MANUAL DE PROCEDIMENTOS Nova versão 2011

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos O Manual de Procedimentos (MP) é um conjunto de normas, procedimentos, funções, actividades, objectivos e orientações, que devem ser cumpridas pelos funcionários e ainda descreve a forma de serem executados, quer individualmente, quer em conjunto. Introdução Estrutura Volume Procedimentos

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos As pessoas em todos os níveis, são a essência de uma organização e o seu pleno envolvimento permite que as suas aptidões sejam utilizadas em benefício da Organização. Definição da NP EN ISO 9000:2005 Através dos seus conhecimentos, da sua prática e da sua experiência, qualquer funcionário pode contribuir para a elaboração do MP do IST.

? Manual de Procedimentos Introdução Manual de Procedimentos Estrutura Volume Procedimentos ? Prevenir e detectar a ausência de conformida-des e erros Coordenar eficiente-mente a actividade Manual de Procedimentos Instrumento de consulta orientação para os serviços Atingir os objectivos de gestão da escola Fonte de informação sobre os serviços Assegurar o rigor e a plenitude registos Estabelecer relações de confiança

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos Vantagens Clarificar os Processos – representa uma restrição à improvisação inadequada Coerência e continuidade – normas e procedimentos pelos vários serviços Ajudar na Integração de Novos Colaboradores – passagem de testemunho

? Manual de Procedimentos Introdução A Q A I Estrutura Volume Divulgar Coordenar o MP no seu todo A Q A I Submeter para aprovação do C.G. Manual de Procedimentos Apoiar na elaboração dos diversos volumes Analisar, avaliar e validar os pedidos Promover a uniformi-zação do documento

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volume Procedimentos Partes Volumes Capítulos Processos Subpro cessos Procedi mentos Capítulos Tantos quantos os núcleos que integram as diferentes matérias/áreas Parte I - Introdutória Parte II - Procedimentos Parte III – Doc. apoio Da parte II e III correspondem às diferentes matérias/ áreas Uma actividade ou um conjunto de actividades que utilizam recursos para converter elementos de entrada em saída Tarefas levadas a cabo de forma isolada mas que fazem parte integrante de um processo Sequência de acções/instruções a seguir para tratar de um subprocesso e consequentemente de um processo

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Volume de apoio Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Princípios Gerais Descrição Sumária das competências e funções da área/núcleo A área x tem como objectivos ….. A área x tem como competências… A área x tem as seguintes funções…. Esta área compreende os seguintes núcleos: - Núcleo y Núcleo y tem como objectivos ….. Núcleo y tem como competências… Núcleo y tem as seguintes funções….

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Abreviaturas e Acrónimos AAI Área de Assuntos Internacionais AEP Área de Estudos e Planeamento AOP Área Orçamental e Patrimonial AP Área de Projectos AQAI Área para a Qualidade e Auditoria Interna NT Núcleo de Tesouraria

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Legislação aplicável Legislação Descrição  Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 de Dezembro  Valores das ajudas de custo e subsídio de transporte.  

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável Mapa de actualização do documento

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Mapa de actualização do documento Responsável O quê Quando Como Resultado Clara Lopes Actualização do subprocesso 2.1 do Processo 2 Capítulo 1 Volume 1 Anualmente / alteração legislativa Rever legislação e adequação dos processos Processo de revisão 0.1 Data: __/__/___  

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável Mapa de actualização do documento Capítulos – (referentes aos núcleos)

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Capítulo I – (referente ao núcleo X) Quando a um volume corresponde uma área composta por núcleos , devem os capítulos corresponder aos núcleos. Exemplo: Volume 4 – Projectos Capítulo 1 – Projectos Nacionais Capítulo 2 – Projectos Comunitários Processo 1- Candidatura (Mapa do processo) Subprocesso 1.1 – verificação da documentação Subprocesso 1.2 – análise viabilidade financeira Subprocesso 1.3 – submissão da candidatura

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos A construção de cada volume vai obedecer a um formato próprio, que vos será facultado através de um modelo, para garantir a uniformidade do documento. 1 - Capítulo (Arial, 16, alinhamento centrado, título nível 1)   1.1 - Processo (Arial, 14, alinhamento centrado, título nível 2) 1.1.1 - Subprocesso (Arial, 13, alinhamento centrado, título nível 3) Corpo de texto Arial 12, paragrafo com espaçamento entre linhas de exactamente 18.

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Volume de apoio Índice do volume (introduzir índice automático) O volume de apoio integra apêndices e/ ou anexos - Entende-se por apêndice todo o documento que seja elaborado pelo próprio serviço. Ex.: um formulário, um mapa, um quadro…. - Entende-se por anexo, um documento elaborado por terceiros e que serve de suporte ao trabalho do serviço. Ex: a legislação, normas, notas informativas…

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de Apoio Identificação do volume de apoio: Volume 1A-Gestão Académica; Todos os documentos de apoio têm de estar identificados e referenciados no volume de procedimentos; Os apêndices, devem ser uniformizados, identificados alfa e numericamente e conter o número da versão: Ficha de abertura de projecto – Formulário AP 1_v0.0; Índice: deve seguir a ordem com que os documentos de apoio foram apresentados ao longo do volume de procedimentos.

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Detalhados Os procedimentos devem ser descritos detalhadamente; Esquematizados Os processos podem ser representados, também, por meio de fluxogramas; Mapeados Para cada processo ou subprocesso devem ser incluídos mapas definindo responsabilidades por colaborador, promovendo um melhor desempenho do serviço.

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Ao descrever os procedimentos devem ser utilizadas as seguintes sugestões de aplicação, que visam alertar para situações importantes:

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Exemplo: – Submissão da tese de doutoramento    1. São requisitos prévios para a submissão da tese: - A conclusão do curso de doutoramento; - A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável); - O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese; - O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados; … 2. O requerimento de provas e a documentação exigida, deverão ser entregues na secretaria do núcleo X. A submissão da tese deverá ser efectuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data da matrícula

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Volume de procedimentos Índice do volume (introduzir índice automático) Princípios gerais Abreviaturas e acrónimos Legislação aplicável Mapa de actualização do documento Capítulos – (referentes aos núcleos) Mapa de Processos

Manual de Procedimentos Introdução Estrutura Volumes Procedimentos Mapa de Processo MAPA de PROCESSO Descrição do Processo:________________________________________________________________________________ Votos de um bom trabalho. Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede/ prazo Como se procede Resultado/ registo Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Recepcionado de: Expedido para: