Definição e Implementação de Processos

Nesta aula vamos aprender... Como levantar os processos realizados em uma organização Como modelar o processo e que ferramentas utilizar Como se preparar para a implantação do processo

Já sabemos o que é um processo. Mas qual o valor dele para a organização?

As empresas criam diferenciais competitivos através de seus processos. O valor dos processos A visão, missão e valores da empresa são colocados em prática através dos processos. As empresas criam diferenciais competitivos através de seus processos. Os processos refletem como a empresa funciona. Os processos são responsáveis pela criação do que tem valor para o cliente.

1. E como identificar um processo Como podemos mapear as atividades realizadas pelos colaboradores?

O mapeamento de processos O mapeamento é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem por finalidade identificar ou melhorar os processos existentes. O mapeamento também é uma ótima forma de melhorar o entendimento sobre a empresa e aumentar a performance do negócio.

O mapeamento de processos O mapeamento auxilia a detectar os pontos fortes e fracos da operação da organização. Como exemplo: reduzir custos, gargalos, atividades redundantes, retrabalhos.

O objetivo do mapeamento de processos é obter um melhor entendimento dos processos existentes e dos futuros para melhorar o nível de satisfação do cliente

E quais técnicas existem para mapear os processos? Entrevistas Realizar entrevistas com os responsáveis por realizar alguma tarefa na organização, com o objetivo de identificar como eles realizam as tarefas Questionários Aplicar questionários para identificar papéis e divisões que não estão claras na organização Observação Observar os colaboradores realizarem suas tarefas cotidianas para aprender como o processo funciona Análise de Documentos Analisar os documentos existentes para identificar insumos para as atividades do processo Análise de Sistemas Analisar os sistemas utilizados pela organização para identificar atividades e fluxos do processo Coletar Evidências De uma forma geral, buscamos coletar evidências que apoiem o processo que foi mapeado

Mas e a modelagem do processo? Ok Mas e a modelagem do processo?

A modelagem do processo A modelagem é uma atividade que busca representar o processo atual da maneira mais completa e precisa. A modelagem cria documentos, treinamentos, comunicações, discussões, medições, análises e melhorias do processo.

E como faço para mapear e modelar um processo? Identificar os objetivos do processo Identificar as saídas do processo Identificar os clientes do processo Identificar as entradas e componentes do processo Documentar o processo atual Determinar os limites do processo Identificar os fornecedores do processo Identificar as entradas e componentes do processo Identificar melhorias ao processo Discutir as melhorias a serem aplicadas Documentar o processo revisado

Existe alguma ferramenta para me ajudar? Ok Existe alguma ferramenta para me ajudar?

Primeiro o BPM Gerenciamento de Processo de Negócio ou BPM (Business Process Management) é uma abordagem para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitor, controlar e melhorar processos de negócio.

Primeiro o BPM A abordagem não é algo novo. Muitos conceitos surgiram na década de 90 onde muitas empresas buscavam implementar a Qualidade Total ou outros programas de melhoria

O BPM considera: As pessoas e como elas trabalham juntas Primeiro o BPM O BPM considera: As pessoas e como elas trabalham juntas A descoberta, análise, redesenho e implantação de processos O cumprimento dos objetivos sustentados pelos processos O gerenciamento dos processos Mudanças na organização para possibilitar o gerenciamento de processos, sugerindo novos papéis

BPM combina processos de negócio, pessoas, tecnologia e organização para criar um visão única e integrada de negócios (BPM Cbok, 2009)

Ok E o Bizagi?

Depois o BPMN O BMPN (Business Process Modeling Notation) é uma notação gráfica para expressar os processos em forma de diagrama. Tem como objetivo dar suporte ao gerenciamento dos processos, fornecendo uma notação intuitiva e capaz de representar semânticas de processos complexos.

BPMN é um padrão internacionalmente aceito Depois o BPMN BPMN é um padrão internacionalmente aceito É independente de metodologia Cria um padronização para diminuir a lacuna entre os processos e sua implementação

Ok E o Bizagi?

Agora sim o Bizagi O Bizagi é um software BPM que permite modelar e automatizar os processos Foi idealizado para diagramar os processos em BPMN, otimizar a carga de trabalho, identificar indicadores de desempenho e monitorar as atividades

Principais itens do BPMN no Bizagi Piscinas: são um espaço que contém todos os passos de um único processo. O nome dado à piscina é o nome do processo

Principais itens do BPMN no Bizagi Raias: são divisões da piscina que representam setores ou papéis

Principais itens do BPMN no Bizagi Eventos: representam algo que acontece ou pode acontecer durante um processo. Evento de início Evento intermediário Evento de fim Indica o início do processo Indica que algo ocorre durante o processo Indica o fim do processo

Principais itens do BPMN no Bizagi Atividades: representam as atividades do processo

Principais itens do BPMN no Bizagi Subprocesso: aponta para um outro conjunto de atividades, caracterizando um novo fluxo de processo

Principais itens do BPMN no Bizagi Gateways: são elementos usados para controlar o fluxo do processo Gateway Exclusivo Permite a mudança de fluxo seguido pelo processo. A decisão será tomada em uma condicional Gateway Paralelo Permite que trechos do processo sejam executados em paralelo. Gateway Inclusivo Mais de um caminho pode ser escolhido pelo processo, mas não necessariamente todos. A decisão será tomada em uma condicional

Principais itens do BPMN no Bizagi Sequência de fluxo: seta que indica o caminho seguido pelo processo Associação: é usada para associar informações e artefatos com atividades

Principais itens do BPMN no Bizagi Artefatos: Anotação Caixa de texto usada para informação adicional sobre o processo Agrupamento Usado para agrupar atividades Objeto de dados Fornece informações sobre quais documentos são usados durante o processo

2. Hora de implantar o processo O que pode dar errado?

Implantando o processo. É necessário... Estabelecer metas Onde quero estar depois de concluída a implementação do processo Identificar riscos Identificar os riscos associados com a implementação dos processos e ferramentas Selecionar projetos Selecionar os projetos que servirão de teste para o processo

Implantando o processo. É necessário... Escolher o momento de lançar o processo Escolher o momento em que o processo terá um acesso mais amplo na organização Treinamentos Planeje e execute treinamentos para que os membros da organização sejam proficientes no processo Planejar a atuação de mentores Representantes da organização que possam tirar as dúvidas existentes sobre o processo

Uma abordagem cuidadosa

Fim! Dúvidas?