FRANCESCHINI ANÁLISES DE MERCADO Gestão de Eventos Corporativos MPI BRASIL - Meeting Professionals International Gestão de Eventos Corporativos

Abrangência da Amostra Retrato mais abrangente e diversificado Introdução Principais Informações da Pesquisa Objetivo Atualizar as principais informações do mercado de eventos corporativos no Brasil, seu funcionamento, tendências e crenças. Tipo de pesquisa / Técnica Quantitativa / Pesquisa Telefônica Universo As 1000 maiores empresas do Brasil – Revista Exame Entrevistado Responsável pela gestão de eventos corporativos Período da Coleta 14/08 a 31/08/2009 Abrangência da Amostra 2007 2009 São Paulo Brasil Retrato mais abrangente e diversificado

Número de Funcionários Média: 12 mil funcionários Perfil das empresas Ramo de Atividade Número de Funcionários Média: 12 mil funcionários Base: 52 entrevistas

Perfil das empresas Matriz Indústria Comércio & Serviços Eletrônica Eletrodomésticos Metalurgia / Siderurgia Borracha / Pneus Mineração e metalurgia Química e Petroquímica Bebidas Aeroespacial Alimentícia Farmacêutica Louças e cerâmica Calçados Agropecuária Cabos eletrônicos Papel e celulose Indústria de base Comércio & Serviços Instituições Financeiras Logística Desenvolvimento de Software / TI Meios de comunicação Telecomunicação Supermercado / Varejo Energia Serviços de saúde Atacado Saneamento Básico Matriz Base: 52 entrevistas

O Profissional Área ou Departamento Comunicação Marketing Recursos Humanos Eventos Promoção Diretoria/ Presidência Responsabilidade social Comercial Administrativo Inteligência de mercado Base: 52 entrevistas

O Profissional Cargo do Responsável 2007 Amostra qualificada: Analista 43% Coordenador 25% Gerente 10% Outros Cargos 8% Diretor 2% Assistente 12% Analista Coordenador Gerente Outros cargos Diretor Assistente Amostra qualificada: Aumento da abrangência territorial; Maior diversificação de atividades e origem das empresas; Melhora na coleta das informações; Respondente mais qualificado; Base: 52 entrevistas

Profissional e Empresa Eventos corporativos Demandam funcionários mais qualificados, mais de 50% dos respondentes ocupam cargos de chefia de gerenciais; Denotam maior especificidade, algumas empresas contam com áreas cada vez mais especificas para a gestão de eventos; Estimativas: Empresas 2007: Média de eventos por empresa / ano 307 eventos em 2006. Empresas 2009: Média de eventos por empresa / ano 270 eventos em 2008. 500 maiores: 153 mil eventos em 2006; 1000 maiores: 270 mil eventos em 2008; Base: 52 entrevistas

Nível de Atendimento Funcionários para org. Eventos Abrangência do atendimento Estruturas mais robustas Processo mais centralizado Número de Funcionários Base: 52 entrevistas

A empresa possui calendário de eventos? Planejamento A empresa possui calendário de eventos? Eventos cada vez mais tem importância estratégica Prazo médio para organização dos grandes eventos – Em meses Melhora significativa Base: 52 entrevistas

Planejamento Execução até Agosto de 2009 Orçamento: Ano corrente x ano anterior A crise econômica afetou mais a execução do que os investimentos destinados a realização de eventos. Base: 52 entrevistas

Planejamento Etapas da organização de eventos Processo mais ... Solicitação interna Planejamento / Briefing Solicitação de proposta para agência Concorrência / Orçamento Análise técnica das propostas Análise da diretoria Negociação com as empresas Aprovação Organização do evento Processo mais ... Organizado Burocratizado 2007 2009 Indústria, empresas com calendário e que contratam todos os fornecedores tem melhor percepção de todas as etapas de planejamento e organização. Base: 52 entrevistas

Eventos Promovidos Média de Eventos em 2008: 269 eventos Tipos de eventos Finalidade Festas fechadas / Reuniões Relacionamento Seminários / Congressos / Simpósios Relacionamento Stand em feiras / Salões / Exposições Mídia Treinamentos e Work Shop Qualificação Convenções próprias Relacionamento Recepções / coquetéis Relacionamento Viagens de incentivo Relacionamento Torneios esportivos Mídia Confraternização de final de ano Relacionamento Patrocínio de Eventos Culturais Mídia Patrocínio de Shows Mídia 2007 2009 Coletiva de imprensa Relacionamento Base: 52 entrevistas

