Formação de Auditores do

Apresentação em tema: "Formação de Auditores do"— Transcrição da apresentação:

1 Formação de Auditores do

2 Hoje vamos falar sobre ... Como avaliar as áreas físicas utilizando os critérios do ...

3 Resultados esperados ... Tornarem-se auditores do Programa 5S e multiplicadores do SIGJA. Identificar os pontos-chaves para a melhoria do SIGJA. Usar de técnicas de auditoria para obter evidência objetiva. Registrar os dados obtidos na auditoria. Comunicar os resultados da auditoria ao auditado. Fazer follow-up das ações para assegurar-se da constante melhoria da qualidade.

4 A origem da “auditoria”
Durante o Império Romano, “Auditores” testemunhavam a comunicação de “avisos oficiais” levados por mensageiros. Mais tarde, os “Auditores” passaram a avaliar a confiabilidade dos dados e informações financeiras.

5 Metodologia ... Aplicação em todas as áreas da empresa – Produção e Administrativo; Terá a coordenação do Representante da Direção; Com a participação ... interesse e colaboração dos participantes do Grupo Gestor;

6 Metodologia ... (continuação)
Registrar a situação atual em todas as áreas de empresa, através de registros fotográficos;

7 Metodologia ... (continuação)
12 3 5 11 1 13 4 2 14 10 9 8 7 6 Número e Nome da Área Responsável Número e Nome da Área Responsável Área 1 – Vendas Sérgio Área 2 – Orçamento Gisele Área 3 – Diretor Comercial Ricardo Área 4 – Recepção Giane Área 5 – Arte-Final Tatiane Área 6 – Faturamento Jussara Área 7 – Administrativo / Financeiro Lúcia Área 8 – Diretor Admin. / Financ. Paulo Área 9 – Recursos Humanos Paula Área 10 – Sala de Reuniões Magda Área 11 – Diretor Industrial Rafael Área 12 – Compras / PCP Adriano Área 13 – Depósito Superior Rodrigo Área 14 – Arquivo de OS Adriana

8 Metodologia ... (continuação)
21 19 18 20 17 15 22 16 23 Número e Nome da Área Responsável Número e Nome da Área Responsável Área 15 – CTP João Área 16 – Depósito Inferior Rodrigo Área 17 – Expedição Leandro (D) Vagner (N) Herbert (M) Área 18 – Impressão Antônio (D) Rogério (N) Gabriel (M) Área 19 – Acabamento Vanessa (D) Gislaine (N) Gustavo (M) Área 20 – Corte de Papel Airton (D) Jesun (N) Aquiles (M)

9 Metodologia ... (continuação)
21 19 18 20 17 15 22 16 23 Número e Nome da Área Responsável Número e Nome da Área Responsável Área 21 – Reciclagem de Papel Airton (D) Jesun (N) Área 22 – Banheiro Magda Área 23 – Cozinha Magda Área 24 – Depósito de Químico João Área 25 – Depósito de Facas Adilson (N) Área 26 – Depósito de Caixas Vagner

10 Metodologia ... (continuação)
Realizar os Dias do Descarte conforme o planejado, utilizando-se dos Cartões de Descartes:

11 Metodologia ... (continuação)
Estabelecer e aplicar regras iniciais de Utilização, Organização, Limpeza , Saúde / Segurança e Disciplina.. em cada área da empresa; Iniciar o processo de Autodisciplina através das auditorias / avaliações internas; A freqüência inicial das avaliações em cada área será mensal; As avaliações serão realizadas em dias e horários aleatórios determinados sem prévio aviso pelos Auditores.

12 Metodologia ... (continuação)
As avaliações serão avaliados através de Listas de Verificações;

13 Metodologia ... (continuação)
As avaliações serão avaliados através de Listas de Verificações;

14 Metodologia ... (continuação)
As Listas de Verificações deverão ser revisadas no que tange os itens a serem verificados em cada “senso”. Sendo que esta revisão será realizada pelo Responsável da Área, com a anuência do Representante da Direção. Avaliação: nas Listas de Verificações estão os itens mínimos para obtermos um excelente ambiente de trabalho. Cada senso / requisito avaliado é atribuído conceito: SATISFATÓRIO Significa atender plenamente ao requisito/critério INSATISFATÓRIO Significa não atender ao requisito/critério Para cada item considerado insatisfatório, o Auditor deverá descrever no campo “Comentário do Auditor”, a evidência que justifique esta “insatisfação”.

15 Metodologia ... (continuação)
O Auditor deverá citar em cada item verificado, o nome do Auditado, ou seja, a pessoa que foi “entrevistada” descrevendo no campo “Auditado”. Cada “senso” a ser verificado possuíra um peso total de 10, sendo que cada item a ser verificado possuíra um peso proporcional a este peso total, por exemplo: Peso = 5 Peso = 5 Peso = 10 Fazendo com que um item na avaliação considerado “insatisfatório”, faça com que diminua o resultado do peso total.

