Estudo e Distribuição do Trabalho

A função organização está relacionada a: (1) Divisão da empresa em áreas e unidades organizacionais (2) Integração coordenativa e harmonizadora dos esforços dessas áreas e unidades organizacionais num todo unificado e sinérgico (3) Determinação das atividades necessárias à realização das metas e ao alcance dos objetivos (4) Atribuição de tais atividades a diferentes unidades organizacionais (5) Estabelecimento do conteúdo e do perfil de exigências necessários à execução de tais atividades e (6) Designação de tais atividades a cargos específicos da execução.

A análise da repartição do trabalho entre as unidades organizacionais e dentro dessas mesmas unidades deve ser realizada quando: (1) Cria-se a empresa ou uma unidade organizacional ou (2) Altera-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade organizacional ou (3) Racionaliza-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade organizacional.

Objetivos do Estudo de Distribuição do Trabalho A empresa não deve ser vista como um todo estático, mas como um arranjo necessário de áreas e unidades organizacionais, que decorre da necessidade de a mesma realizar sua missão e alcançar seus objetivos. Para tanto, é imprescindível a realização de tarefas, as quais são distribuídas pelas áreas e unidades organizacionais, mediante critérios de natureza, similaridade e complementaridade.

Três objetivos básicos do modelo de estudo da distribuição da carga de trabalho: (1) Distribuir, de forma balanceada, entre as unidades organizacionais, as tarefas a serem realizadas pela empresa (2) Redistribuir, de forma criteriosa e racional, as tarefas que já vêm sendo realizadas pela empresa e (3) Funcionar como um instrumento de estudo da situação existente e de mudança para a situação desejada, quando da racionalização organizacional.

Definições: Carga de trabalho – volume de trabalho atribuído a uma unidade organizacional, durante uma unidade de tempo pré-estabelecida Função – conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam as atribuições das unidades organizacionais e dos cargos, servindo, inclusive, como critério para departamentalização da empresa Atividade – conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho atribuído às unidades organizacionais e aos cargos Tarefa – agrupamento de operações interligadas mediante determinada ordem seqüencial, levando-se em consideração a subdivisão do trabalho entre os funcionários alocados em uma unidade organizacional Operação – parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser executada manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas, máquinas etc

Natureza da atividade – para o alcance de seus objetivos, as empresas executam inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de aspectos legais, de produção, financeiros, contábeis etc. Atividades complementares – quando as atividades apresentam uma relação antecedente/subseqüente, encadeada numa ordem rígida e necessária com a atividade subseqüente funcionando como um complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa ser realizado e Atividades similares – ocorrem quando a realização de duas ou mais atividades obedece ao mesmo procedimento de execução.

Operação – parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser executada manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas, máquinas etc Natureza da atividade – para o alcance de seus objetivos, as empresas executam inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de aspectos legais, de produção, financeiros, contábeis etc. Atividades complementares – quando as atividades apresentam uma relação antecedente/subseqüente, encadeada numa ordem rígida e necessária com a atividade subseqüente funcionando como um complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa ser realizado e Atividades similares – ocorrem quando a realização de duas ou mais atividades obedece ao mesmo procedimento de execução.

Fases da Análise da Distribuição da Carga de Trabalho Após a divisão da empresa em área e unidades organizacionais, mediante critérios definidos de departamentalização; após a determinação das atividades a serem realizadas, necessárias à consecução das metas e ao alcance dos objetivos, e após a atribuição de tais atividades às unidades organizacionais, mediante critérios de natureza, similaridade e complementaridade, seguem-se as seguintes fases de análise da distribuição da carga de trabalho:

Listagem de Tarefas Individuais Consiste em descrever, mediante entrevistas e questionários, todas as tarefas que cada funcionário executa, indicando o tempo que as mesmas levam para serem executadas e o volume total do trabalho executado (somatório das durações das tarefas).

Listagem das Atividades da Unidade Organizacional Após a identificação das tarefas que cada funcionário realiza, deve-se agrupá-las em atividades, as quais são relacionadas na lista de atividades, mediante a ordem de importância.

Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho – QDT Ele possibilita ao analista de O&M: (1) Visão panorâmica de todas as tarefas executadas na unidade organizacional (2) Análise comparativa das tarefas executadas pelos diferentes funcionários (3) Análise comparativa da duração das tarefas (4) Verificar se a capacidade profissional dos funcionários está sendo eficientemente utilizada (5) Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos funcionários (6) Verificar o grau de especialização das tarefas (7) Verificar o critério utilizado para a distribuição do trabalho entre os funcionários: natureza, similaridade ou complementariedade das tarefas (8) Verificar se existem tarefas dispersas entre os vários executores ou se os mesmos estão executando tarefas desconexas (9) Analisar de forma global a distribuição do trabalho entre os funcionários e (10) Estabelecer a situação ideal, racionalizando a distribuição das tarefas.

Para alcançar todos estes aspectos é necessário que se construa um quadro de distribuição do trabalho que contenha: (1) Todas as tarefas realizadas na unidade organizacional, agrupadas por funcionário (2) Homogeneidade no registro de durações das tarefas (3) Cálculo das durações das tarefas e somatório delas em atividades (4) Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na realização de suas tarefas, evidenciado-se a ociosidade ou o emprego de horas extras (5) Ordem seqüencial das execuções, por funcionário e (6) Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da unidade de tempo considerada.

Análise do Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT) A maneira mais fácil de levantar os problemas existentes é indagando sobre eles.

Perguntas básicas: (1) Sobre a capacidade profissional dos funcionários que realizam as tarefas a eles atribuídas: - quanto ao equilíbrio entre a capacidade profissional dos funcionários e as tarefas a eles atribuídas - quanto ao manuseio e/ou operação de equipamentos, máquinas, ferramentas, instrumentos etc, e - quanto à necessidade de treinamento. (2) Sobre o grau de concentração das tarefas e de especialização dos funcionários: - quanto à concentração de tarefas e - quanto à especialização dos funcionários.

(3) Sobre compatibilidade das tarefas executadas: - quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos funcionários e - quanto à conveniência de se atribuírem aos funcionários tarefas não compatíveis. (4) Sobre o equilíbrio entre o volume de trabalho dos funcionários: - quanto à carga de trabalho de cada funcionário e quanto às tarefas cíclicas.

(5) Sobre a duração de tarefas e atividades: - quanto ao tempo consumido na execução das tarefas e atividades - quanto ao equilíbrio entre o tempo gasto na execução das tarefas e atividades e a importância que elas têm para a unidade organizacional - quanto à prioridade de execução das tarefas e atividades - quanto aos tempos desnecessários ou mortos e - quanto à duração do relacionamento formal. (6) Sobre a participação relativa das tarefas no total de tempo gasto pelos funcionários para executá-las: - quanto à participação relativa das tarefas e - quanto à distribuição das tarefas entre os funcionários.