Gestão de Projetos

Introdução Toda organização executa basicamente dois tipos de atividade: Projeto; e Operação (execução).

O projeto é uma atividade muito particular, cuja finalidade principal é dar origem a algo novo ou mudar algo já existente, seja na forma, funcionalidade, aplicação, finalidade, etc. O resultado de um projeto pode ser multiplicado, dando origem a produção de vários produtos ou serviços. Não é uma atividade independente. Está sempre ligado a uma pessoa (física ou jurídica). Os projetos atuais tem algumas características comuns. Dentre elas destacam-se:

São empreendimentos independentes; Possuem objetivos e propósitos distintos; Prazos para início e fim; Recursos próprios (previamente definidos); Administração e estrutura própria.

Competência Hoje é considerada uma competência essencial do administrador a gestão de projetos, cuja eficiência pode ser medida através de: Simplicidade do projeto; Clareza de propósito e escopo; Controle independente; Facilidade de medição; Flexibilidade na execução; Habilidade para manter a motivação e a moral da equipe; Estilo de liderança adaptada à equipe; e Prevenção de falhas.

Características de Gerente de Projeto Os projetos não dispõem de tempo e recursos ilimitados, logo o gerente não pode ser desenvolvido no cargo. Portanto já deve ter desenvolvido as seguintes características: Ser o elo entre os STAKEHOLDERS (todas as pessoas interessadas no projeto); Ser o regulador do projeto, verificando o progresso, velocidade, qualidade e custo; Líder e motivador do pessoal envolvido no projeto; Ser comunicador e negociador em todas as coisas relacionadas ao projeto; e Ser controlador das finanças e outros recursos.

Pense e escreva uma definição para projeto

“É um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequencia clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade.” Ricardo Vargas Viana “Um projeto é uma combinação de recursos organizacionais, colocados juntos para criarem ou desenvolverem algo que não existia previamente, de modo a prover um aperfeiçoamento da capacidade de desempenho no planejamento e na realização de estratégias organizacionais.” David Cleland.  “Um projeto é uma atividade única e exclusiva com um conjunto de resultados desejáveis em seu término. É também complexo o suficiente para necessitar de uma capacidade de coordenação específica e um controle detalhado de prazos, relacionamentos, custos e desempenho.” Jack R. Meredith.

Exemplos de projetos Construção de uma casa; Instalação de uma nova planta industrial; Redação de um livro; Informatização de um determinado departamento de uma empresa; Realização de uma viagem; Lançamento de um novo produto ou serviço; Elaboração de um plano de marketing.

Podemos considerar os exemplos abaixo como projetos? Porque? Olimpíadas; Reforma de uma loja; Desenvolvimento de um software; Instalação de um sistema gerencial informatizado em uma empresa.

Critérios para identificar um projeto Projeto é executado por pessoas. Participantes de um projeto: membro de equipe, gerente, patrocinador (dono do produto), membro do comitê de seleção e avaliação (steakholders); Os projetos variam no tamanho e na complexidade; Envolver mudanças nos sistemas ou nos procedimentos existentes; Envolver mudanças organizacionais; Envolver uma única pessoa ou uma equipe; Envolver uma única unidade da empresa, ou pode até cruzar limites organizacionais, no caso de projetos envolvendo outras empresas; Envolver a gerência de recursos externos; Custar entre R$1.000,00 ou mais de um milhão; Requerer menos de 40 horas ou vários anos.

Características de um projeto As principais características dos projetos são: temporariedade; a individualidade do resultado final (produto ou serviço a ser desenvolvido pelo projeto); a complexidade; e incerteza.

Gerenciamento de Projetos

O Tema gerenciamento de projetos, embora relativamente recente, parece que é utilizado há algum tempo. Estudos apontam nessa direção. O primeiro projeto que utilizou o conceito isolado de gerenciamento de projetos foi o lançamento do satélite Sputnik, pela então União Soviética, durante a Guerra Fria. Os predecessores do Gerenciamento de Projeto como conhecemos hoje são os métodos PERT (Program Evaluationand Review Technique) – criado pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos -, CPM (Critical Path Method) – desenvolvido pela empresa DuPont e semelhante ao PERT - .

O Gerenciamento de Projetos é um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados.

O gerenciamento de projetos é realizado por uma pessoa, o gerente de projetos, que tem como suas responsabilidades: Identificar as necessidades do projeto; Estabelecer objetivos claros e palpáveis; Atender todas as expectativas de todas as partes interessadas; Balancear qualidade, escopo, tempo e custo (teoria da tripla restrição).

O PMBOK(2008) descreve como o gerenciamento de projetos inclui o balanceamento das restrições conflitantes do projeto, que incluem, mas não se limitam a:   Escopo; Qualidade; Cronograma; Orçamento; Recursos; Riscos.

A Relação entre esses fatores faz com que se algum deles mudar, pelo menos um dos outros provavelmente será alterado. Projetos bem sucedidos são aqueles que entregam o produto ou serviço especificado dentro do escopo, prazo, orçamento e qualidade. Valle (2010) Em resumo, o papel do Gerente de Projetos é Integrar recursos humanos e materiais para alcançar um objetivo.

Gerenciamento/administração de projetos É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas de uma maneira formal e estruturada.

Conhecimentos Geralmente conhecimentos técnicos acerca da natureza do projeto que estamos trabalhando. Ex: se o nosso projeto é construir uma casa, precisamos de conhecimentos de engenharia, de materiais, de calculo etc. Se estes conhecimentos não estiverem disponíveis na equipe do projeto, há uma grande possibilidade dele dar errado.

Habilidades São entendidas como habilidades do comportamento que devemos possuir como gestores do projeto. Ex. para ser um bom gestor é preciso liderança, boa comunicação, ser hábil negociador, saber administrar conflitos, identificar necessidades da equipe e suprir da melhor forma.

Técnicas Normalmente situadas no terreno de ferramentas. Por mais simples que seja o projeto vamos necessitar de software de controle ou de calculo. Deve se saber elaborar um cronograma, um orçamento, identificar normas técnicas que o projeto deve seguir.

Tipos de Organização Organizações não baseadas em projetos Empresas voltadas para a fabricação de um determinado bem ou a prestação de um serviço. Nestes tipos de organização, os projetos são utilizados apenas para apoiar as linhas de produtos ou serviços. Na maioria das vezes, são empresas com pequeno desenvolvimento tecnológico. Algumas empresas não baseadas em projetos possuem departamentos, ou empresas terceirizadas, que atuam como empresar orientadas para projetos no intuito de suprir esses esforços localizados. Vantagens? Desvantagens?

Organizações baseadas em projetos O trabalho é totalmente caracterizado por projetos e, portanto, cada um desses projetos possui um controle próprio. O trabalho da empresa consiste em agregar todos esses projetos. Exemplos de empresas baseadas em projetos: Empresas de engenharia, construção civil e empreiteiras; empresas de marketing e consultoria; empresas de desenvolvimento de software, indústria aeroespacial, dentre outras.

Atividade Pesquise sobre as instituições que organizam o gerenciamento de projetos: PMI IPMA OGC e... o que é o PMBOK?