FORMAR PARA A QUALIDADE Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09.

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1 FORMAR PARA A QUALIDADE Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09

2 Com formação adequada, produzir bens ou prestar serviços… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 É mais barato; Obtém-se mais e melhor resultado... … e maior satisfação no trabalho.

3 Formação profissional Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09  Paga-se a si própria – é um investimento com retorno;  Cria novas pessoas – muda organizações. Se pensa que a Formação é dispendiosa, então experimente a ignorância! (Peter Drucker)

4 Efeitos da Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Cria capacidades e forma atitudes mais adequadas ao desempenho necessário; Aumenta a produtividade; Diminui o absentismo; Aumenta a motivação do Pessoal e a sua participação nas decisões; Promove a inovação.

5 Importância da Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Cliente/utente mais exigente Desafios da envolvente Ameaças da envolvente Resposta eficaz Competências técnicas e humanas (mindware) NECESSIDADES DE FORMAÇÃO

6 A eficácia de uma organização depende… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09  daquilo que os seus membros sabem fazer e ser;  daquilo que os seus membros são capazes de aprender;  das capacidades de adaptação, inovação e melhoria.

7 Mudanças que reclamam Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Estrutura orgânica hierárquica Organização sequencial do trabalho Decisões tomadas a partir do topo Reconhecimento do contributo pessoal ESTRUTURA EM ORQUESTRA ORGANIZAÇÃO MODULAR OU POR EQUIPAS AMPLA PARTICIPAÇÃO NAS DECISÕES RECOMPENSA DO CONTRIBUTO DA EQUIPA

8 NOVAS TECNOLOGIAS Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Trabalho intelectual preponderante sobre o trabalho manual e o esforço físico; Novas e maiores habilitações exigidas; Necessidade de aprendizagem e actualização contínuas.

9 INICIATIVA mais importante que a OBEDIÊNCIA Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Participação esclarecida; Capacidade de autonomia, de diagnóstico e de decisão; Adaptação / intervenção em situações novas ou não-previstas

10 POLIVALÊNCIA melhor que a ESPECIALIZAÇÃO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 O trabalhador necessita garantir mobilidade profissional; A organização necessita flexibilidade na gestão.

11 QUALIDADE DO DESEMPENHO mais importante que a ANTIGUIDADE Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 O trabalhador mais capaz “ultrapasssou” o trabalhador mais antigo; Mais as promoções por mérito do que por antiguidade.

12 O perfil do trabalhador ideal Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Tradição secular ASSIDUIDADE PONTUALIDADE HORÁRIO Cumprir um HORÁRIO Revolução industrial OBEDIÊNCIA COMPETÊNCIA TAREFA Desempenhar uma TAREFA Era do conhecimento EFICIÊNCIA INICIATIVA CRIATIVIDADE OBJECTIVO Atingir um OBJECTIVO “Virtudes”Ser capaz de…

13 Antigamente Agora Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 O chefe manda: diz quem, como, onde e quando deve resolver o problema O chefe convoca uma reunião e manda que lhe sejam apresentadas soluções no prazo de X dias

14 Novos paradigmas Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Abertura e confiança entre membros de equipa; Pedir ajuda a quem for mais capaz de encontrar uma solução; Obrigatório perguntar quando não se sabe ou não se entendeu; Liderança alternante, consoante a tarefa a desenvolver.

15 Alguns temas / necessidades de formação mais frequentes Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Informática Trabalho em equipa Liderança de grupos Comunicação interpessoal Técnicas de negociação Gestão e controlo da Qualidade

16 Formação em cascata Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 DIRECÇÃO QUADROS SUPERIORES CHEFIAS DE ÁREA OU SERVIÇO COLABORADORES EM GERAL

17 Vantagens da formação em cascata Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09  Chefias e colegas não travam a aplicação dos novos conhecimentos e atitudes adquiridas pelo formando;  Formação ministrada a apenas um nível hierárquico pode redundar em custo perdido em vez de num investimento. (quanto maior for a componente comportamental da formação)

18 Objectivos gerais da Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Desenvolver saberes e capacidades pessoais; Desenvolver atitudes adequadas a: a) Eficácia e eficiência na obtenção de objectivos; b) Satisfação pessoal no exercício de uma ou mais funções; Desenvolver o formando como pessoa.

19 Componentes da Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Conhecimento: saber-saber Técnica e destreza: saber-fazer Comportamental: saber-ser-contribuir Desenvolvimento pessoal: saber-melhorar

20 Que significa desempenho adequado? Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Sabe o que fazer (especificação); Sabe como fazer (conhecimento, capacidade); Está devidamente equipado para o fazer (recursos); Sabe quão bem deve ser feito (medida, controlo); Quer fazê-lo, gosta de fazê-lo (motivação); É capaz de ensinar outros a fazer (envolvimento).

21 A Formação segundo a finalidade Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Para o cargo: melhorar o desempenho actual de uma função; Para o desenvolvimento: prepara o formando para novas funções ou cargos:. Tarefas adicionais (carga horizontal);. Responsabilidades-extra (carga vertical).

