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A gestão da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07.

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1 A gestão da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07

2 O processo de mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 SITUAÇÃO ACTUAL TRANSIÇÃO VISÃO FUTURA FUTURA insatisfação; frustração; vontade de mudar. estimular; orientar; direccionar. atraente atraente; alcançável alcançável; desejada desejada.

3 Objectivos genéricos da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Agilizar: produzir ou fazer mais; Satisfazer mais e melhor os clientes/utentes; Simplificar e aligeirar estruturas e processos de trabalho; Reduzir custos fixos; Criar e consolidar uma cultura de obtenção de resultados.

4 ACTIVIDADES Decisão sobre ACTIVIDADES Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 ESSENCIAIS (estratégicas) PERIFÉRICAS (não-estratégicas) EXERCIDAS NÃO EXERCIDAS Não acrescentam valor Acrescentam pouco valor CONSOLIDAR INICIAR ABANDONAR REDUZIR

5 Decisão sobre TECNOLOGIAS e MÉTODOS DE TRABALHO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 ADEQUADOS INSUFICIENTES NÃO ADEQUADOS MANTER APERFEIÇOAR SUBSTITUIR

6 Decisão sobre a AFECTAÇÃO DE RECURSOS pelas várias actividades, em função… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 do nº de clientes/utentes a satisfazer; do nível de laboração em cada actividade; dos métodos e procedimentos de trabalho; do carácter estratégico ou periférico.

7 Fases do processo de mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : Elaboração do Plano de mudança; 2. Acções de sensibilização e partilha; 3. Recolha de sugestões para aperfeiçoamento; 4. Interiorização dos propósitos da mudança; 5. Acções de formação; 6. Mobilização dos recursos necessários.

8 Componentes do plano de acção de mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 EXPLICITAÇÃO DOS FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO DEFINIÇÃO DOS OBJECTIVOS EM RELAÇÃO A CADA UM DELES ACÇÕES A DESENVOLVER (MEDIDAS CONCRETAS) QUEM FICA RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO? QUANDO COMEÇAR, …, CONCLUIR? COMO CONTROLAR A EXECUÇÃO?

9 Condições de topo para a mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : LIDERANÇA FORTE: - factor de estímulo e sensibilização; - factor de orientação / direccionamento; 2.CONTROLO EFICAZ SOBRE… - o rumo da mudança; - o ritmo da mudança. NÃO HÁ MUDANÇA SEM LIDERANÇA.

10 O ritmo da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 DEMASIADO LENTO Não há grande mudança; DEMASIADO RÁPIDO alteração de trajectória; deturpação dos objectivos iniciais. A MUDANÇA NÃO É INSTANTÂNEA; É UM EXERCÍCIO DE EQUILÍBRIO NO CALENDÁRIO.

11 Componentes essenciais da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Ajustamento da estrutura orgânica; Tecnologia e cadeia de procedimentos; Pessoas: cultura, atitudes e competências. A VERDADEIRA MUDANÇA OPERA-SE A TODOS OS NÍVEIS.

12 A mudança nas Pessoas Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Envolve alterações… nos métodos de trabalho; nas formas de resolver problemas; nos centros de tomada de decisão; nos canais e formas de comunicar com os outros… Que implicam mudança de HÁBITOS e ATITUDES e encontram naturais RESISTÊNCIAS.

13 Formas de resistência à mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Aberta: Franca, mas construtiva; Frontal e conflitual; Implícita ou subterrânea: Perda de lealdade à organização; Desmotivação para o trabalho; Maior frequência de erros e omissões; Maior absentismo.

14 Motivos da resistência à mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 INDIVIDUAISORGANIZACIONAIS

15 Motivos da resistência individual à mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 1.Hábitos: o incómodo de os mudar; preguiça; 2.Insegurança: abandono da tranquilidade e da rotina; 3.Medo do desconhecido: incerteza sobre o resultado; 4.Receio de inadaptação aos novos métodos; 5.Receio de perda de regalias, bem-estar, status.

