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1 MANUAL DE ORÇAMENTO PROF. JOSÉ BEZERRA CORREIA.

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1 1 MANUAL DE ORÇAMENTO PROF. JOSÉ BEZERRA CORREIA

2 2 MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE PROCESSO DE GESTÃO PLANEJAR CONTROLAR EXECUTAR

3 3 Para se entender a evolução do pensamento estratégico empresarial, faz-se necessário analisar seu ponto de partida, as estratégias militares. A origem da palavra estratégia vem do termo grego strategos, que combina stratos (exército) com ag (liderar) e significa literalmente a função de general do exército. O termo foi utilizado largamente pelos exércitos para determinar as ações ofensivas, com o único propósito de alcançar a vitória sobre o inimigo. Somente na segunda metade do século XIX, após a Segunda Revolução Industrial, é que esta palavra começou a ser adaptada ao contexto dos negócios, com o intuito de criar uma vantagem competitiva sustentável. 1.1 EVOLUÇÃO DO PLANEJAMENTO MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

4 4 1 a Fase – Planejamento Financeiro Floresceu na metade do século XX, nos Estados Unidos, quando o planejamento financeiro, representado pelo orçamento, começou a ter aceitação crescente. O planejamento financeiro é o processo de decidir o que a empresa vai fazer. O principal dispositivo formal para fazer planos na empresa é o orçamento, que é uma demonstração dos planos em termos financeiros (ANTHONY, 1965). 2 a Fase – Planejamento de Longo Prazo Nos anos de 1960 surgiu o planejamento de longo prazo, que segundo Tavares (2000) extrapolada o contexto organizacional por meio de avaliações do impacto das decisões atuais a longo prazo. O planejamento de longo prazo tinha como características principais à projeção de tendências e a análise de lacunas. O futuro pode ser melhorado por uma intervenção ativa no presente (ACKOFF, 1976). MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

5 5 3 a Fase – Planejamento Estratégico Os anos a partir de 1970 são considerados como a idade de ouro da estratégia empresarial. A proliferação de conceitos, de escolas de administração, de empresas de consultoria estratégica e de staffs de planejamento refletia a então crescente aceitação da teoria do planejamento estratégico, conceitos esses que vêm sendo aprimorados desde então. Conceito Planejamento estratégico é o processo que consiste na análise sistemática dos pontos fortes da empresa e das oportunidades e ameaças do meio ambiente. Esta análise tem o intuito de estabelecer objetivos, estratégias e ações que possibilitam um aumento da competitividade empresarial (CUNHA, 2000). MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

6 6 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOTÁTICOOPERACIONAL MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

7 7 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO TÁTICOOPERACIONAL 5 ou mais anos. Abrange informações qualitativas. (1) Decide para onde a organização vai; (2) Avalie o ambiente dentro do qual ela operará; e (3) Desenvolve estratégias para alcançar o objetivo pretendido. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

8 8 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO TÁTICO OPERACIONAL 3 a 5 anos. Inclui objetivos qualitativos e quantitativos. (1) Orientar o planejamento operacional; (2) Avaliar o desempenho de gerentes; e (3) Metas para alcançar o objetivo pretendido. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

9 9 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOTÁTICO OPERACIONAL Geralmente de 1 ano. Inclui informações quantitativas. (1) Decide operações do dia-a-dia; (2) Avalie o desempenho do departamento específico; e (3) Desenvolve metas visando alcançar os objetivos pretendidos. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

10 ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Sensibilização Negócio / Missão Fatores-Chave do Sucesso Análise Externa Análise Interna Definição de Objetivos e Metas Definição de Estratégias Implantação Controle Sensibilização Negócio / Missão Fatores-Chave do Sucesso Análise Externa Análise Interna Definição de Objetivos e Metas Definição de Estratégias Implantação Controle Relações de Poder Oportuni- dades e Ameaças Recurso s Cultura e Valores Fonte: (Adaptado de CUNHA, 2000). MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

11 11 Feedback com Medidas Corretivas Feedback com Medidas Corretivas Planejamento Estratégico Estratégias Produtos, Serviços e Mercados Painel de Desempenho Balanced Scorecard Painel de Desempenho Balanced Scorecard Processo Orçamentário Medidas de Desempenho e Controle das Variações Missão/Visão MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

