reincidência Ações corretiva / preventiva Melhorias contínuas Melhorias contínuas Foco na causa O Círculo Vicioso... O Círculo Virtuoso... Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico Projeto de Revisão do Plano Diretor

39 Fatores Críticos de Sucesso no Planejamento Estratégico Projeto de Revisão do Plano Diretor

40 Exemplos de Modelos de PE Projeto de Revisão do Plano Diretor

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46 MISSÃO Por quê existimos VALORES No que acreditamos VISÃO O que queremos ser ESTRATÉGIA Nosso plano de jogo INICIATIVAS ESTRATÉGICAS O que precisamos fazer OBJETIVOS PESSOAIS O que eu preciso fazer Resultados Estratégicos Munícipes SatisfeitosCidadãos AtendidosProcessos EfetivosServidores Motivados Balanced Scored Card Projeto de Revisão do Plano Diretor

47 Aprendizado e Crescimento Processos Internos Cidadão Financeira OBJETIVOS DESDOBRADOS DIRETRIZ 1 Saneamento Metas Prover Novos Serviços ao Cidadão Melhorar Qualidade Desenvolver G. Trabalho Cooperativo Desenvolver Competências em Fiscalização de Contratos Reduzir Burocracia Adotar recomendações da Auditoria Buscar PPP Aumentar Arrecadação Até (Ago/ % até Dez/ % 10 dias Tempo Resposta máximo Reduzir pela metade 100% até Dez/ Novos Ser. /ano 1) Definir Lideres 2)Montar agenda 3)Iniciar Atividades __________________ 1) Definir Capacitações atuais 2) Definir capacit. Futuras 3) Implementar Plano de capacitação 1) Mapear Procedimento 2) Reengenherar 3) Implementar _______________ 1) Identificar Necessidades 2) Desenvolver Sistema 3) Implementar 1) Fazer Prospeção dos Serviços concorrentes 2) Define novos Serviços 3) Implanta Novos Serv. ______________ 1) Estudar Falhas 2) Remover caudas 3) Produzir Relatórios Evolução Receitas Índice de PPP celebradas Evolução de Novos Serviços Tempo de Atendimento Tempo de Execução Atendimento Recomendações Nível de Implementação Número de Gerentes e Fiscais Qualificados Indicadores Quais, Quem, Periodicidade, Onde? Ações Estratégicas P D A C Saneamento Saúde Educação Segurança Mobilidade Urbana D1 D2 D3 Planejamento Estratégico Visão/ Valores AMBIENTE Forças e Fraquezas Diretrizes Estratégicas Projeto de Revisão do Plano Diretor

48 Planejamento Estratégico Situacional – PES Projeto de Revisão do Plano Diretor

49 O PES é uma metodologia de planejamento estratégico de governo, desenvolvido pelo economista chileno Carlos Matus, no período de 1970 a 1973; Estabelece uma críticas às metodologias de planejamento tradicionais, em particular o planejamento normativo e ao planejamento estratégico empresarial. Carlus Matus (1931 – 1998) Planejamento Estratégico Situacional – PES Projeto de Revisão do Plano Diretor

50 Momentos Explicativo: seleção, descrição e explicação do problema (o que é); Normativo: desenho de um plano para enfrentar o problema (o que deve ser) Estratégico: análise da viabilidade política do plano e dos caminhos estratégicos (o que pode ser) Tático-operacional: gestão e implementação do plano (fazer). MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

51 Triângulo de Governo MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

52 Planejamento de Governo PROJETO DE GOVERNO - Conteúdo da proposta de governo. Começa pela seleção de problemas e como serão enfrentados, e de oportunidades a serem aproveitadas. Limites de efetividade: a) nenhum governo pode ser melhor que sua seleção de problemas e oportunidades; b) nenhum governo pode ser melhor que a qualidade do processamento dos problemas e de oportunidades. GOVERNABILIDADE - Relação entre o peso das variáveis que o ator controla e as que não controla. Limites de efetividade: nenhum governo pode fazer mais do que permite a governabilidade que limita seu projeto. CAPACIDADE DE GOVERNO - Capital intelectual, experiência, capacidades pessoal e institucional de governo. Limites de efetividade: nenhum governo pode ser melhor que a capacidade pessoal e institucional de governo, o que lhe permite elaborar um projeto de governo inteligente, administrar a governabilidade e criar ferramentas de governo. MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