16 Motivos organizacionais de resistência à mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 1.Inércia estrutural: dos mecanismos que asseguram a estabilidade, o reforço de atitudes e a integração na cultura da organização; 2.Âmbito da mudança: sub-sistemas importantes deixados de fora podem abafar os que querem mudar; 3.Ameaça à dotação de recursos das diversas áreas; 4.Ameaça aos conhecimentos técnicos de alguns; 5.Ameaça à estrutura de poder de decisão existente.

17 Resistência à mudança – Aspectos positivos Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Confere previsibilidade e estabilidade ao comportamento das organizações; Modera mudanças precipitadas; Uma organização necessita alguma estabilidade entre ciclos de mudança e de… … Interiorizar e consolidar bem um processo de mudança antes de iniciar outro.

18 Resistência à mudança – aspectos negativos Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Baixa a capacidade de adaptação a novas situações; Perda de oportunidade de melhoria; Pode pôr em causa a sobrevivência da organização; Fonte de conflito funcional e até mesmo pessoal.

19 FORMAS DE REDUZIR E ULTRAPASSAR A RESISTÊNCIA À MUDANÇA Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07

20 1. COMUNICAÇÃO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Acções de sensibilização e de partilha para… Explicar o sentido, a necessidade e a lógica das mudanças pretendidas; Evitar mal-entendidos; Obter a adesão e o contributo das pessoas para enriquecer os planos de acção sectoriais.

21 2. PARTICIPAÇÃO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Participar é… Aderir; Contribuir; Envolver-se; Fazer parte; Comprometer-se. É DIFÍCIL RESISTIR OU CONTRARIAR UM PROCESSO DE MUDANÇA EM QUE SE PARTICIPOU E AINDA SE PARTICIPA!

22 3. FACILITAÇÃO E APOIO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 COM MEIOS PARA COMBATER A INSEGURANÇA E O MEDO DO DESCONHECIDO: Testemunho de pioneiros da mudança; Demonstração prática de novos métodos; Acções de formação profissional; Apoio por parte da gestão de topo.

23 4. NEGOCIAÇÃO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Pode ser necessário negociar com algumas pessoas ou grupos certas adaptações que salvaguardem interesses específicos… … Cedências em demasia podem fazer fracassar o processo de mudança… É PREFERÍVEL A PERSUASÃO À NEGOCIAÇÃO.

24 5. COACÇÃO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Arma de último recurso; Pode criar espírito de desconfiança e de revolta.

25 Eliminar ou reduzir as resistências à mudança significa induzir MUDANÇA DE ATITUDES de algumas pessoas… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 No acto de persuadir os outros, trabalhar: aspectos cognitivos; aspectos afectivos e emocionais; aspectos comportamentais (procedimentos).

26 TRABALHO DE EQUIPA A mudança assenta em TRABALHO DE EQUIPA com permanente permuta de conhecimentos, experiências e complementaridades. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07

27 A criação de equipas de trabalho Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Definição prévia da sua área de acção; Que valências devem estar presentes e participar? Qual o seu grau de autonomia e de decisão? Nomeação de interface com a direcção da organização; Calendário de actuação e prazos para conclusão de relatórios de execução, etc.

28 Muito importante… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 O reconhecimento público do trabalho realizado por equipas com sucesso; O apoio da direcção a grupos de trabalho, não os desautorizando nem ultrapassando.

29 Guia prático para a mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 O CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA PDCA / PFVA Plan - Planear Check - Verificar Do - FazerAct - Actuar

30 Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 07 Responsabilidade da Direcção Gestão dos Recursos Gestão dos Processos Entradas Processos Saídas Análise, medição de resultados Sistema de Gestão da Qualidade (melhoria contínua) CLIENTES (requisitos) CLIENTES (satisfação)


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