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Racionalização dos Processos Logísticos no Hospital de Santa Maria, EPE Jornadas dos Administrativos da Saúde Centro Hospitalar do Porto, EPE Helena Gaspar.

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1 Racionalização dos Processos Logísticos no Hospital de Santa Maria, EPE Jornadas dos Administrativos da Saúde Centro Hospitalar do Porto, EPE Helena Gaspar 19 de Abril de 2008 Hospital de Santo António, Porto

2 1.Enquadramento: Logística e sector da Saúde 2.Impacto da Optimização Logística no HSM 3.Papel dos Administrativos na Logística

3 1. Logística e Sector da Saúde Logística e Saúde Á medida que os custos com a prestação de cuidados de saúde crescem, e que a situação financeira dos prestadores de cuidados de saúde se deteriora, há um consenso crescente da necessidade com um novo conjunto de competências especificas que permitam reposicionar as organizações de forma a prepará-las para um ambiente de mercado competitivo. Com os custos de materiais e serviços a contarem para o segundo maior grupo de custos num hospital, é reconhecido que a gestão da cadeia de abastecimento é uma das principais áreas de melhoria, onde conseguimos impactos importantes na performance da organização. Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006

4 1. Logística e Sector da Saúde Factores críticos Grandes pressões para redução de gastos com a prestação de cuidados de saúde; Forte intervenção e regulamentação do estado (detêm um papel preponderante na prestação); Proliferação de produtos similares (mas não absolutamente idênticos), o que aumenta a complexidade da cadeia logística; No caso Português a elevada dívida do SNS aos fornecedores é factor condicionante da entrada de novos agentes pelo lado da oferta; Cadeias logísticas muito fraccionadas (quer ao nível nacional, quer ao nível internacional), dificultado assim o surgir de lógicas de conjunto; Introdução constate de novos artigos/medicamentos como forma de manter margens elevadas por parte dos fornecedores;

5 1. Logística e Sector da Saúde Uma aproximação á cadeia logística tipo Produtores DistribuidoresArmazenistas Redes de farmácias Farmácias independentes Hospitais Cuidados primários (centros de saúde, etc.) Serviços (internos) Profissionais de Saúde Utentes SNS Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP

6 1. Logística e Sector da Saúde O Papel futuro das funções Logística e Compras % de dedicação á tarefa Administrativo Gestão de parcerias com fornecedores Comercial Estratégico Desenvolvimento SC Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006

7 2. Impacto da optimização logística no HSM Hospital de Santa Maria Estabelecimento universitário de referência do Serviço Nacional de Saúde português; Desempenha funções integradas de prestação de cuidados de saúde, de formação pré, pós-graduada e continuada e constitui-se como unidade essencial dentro do sistema de saúde português; Centro de inovação e investigação; A par do apoio que presta às populações da sua zona de influência directa, o HSM garante referenciação diferenciada em múltiplas áreas clínicas, no âmbito regional e nacional e dos países de expressão portuguesa; Tem objectivos integrados de uma unidade de saúde do sistema público, com vista à garantia da equidade e universalidade do acesso, da assistência eficaz e eficiente e da promoção da qualidade e da excelência, com satisfação dos doentes e dos profissionais; Entidade Pública Empresarial desde 01 de Janeiro de 2006

8 Total de Consumos de Armazém : Impacto da Optimização Logística no HSM Hospital de Santa Maria Repartição por Categorias

9 2. Impacto da optimização logística no HSM Análise Sumária do Anterior Modelo de Logística no HSM 8 Locais distintos de armazenagem, com Layout deficiente; Reactividade na Gestão de Stocks; Circuitos da informação em suporte papel; Existências em Armazém e serviços muito elevadas (+3 meses de consumo); RH pouco qualificados; Inexistência de Estruturas Físicas e Métodos Adequadas para o Armazenamento nos Serviços Utilizadores; Ausência de Indicadores de Performance.

10 2. Impacto da optimização logística no HSM Circulo Vicioso...Rupturas Distorção da Procura Encomendas acima do necessário Aumento do stock de segurança Entregas Incorrectas Resultado: amplificação e variabilidade da procura, com atraso, e ricochete dos pendentes tempo procura Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP

11 2. Impacto da optimização logística no HSM Pressupostos do Projecto de Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Centralização de todas as localizações de armazenagem do HSM em um único Novo Armazém Central Novo armazém Central Diminuição do Stock médio no Armazém Central para cerca de 1,5 meses de existências Redução de Existências Alarga o horário de distribuição de artigos de armazém até ás 21h Alargamento de Horário Introdução de um SI que permite o controlo de todo o circuito do artigo (desde entrada em armazém até ao consumo) através de Código de Barras individualizado Implementação nos Serviços do HSM de um sistema de Armazéns Avançados com Registo de Consumos Sistema Informático de Gestão Logística

12 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Novo Armazém Centralizado Novo circuito de distribuição Novo método de reposição (KanBan) Introdução de Hardware e Software Resultados Redução das existências ao longo da cadeia; Diminuição dos desperdícios; Redução dos custos com pessoal; Aumento do tempo disponivel do pessoal de enfermagem; Aumento da disponibilidade dos artigos e satisfação do cliente interno.