16 Metodologia ... (continuação)
As áreas serão avaliadas inicialmente por cada “senso” e na média dos somatórios de cada “senso”, por exemplo: = =4 = 5+0=5 = 2, =2,5

17 Metodologia ... (continuação)
Continuando o slide anterior ... As áreas serão avaliadas inicialmente por cada “senso” e na média dos somatórios de cada “senso”, por exemplo: = 2,5+2,5+2,5+2,5=10 = 0+0+0=0 Avaliação Geral = ( , ) / 5 = 4,3

18 Metodologia ... (continuação)
Cada área terá,após a avaliação mensal, sua classificação em forma de cor . Ex. Cartão Verde : Ótimo - Pontuação = ou > 8 Cartão Amarelo : Precisa melhorar - Pontuação <7 ou = 6 Cartão Vermelho : Péssimo (bagunceiro e desorganizado) - Pontuação < 6 A pontuação mínima a ser atingida em cada senso é 6 . A equipe que obtiver pontuação menor que 6 em 3 avaliações terá uma reunião fechada com o Representante da Direção e a Gerência da área .

19 Metodologia ... (continuação)
Quando algum item for avaliado como péssimo, é emitido o Cartão de Melhoria, onde se relacionam quais os sensos/critérios não foram atendidos;

20 Metodologia ... (continuação)
O Cartão de Melhoria deve ser afixado no Quadro de Informações; O Responsável pela Área deverá preencher o campo “Sugestão para a Melhoria” para cada Cartão de Melhoria; As propostas de sugestões devem ser analisadas / validadas pelo Gerente da Área, sendo definida de comum acordo um prazo para a execução. O Auditor, na próxima avaliação, irá confirmar se a melhoria foi implementada, caso contrário, manterá resultado, no item avaliado, da auditoria anterior.

21 Metodologia ... (continuação)
A todos os integrantes da equipe, que obtiverem a maior pontuação, ganharão um “prêmio” mensal. No final do ano a equipe, que obtiver a maior pontuação, ganhará um “prêmio” surpresa.

22 Características do Auditor do

23 Habilidades dos auditores
Entrevistas / Questionamentos: Deixar o auditado tranquilo; Usar liguagem simples com sentenças curtas, e; Usar questões abertas. Escutar: Parar de falar, concentrar, interessar pelo assunto; Evitar distrações, e; Ser paciênte e manter o controle.

24 Performance do auditor
O auditor deve julgar, porém não deve julgar sem fatos. Buscar evidências. Comparar: Fatos com os critérios estabelecidos. Trocar informações com os demais auditores.

25 Auditor necessita: Estar familiarizado com as áreas que serão auditadas. Manter independência. Ter total habilidade para se comunicar, buscar evidências.

26 Virtudes do Auditor Um auditor deve sempre:
Preparar - Conhecer os critérios a serem auditados, conforme Listas de Verificações Aprender - Sobre os auditados Controlar - Tempo e Equipe Assistir - Atenção aos detalhes Ouvir - Tudo que for dito pelos auditados Registrar - Evidências

27 Defeitos do Auditor Um auditor não deve: Comparar áreas ou auditados;
Ser sarcástico / irônico; Criticar situações; Discutir personalidades, e; Chegar ou sair atrasado.

28 Características do Auditor
Positivas Diplomático Profissional Articulado Objetivo Honesto Tático Modesto Observador Construtivo Imparcial Controlado Sensato Maduro Flexível

29 Características do Auditor
Negativas Crítico Inflexível Preguiçoso “Sabe tudo” Indeciso Susceptível Não prático Descontrolado Apressado Desatencioso Controverso

30 Avaliação do Auditor

31 Você conhece o São Murphy?
Origem ...“Lei de Murphy”: Todos conhecem a “Lei de Murphy”, pelo menos por experiência própria. Afinal, a probabilidade de um pão cair com a manteiga para baixo é diretamente proporcional ao preço do tapete. Assim como sempre chove quando você esquece o guarda-chuva.

32 Você conhece o São Murphy? (cont.)
“São Murphy” é o Padroeiro dos Auditores. É o santo que protege e conduz todos os auditores em suas incansáveis auditorias em busca de evidências, mas principalmente, contribuindo com suas atitudes e conclusões para a melhoria do sistema de gestão auditado. O “São Murphy” não tem uma data especial, qualquer dia de auditoria é dia dele.

33 Você conhece o São Murphy? (cont.)
Antiga Oração a São Murphy “São Murphy, padroeiro dos auditores, faça com que, se alguma coisa errada tiver sido feita, ainda que só uma vez, eu a encontre; mas, acima de tudo, conceda-me a graça de não sorrir na frente do auditado.” Nova Oração a São Murphy “São Murphy, padroeiro dos auditores, afasta de mim todas as inferências, me mantém na busca permanente de evidências, permita que as minhas atitudes e conclusões contribuam para a melhoria e, acima de tudo, inspira os auditados a perceber o valor agregado pelos auditores.”

34 Obrigado pela presença e participação!