53 Estratégia de Desenvolvimento Mega-Objetivos Estratégias de Desenv. Setoriais e Regionais Macro-Objetivos Programa - Ações de Governo Orientação Estratégica de Governo Orientação Estratégica de Governo Orientação Estratégica das Secretarias Orientação Estratégica das Secretarias Plano e Orçamento Plano e Orçamento Planejamento de Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

54 Horizontes de Planejamento VISÃO DE FUTURO – 8 A 20 ANOS PLANEJAMENTO DE LONGO PRAZO Diretrizes Estratégicas para o Desenvolvimento PLANO PLURIANUAL – 4 ANOS Programas e Ações ORÇAMENTO ANUAL Programas e Ações PROGRAMAS ESTRUTURANTES Anos Projeto de Revisão do Plano Diretor

55 ZOPP Projeto orientado por Objetivo Projeto de Revisão do Plano Diretor

56 Z- ZIEL ====> OBJETIVOS O- ORIENTIERTE ====> ORIENTADO P- PROJEKT ====> PROJETO P- PLANUNG ====> PLANEJAMENTO ou seja: Planejamento de projeto orientado por objetivos Significado da Sigla ZOPP MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

57 A Participação: Produz sujeitos Constrói Protagonistas Produz agentes de mudança Potencializa esforços Aperfeiçoa propostas Amplia convergências Constrói o futuro ENFOQUE PARTICIPATIVO ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos A Não Participação: Reduz as pessoas a objetos Induz à passividade Produz vítimas que sofrem Isola os esforços Reduz a criatividade Aumenta os conflitos Reproduz o passado MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

58 ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Etapas do Método ZOPP Análise da Situação Análise dos Envolvidos Análise do Problema Análise de Alternativas Análise de Objetivos Análise das causas e dos efeitos do problema central Identificação do problema central Lógica da Intervenção Atividades Resultados Matriz de Planejamento do Projeto Objetivo Superior Objetivo do Projeto Indicadores Objetivamente Verificáveis Fontes de Comprovação Suposições Importantes MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

59 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 1º PASSO: Relacionar todos problemas IMPORTANTES referentes a um problema específico; Exemplo: transporte coletivo precário ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos Freqüência de acidentes de ônibus Motoristas imprudentes.... Mau estado dos ônibus.... Mau estado das estradas... Manutenção inadequada dos ônibus Ônibus muito velhos Projeto de Revisão do Plano Diretor

60 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 2º PASSO: Colocar os problemas em ordem cronológica; ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos Motoristas imprudentes.... Mau estado dos ônibus.... Mau estado das estradas... Manutenção inadequada dos ônibus Ônibus muito velhos Freqüência de acidentes de ônibus Projeto de Revisão do Plano Diretor

61 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 3º PASSO: Identificar o PROBLEMA CENTRAL; ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos Motoristas imprudentes.... Mau estado dos ônibus.... Mau estado das estradas... Manutenção inadequada dos ônibus Ônibus muito velhos Freqüência de acidentes de ônibus FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Projeto de Revisão do Plano Diretor

62 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 4º PASSO: Organizar as CAUSAS do problema central; ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Motoristas imprudentes.... Mau estado dos ônibus.... Mau estado das estradas... Manutenção inadequada dos ônibus Ônibus muito velhos FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS CAUSAS PROBLEMA CENTRAL Projeto de Revisão do Plano Diretor

