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WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 27 de maio de 2009.

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1 WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 27 de maio de 2009

2 DC WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS Objetivos: Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA); Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos; Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.

3 POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico ; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

4 POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico ; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

5 POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico ; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

6 POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico ; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

7 POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico ; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

8 Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística

9 6.Visão de futuro 6.Visão de futuro 11.Responsabilidade social 11.Responsabilidade social 4.Liderança e constância de propósitos 4.Liderança e constância de propósitos 13.Gestão participativa 13.Gestão participativa 9.Foco no Cidadão e na sociedade 9.Foco no Cidadão e na sociedade 3.Cultura de inovação 3.Cultura de inovação Fonte: Instrumento para Avaliação da Gestão Pública - Ciclo 2008/2009

10 Os resultados são alcançados mais rapidamente quando as atividades e os recursos se relacionam de forma processual ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas) GESTÃO RECURSOS ENTRADASAÍDA = SATISFAÇÃO DE CLIENTES

11 Processo (Conjunto de atividades Inter-relacionadas ou interativas) EntradaSaída Eficácia do processo. -Execução adequada do processo - Alcance dos resultados planejados Medição e Monitoramento (Antes, durante e depois do processo) Eficiência do Processo - Otimização dos recursos (tempo, pessoas, financeiro) (Inclui recursos) Produto (Resultado de um Processo) Fatos e dados Tomada de decisão e produção de informação e conhecimento Alta capacidade para agir e inovar Aumento de produtividade Postura pró-ativa – antecipação e resposta rápida às mudanças no ambiente Efetividade

12 Análise do Material das Unidades Organizacionais Unidades que enviaram o material: Controladoria Interna; Engenharia; Superintendências de Administração, Informática, Orçamento e Compras, Judiciária, Planejamento e Gestão, Finanças e Recursos Humanos.

13 Análise do Material das Unidades Organizacionais Ferramentas tecnológicas utilizadas para diagramação ou fluxogramação de processos: EA – Enterprise Architect (02 un.); Igrafx (02 un.); Editor de texto (02 un.); Planilha eletrônica / Ferramenta para desenho Broffice.org Draw. (01 un.); Unidades que ainda não desenvolveram trabalhos de diagramação ou fluxogramação (02 un.).

14 Análise do Material das Unidades Organizacionais Pontos Positivos: Entrega do material solicitado; Engajamento das áreas – algumas já fluxogramaram vários processos; Unidades sensibilizadas; Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por processos (visão)

15 Análise do Material das Unidades Organizacionais Oportunidades de Melhoria: Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas; Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de Processos; Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo estágio; Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos.

16 BENEFÍCIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS Uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas; Uniformização das rotinas de trabalho; Otimização dos recursos; Agilidade dos processos; Clareza de responsabilidades; Eliminação de anomalias; Conhecimento tácito e pessoal Conhecimento expresso e institucional

17 Estágios de maturidade em Gestão por Processos

18 Estágios de maturidade em Gestão por Processos

19 Estágios de maturidade em Gestão por Processos

20 Escritório de Processos Organizacionais - EPO O QUE É: É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, normalização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição. OBJETIVO: Obtenção do alinhamento organizacional através da Gestão por Processos e da produção contínua de inovação organizacional centrada em processos.

21 Escritório de Processos Organizacionais - EPO NATUREZA: Consultiva: Auxílio às atividades dos gestores do processo, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.

22 Escritório de Processos Organizacionais - EPO ATRIBUIÇÕES: – Propor metodologia de gestão por processos (padrões, ferramentas, regras, medidas de desempenho, etc..); – Planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas à gestão por processos institucional; – Proporcionar a padronização, a integração e a harmonização dos processos organizacionais;

23 Escritório de Processos Organizacionais – EPO ATRIBUIÇÕES: Promover, em parceria com a SGRH, treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas e ferramentas de gestão por processos; Disseminar as melhores práticas; Estabelecer mecanismos para promover a contínua melhoria dos processos institucionais.

24 Escritório de Processos Organizacionais – EPO EQUIPE: Cristina Maria das Chagas Julio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista

25 WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Dinâmica de trabalho

26 Como será a condução dos trabalhos? 8 worshops Às quartas-feiras Horário: das 9:00 às 12:00h Sala 327 Participantes: Superintendentes, Chefe do Departamento de Engenharia e Arquitetura, Chefe da Controladoria Interna e Consultores Internos.

27 Acordos e alinhamento de expectativas… Comparecimento e comprometimento de todos; Busca por metodologia de fácil aplicação e testada no setor público; Projeto piloto – necessidade da avaliação pelas unidades; Execução das tarefas previstas para a semana; Compreensão e colaboração das áreas com trabalhos mais adiantados.

28 Forma de aplicação do trabalho Cada workshop apresentará orientação teórica, exercícios e aplicação prática das ações a serem realizadas posteriormente em cada unidade pelo consultor. No período de desenvolvimento das atividades pelas unidades, estas podem recorrer ao EPO para agendamento e esclarecimento de dúvidas e orientações. Teoria Exercício Prática

29 Forma de aplicação do trabalho Cada área passará para a etapa posterior após aprovação da anterior pelo Consultor Interno, pelo Responsável pelo Processo, pelo Responsável pela Unidade Organizacional. Cada área encaminhará para a SUPLAN os trabalhos na semana para acompanhamento e orientação.

