A gestão da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07.

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1 A gestão da mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

2 O processo de mudança SITUAÇÃO ACTUAL TRANSIÇÃO VISÃO FUTURA
insatisfação; frustração; vontade de mudar. estimular; orientar; direccionar. atraente; alcançável; desejada. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

3 Objectivos genéricos da mudança
Agilizar: produzir ou fazer mais; Satisfazer mais e melhor os clientes/utentes; Simplificar e aligeirar estruturas e processos de trabalho; Reduzir custos fixos; Criar e consolidar uma cultura de obtenção de resultados. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

4 Decisão sobre ACTIVIDADES
ESSENCIAIS (estratégicas) EXERCIDAS CONSOLIDAR NÃO EXERCIDAS INICIAR PERIFÉRICAS (não-estratégicas) Não acrescentam valor ABANDONAR Acrescentam pouco valor REDUZIR Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

5 Decisão sobre TECNOLOGIAS e MÉTODOS DE TRABALHO
ADEQUADOS MANTER INSUFICIENTES APERFEIÇOAR NÃO ADEQUADOS SUBSTITUIR Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

6 Decisão sobre a AFECTAÇÃO DE RECURSOS pelas várias actividades, em função…
do nº de clientes/utentes a satisfazer; do nível de laboração em cada actividade; dos métodos e procedimentos de trabalho; do carácter estratégico ou periférico. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

7 Fases do processo de mudança
Elaboração do Plano de mudança; Acções de sensibilização e partilha; Recolha de sugestões para aperfeiçoamento; Interiorização dos propósitos da mudança; Acções de formação; Mobilização dos recursos necessários. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

8 Componentes do plano de acção de mudança
EXPLICITAÇÃO DOS FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO QUEM FICA RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO? ACÇÕES A DESENVOLVER (MEDIDAS CONCRETAS) QUANDO COMEÇAR, … , CONCLUIR? DEFINIÇÃO DOS OBJECTIVOS EM RELAÇÃO A CADA UM DELES COMO CONTROLAR A EXECUÇÃO? Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

9 Condições de topo para a mudança
LIDERANÇA FORTE: - factor de estímulo e sensibilização; - factor de orientação / direccionamento; CONTROLO EFICAZ SOBRE… - o rumo da mudança; - o ritmo da mudança. NÃO HÁ MUDANÇA SEM LIDERANÇA. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

10 O ritmo da mudança DEMASIADO LENTO ® Não há grande mudança;
DEMASIADO RÁPIDO ® alteração de trajectória; deturpação dos objectivos iniciais. A MUDANÇA NÃO É INSTANTÂNEA; É UM EXERCÍCIO DE EQUILÍBRIO NO CALENDÁRIO. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

11 Componentes essenciais da mudança
Ajustamento da estrutura orgânica; Tecnologia e cadeia de procedimentos; Pessoas: cultura, atitudes e competências. A VERDADEIRA MUDANÇA OPERA-SE A TODOS OS NÍVEIS. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

12 A mudança nas Pessoas Envolve alterações… nos métodos de trabalho;
nas formas de resolver problemas; nos centros de tomada de decisão; nos canais e formas de comunicar com os outros… Que implicam mudança de HÁBITOS e ATITUDES e encontram naturais RESISTÊNCIAS. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

13 Formas de resistência à mudança
Aberta: Franca, mas construtiva; Frontal e conflitual; Implícita ou subterrânea: Perda de lealdade à organização; Desmotivação para o trabalho; Maior frequência de erros e omissões; Maior absentismo. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

14 Motivos da resistência à mudança
INDIVIDUAIS ORGANIZACIONAIS Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

15 Motivos da resistência individual à mudança
Hábitos: o incómodo de os mudar; preguiça; Insegurança: abandono da tranquilidade e da rotina; Medo do desconhecido: incerteza sobre o resultado; Receio de inadaptação aos novos métodos; Receio de perda de regalias, bem-estar, status. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