Costumam contratar empresas responsáveis por.. Serviços Contratados Costumam contratar empresas responsáveis por.. Serviços de Buffet Decoração Equipamentos e Insumos Promotoras/ recepcionista Material promocional Segurança Brindes Sim Não Sinalização Aquisição de passagens aéreas

Costumam contratar empresas responsáveis por.. Serviços Contratados Costumam contratar empresas responsáveis por.. Vallet Uniformes Reserva de Hotel (hospedagem) Comunicação Transfer Escolha dos locais de realizações Seleção e contratação Artistas Programações recreativas Contratação de palestrantes Sim Não

Costumam contratar empresas responsáveis por.. Serviços Contratados Costumam contratar empresas responsáveis por.. Programações culturais Coordenação e produção Fotógrafo Filmagem Cenografia Limpeza Cerimonial Serviço de reserva / RVSP Montagem Stand Conceito Criativo Sim Não

Apoio ao Relacionamento Eventos Promovidos Tipos de eventos X Serviços Contratados Finalidade Setor Foco Serviços Mídia Indústria Produto Marketing Direto Relacionamento Comercio e Serviços Imagem Apoio ao Relacionamento Grande Aumento Os eventos com foco em mídia, cresceram significativamente, seguindo pelos eventos com forte apelo de relacionamento tanto externo como interno; A contratação dos serviços de apoio indicam essa tendência; A presença de um calendário de eventos está cada vez mais presente pelo tipo de evento.

Costumam mensurar os resultados Tipo de mensuração Serviços Contratados Costumam mensurar os resultados Tipo de mensuração Avaliação por imagem Pelo volume de pedidos Pesquisa / enquête estruturada Pelo volume de contratos Pelo volume de orçamentos Não sei Outros Mensuração interna Imprensa Nenhuma menção ao ROI; Aumento do uso da pesquisa como ferramenta de avaliação;

O Principal Evento

Principal Evento Tipo de Evento 2007 2009 Stand em feiras / Salões / Exposições Convenções próprias Confraternização/ Festa fechada Seminários/ Congressos / Simpósios abertas Patrocínio de Shows Treinamentos / Work Shop Recepções / coquetéis Ações sociais/ projetos comunitários Outros 2007 2009 Base: 52 entrevistas

Principal Evento Público Alvo Público Interno Especificadores Clientes Diretos / Trade Público em geral Representantes / Distribuidores Melhores funcionários Diretores / Gerentes Formadores de opinião Acionista / Associado Vendas ou Comercial Principais Clientes Média de Participantes: 17,5 mil Aumento significativo da participação do público externo 2007 2009 Base: 52 entrevistas

Principal Evento Finalidade Relacionamento com mercado Integração dos funcionários Fortalecer a imagem da empresa Alinhamento das estratégias Exposição da marca Geração de negócios Lançamentos de produtos ou serviços Premiação Apresentação dos resultados Motivação Ação social Outros 53% dos eventos estão voltados para o relacionamento externo; 26% são voltados para o público interno; 18% são destinados à divulgação de metas e estratégias da empresa Base: 52 entrevistas

* Pesquisa Franceschini Principal Evento Contratação do Principal Evento Base: 52 entrevistas * Pesquisa Franceschini

Razão da múltipla contratação dos fornecedores Principal Evento Razão da múltipla contratação dos fornecedores Porque é mais barato Facilidade na contratação e criatividade Já tem os fornecedores diretos O atendimento é melhor Mais qualidade do serviço Nenhuma empresa é capaz de absorver, entender e realizar no prazo Sem interferência de terceiros Por restrição orçamentária do depto. financeiro Não vale a pena contratar uma empresa para desenvolver relacionamento com público-alvo Com a empresa sempre falta algo para fazer ou não realiza 1/3 das razões apontadas para estão ligadas a relação de confiança ou falta dela Base: 52 entrevistas

O que pesa na contratação dos fornecedores Principal Evento O que pesa na contratação dos fornecedores Top Box 2007 2009 96% 92% 90% 88% 86% 79% 69% 67% As experiências anteriores O preço final Expertise no tipo de evento O conceito criativo A infra estrutura da empresa O tempo para a organização As referenciais comerciais As condições de pagamento Base: 52 entrevistas Nenhuma importância Neutro Muito importante

Aspecto mais importante para contratação Principal Evento Aspecto mais importante para contratação Ter expertise no tipo de evento em questão As experiências anteriores com a empresa A infra-estrutura da empresa contratada O conceito criativo apresentado O preço final O tempo médio para a organização As referencias comerciais anteriores As condições de pagamento 2007 2009 Base: 52 entrevistas

- Principal Evento Matriz de importância Aspecto determinante (%) + Importância média - Aspecto determinante (%) + Base: 52 entrevistas