63 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 5º PASSO: Identificar e organizar as CAUSAS, em principais e correlatas; ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Motoristas imprudentes....Mau estado dos ônibus....Mau estado das estradas... FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS CAUSAS PROBLEMA CENTRAL Ônibus muito velhos Manutenção inadequada dos ônibus Projeto de Revisão do Plano Diretor

64 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 6º PASSO: Definir os EFEITOS do problemas central; ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS PROBLEMA CENTRAL EFEITOS Projeto de Revisão do Plano Diretor

65 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 7º PASSO: Organizar os EFEITOS em níveis; ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS PROBLEMA CENTRAL EFEITOS Perda de confiança na empresa de ônibus Projeto de Revisão do Plano Diretor

66 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 8º PASSO: Construir um DIAGRAMA, em Forma de Árvore, situando os problemas com suas relações de causa-efeito. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Projeto de Revisão do Plano Diretor

67 Perda de confiança na empresa de ônibus Passageiros chegam atrasados Passageiros feridos FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Motoristas imprudentes.... Mau estado dos ônibus....Mau estado das estradas... Manutenção inadequada dos ônibus Ônibus muito velhos CAUSAS PROBLEMA CENTRAL EFEITOS Árvore de Problemas Projeto de Revisão do Plano Diretor

68 ANÁLISE DE PROBLEMAS - Como se faz: 9º PASSO: EXAMINAR a árvore de problemas, verificando se as relações de causa-efeito estão corretas e se não houve omissões importantes. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos Projeto de Revisão do Plano Diretor

69 ANÁLISE DE OBJETIVOS Consiste na descrição da situação futura a ser alcançada com a resolução dos problemas: Como se faz: Reformular as condições negativas da árvore de problemas em condições positivas desejáveis e realmente alcançáveis; Examinar as relações meios-fins, verificando se estão corretas e se mantêm uma estrutura lógica. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

70 ANÁLISE DE OBJETIVOS Se necessário: Alterar as formulações; Acrescentar novos objetivos, se relevantes ao alcance dos objetivos imediatamente superiores; Rever a árvore de problemas. ZOPP - Planejamento de Projetos Orientados por Objetivos MATUS, Carlos. Política, Planejamento & Governo Projeto de Revisão do Plano Diretor

71 Confiança dos clientes na empresa Passageiros chegam pontualmente Menos passageiros feridos REDUZIDA FREQÜÊNCIA DE ACIDENTES DE ÔNIBUS Motoristas dirigem com prudência. Ônibus em bom estado.....Melhorado o estado das estradas Manutenção dos ônibus adequada e regular Há novos ônibus na frota Árvore de Objetivos Projeto de Revisão do Plano Diretor

72 Ferramentas Projeto de Revisão do Plano Diretor

73 Brainstorming Brainstorming significa tempestade cerebral ou tempestade de ideias. É uma expressão inglesa formada pela junção das palavras "brain", que significa cérebro, intelecto e "storm", que significa tempestade. Brainstorming é um método criado nos Estados Unidos, pelo publicitário Alex Osborn, usado para testar e explorar a capacidade criativa de indivíduos ou grupos, principalmente nas áreas de relações humanas, dinâmicas de grupo e publicidade e propaganda. Projeto de Revisão do Plano Diretor

74 Exercício 1 Brainstorming Projeto de Revisão do Plano Diretor

75 Regra de Pareto O Diagrama de Pareto está intimamente ligado com a Lei de Pareto, também conhecida como princípio 80-20, ou lei 20/80. De acordo com esta lei, 80% das consequências decorrem de 20% das causas. Durante as suas pesquisas, Pareto descobriu que 80% da riqueza estava nas mãos de apenas 20% da população. Projeto de Revisão do Plano Diretor

76 Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa) O Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe), foi originalmente proposto pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, no ano de Na sua estrutura, os problemas são classificados em seis tipos diferentes: método, matéria-prima, mão-de-obra, máquinas, medição e meio ambiente. Esse sistema permite estruturar hierarquicamente as causas potenciais de um determinado problema ou também uma oportunidade de melhoria, assim como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos. Projeto de Revisão do Plano Diretor

