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AUDITORIA DOS CONTROLES INTERNOS DAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS CARLOS ROBERTO VICTORINO RENATO FRANCISCO TOIGO.

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2 AUDITORIA DOS CONTROLES INTERNOS DAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS CARLOS ROBERTO VICTORINO RENATO FRANCISCO TOIGO

3 PREMISSAS PARA IMPLANTAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

4 - MINIMIZAR RISCOS - PLANEJAR A EVOLUÇÃO - OBTER SEGURANÇA

5 ATITUDES/AÇÕES VERIFICADAS Execução de serviços essenciais pelos próprios sócios.

6 Atribuição de responsabilidades a funcionários mais graduados e competentes, com a doação ou a transferência de quotas da sociedade.

7 Qualificação permanente da equipe; Contratação de seguro de responsabilidade técnica.

8 Rompimento de contrato com clientes considerados de alto risco tributário e pouco zelosos.

9 OBJETIVOS DA AUDITORIA INTERNA

10 n Revisão e avaliação dos controles Contábeis, Fiscais, Financeiros e Operacionais; n Determinação do grau de confiança e segurança das informações.

11 n Observação do cumprimento de normas internas e da legislação; n Avaliação da qualidade na execução de tarefas.

12 n Avaliação do cumprimento de todas as exigências legais; n Diminuição de erros que impliquem em ônus/custos para as organização contábeis.

13 B E N E F Í C I O S D A A U D I T O R I A I N T E R N A

14 n n Avaliação de todos os procedimentos internos; n n Análise do fluxo de documentos; n n Analise do armazenamento de dados.

15 n Analise da competência dos colaboradores; n Atribuição de responsabilidades; n Facilidade na execução das tarefas.

16 n Orientação a clientes sobre procedimentos que auxiliem a execução dos serviços; n Identificação fácil e ágil de possíveis erros; n Proposição de novos procedimentos internos;

17 n Acompanhamento da legislação pelos auditores; n Minimização de erros e consequentes indenizações; n Utilização como instrumento de marketing.

18 n Motivação de colaboradores; n Facilidades na composição de custos; n Controle geral da organização.

19 PRESSUPOSTOS PARA IMPLANTAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

20 CONHECIMENTO DA ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL CONHECIMENTO DA ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL CARACTERÍSTICAS E MIX DOS SERVIÇOS CARACTERÍSTICAS E MIX DOS SERVIÇOS ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

21 CONHECIMENTO DA ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL

22 n visão –Aonde a sociedade quer ir ou estar? – –O caminho que a organização deve seguir para executar o plano desejado. n MISSÃO – –Qual a finalidade da organização? – –Por que a organização existe, ou sua razão de ser? – –O que a organização faz? – –Quais seus objetivos institucionais? – –Para quem e porque foi criada?

23 n POLÍTICA –Diz respeito aos princípios, as diretrizes e a filosofia da sociedade. n VALORES –Os valores são os pilares internos das organizações e as condutas que definem o caráter da sociedade. – –São as diretrizes para que, se executando a missão, se alcance a visão.

24 ARQUITETURA ORGANIZACIONAL DAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS

25 n n Visão sistêmica da empresa; n n Entender e desenvolver o negócio como um todo; n n Definição de ações estruturadas e focadas no futuro; n n Identificar as necessidades do mercado.

26 n n Determinar sua expertize, especialidade ou vocação; n n Definir seus processos internos e sistemas de informações; n n Avaliar o seu Capital Humano e Intelectual; n n Levantar suas necessidades de Capital Estrutural.

27 n n Avaliar se suas metas e objetivos foram alcançados; n n Alinhar tudo isso como sua estratégia organizacional; n n Estimular a cultura do compromisso com a excelência; n n Foco em R E S U L T A D O S.

