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ESCRITÓRIO DE PROCESSOS – PROPLAN/PROGESP/CPD Escritório de Processos – UFRGS/PROPLAN – Profa. Ângela F. Brodbeck Gestão de Processos no âmbito das IFES:

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1 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS – PROPLAN/PROGESP/CPD Escritório de Processos – UFRGS/PROPLAN – Profa. Ângela F. Brodbeck Gestão de Processos no âmbito das IFES: uma visão de integrada de sistemas de Governo, sistemas internos e dos aspectos administrativos e políticos

2 Ângela F. Brodbeck Universidade Federal do Rio Grande do Sul Escola de Administração/PPGA Professor Associado Coordenadora do Escritório de Processos Doutor em Administração de Empresas – Sistemas de Informação e de Apoio à Decisão Planejamento e Alinhamento Estratégico da Tecnologia da Informação E-Business, Sistemas Integrados de Gestão – ERP, CRM Gerenciamento dos Processos do Negócio Gestão da Informação Business Intelligence (BI) e Balanced Scorecard (BSC) Tel: 51) (Gabinete na EA) / (Escritório de Processos-UFRGS)

3 Des (alinhamento) do negócio Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD CUSTOS NÃO COMPREENSÃO ERROS !!

4 Estruturas Organizacionais Escritório de Processos - PROPLAN Barreiras Funcionais Barreiras Hierárquicas + = Ilhas Isoladas de Conhecimento problemas de informação

5 Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Problemas na visão por função Ligação entre as áreas da empresa Impacto deste fluxo conter um problema nas demais áreas e no resultado da empresa como um todo Outras áreas e pessoas realizando as mesmas tarefas mas de forma diferente Tráfego de documentos e mensagens Tempo de parada em tarefas ou pessoas Informações gerenciais atendidas

6 Estruturas Organizacionais Escritório de Processos - PROPLAN IFES... IDEAL

7 Primeiro: perceber a cadeia de valor do negócio Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD FLUXO DE INFORMAÇÃO Operação Compras P&D Finanças Logística Marketing Sistemas de Informação Fornecedor Cliente Sistemas de Informação

8 Segundo: perceber os Processos da Cadeia de Valor Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

9 Conceito de Processos Sequência específica das atividades de trabalho, com começo e fim, com entrada e saída, que identifica uma estruturação (Davenport, 1994) para Conjunto de atividades realizadas numa sequência ordenada com o objetivo de produzir um bem ou um serviço de valor para um grupo específico de clientes (Hammer e Champy, 1994) utilizando Conjunto de recursos (homens, equipamentos, materiais, métodos, informações e ambientes), estruturados ao longo de etapas bem definidas que, desempenhando tarefas específicas, contribuem para a produção de bens e serviços (Paladini, 1995) Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

10 O que é gestão por processos Enfoque administrativo aplicado por uma organização que busca a otimização e melhoria da cadeia de seus processos, desenvolvida para atender necessidades e expectativas das partes interessadas, assegurando o melhor desempenho possível do sistema integrado a partir da mínima utilização de recursos e do máximo índice de acertos. Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Início Cliente Requisita Fim Pacote entre- gue Cliente Requisita Processo do Cliente Cliente Requisita Processo do Cliente Cliente Requisita Processo do Cliente

11 Diferença entre os tipos de processos Início Cliente Requisita Fim Pacote entre- gue Cliente Requisita Processo do Cliente Cliente Requisita Processo do Cliente Cliente Requisita Processo do Cliente Processos de negócio Processos administrativos Diferenças de gestão dos processos Processos administrativos a gestão é feita em termos de quantidade, valores, etc. Processos de negócio a gestão é feita em termos de atendimento das demandas, atrasos, erros, volume de pessoas necessárias, etc. Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