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78 Exercício 2 Diagrama de Causa e Efeito Projeto de Revisão do Plano Diretor

79 SWOT ou FOFA SWOT é a sigla dos termos ingleses Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em Administração de Empresas, a Análise SWOT é um importante instrumento utilizado para planejamento estratégico que consiste em recolher dados importantes que caracterizam o ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças) da empresa. A técnica de análise SWOT foi elaborada pelo norte-americano Albert Humphrey, durante o desenvolvimento de um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford entre as décadas de 1960 e 1970, usando dados da Fortune 500, uma revista que compõe um ranking das maiores empresas americanas. Projeto de Revisão do Plano Diretor

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81 Exercício 3 SWOT - FOFA Projeto de Revisão do Plano Diretor

82 FORÇAS INTERNASOPORTUNIDADES EXTERNAS FRAQUEZAS INTERNASAMEAÇAS EXTERNAS

83 Matriz de Decisão Projeto de Revisão do Plano Diretor

84 Priorizando o Problema PESO GRAVIDADE O dano da atual situação é... URGÊNCIA Sinto que devo fazer algo... TENDÊNCIA Se eu não fizer nada,ela irá... TOTAL PONTOS 9MuitoJáPiorar 3Mais ou menosPode esperarFicar Igual 1DesprezívelNão tem pressaMelhorar Prioridade = G X U X T Matriz GUT Projeto de Revisão do Plano Diretor

85 Priorizando as Soluções PESOVIABILIDADE (A solução encontrada é de...) IMPACTO (A solução encontrada terá...) CUSTO (A solução encontrada será de...) TOTAL PONTOS 9FÁCIL IMPLEMENTAÇÃO ALTOBAIXO 3RAZOÁVELMÉDIO 1DIFÍCILBAIXOALTO Prioridade = V x I x C Matriz VIC Projeto de Revisão do Plano Diretor

86 Matriz B-A-S-I-C-O Projeto de Revisão do Plano Diretor

87 Priorização e Consenso PESO RAPIDEZ Em quanto tempo podemos solucionar este problema? AUTONOMIA Até que nível temos que recorrer para resolver o problema? BENEFÍCIO Qual a abrangência do benefício? TOTAL PONTOS 91 semanaGerente Imediato Além do setor 3Até 30 diasGerente GeralSó o setor 1Mais de 30 diasOutras níveisSó o grupo Prioridade = R X A X B Matriz RAB Projeto de Revisão do Plano Diretor

88 Exemplo de aplicação PROBLEMAGUTGxUxT Falta de motivação dos funcionários ° Alto índices de atrasos ° Deficiência na comunicação ° Falta de padrões na execução de tarefas semelhantes ° Baixa disponibilidade de informática ° Altos índices de insatisfação °

89 Exercício 4 Matriz de Priorização Projeto de Revisão do Plano Diretor

90 5W 3H Planos de Ação Projeto de Revisão do Plano Diretor

91 O QUEQUEMQUANDOCOMOPOR QUEONDEQUANTO ($) STATUS 5W3H – Plano de Ação Concluída Em Andamento Atrasada Projeto de Revisão do Plano Diretor

92 AÇÃO (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) QUANDO Concluir o Revisão do ProjetoSEPPOC31/12/2014 Encaminhar projeto para aprovação SEPPOCImediato Avaliar projetoSEPPOCSempre Divulgar resultados Fulano, Sicrano e Beltrano 31/12/2014 Revisar projetoTodos31/12/2014 Teste da aplicaçãoNome nome31/12/2014 Envidar esforços para.... Apoiar.... Buscar contribuir.... Nome nome31/12/2014 Erros comuns na elaboração de Planos de Ação Projeto de Revisão do Plano Diretor