28 n AVALIAÇÃO DO n AVALIAÇÃO DO SWOT – PONTOS FORTES – PONTOS FRACOS – OPORTUNIDADES – AMEAÇAS

29 P O N T O S F O R T E S n n Equipes treinadas e preparadas; n n Gestão dos Processos Estruturados; n n Base de clientes consolidada e em ampliação; n n Serviços de grande aceitação no mercado; n n Atuação em serviços diferenciados; n n Um bom Sistema Operacional; n n Empresa conhecida e de renome.

30 P O N T O S F R A C O S n n Marketing; n n Capacidade de investimento; n n Equipes em fase de treinamento; n n Equipamentos e sistemas como necessidade de atualização; n n Espaço físico limitado; n n Estruturação de Processos não definida.

31 O P O R T U N I D A D E S n n Base instalada com potencial de investimento e crescimento; n n Aumento do Share (novos mercados) - Olimpíadas e Copa do Mundo; n n Concorrência despreparada; n n Ampliação de serviços com atuais e futuros clientes; n n Aliança com consultores/advogados e especialistas.

32 A M E A Ç A S n n Atuação da Concorrência na base instalada; n n Surgimento de novas empresas de contabilidade; n n Recessão em segmentos que atua; n n Falta de pessoal; n n Turnover elevado/retenção talentos?; n n Falta de um Sistema operacional; n n Falta de estrutura técnica dos Clientes; n n Concorrência– jamais a ignore!!!

33 CARACTERÍSTICAS E MIX DOS SERVIÇOS

34 S E R V I Ç O S S E R V I Ç O S n P R I N C I P A L –Especialista n C O M P E T I T I V O –Atender o Mercado n N E C E S S Á R I O –Atender ao Cliente

35 CARACTERÍSTICAS DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS n Mercadorias são bens TANGÍVEIS já os serviços são INTANGÍVEIS; n Serviços são: CONHECIMENTO e HABILIDADES; n Os serviços são caracterizados pela PESSOALIDADE; n Não há como ESTOCAR serviços!

36 O CLIENTE NÃO COMPRA SERVIÇOS O QUE ELE COMPRA? n Ele compra a transferência de responsabilidade, segurança e a promessa de que terá um futuro mais tranquilo num certo prazo, dentro de um orçamento e de uma forma que satisfaça e atenda as suas expectativas.

37 M I X D O S S E R V I Ç O S

38 n n Gestão Contábil; n n Gestão Fiscal; n n Gestão de Pessoas - RH / DP; n n Gestão do Patrimonial; n n Gestão Legal; – –Constituição, Cisão, Fusão, Incorporação e Distrato de sociedades; n n Planejamento Tributário / Diagnóstico; n n Auditoria - interna e externa; n n Custos - Formação do preço de venda.

39 n n Perícia: Contábil, Trabalhista, Fiscal, Empresarial; n n Elaborações de laudo de avaliação de Patrimônio Líquido; n n Recuperação de tributos – avaliação e análise de créditos; n n Recuperação de Empresas – judicial e extrajudicial; n n Suporte no desenvolvimento e na implantação de software; n n Consultoria financeira empresarial; n n Elaboração de orçamentos e análise de viabilidade.

40 n n Consultoria Contábil e Tributária; n n Consultoria Financeira Empresarial; n n Elaboração de orçamentos e análise de viabilidade; n n Análise de Balanço e situações patrimoniais; n n Obrigações acessórias; n n Controles mensais dos tributos das pessoas físicas – carne leão; n n Declaração IRPJ.

41 n n Avaliação de empresa e negócios e elaboração do laudo; n n Acompanhamento de fiscalização e revisões fiscais; n n Certidões negativas e ou positiva de débitos; n n Elaboração de contratos e cadastros; n n Solicitação de parcelamentos de tributos.

42 E S T R U T U R A O R G A N I Z A C I O N A L

43 A EMPRESA DE SERVIÇOS CONTÁBEIS DEVE ESTAR ALICERÇADA EM QUATRO BASES SÓLIDAS PRIMEIRA BASE : QUALIDADE TÉCNICA SEGUNDA BASE : EQUIPE / CH / CI / CR TERCEIRA BASE : OPERACIONAL / APOIO QUARTA BASE : MARKETING CENTRADO NO CLIENTE E IMAGEM INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL

44 DEPARTALIZAÇÃO n n Divisão do trabalho em funções; n n Agrupamento das tarefas assemelhadas; n n Responsabilidade e autoridade simultâneas; n n Coordenação dos esforços visando o mesmo fim; n n Centralização do controle; n n Utilização de plena capacidade e a habilitação especializada do pessoal.

