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CAPACITAÇÃO DE ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL QUE BENEFICIAM DE SUBVENÇÕES ATRAVÉS DO INSTRUMENTO EUROPEU PARA A DEMOCRACIA E DIREITOS HUMANOS.

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1 CAPACITAÇÃO DE ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL QUE BENEFICIAM DE SUBVENÇÕES ATRAVÉS DO INSTRUMENTO EUROPEU PARA A DEMOCRACIA E DIREITOS HUMANOS.

2 Agenda  Introdução  Tipos de sistemas e procedimentos  Perguntas a colocar  Como desenhar  Exercício

3 Introdução  Sistemas e procedimentos têm um papel na organização. Ajudam a clarificar como se devem fazer as coisas e podem simplificar a vida. Contudo, são os mesmos sistemas e procedimentos que podem fazer da organização um monstro burocrático. O que nunca podemos esquecer é de que sistemas e procedimentos existem para apoiar a organização e os seus funcionários. São um meio e não um objectivo.  Em termos de desenvolvimento organizacional, a prioridade de desenvolver sistemas e procedimentos vem depois de Visão, Missão, Estratégias e Estruturas. São feitas em função destes elementos.

4 Tipos de Sistemas e Procedimentos - Exemplos  Estatutos  Procedimentos financeiros  Procedimentos administrativos  Definição de funções (Job description)  Sistema de gestão financeira  Procedimentos na gestão de recursos humanos  Sistemas de gestão de recursos humanos  Procedimentos na gestão de projectos (metodologias, passos)  Sistema de gestão de qualidade (monitoria, avaliação)  Sistema de Gestão de Conhecimentos  Sistema de gestão de relações com clientes (CRM)  Descrição de processos (qualificação ISO)

5 Perguntas a colocar  Em escolher as prioridades em termos de sistemas e procedimentos temos que fazer as seguintes perguntas:  O que é que agora não esta a correr bem por falta de um procedimento ou um sistema?  Podemos resolver o problema sem elaborar um procedimento ou um sistema? O que esperamos do procedimento ou sistema? Quais são as nossas expectativas?  Existem procedimentos ou sistemas que realmente precisamos elaborados por outros que podemos adaptar e implementar na nossa organização?  Quanto tempo e dinheiro é que vai custar o desenvolvimento do procedimento ou sistema?  Temos as capacidades internas para implementar e usar o sistema ou procedimento? Se não, como vamos resolver a questão?

6 Como desenhar processos  Identificar os passos principais (onde começa, onde termina e o que acontece entre o principio e o fim)  Quem estão envolvidos no processo (funções, departamentos, organizações)  Quais os papeis e responsabilidades dos envolvidos no processo  Descrever o processo e o fluxo de bens, serviços ou informações em forma gráfica  Procurar identificar os (possíveis) problemas e/ou maneiras de simplificar o processo (menos passos, menos pessoas envolvidas, juntar responsabilidades).

7 Exercício  Desenhe o processo do seu almoço com base nos passos acima descritos.


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