93 AÇÃO (O QUE) RESPONSÁVEL (QUEM) QUANDOCERTO OU ERRADO ? Texto texto texto texto texto texto FUMDEC31/12/2014 Errado. Colocar sempre o nome de uma pessoa, e não o de um órgão Texto texto texto texto texto texto Nome nomeImediato Errado. Colocar sempre uma data, mesmo que seja o dia de hoje Texto texto texto texto texto texto Nome nomeSempre Errado. Se não é possível fixar uma data para conclusão, é porque trata-se de um processo, e não de uma ação Texto texto texto texto texto texto Fulano, Sicrano e Beltrano 31/12/2014 Errado. Colocar apenas uma pessoa como responsável. Quando necessário, reescrever Articular-se com Sicrano e Beltrano para... e colocar apenas Fulano como responsável Texto texto texto texto texto texto kgkf Todos31/12/2014 Errado. Colocar apenas uma pessoa (Fulano) como responsável. Quando necessário, reescrever Articular- se com as demais pessoas para... e colocar apenas Fulano como responsável Teste de equipamento Nome nome31/12/2014 Errado. A descrição de toda ação deve começar com um verbo no infinitivo. No caso ao lado, a ação poderia ser Testar o equipamento..., mas também poderia ser Encaminhar equipamento para teste.... Descrever uma intenção, ao invés de uma ação Nome nome31/12/2014 Errado. Uma ação você sabe como fazer; uma intenção ficará só na intenção. Verbos proibidos: envidar esforços, buscar, apoiar, propor, ajudar, estudar, analisar, conhecer, etc. Erros comuns na elaboração de Planos de Ação Projeto de Revisão do Plano Diretor

94 Verificação de eficácia futura TESTE DE EFICÁCIA FUTURA DO PLANO DE AÇÃO SIM ou NÃO ? Daqui a 5 anos estas ações continuarão surtindo efeito, evitando a reincidência do problema? Quando as pessoas hoje envolvidas (próprias e contratadas) forem substituídas por outras, estas ações continuarão surtindo efeito, evitando a reincidência do problema? Você propôs algum tipo de dispositivo anti-bobeira no seu plano? Projeto de Revisão do Plano Diretor

95 Exemplos Projeto de Revisão do Plano Diretor

96 Exemplos de Indicadores de Desempenho Projeto de Revisão do Plano Diretor

97 Indicadores de vulnerabilidade Ambiental Quadro 1 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade ambiental VariávelNão Vulnerável Vulnerável Existência de Esgotamento Rede geral ou fossa séptica Fossa rudimentar, vala, rio, lago ou mar Destino do lixo domiciliarColetado por serviço de limpeza ou caçamba Queimado, enterrado, terreno baldio, jogado em rio, lago ou mar Rede de iluminação públicaSimNão Rede de linha telefônica. SimNão

98 Indicadores de vulnerabilidade Habitacional Quadro 2 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade habitacional VariávelNão VulnerávelVulnerável Tipo de setor do domicílioSetor comum ou não especial Aglomerados, subnormal, aldeias indígenas etc. Tipo de domicílio.Casa ou apartamentoCômodo ou não aplicável Condição do terrenoPróprioCedido ou outra condição Total de banheirosMaior ou igual a umNenhum Existência de sanitáriosSimNão Densidade moradores por cômodos doisMais do que dois

99 Indicadores de vulnerabilidade Educacional Quadro 3 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade educacional VariávelVulnerávelNão Vulnerável Taxas de Analfabetismo da População de 15 Anos e Mais Acima da média do município Abaixo da média do município Taxas de Analfabetismo Funcional da População de 15 a 24 Anos Acima da média do município Abaixo da média do município Média de Anos de Estudo da População de 10 Anos e Mais Abaixo da média do município Acima da média do município Taxas Líquidas de Escolarização préescolaAbaixo da média do município Acima da média do município Taxas Líquidas de Escolarização Educação InfantilAbaixo da média do município Acima da média do município Taxas Líquidas de Escolarização Ensino FundamentalAbaixo da média do município Acima da média do município Taxas Líquidas de Escolarização Ensino MédioAbaixo da média do município Acima da média do município