45 CAPITAL HUMANO E INTELECTUAL n n Conhecimento; n n Processos desenvolvidos; n n Competências; n n Habilidades técnicas; n n Poder de inovação; n n Poder de aprender rapidamente; n n Capacidade de adaptação às mudanças; n n Expertise; n n Valores; n n Cultura e n n Filosofia.

46 n I N S T A L A Ç Õ E S – Espaços / Salas independentes – Arquivos (ativos / inativos) – Biblioteca técnica – Sala atendimento / Mobiliário – Iluminação / Climatização – Recepção / Telefonista CAPITAL ESTRUTURAL

47 n E Q U I P A M E N T O S –M I C R O S (rede: wireless ou via cabo) –S E R V I D O R E S - NUVENS n de arquivos - Data Center / Local n de backup / de comunicação –SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO telefone / fax / voip telefone / fax / internet (banda larga) / intranet n Messenger/MSN – SKYPE n Redes Sociais

48 n E Q U I P A M E N T O S –I M P R E S S O R A S n em rede / remotas wireless –S E G U R A N Ç A n nobreak n estabilizadores n rede elétrica independente –A P O I O n trituradora / fragmentadora de papel n fotocopiadora / calculadoras / scanner CAPITAL ESTRUTURAL

49 n S O F T W A R E S –C O R P O R A T I V O S –I N T E G R A D O S ?? –S E G U R A N Ç A n password n antivirus n antispyware / firewall n backup (diário / semanal / fora) –A P L I C A T I V O S –C O M U N I C A Ç Ã O CAPITAL ESTRUTURAL

50 CAPITAL DE IMAGEM INSTITUCIONAL n N O M E n L O G O M A R C A n C O R E S n S L O G A N n P E S S O A S

51 QUAL A IMAGEM QUE A MINHA EMPRESA TRANSMITE? n Profissionalismo n Segurança n Solides n Dinâmica n Tradição / Seriedade n Criativa

52 QUAL A IMAGEM QUE A EMPRESA NÃO DEVE TRANSMITIR? n Amadores n Irresponsáveis n Indecisos n Sem ética n Desorganizada n Burocrática n Sem liderança / Sem comando n Equipe despreparada / Lenta

53 IMAGEM DA SOCIEDADE n M A R C A – Branding ASSOCIADA A UM PRODUTO ASSOCIADA A UM PRODUTO ASSOCIADA A UM SERVIÇO ASSOCIADA A UM SERVIÇO ASSOCIADA A UMA PESSOA ASSOCIADA A UMA PESSOA ASSOCIADA A UM TEMA ASSOCIADA A UM TEMA ASSOCIADA A UM EVENTO ASSOCIADA A UM EVENTO

54 C A P I T A L D E R E L A C I O N A M E N T O S NET WORK

55 QUEM É O CLIENTE? n É a pessoa que recebe os serviços resultantes de um processo no intuito de satisfazer as suas necessidades e cuja aceitação depende a sobrevivência de quem os fornece.

56 QUEM CONHECE O CLIENTE? n OS SÓCIOS OU PROPRIETÁRIO n OS GERENTES/COORDENADORES n TODOS n ALGUÉM n NINGUÉM

57 P E R F I L D O S C L I E N T E S P E R F I L D O S C L I E N T E S

58 n MICROS - ME - MEI - EIRELI n PEQUENOS - EPP n MÉDIOS n GRANDES QUAIS SÃO OS NOSSOS CLIENTES?

59 n Qual o índice de crescimento do cliente? n Perspectivas e investimentos do cliente no próprio negócio. n Evolução receita x despesas. n Qual a rentabilidade do cliente? QUAL O SUCESSO DOS NOSSOS CLIENTES?