13 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Novo Armazém Centralizado Layout Optimizado Apoio Administrativo Zona de Recepção de Mercadorias Zona de Devoluções Zona de Picking Zona de Expedição Armazenagem Eficiente Área de Paletizado Gestores de Stocks para cada Categoria de Artigos Arrumação dos artigos por ABC

14 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Novo circuito de distribuição

15 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Introdução de Software Solução Informática ajustada ás necessidades do HSM Leitura de Códigos de Barras Entradas e Saídas do Armazém Central Registo de Consumos nos Armazéns Periféricos de cada Serviço Gestão de Stocks nos Armazéns Periféricos Estabelecer e controlar níveis máximos e mínimos de existências Gerar Pedido de Abastecimento Informação de Gestão ao Responsável pelo Centro de Custos Gestão do Armazém Central Informação em tempo real de existências Apoio na decisão de emissão de Pedidos de Compra ao SGC Gestão e programação de entregas em armazém Gestão do Mestre Artigos Informação á Gestão sobre consumos, existências e fornecedores preferenciais em cada artigo

16 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Introdução de Software Nível Define a Quantidade máxima que o utilizador pode requisitar de determinado artigo A Aplicação Informática bloqueia qualquer pedido cuja quantidade seja superior ao Nível estabelecido

17 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM PDTs para Registo de Consumos O Registo dos consumos é feito através de PDTs instalados em cada Centro de Custos Foram adquiridos 145 PDT, sendo 10 para o Armazém Central e 135 para os Armazéns Periféricos Novos carros de distribuição Grande Optimização do espaço disponível Elevada Resistência a condições de utilização adversas Peso reduzido para facilitar o transporte dos artigos

18 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Novos Armários Modelares nos Serviços Elevado Grau de Flexibilidade Conteúdo Modelar Ajustável a qualquer artigo Maximização da utilização do espaço disponível Segurança Elevada protecção dos artigos por forma a evitar a sua deterioração Sistema de encerramento por chave única que permite o controlo da utilização

19 4. Reposição de Stocks 3. Pedidos Automáticos 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Novo Método de Reposição 2. Registo de Consumos 1. Definição de Níveis Previamente são definidos níveis por artigo para cada Armazém Periférico Os níveis são estabelecidos tendo por base o padrão de consumo do Centro de Custos que vai servir Sempre que são retirados artigos do Armazém Periférico, há que registar o consumo dos mesmos Este Consumo é registado no SI via PDT Em alguns casos é registado ao doente Os pedidos de abastecimento são gerados de forma automática pelo SI As quantidades a abastecer são definidas como sendo a diferença entre a quantidade existente e o Nível estabelecido A reposição de stocks nos Armazéns Periféricos é feita periodicamente segundo uma escala preestabelecida

20 2. Impacto da optimização logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM Resultados Eliminação do Desperdicio Simplificação de Tarefas Eliminação de Tarefas sem Valor Acrescentado Redução de Existências Diminuição dos níveis de stocks nos Armazéns Periféricos Redução das Existências no Armazém Central Baixa de Consumos Resultado do melhor controlo de existências e abastecimentos Aumento da Satisfação Melhorias nos Níveis de Serviço (taxa de enchimento) e redução do número de Rupturas Diminuição de Erros Redução de erros na introdução de dados Diminuição de erros de fornecimento Redução de Custos com Pessoal Reestruturação do Serviço Pela redução do tempo de enfermagem dedicado ao abastecimento Informação de Gestão Introdução de Indicadores com Monitorização diária para Apoio á Decisão Registo de Consumos ao Doente Cruzamento com a informação de produção

21 Janeiro Melhoria da Qualidade do Sistema Nível de Serviço % de Rupturas Resultados 2. Impacto da Optimização Logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM

22 Custos Directos 2. Impacto da Optimização Logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM -70% Número de Efectivos -32%

23 Total de Consumos de Armazém 2. Impacto da Optimização Logística no HSM Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM

24 Janeiro Recursos Humanos - 43% Armazém Central - 55% Serviços Utilizadores - 89% Consumo - 10% Redução Total 4,4 M Redução do n.º de efectivos Redução do custo médio Redução das existências no armazém central de 3 meses para 1 mês Redução das existências nos serviços utilizadores para cerca de 2 semanas Racionalização do consumo devido ao aumento da fiabilidade do sistema 2. Impacto da Optimização Logística no HSM Ganhos de Eficiência

25 Janeiro Impacto da Optimização Logística no HSM Reconhecimento Público

26 3. Papel dos Administrativos na Logística 14 elementos divididos pelas seguintes áreas Funções Gestão dos stocks Análise dos níveis por cada artigo Proposta de emissão de pedidos de compra Recepção do material Recepção dos artigos Conferência das guias com a NE Emissão e colagem de etiquetas Picking dos artigos Utilização do PDT para aviar as requisições e arrumação dos artigos nos carros de transporte Controle das guias de remessa Verificação das guias de remessa com as folhas de gasto do doente, guias de transporte, guias de consignação com as notas de encomenda e as facturas Introdução de dados no sistema Registo na aplicação das entradas e saídas de materiais utilizando o PDT e /ou o sistema informático Arquivo Arquivo das guias de remessa, com as folhas de gasto do doente, guias de transporte, guias de consignação, requisições, facturas e notas de encomenda Informação de Gestão Retirar os elementos do sistema e elaboração de mapas com a informação de gestão necessário. Contacto entre os serviços e fornecedores Contacto com os fornecedores e os serviços no sentido de encontrar as soluções para os problemas

27 Obrigado


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