12 12 Origens: 1992 – Publicação de artigo de Kaplan e Norton. Tableau de Bord (francês) e Indicadores Humanos e Sociais (Escandinavos). Conceito: O balanced scorecard reflete a primeira tentativa sistemática de desenvolver um projeto para o sistema de avaliação de desempenho que enfoca os objetivos da empresa, coordenação da tomada de decisão individual e provisão de uma base para o aprendizado organizacional (Atkinson et al., 2000). MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

13 13 Conceito: O balanced scorecard é como os instrumentos na cabine de comando de um avião: fornece, de relance, informações completas aos gerentes (KAPLAN; NORTON, 2000). Características: O BSC combina indicadores financeiros e não financeiros, agrupados em quatro perspectivas: – Financeira– Clientes – Processos Internos– Crescimento e Aprendizagem MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

14 14 Como atender aos nossos acionistas? VISÃO E ESTRATÉGIA Quais processos comerciais são direcionadores de valor? Como atender aos nossos clientes? Somos capazes de apoiar a inovação, as mudanças e a melhoria? VERSÃO DO BALANCED SCORECARD PERSPECTIVA FINANCEIRA PERSPECTIVA PROCESSOS INTERNOS PERSPECTIVA DO CLIENTE PERSPECTIVA DO APRENDIZADO E CRESCIMENTO Fonte: KAPLAN e NORTON (1997). MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

15 15 Perspectiva Financeira Enfoque – como a empresa é vista por seus acionistas ou proprietários. Indicadores – devem mostrar se a implementação e a execução da estratégia da empresa estão contribuindo para a melhoria dos resultados. Ex.: aumento de receita, melhoria dos custos e da produtividade, incremento da utilização dos ativos e redução dos riscos. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

16 16 Acrescentam ainda que os objetivos financeiros podem ser separados em três: crescimento, sustentação e colheita. Crescimento – nesta fase os objetivos financeiros buscam o aumento das vendas, almejando novos mercados, novos clientes e mantendo gastos adequados; Sustentação – nesta fase os objetivos financeiros destacam medidas financeiras tradicionais, como retorno sobre o investimento, receita operacional e margem bruta. Os métodos utilizados nesta fase são o fluxo de caixa descontado e o orçamento de capital; Colheita – nesta fase os objetivos financeiros destacam o fluxo de caixa, onde todos os investimentos deverão obter retorno rápido e certo, sendo a maior meta maximizar a geração de caixa. Perspectiva Financeira Fonte: Kaplan e Norton (1997) MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

17 17 Perspectiva do Cliente Enfoque – como a empresa é vista pelo cliente e como ela pode atendê-lo da melhor forma. Indicadores – devem mostrar se os serviços prestados estão de acordo com a missão da empresa. Ex.: satisfação e retenção dos clientes, lucratividade, captação de novos clientes. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

18 18 PERSPECTIVA DO CLIENTE Medidas Essenciais: Fonte: KAPLAN e NORTON, Participação de Mercado Lucratividade dos Clientes Captação de Clientes Satisfação dos Clientes Retenção dos Clientes MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

19 19 PERSPECTIVA DO CLIENTE Proposta de Valor: Modelo Genérico = ++ Valor Atributos do Produto/ Serviço Imagem Relacionamento Funcionalidade Qualidade Preço Tempo Fonte: KAPLAN, e NORTON, MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

20 20 Perspectiva dos Processos Internos Enfoque – em quais processos de negócios a empresa precisa ter excelência. Indicadores – devem mostrar se os processos e a operação estão alinhados e se geram valor. Ex.: custos, qualidade, produtividade e tempo e alguns mais recentes, como inovação por meio de pesquisa e desenvolvimento e serviços pós- venda. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

21 21 MEDIDAS DE TEMPO DO PROCESSO Inclui rápidos tempos de resposta. Muitos clientes dão extremo valor a tempos de atendimento curtos, medidos como o tempo transcorrido desde o momento em que fazem o pedido até o momento em que o produto é entregue. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

22 22 Medidas de Tempo As medidas de tempo podem ser usadas em quase todas as fases da cadeia de valor. Ou seja, a empresa pode controlar e medir tempos antes da chegada da matéria-prima ou produtos até depois da entrega do produto ou serviços ao cliente final. Tempo do Ciclo e o Tempo de Resposta ao Cliente Tempo do Ciclo de Produção Tempo Recebimento da Ordem Cliente faz o pedido Espera da Ordem Cliente Recebe a Ordem Tempo de Resposta ao Cliente Entrega da Ordem MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