Investimento com o principal evento 22% dos principais eventos contam com verbas acima de 1 milhão. Valor de investimento médio R$ 970 mil. 1000 maiores estimativa: R$ 1 bilhão. Base: 52 entrevistas

Organização de eventos dentro da empresa Tendências Organização de eventos dentro da empresa Top Box 2007 2009 79% 87% 88% 86% 71% 90% 82% 73% 75% 96% 62% 65% 64% 63% 58% As empresas organizadoras de eventos deveriam rever a sua política de preço. O mercado de eventos no Brasil está em expansão Com a operação centralizada temos mais tranqüilidade para organizarmos o evento As empresas de eventos que trabalham para minha empresa são organizadas e confiáveis As empresas de eventos corporativos contam com profissionais qualificados Os eventos da minha empresa sempre precisam de mais de um fornecedor As empresas atuarão de forma focalizada, serão especialistas em certo tipo de evento. Falta nas empresas de eventos um report sobre o status da organização do evento As comissões cobradas pelas agências de eventos são abusivas. Discorda Nem concorda nem discorda Concorda Não sabe Base: 52 entrevistas

Organização de eventos dentro da empresa Tendências Organização de eventos dentro da empresa Top Box 2007 2009 58% 55% 42% 52% 37% 44% 56% 50% 29% 48% 40% 47% 23% 19% 21% Pagamos mais para uma empresa de eventos para termos toda operação centralizada. Preferimos agências pequenas e média, ela nos atendem melhor. Faltam empresas com capacidade técnica para organizar grandes eventos. Contratar apenas uma empresa para organizar todo evento sai muito caro. A contratação direta de todos os fornecedores é mais segura Faltam profissionais qualificados para organizar eventos no mercado. Uma empresa de eventos só sobreviverá se atuar em todos os tipos de evento. E impossível organizar um evento sem uma empresa que cuide de tudo. Os maiores problemas na área de eventos acontecem com as agências de viagens . Discorda Nem concorda nem discorda Concorda Não sabe Base: 52 entrevistas

Crise X Gripe Suína X Mercado Nacional Tendências Crise X Gripe Suína X Mercado Nacional Por conta da crise, orçamento de 2009, foi reduzido. Para evitar desconfortos internos, os eventos foram suspensos. A empresa seguiu tendência do mercado e suspendeu os eventos mesmo com verba. Os eventos só voltarão ao normal, em 2010. Em função da gripe suína, eventos com grande número de participantes estão suspensos A gripe suína atingirá o mercado de eventos. Os eventos programados serão mantidos mesmo com a gripe suína. Alguns eventos deverão ser replanejados em função da gripe suína Discorda Nem concorda nem discorda Concorda Não sabe Base: 52 entrevistas

Conclusões

O mercado de eventos no Brasil Em 2 anos o mercado de eventos corporativos ... Está mais profissionalizado; Com estruturas internas maiores e mais centralizadas; Com maior investimentos em planejamento; Com objetivos mais abrangentes; Com perspectivas de expansão; Sensível às diversidades do mercado.

Planejamento Um segmento mais organizado 71% das empresas possuem um calendário de eventos, um aumento de 17%; Aumento do tempo de organização: 4 meses em média para organização de grandes eventos, 30 dias a mais; A organização de eventos está concentrada em departamentos de marketing, comunicação, eventos e promoção.

Maior participação e relevância no mix de marketing Objetivo do evento Mudança do target Qualificação 2007 Mídia Relacionamento Qualificação Maior participação e relevância no mix de marketing 2009 Relacionamento Mídia

Profissionalização Melhora Mais de 50% dos respondentes ocupam cargos de chefia, coordenação, gerência e direção; 41% das empresas contam com mais de 4 pessoas para organização e eventos; 75% dos profissionais atendem as solicitações de toda empresa ou de todo grupo; 86% concordam que a operação centralizada facilita a organização.

O mercado hoje Sensível às adversidades 35% das empresas reduziram o investimentos em 2009; Até agosto, 85% das empresas não tinham executado o orçamento destinado ao período; 70% das empresas suspenderam eventos por conta da crise. 50% das empresas acreditam que a gripe suína também afetou o mercado de eventos.

Estimativas do Setor – Mil Maiores 2007 2009 307 Eventos por empresa 270 153 mil Total de eventos 270 mil Verba do evento mais importante: Média empresa: R$ 970 mil 1000 Maiores: R$ 1 Bilhão

Futuro Um mercado em expansão e sofisticado 86% dos entrevistados acredita que o mercado de eventos está em expansão; 82% dos entrevistados confiam nas empresas de eventos; 87% das empresas acreditam que a política de preços deve ser revisada;