GED Gerenciamento de documentação Fluxo de Trabalho (workflow) Gerenciador Eletrônico de Documentos Fluxo de Trabalho (workflow) Fátima Lemos Maio/2016

Objetivo Gerenciamento de documentação Gerenciar o fluxo das informações, desde sua elaboração até o seu arquivamento no GED. Atributos: capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados com a organização e seus processos. Utilização: Qualquer tipo de empreendimento, independentemente do escopo ou tamanho.

Integração Gerenciamento de documentação Cliente Planejamento Engenharia Qualidade GED Fornecedor Projetistas Coordenação Copiadoras

Organização Gerenciamento de documentação   É necessário criar uma estrutura de pastas para administrar e compartilhar os documentos. Atribuindo direitos de acesso específicos a cada usuário. Os documentos são organizados em pastas por níveis. Estes níveis são organizados de acordo com as normas do Cliente ou conforme necessidade do Projeto. Quem pode ver o que? Login e senha individuais

Acesso de pastas Gerenciamento de documentação Cada usuário terá permissão diferenciada em cada pasta, sendo bloqueado o acesso à pastas e documentos que não lhe são de direito visualizar. Deverá ser dada permissão de aprovação/visualização/download de acordo com Matriz de Responsabilidade definida pela área responsável.

Codificação Gerenciamento de documentação Para o bom funcionamento do fluxo, os documentos devem ser identificados através de uma codificação de numeração e controlados por meio de revisões e emissões. De acordo com as Normas e Procedimentos de cada empresa.   P. Ex. AA – AA AA AA –  A - AA – NNNAA_R0 Categoria do documento; Código da área; Código da subárea; Código da disciplina ; NNN seqüencial numérico; AA representa o código do fornecedor ou contrato; R revisão do documento. O GED ajuda você a encontrar documentos mais rapidamente.

Fluxo de documentos Gerenciamento de documentação O processo de controle dos documentos somente estará concluído quando os arquivos eletrônicos correspondentes estiverem com fluxo finalizado no GED. Workflow Workflow Workflow Cabe ao verificador do documento se certificar de que foram integralmente atendidos conforme determinam os procedimentos. Envio de notificações aos usuários, para toda atividade realizada no GED. Processo de construção do documento Retorno do Cliente (documento aprovado ou não) Workflow Workflow é uma das funcionalidades do Ged, onde registra e dispara as informações.

Status Gerenciamento de documentação O usuário poderá verificar a situação do documento no GED, pelo status simbolizado por um ícone no nome do documento. O fluxo de aprovação é elaborado de acordo com as necessidades de cada Contrato. Aprovado Reprovado P/ Aprovação

Importante manter o histórico das revisões no GED. Gerenciamento de documentação Documentos Comentados Ao receber um documento aprovado ou comentado pelo cliente, via e-mail, em reunião, etc., este deve ser atualizado no GED, para que se mantenha o controle. Importante manter o histórico das revisões no GED. Importante manter o histórico das revisões no GED.

Status no GED = Documento Cancelado Gerenciamento de documentação Cancelamento e Substituição O cancelamento e substituição de Documento, deverão ser informados através de nova revisão e emissão do documento que está sendo cancelado, com distribuição para todas as pessoas que receberam a revisão anterior válida. Comentário no GED = Documento Cancelado ou substituído por outro Status no GED = Documento Cancelado

Impacto pode ser positivo ou negativo Gerenciamento de documentação Impacto pode ser positivo ou negativo Entender o início e o fim do processo de documentação é fundamental para o sucesso da elaboração do fluxo no sistema. Gerando assim, satisfação dos usuários e atingindo seu objeto final, que é o acesso à documentação disponível no sistema em tempo real. Qualquer modificação deverá ser atualizada no GED Comentário no GED = Documento Cancelado ou substituído por outro Necessário arquivamento de originais, de acordo com tabela de temporalidade, para comprovações legais e questionamentos judiciais.

Conclusão Gerenciamento de documentação O sucesso da ferramenta na área de engenharia se deve a sua facilidade de uso, combinado com um conjunto de funcionalidades que garante o controle de todo o ciclo de vida do documento.  Utilizando-se do GED, os usuários podem criar, modificar ou consultar documentos, acessando o servidor de Gerenciador Eletrônico de Documentos para fazer toda a manipulação necessária. Comentário no GED = Documento Cancelado ou substituído por outro Cada um dos setores, possui seus documentos e arquivos específicos.

Fatima Lemos email: fatimalhenriches@hotmail.com Obrigada !