23 23 MEDIDAS DA QUALIDADE DO PROCESSO VARIÁVEIS RELACIONADAS COM O DESENHO: DESIGN DO PROCESSO COMPLEXIDADE NA EXECUÇÃO DO SERVIÇO EQUIPAMENTOS MUDANÇAS NO ATENDIMENTO VARIÁVEIS RELACIONADAS COM A INFRA-ESTRUTURA: LIDERANÇA DA ALTA GERÊNCIA TREINAMENTO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO INCENTIVOS DESIGN DA EMPRESA VARIÁVEIS RELACIONADAS COM A EXECUÇÃO DO SERVIÇO: EXECUÇÃO NÚMERO DE PRODUTOS TAMANHO DOS LOTES OPERAÇÕES TIPOS DE UNIDADES PROCEDIMENTOS ÍNDICE DE MELHORIA DE QUALIDADE VARIÁVEIS RELACIONADAS COM OS FORNECEDORES: QUALIDADE DO MATERIAL RECEBIDO CUMPRIMENTO DO CRONOGRAMA DAS ENTREGAS VARIÁVEIS RELACIONADAS COM OS CLIENTES: MECANISMOS DE FEEDBACK (RETROALIMENTAÇÃO) NÚMERO DAS SOLICITAÇÕES ATENDIDAS NÚMERO DAS SOLICITAÇÕES NÃO ATENDIDAS Categorias Internas Categorias Externas MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

24 24 Perspectiva de Aprendizado e Crescimento Enfoque – capacidade da empresa melhorar continuamente e se preparar para o futuro. Indicadores – devem mostrar como a organização pode aprender e se desenvolver para garantir o crescimento. Ex.: capacidade dos funcionários, capacidades dos sistemas de informação e motivação, empowerment e alinhamento. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

25 25 PERSPECTIVA DE APRENDIZADO E CRESCIMENTO Resultados Produtividade dos Empregados Satisfação dos Empregados Retenção dos Empregados Vetores Competências do Quadro de Empregados Clima para a Ação Infra-estrutura Tecnológica Indicadores Essenciais Estrutura de Medição: MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

26 26 Objetivos MetasIniciativas APRENDIZADO E CRESCIMENTO Para atingir nossa visão, como preservaremos nossa capacidade de mudar e melhorar? Visão e Estratégia Objetivos MetasIniciativas CLIENTES Para atingir nossa visão, como deveremos ser vistos por nossos clientes? Objetivos MetasIniciativas PROCESSOS INTERNOS Para satisfazer a nossos acionistas e hóspedes, em quais processos de negócios deveremos nos sobressair? Objetivos IndicadoresMetasIniciativas FINANCEIRA Para termos sucesso financeiro, como deve- remos ser vistos por nossos acionistas? Indicadores Estrutura do BSC

27 27 DIMENSÕES DO DESEMPENHO MEDIDAS DE DESEMPENHO Perspectiva Aprendizagem e Crescimento Perspectiva Processos Internos Perspectiva Financeira Receita de Vendas Retenção dos Clientes Percentagem de Entregas no Prazo Perspectiva do Cliente Percentagem de Produtos Defeituosos Tempo do Ciclo de Produção Horas de Treinamento Empregados Nível de Formação dos Empregados BALANCED SCORECARD PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO

28 28 Feedback com Medidas Corretivas Feedback com Medidas Corretivas Planejamento Estratégico Estratégias de Produtos, Serviços e Mercados Painel de Desempenho Balanced Scorecard Painel de Desempenho Balanced Scorecard Processo Orçamentário Medidas de Desempenho e Controle das Variações Missão/Visão MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

29 29 ORÇAMENTO 1. Identificação dos Objetivos 2. Identificação do Potencial e Curso de Ação (Estratégias) 3. Avaliar as Alternativas e Opções Estratégicas 4. Seleção das Alternativas e Cursos de Ação 5. Implementação dos Planos de Longo Prazo na Forma de Orçamento Anual 6. Monitorar os Resultados Obtidos Processo de Planejamento Estratégico Processo Orçamentário Anual 7. Corrigir Divergências do Plano Fonte: Adaptado de DRURY, MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

30 30 ESTRATÉGIA BALANCED SCORECARD ORÇAMENTO OPERAÇÕES Loop de Gestão das Operações Loop de Aprendizado Estratégico Output (Resultados) Input (Recursos) Avaliação Recurso Experimentação das hipóteses Elaboração de Relatórios Conexão entre Estratégia e Orçamento Fonte: KAPLAN e NORTON, MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