60 n Expectativas dos clientes com os nossos serviços; n Relação entre retenção dos clientes e lucratividade; n Calcule qual o valor do seu cliente; n Nível de satisfação e lealdade. QUAL O GRAU DE SATISFAÇÃO DOS NOSSOS CLIENTES?

61 n Índice de rotatividade n Motivo(s) das perdas n Valor monetário das perdas QUAL A PERMANÊNCIA DOS CLIENTES?

62 CLIENTE e NÓS n Tem uma Necessidade n Tem uma Escolha n Tem Sensibilidade n Tem Urgência n É Único n Tem Expectativas n Tem Influências n Temos um Trabalho a Fazer n Devemos ser a Melhor Escolha n Devemos ser Atenciosos n Devemos ser Ágeis n Devemos ser Flexíveis n Devemos Superá-las n Esperamos ter mais CLIENTES EM RAZÃO DO CLIENTE NÓS EXISTIMOS !

63 CAPITAL GOODWILL CAPACIDADE DE GERAR RIQUEZAS E NEGÓCIOS n Serviços disponíveis n Conhecimento técnico n Qualificação da equipe n Treinamento da equipe

64 "Na era do conhecimento, as empresas mais bem sucedidas serão aquelas com a capacidade de aprender mais rápido que seus c o n c o r r e n t e s." Peter Drucker

65 RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DAS ORGANIZAÇÕES C O N T Á B E I S

66 n RESPONSABILIDADES PREVISTAS : Pelo Código Civil; Pelo Código Civil; Pelo Código Penal; Pelo Código Penal; Pelo Código Tributário Nacional; Pelo Código Tributário Nacional; Pelos Órgãos de Classe. Pelos Órgãos de Classe.

67 PRINCÍPIOS DE AUDITORIA INTERNA NAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS

68 n Constante e permanente; n Independência; n Objetividade e imparcialidade; n Planificação.

69 n Regulamentação; n Analise do conjunto; n Monitoramento dos resultados.

70 P E R F I L D O A U D I T O R I N T E R N O

71 n Comprometimento com a organização; n Conhecimento interno da organização e de seus clientes; n Conhecimento técnico, experiência e capacidade profissional;

72 n Capacidade analítica, intuitiva e criteriosa. n Capacidade para criar novos métodos, implantar e liderar mudanças; n Conhecimentos sólidos sobre o sistema de processamento eletrônico de dados existente na organização.

73 n Conhecimentos da legislação contábil, societária, tributária e trabalhista, obrigações acessórias e demais exigências burocráticas; n Visão para evolução permanente da organização; n Estar em constante desenvolvimento profissional.

74 n Cordialidade, simpatia e ponderação; n Bom relacionamento com clientes e colaboradores; n Independência em suas atitudes que deverão ser respaldadas pela direção.

75 ÁREAS DE DESENVOLVIMENTO n DUAS GRANDES ÁREAS Auditoria de controles internos Auditoria de controles internos Auditoria de clientes Auditoria de clientes

76 AUDITORIA DOS CONTROLES INTERNOS

77 O b j e t i v o s Avaliar, validar, ou não, todos os procedimentos internos da organização.

78 Fluxo de documentos Fluxo de documentos Fluxo de informações Fluxo de informações Logística das informações e dos dados Logística das informações e dos dados

79 Segurança das informações e dos dados Segurança das informações e dos dados Validação dos procedimentos Validação dos procedimentos Avaliação dos colaboradores Avaliação dos colaboradores

80 A U D I T O R I A D E C L I E N T E S

81 O b j e t i v o s O b j e t i v o s Analisar os procedimentos de cada setor para com o cliente.

82 n Setor Paralegal O b j e t i v o n Verificar a documentação legal que ampara o registro da empresa cliente em todas as repartições.