22 Etapas de um Plano de Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES PLANEAMENTO (Acções, calendário, meios) EXECUÇÃO AVALIAÇÃO

23 Levantamento de necessidades de Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09  Para tarefas-chave onde haja dificuldades;  Pontos fracos (a melhorar) em áreas estratégicas são alvos prioritários;  Para pessoas que vão assumir responsabilidades novas ou acrescidas;  Para preparar pessoal especialmente em contacto com desafios, oportunidades ou ameaças do meio envolvente;  Para preparar acções conjuntas de parceria com outras organizações.

24 O Plano de Formação (anual) Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Calendário de acções, indicando áreas, formandos, formadores e locais de acção; Para cada acção, devem ser especificados: - objectivos específicos; - áreas a que se destina; - resultados esperados ou desejáveis.

25 Exemplo Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Acções de Formação Objectivos específicos Áreas a que se destina Resultados esperados Datas 01/2005 Comunicação interpessoal Melhorar atendimento do utente; Agilizar formas de trabalho em equipa. Visitadores Secretariado Atendimento Portaria Baixar tempo de apreciação de processos; Baixar nº de reclamações; Baixar nível de stress. A: 15 Fev a 10 Março B: 10 Maio a 7 Junho ……………

26 O Acordo de Aprendizagem Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Estabelece com rigor:. Finalidades e objectivos;. Processo e duração da aprendizagem;. Critérios de avaliação;. Critérios de sucesso (resultados-mudança esperados); É individual, assinado pelo formando e pelo seu superior hierárquico.

27 Vantagens do Acordo de Aprendizagem Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Cria uma ligação lógica entre o diagnóstico e a actividade de Formação; Esclarece objectivos específicos para cada acção e para cada formando; Compromisso mútuo formando – chefia; Fornece medidas concretas de mudança – melhoria; Cria e expõe uma ligação exigente entre a Formação e o resultado esperado ou desejado (critérios de sucesso).

28 Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Concepção de acções de Formação Curso de Formação Profissional Material de auto-formação Acompanhamento no posto de trabalho Estágio em local seleccionado Ensino à distância

29 A REINTEGRAÇÃO DO FORMANDO NO SEU POSTO DE TRABALHO Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09

30 A resistência à mudança Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 É hora de aplicar novos conhecimentos, técnicas e atitudes >>> novas rotinas, novos hábitos; Natural reacção de resistência por parte de alguns colegas; Sentimento de falta de reconhecimento ou de recompensa; Alguma incompreensão por parte da chefia; Dissonância cognitiva.

31 Antes da frequência de acções de Formação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 TODOS OS COLEGAS DEVEM SABER…  Quem vai, quando e porquê frequentar determinada acção;  O QUE SE ESPERA quando o formando regressar.

32 Após concluir a frequência da acção de Formação, o formando pode… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Fazer um balanço da Acção com o seu superior hierárquico e fixar indicadores-compromisso de desempenho; Fazer um esquema-resumo do que aprendeu e divulgá-lo ou afixá-lo em local visível; Dar sessões de mini-curso aos seus colegas.

33 Após a Formação é essencial… Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Não esquecer (nem desvalorizar) o que se aprendeu; Aplicar logo o que se aprendeu (enquanto está “quente”); Reforçar auto-motivação pelo que se aprendeu; Saber transmitir aos outros o que se aprendeu.

34 Apoio da comunicação interna Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 Se existir jornal, revista, site internet, intranet, cartaz de afixação ou outros meios de comunicação escrita interna… A Formação (incluindo as fotos dos formandos) devem constituir uma rubrica regular.

35 Avaliação operacional Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 No prazo de um semestre após a Formação, deve ser feita… AVALIAÇÃO do impacto final da Formação no desempenho de formandos e equipas.

36 Documentar a Formação e todas as suas fases Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 A Avaliação deve constar de Relatório; Deve explicitar também o binómio custo- benefício da Formação e a oportunidade de novas acções congéneres; É importante saber, demonstrar e documentar que a Formação se paga a si própria.

37 Exemplos de critérios de avaliação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 CAPACIDADE DE EFECTUAR NOVAS TAREFAS SEGUNDO PROCEDIMENTOS-PADRÃO; REDUÇÃO DO DESPERDÍCIO DE MATERIAIS E DE OUTROS RECURSOS; MELHORIA DO TEMPO DE RESPOSTA AUMENTO DO ÍNDICE DE SATISFAÇÃO DOS CLIENTES / UTENTES; REDUÇÃO DO NÚMERO DE RECLAMAÇÕES;

38 Exemplos de critérios de avaliação Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 09 REDUÇÃO DA FREQUÊNCIA DE AVARIAS EM EQUIPAMENTOS; REDUÇÃO DOS TEMPOS DE EXECUÇÃO DE ALGUMAS TAREFAS; REDUÇÃO DO ABSENTISMO E DA INCIDÊNCIA DE DOENÇAS PROFISSIONAIS; REDUÇÃO DO NÍVEL DE STRESS E DOS CONFLITOS NO LOCAL DE TRABALHO.