12 Tipos de Processos De produção básica Fabricação de bicicleta, de carros OU desenvolvimento de um novo curso de graduação De serviços Atendimento de clientes/fornecedores, atendimento de usuários pela área de TI OU atendimento aos alunos Burocráticos Contas a pagar, arquivamento de documentos contábeis Comportamentais Integração gerencial, aviso de férias, demissões De mudança Estruturação de uma nova gerência com geração de documentação com normas e procedimentos De direcionamento Definição de metas da empresa, de grupo, de indivíduos De negociação Definição de preços com fornecedor, definição de laudos técnicos De monitoração Acompanhamento do planejamento e orçamento; de uma ordem ou processo judicial OU acompanhamento de um empréstimo de livro, de um processo de pedido de quebra de requisitos Profª Ângela F. Brodbeck

13 Visão Integrada ponta-a-ponta Visão Fragmentada Ilhas Visão por Processos em IFES Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Gerenciamento / Execução de Processos Inexistência de documentação de como são feitas as atividades Atividades estão na cabeça de uma única ou poucas pessoas Documentar e tornar processos eficientes Garantir que sejam executados sempre da mesma forma Garantir que a legislação e procedimentos padrões sejam seguidos Atender demandas de clientes internos e externos de forma padronizada, automatizada e otimizada Através de Sistemas de Informação

14 Metodologia da Gestão por Processos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Fase 1 Análise de Contexto Fase 2 Análise do Processo Atual Fase 3 Criação do Processo Novo Fase 4 Redesenho do Trabalho Fase 5 Planejamento da Implantação e Gestão da Transição Sistema de Medição e Gerenciamento do Desempenho do Processo Padrão Técnico do Trabalho Plano de Capacitação das Pessoas Organização Gerenciada como Sistema Integrado Fase 0 Formulação / Classificação da Estratégia

15 Ferramentas diferentes para situações diferentes Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Para a visão por processos ARIS Tool Set WebSphere Modeler SERPRO e MPOG

16 Análise de Contexto e Modelagem de negócio Conhecer mais profundamente o negócio e sua dinâmica, facilitando o entendimento comum do negócio pelas partes interessadas Entender os principais problemas da organização, identificando melhorias potenciais Avaliação e análise do impacto de mudanças de requisitos nos processos existentes e nos sistemas que os suportam, pela visão integrada de seus inter- relacionamentos Apoiar na identificação de requisitos dos sistemas que irão apoiar os processos de negócio. Com o apoio de um modelo de negócio, é possível desenvolver sistemas mais integrados e alinhados com as estratégias de negócios dos clientes e apoiar a proposição de novos serviços de TIC Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

17 Relatório TCU – Itens 1.4 e 1.5 Buscar Relatório Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Macro Processos Finalísticos Item 1.4 Macroprocessos de Apoio Item 1.5