100 Indicadores de vulnerabilidade Segurança Quadro 4 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade segurança VariávelVulnerável Não Vulnerável Conjunto de delitos exceto crimes contra a pessoa Acima da média do município Abaixo da média do município Conjunto de crimes contra a pessoa Acima da média do município Abaixo da média do município

101 Indicadores de vulnerabilidade Saúde Quadro 5 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade Saúde VariávelVulnerávelNãoVulnerável Número de mulheres grávidas que tiveram assistência pré-natal considerada ótima sobre o total de mulheres grávidas no mesmo período Abaixo da média do município Acima da média do município Participação de óbitos de grupos etários selecionados em relação aos óbitos de menores de um ano de idade. Acima da média do município Abaixo da média do município Número médio de filhos nascidos vivos, Por uma mulher, por faixa etária específica do período reprodutivo, no caso de 15 a 19 anos de idade Abaixo da média do município Acima da média do município Oferta de equipamentos de saúde.Abaixo da média do município Acima da média do município

102 Indicadores de vulnerabilidade de Trabalho e Renda Quadro 6 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade renda e trabalho VariávelVulnerávelNão Vulnerável Renda mediana do chefe de domicílio Abaixo da média do município Acima da média do município Proporção de chefes de família sem rendimento Acima da média do município Abaixo da média do município Proporção de chefes de família ocupados formalmente Abaixo da média do município Acima da média do município Proporção de chefes de família desocupados Acima da média do município Abaixo da média do município

103 Indicadores de vulnerabilidade Cultura e Lazer Quadro 7 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade Cultura e Lazer VariávelVulnerávelNão Vulnerável Total de bibliotecasAbaixo da média do município Acima da média do município Total de Equipamentos Culturais Abaixo da média do município Acima da média do município Domicílios sem condições de acesso à informação os que não possuíam rádio, nem televisores e que não dispunham de microcomputadores em combinação com a indisponibilidade de linha telefônica fixa Abaixo da média do município Acima da média do município

104 Indicadores de vulnerabilidade Transporte Quadro 8 – Critérios para qualificação e quantificação da vulnerabilidade Transporte VariávelVulnerávelNão Vulnerável Número de assentos que circulam por dia na região Abaixo da média do município Acima da média do município

105 Gerenciamento de Programas x Gerenciamento de Projetos Gerenciamento do ProjetoGerenciamento do Programa Escopo restrito e produtos específicos.Escopo mais amplo para atender às expectativas de benefícios. Gerente de projeto procura inibir as mudanças.Gerente de Programa deve esperar por mudanças e promovê-las. Sucesso relacionado às métricas de desempenho – custo, prazo, tempo e qualidade. Sucesso é medido pela entrega dos benefícios(valor do negócio). Estilo de liderança focado na entrega das tarefas.Foco de liderança na gestão de relacionamentos e conflitos para alcançar os benefícios esperados(aspectos políticos). Gerentes de projetos lideram técnicos, especialistas etc.Gerentes de Programa lideram gerentes de projetos. Foco no planejamento detalhado visando alcançar a entrega de produtos do projeto. Foco em planos de alto nível, provendo orientação aos gerentes de projeto, onde o planejamento é detalhado. Monitoram e controlam atividades responsáveis pelas entregas do produto do projeto. Monitoram os projetos e a operação continuada através da estrutura de governança. Planejado geralmente uma vez e executado.Re-planejado constantemente. Projeto de Revisão do Plano Diretor

106 xxxxxx xxxxxxx Equipe Executora N1 N3 N2 N3 Governança do Plano Diretor Projeto de Revisão do Plano Diretor

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