30 P DC A Definição dos papéis Papel do Consultor Interno: Disseminar e aplicar as práticas de gestão por processos no âmbito da unidade; Dar o aporte do conhecimento técnico especializado na execução dos processos de sua área; Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria da sua unidade organizacional no que se refere aos processos; APOIAR APOIAR (auxiliar) o mapeamento, o redesenho, a melhoria e a definição dos indicadores dos processos da sua unidade organizacional, em conformidade com a metodologia adotada pelo MP-GO.

31 Definição dos papéis Papel do Responsável pelo Processo Responder diretamente pelo processo Mapear, redesenhar e melhorar os processos sob sua responsabilidade; Definir e monitorar os indicadores de desempenho dos processos; Garantir a execução e o bom desempenho do processo de acordo com os critérios definidos; Verificar se os processos estão produzindo os resultados previstos; Verificar se os recursos estão de acordo com a necessidade dos processos mapeados; Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e eficaz; Garantir a disseminação do processo às partes interessadas.

32 Definição dos papéis Papel do responsável pela Unidade Organizacional Proporcionar ambiente interno favorável e adequado ao trabalho de mapeamento, melhoria e normalização dos processos; Conduzir e integrar os processos afetos à sua área; Validar os formulários, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos processos; Aprovar os processos mapeados, redesenhados e normalizados da sua unidade organizacional, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos Processos.

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34 Fluxo de aplicação do trabalho

35 1º WORKSHOP DE MELHORIA DE PROCESSOS 1) Apresentação da metodologia a ser utilizada; 2) Apresentação de conceitos; 3) Orientação para priorização do processo da área.

36 1) METODOLOGIA DO TRABALHO AS QUATRO FASES 1. Planejamento: Planejar o trabalho do EPO - SUPLAN. 2. Mapeamento do processo: Identificar todas as entradas e saídas do processo e desenhar o fluxograma (situação atual). 3. Análise e Melhoria: Identificar os problemas e desenvolver soluções (situação desejada). 4. Implementação: Desenhar novo fluxograma, definir indicadores e metas, monitorar e documentar o processo.

37 METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

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42 WORKSHOP I – Conceitos e priorização

43 METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES WORKSHOP I – Conceitos e priorização

44 2) Apresentação de conceitos O que é um PROCESSO? É um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). (NBR ISO 9000:2005) Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor aos serviços/produtos. (GESPÚBLICA) É qualquer atividade executada dentro de uma companhia ou organização (BPMN 2006).

45 2) Apresentação de conceitos Categorias de processos: Processo finalístico – processo associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos. Processos de apoio – processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais etc. Processo crítico pode ser um processo finalístico ou de apoio, desde que tenha natureza estratégica, sendo fundamental para o sucesso da organização.

46 2) Apresentação de conceitos O que é MACROPROCESSO? É o conjunto de processos por meio do qual a área cumpre sua missão. Agrupamento de processos necessários para o desempenho de uma atribuição da organização. Corresponde a grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas todas as suas unidades internas. Um macroprocesso engloba vários outros processos.

47 2) Apresentação de conceitos O que é subprocesso? É um processo que está incluso em outro processo. O que é atividade? Ações a serem realizadas dentro de um processo ou subprocesso. E tarefa? Elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade. Fonte: BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio – vários autores

48 2) Apresentação de conceitos Hierarquia de processos

49 Gestão de pessoas Provimento de cargos Nomeação Publicar a lista dos nomeados no DO Encaminhar documento para órgão responsável pelo DO Macroprocesso Processo Subprocesso Atividade Tarefa

50 2) Orientação para priorização do processo da área WORKSHOP I – Conceitos e priorização

51 2) Orientação para priorização do processo da área A priorização de ações é necessidade básica em qualquer atividade, pois recursos são sempre escassos ou limitados; Saber priorizar é uma das bases da gerência eficaz; Para priorizar podemos utilizar dados quantificáveis ou ferramentas específicas. Ex: método GUT.

52 O que é o método GUT? É uma ferramenta para auxiliar a priorização das ações. GUT é a abreviatura das palavras-chave do método (Gravidade, Urgência, Tendência). 2) Orientação para priorização do processo da área

53 Método GUT G (Gravidade) - tamanho do impacto negativo na área caso o processo não seja melhorado. U (Urgência) - relaciona-se ao tempo estimado para manifestação do problema caso o processo não seja melhorado – quanto mais urgente, menor o tempo disponível para melhorá-lo. T (Tendência) - é o potencial do problema caso o processo não seja melhorado, ou seja, "Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?".

54 IMPORTANTE!!! Premissa para escolha do processo a ser trabalhado: Ter impacto na área fim, ou seja, o processo escolhido deve ter também como cliente a área fim institucional (promotorias e procuradorias) Ex: Processo de concessão de férias, Processo de liberação de diárias, etc.

55 Vamos ao exercício!! 1) Escolher três processos da unidade – Grupo: integrantes de cada unidade 2) Pontuar os processos quanto à Gravidade, Urgência e Tendência - EPO 02 - FORMULÁRIO DE PRIORIZAÇÃO DE PROCESSOS – 10 minutos 3) O mais pontuado é o processo a ser trabalhado.

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57 Trazer para o próximo WORKSHOP – 03/06: - Processo a ser trabalhado na unidade definido utilizando a ferramenta de priorização. Sugestão: realizar discussão com os chefes dos departamentos, divisão e seção para levantar os processos e realizar pontuação (o formulário está na WIKIMP – ulariosEPO) - Realizar leitura do material de apoio entregue. Agradecemos a presença. Boa semana e bom trabalho!!!


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