18 Mapa de Contexto de uma IFES 18 Escritório de Processos - PROPLAN Processos Finalísticos ENSINO PROCAD PROGRAD PROPG CAMGRAD ENSINO PROCAD PROGRAD PROPG CAMGRAD PESQUISA PROPESQ CAMPESQ PESQUISA PROPESQ CAMPESQ EXTENSÃO PROREXT CAMEX EXTENSÃO PROREXT CAMEX UNIDADES ACADÊMICAS (básico e superior) UNIDADES ACADÊMICAS (básico e superior) Executam Processos de Apoio (Administração Superior, Reitoria e Órgãos Complementares/Suplementares) GESTÃO GABINETE, PROPLAN, UNIDADES COORDENADORIAS, CONSELHOS GESTÃO GABINETE, PROPLAN, UNIDADES COORDENADORIAS, CONSELHOS INFRAESTRUTURA e GESTÃO AMBIENTAL SUINFRA, BIBLIOTECA, SPH, EDITORA, CEBP INFRAESTRUTURA e GESTÃO AMBIENTAL SUINFRA, BIBLIOTECA, SPH, EDITORA, CEBP TÉCNICO CPD, CESUP, SEAD, SEDETEC, ILEA, SAI, AUDIN, PROCURADORIA, PROGESP TÉCNICO CPD, CESUP, SEAD, SEDETEC, ILEA, SAI, AUDIN, PROCURADORIA, PROGESP RELACIONAMENTOS RELINTER, SECOM, SAE RELACIONAMENTOS RELINTER, SECOM, SAE Suportam Demandam FORNECEDORES Entregam Ambiente Interno POLÍTICAS/DIRETRIZES Governo Federal Ministério da Educação Ministério de Planejamento Orçamento e Gestão Ministério da Fazenda POLÍTICAS/DIRETRIZES Governo Federal Ministério da Educação Ministério de Planejamento Orçamento e Gestão Ministério da Fazenda ÓRGÃOS FISCALIZADORES Tribunal de Contas da União Controladoria Geral da União ÓRGÃOS FISCALIZADORES Tribunal de Contas da União Controladoria Geral da União PARCERIAS e FINANCIADORES Demais Ministérios Fundações de Apoio PARCERIAS e FINANCIADORES Demais Ministérios Fundações de Apoio SOCIEDADE Alunos Instituições Empresas Outros SOCIEDADE Alunos Instituições Empresas Outros Direcionam Atuam em Controlam Resultados Ambiente Externo Entregam

19 GESTÃO ESTRATÉGICA E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL PROCESSOS FINALÍSTICOS GESTÃO OPERACIONAL ENSINOPESQUISAEXTENSÃO Apoio

20 GESTÃO ESTRATÉGICA E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL GESTÃO DE PROCESSOS E INFORMAÇÃO AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL COMUNICAÇÃO GESTÃO DE RELACIONA- MENTO Apoio

21 PROCESSOS FINALÍSTICOS PESQUISA E EXTENSÃO INTERAÇÕES ACADÊMICAS - Abertura - Vida da Interação - Encerramento EVENTOS - Planejamento - Execução - Encerramento CURSOS DE EXTENSÃO - Inscrição - Participação - Certificação PROJETOS DE PESQUISA - Planejamento - Execução - Publicação ENSINO ENSINO (Graduação, Pós-Graduação, Básico e Profissionalizante – modalidades presencial e à distância) SELEÇÃOINGRESSO VIDA ACADÊMICA DIPLO- MAÇÃO PROJETO ACADÊMICO -Credenciamento -Oferta de Cursos -Planejamento do Ano Letivo) Letivo) PROCESSOS FINALÍSTICOS interagem

22 GESTÃO OPERACIONAL AUDITORIAASSESSORIA JURÍDICA GESTÃO FINANCEIRA GESTÃO DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES GESTÃO DE INFRAES- TRUTURA GESTÃO DE PESSOAS SERVIÇOS CORPORA- TIVOS Apoio

23 Macro Fluxo dos Macroprocessos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Compras

24 O Método e a Ferramenta Combinados Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

25 Algo (atividade, saída, relacionamento entre áreas) que existe mas não deveria existir, pois não agrega valor Exemplo: reconferências Algo (atividade, saída, relacionamento entre áreas) que não existe mas deveria existir, pois agregaria valor Exemplo: processo eletrônico Algo (atividade, saída, relacionamento entre áreas) que existe, deveria existir, mas, atualmente, como não funciona a contento em vez de agregar valor é um problema Exemplo: tempo de execução de um processo licitatório Profª Ângela F. Brodbeck D25 Identificação de Melhorias

26 Processos em uma IFES – Gestor/Portal de Processos Emprenho Liquidação e Pagamento Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

27 SERPRO e MPOG – Diagrama de Contexto dos Sistemas Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

28 Diagrama E-R (Entidade-Relacionamento) dos Sistemas Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

29 Executando e Monitorando Processos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD O gestor entra no software e aparece a lista de demandas dos processos sob sua responsabilidade, em andamento Pode ser programado para que apareçam apenas as demandas em atraso (status vermelho) Para obter detalhes da demanda, clicar em cima dela