16 Motivos organizacionais de resistência à mudança
Inércia estrutural: dos mecanismos que asseguram a estabilidade, o reforço de atitudes e a integração na cultura da organização; Âmbito da mudança: sub-sistemas importantes deixados de fora podem abafar os que querem mudar; Ameaça à dotação de recursos das diversas áreas; Ameaça aos conhecimentos técnicos de alguns; Ameaça à estrutura de poder de decisão existente. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

17 Resistência à mudança – Aspectos positivos
Confere previsibilidade e estabilidade ao comportamento das organizações; Modera mudanças precipitadas; Uma organização necessita alguma estabilidade entre ciclos de mudança e de… … Interiorizar e consolidar bem um processo de mudança antes de iniciar outro. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

18 Resistência à mudança – aspectos negativos
Baixa a capacidade de adaptação a novas situações; Perda de oportunidade de melhoria; Pode pôr em causa a sobrevivência da organização; Fonte de conflito funcional e até mesmo pessoal. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

19 FORMAS DE REDUZIR E ULTRAPASSAR A RESISTÊNCIA À MUDANÇA
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20 1. COMUNICAÇÃO Acções de sensibilização e de partilha para…
Explicar o sentido, a necessidade e a lógica das mudanças pretendidas; Evitar mal-entendidos; Obter a adesão e o contributo das pessoas para enriquecer os planos de acção sectoriais. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

21 2. PARTICIPAÇÃO Participar é… Aderir; Contribuir; Envolver-se;
Fazer parte; Comprometer-se. É DIFÍCIL RESISTIR OU CONTRARIAR UM PROCESSO DE MUDANÇA EM QUE SE PARTICIPOU E AINDA SE PARTICIPA! Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

22 Testemunho de pioneiros da mudança;
3. FACILITAÇÃO E APOIO COM MEIOS PARA COMBATER A INSEGURANÇA E O MEDO DO DESCONHECIDO: Testemunho de pioneiros da mudança; Demonstração prática de novos métodos; Acções de formação profissional; Apoio por parte da gestão de topo. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

23 É PREFERÍVEL A PERSUASÃO À NEGOCIAÇÃO.
Pode ser necessário negociar com algumas pessoas ou grupos certas adaptações que salvaguardem interesses específicos… … Cedências em demasia podem fazer fracassar o processo de mudança… É PREFERÍVEL A PERSUASÃO À NEGOCIAÇÃO. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

24 Arma de último recurso;
5. COACÇÃO Arma de último recurso; Pode criar espírito de desconfiança e de revolta. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

25 No acto de persuadir os outros, “trabalhar”: aspectos cognitivos;
Eliminar ou reduzir as resistências à mudança significa induzir MUDANÇA DE ATITUDES de algumas pessoas… No acto de persuadir os outros, “trabalhar”: aspectos cognitivos; aspectos afectivos e emocionais; aspectos comportamentais (procedimentos). Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

26 A mudança assenta em TRABALHO DE EQUIPA com permanente permuta de conhecimentos, experiências e complementaridades. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

27 A criação de equipas de trabalho
Definição prévia da sua área de acção; Que valências devem estar presentes e participar? Qual o seu grau de autonomia e de decisão? Nomeação de interface com a direcção da organização; Calendário de actuação e prazos para conclusão de relatórios de execução, etc. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

28 Muito importante… O reconhecimento público do trabalho realizado por equipas com sucesso; O apoio da direcção a grupos de trabalho, não os desautorizando nem ultrapassando. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

29 Guia prático para a mudança
O CICLO DE MELHORIA CONTÍNUA PDCA / PFVA Plan - Planear Act - Actuar Do - Fazer Check - Verificar Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07

30 Responsabilidade da Direcção
Gestão dos Recursos Gestão dos Processos Entradas Processos Saídas CLIENTES (requisitos) CLIENTES (satisfação) Análise, medição de resultados Sistema de Gestão da Qualidade (melhoria contínua) Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 07