31 31 CONTROLE ESTRATÉGICOTÁTICOOPERACIONAL MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

32 32 CONTROLE ESTRATÉGICO TÁTICOOPERACIONAL Definir e monitorar os fatores-chave do sucesso é um dos principais desafios das empresas nos últimos anos. A idéia central do controle estratégico é manter a empresa na direção estratégica previamente definida, ou seja, monitorar os progressos ou indicadores estratégicos. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

33 33 Alavancas de Controle SISTEMAS DE CRENÇAS SISTEMAS DE FRONTEIRAS SISTEMAS DE DIAGNÓSTICOS DE CONTROLE SISTEMAS INTERATIVOS DE CONTROLE Incertezas Estratégicas Variáveis Críticas de Desempenho Riscos a Evitar Valores Essenciais Estratégia da Empresa CONTROLES INTERNOS Garantindo Informações e Ativos Obter Compromisso com o Propósito Maior Manter Vigilância Sobre o Território Realizar o Trabalho Posicionar para o Amanhã (Fonte: SIMONS, Robert, Levers of Control, HBS Press, 1995) MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

34 34 Sistema de crenças O sistema de crenças é o conjunto filosófico de definições que a empresa estabelece, demarcando seu propósito e seus valores. Pode consistir de declarações da missão, visão, valores centrais, credos e propósitos, entre outros. Esses documentos estimulam e guiam a busca de oportunidades pelos colaboradores, com objetivo de reforçar seu comprometimento (DIEHL, 2004). Para Kaplan e Norton (2001, p. 362), o sistema de crenças é o conjunto explícito de documentos transmitidos aos colaboradores, que fornece a estrutura básica de valores, propósito e trajetória da organização. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

35 35 Sistema de Fronteiras O sistema de fronteiras restringe os comportamentos aceitáveis para os colaboradores da empresa. Assim, busca-se estabelecer limites na busca de oportunidades, minimizando riscos. Podem tomar a forma de códigos de conduta, códigos de ética, regras, manuais, sanções e medidas de desempenho. São usados para proteger segredos organizacionais, reputação e evitar complicações legais. Kaplan e Norton (2001, p. 362) descrevem que, além de difundir o grande propósito da organização, os gestores devem divulgar os comportamentos e atitudes aceitáveis e inaceitáveis para execução da missão. As empresas necessitam de sistema de fronteiras que desenham as ações admissíveis e inadmissíveis. Assim, os sistemas de fronteiras se compõem de restrições legais e códigos de conduta que identifiquem com clareza as ações e o espectro de comportamentos aceitáveis. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

36 36 Sistema de controle diagnóstico Na seqüência, os sistemas diagnósticos têm por finalidade monitorar os resultados ou saídas da empresa, e são essenciais para implementar estratégias pretendidas. Dentro de uma estratégia de posicionamento, a empresa pode competir baseada em custos, diferenciação ou enfoque (PORTER, 1980). Um exemplo de sistema diagnóstico é formado pelos fatores-chave do sucesso. Entre eles Horngreen, Foster e Datar (2000) destacam o preço, custo, qualidade, tempo e inovação. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

37 37 Sistema de controle interativo E finalmente, os sistemas interativos mensuram e acompanham as medidas de desempenho, potencializando estratégias emergentes. Desta forma, monitoram incertezas estratégicas ou ambientais, pressupostos que afetam as premissas fundamentais da estratégia. Um exemplo de ferramentas utilizadas no sistema interativo é o orçamento, Tableau de Bord e Balanced Scorecard. Os sistemas de controles interativos podem utilizar medidas financeiras e não financeiras na projeção e avaliação de desempenho. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

38 38 CONTROLE ESTRATÉGICO TÁTICO OPERACIONAL O controle tático é um instrumento para verificação e acompanhamento de medidas mais gerais em termos de unidade. Ele tem a função de avaliar gestores em níveis intermediários da empresa através de medidas qualitativas e quantitativas. O controle tático constitui-se de um conjunto de indicadores e metas que permite verificar se os objetivos estão sendo atingidos. MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE

39 39 CONTROLE ESTRATÉGICOTÁTICO OPERACIONAL O controle operacional pode ser definido, em termos simples, como sendo a ação necessária para assegurar a realização dos objetivos, planos, políticas e padrões estabelecidos (WESLCH, 1973). O orçamento está intimamente associado com o controle, que é o processo de assegurar que os recursos sejam obtidos e aplicados efetiva e eficientemente na realização dos objetivos da empresa (ANTHONY, 1970). MANUAL DE ORÇAMENTO CAP. 1 – PLANEJAMENTO E CONTROLE


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