30 Executando e Monitorando Processos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD O gestor pode ter detalhes da requisição (demanda) e saber quem é o fornecedor ou cliente Office Depot

31 Executando e Monitorando Processos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD O gestor pode ter detalhes do diagrama (fluxo) do processo para saber em que tarefa está parado

32 Executando e Monitorando Processos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Clicando na tarefa pode ter acesso ao cronômetro da tarefa para identificar os tempos médios de execução da tarefa e ver o que pode estar acontecendo

33 Analisando o Comportamento do Processo Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Periodicidade: dia, semana Categoria: produto/serviço, cliente, etc. O gestor pode fazer uma análise gerencial das demandas, ou seja, verificar quantas demandas estão em atraso, concluídas, etc.

34 Analisando o Comportamento do Processo Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD O gestor pode fazer uma análise gerencial do tempo de ciclo de realização de cada demanda ou de cada processo Objetivo: promoção de melhorias

35 Analisando o Comportamento do Processo Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD O gestor pode fazer os contadores de realização de processos realizados, rejeitados (ou não aprovados), cancelados, etc. Objetivos: controle; promoção de melhorias; análise de volumes, etc.

36 Como fazer tudo isto funcionar e ser implementado? Equipe de especialistas com visão de sistemas e processos Existe uma metodologia que gera artefatos e usa ferramentas Equipe não trabalha sozinha, precisando trabalhar em conjunto com os donos do processos Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD Capacitação ufrgs.br/escritoriodeprocessos

37 Algumas Entregas do Escritório de Processos Metodologia e simbologia adequada Capacitaçäo Diagramas de contexto organizacionais, macroprocessos finalísticos e de apoio, macrofluxos dos processos crìticos Templates para os diagramas servindo de documentaçäo Diagramas dos processos em detalhe Site institucional do Escritório de Processos Portal de Processos Inserçäo dos diagramas dentro dos novos sistemas como um manual/tutorial de como utilizar o sistema Apoio às implementaçöes dos novos sistemas e, consequentemente, dos novos processos Instrumentos de levantamento de processos e melhorias Outros Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

38 Mapa de Contexto Diagrama de Processos (críticos, macro fluxos, diagramas) Macroprocessos APOIO APOIO

39 Processos Administrativos, Dados, Documentos Modelo de Dados Formulários Necessidades de Automação através de Sistemas de Informação Informação Controle e Gestão

40 Benefícios da Gestão por Processos Visibilidade - controle e transparência do processo de negócio, permitindo a análise de um processo através de dados históricos ou de sua monitoração em tempo real. Melhoria contínua e inovação - constante refinamento do processo através de melhorias baseadas em métricas extraídas da sua execução. Maior agilidade processos e tecnologias mais gerenciáveis e flexíveis, permitindo rápida adaptação às demandas de mercado. Padronização - garantia de execução consistente do processo através de uma definição clara do que deve ser feito, como, quando e por quem. Compliance - atendimento aos níveis de serviços, às regulamentações e políticas internas através do gerenciamento efetivo da execução dos processos. Trabalho em equipe - compartilhamento do entendimento dos processos para todos os envolvidos, uniformizado a execução e identificando claramente as funções. Redução de custos - gestão efetiva dos processos, proporcionando meios para redução de retrabalho e gastos com materiais. Aumento de receita - processos mais produtivos e eficientes, além de melhoria significativa no serviço aos clientes. Escritório de Processos – Uma Iniciativa PROPLAN/PROGESP/CPD

41 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS – PROPLAN/PROGESP/CPD Escritório de Processos – UFRGS/PROPLAN – Profa. Ângela F. Brodbeck Gestão de Processos no âmbito das IFES: uma visão de integrada de sistemas de Governo, sistemas internos e dos aspectos administrativos e políticos


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