83 n Setor Fiscal e Tributário O b j e t i v o s n Auditar se o enquadramento tributário da empresa cliente está de conformidade com a legislação; n Analisar os procedimentos de apuração e pagamento de tributos; n Conferir se todos os procedimentos de obrigações acessórias estão sendo cumpridos.

84 n Setor de Contabilidade O b j e t i v o s n Analisar os procedimentos contábeis praticados pela empresa de contabilidade; n Auditar saldos contábeis de valores originários de documentos produzidos dentro da organização contábil.

85 n Setor de Contabilidade O b j e t i v o s n Verificar consistência dos valores apurados em balanços e balancetes; n Examinar demonstrações contábeis, parte formal e legal.

86 n Setor de Pessoal O b j e t i v o s n Analisar, investigar, apurar e conferir a aplicação da legislação trabalhista, previdenciária e sindical; n Verificar o sistema de controles na sede do cliente; n Validar procedimentos realizados referente a área.

87 n Setor de Pessoal O b j e t i v o s n Apurar eventuais falhas na observância das obrigações acessórias e burocráticas e saná- las; n Buscar maior eficiência do setor com o objetivo de evitar multas; n Diminuir eventuais passivos trabalhistas.

88 PAPÉIS DE TRABALHO n Podem ser elaborados em meio físico ou eletrônico; n Constituem documentos e registros dos fatos, informações e provas obtidos pela auditoria; n Abrangência e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extensão dos procedimentos de Auditoria Interna.

89 PAPÉIS DE TRABALHO n Nome do auditor; n Nome da empresa cliente auditada; n Atividade exercida pela empresa; n Localização da empresa cliente; n Tipo de sociedade; n Perfil dos sócios; n Principal pessoa de contato na empresa auditada.

90 PAPÉIS DE TRABALHO n Tipo de tributação; n Principais tributos pagos; n Grau de inadimplência de tributos; n Situação financeira do cliente; n Data da última auditoria; n Inconformidades da última auditoria;

91 PAPÉIS DE TRABALHO n Setor a ser auditado; n Responsável pelo setor; n Tarefas executadas pelo setor; n Análise do enquadramento do cliente; n Análise dos procedimentos; n Procedimentos de comunicação.

92 ANÁLISE DE RESULTADOS n Verificação da inconformidade; n Origem da inconformidade; n Implicações da inconformidade; n Eliminação da inconformidade; n Elaboração de documento que a suporte.

93 ALTERAÇÕES SUGERIDAS n Detalhar procedimentos atuais e sugerir alterações fundamentadas considerando: –Melhoria de procedimentos; –Agilidade na execução de tarefas; –Melhoria de controles; –Adaptação á realidade do cliente; –Não elevação de custos.

94 IMPLANTAÇÃO DAS ALTERAÇÕES n Forma de realização; n Quem é o responsável; n Data prevista para a implantação; n Necessidade ou não de comunicação ao cliente; n Acompanhar os resultados.

95 ELIMINAÇÃO DAS INCONFORMIDADES n Verificar se as inconformidades foram sanadas com os procedimentos sugeridos. n Sim – Dar continuidade; n Não – Analisar novas formas de execução da tarefa.

96 CONTROLE PERMANENTE n A auditoria interna nas organizações contábeis deve ser um trabalho constante e permanentemente monitorado, com o objetivo de que os colaboradores sintam-se protegidos e os proprietários conscientes do que ocorre com seus clientes e com suas organizações.

97 CONSULTORIA INTERNA PELO AUDITOR n O auditor interno deve estar permanente prestando consultoria em todas as áreas, para seus clientes internos e externos.

98 "Não é o mais forte da espécie que sobrevive, nem o mais inteligente; é o que melhor se adapta as m u d a n ç a s." Charles Darwin

99 QUEREMOS SER EXCELENTES Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, fazemos. A excelência, portanto, não é um feito mas sim um hábito. Aristóteles

100 A U D I T O R I A I N T E R N A N A S E M P R E S A S D E S E R V I Ç O S D E C O N T Á B E I S FIM! CARLOS ROBERTO VICTORINO RENATO FRANCISCO TOIG O


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