PROGRAMA DE FORMAÇÃO DE DIRIGENTES DESPORTIVOS CAPÍTULO 2 Planeamento www.delicado.info/documentos Nuno Delicado, Maio 2003

Documentos estruturadores da actividade Plano Estratégico Plano de Actividades Orçamento Relatório e Contas Missão da federação, objectivos e acções Planeamento a 4-5 anos Elaborado e aprovado pela Direcção Especificação das orientações do Plano Estratégico Aplicação dos recursos da federação para 1 ano Elaborado pela Direcção e aprovado em AG Estimativa das receitas e despesas para um ano Plano de Actividades expresso em termos financeiros Actividade efectivamente realizada num ano Contas financeiras associadas a essa actividade

ÍNDICE Plano Estratégico Plano de Actividades Orçamento Relatório e Contas .

Utilidade interna do planeamento estratégico Clarificação dos fins da federação Análise da evolução passada e da situação actual Estabelecimento de uma visão de futuro Definição das necessidades para alcançar objectivos Estabelecimento de prioridades de actuação Utilização eficaz dos recursos disponíveis Avaliação do progresso alcançado Ferramenta de comunicação da estratégia

Utilidade externa do planeamento estratégico Compreensão das tendências externas e seu impacto Identificação das organizações que ditam tendências Avaliação da posição e perspectivas da federação Comunicação da estratégia, projectos e prioridades Definição das prioridades a adoptar com as organizações que apoiam a modalidade Desenvolvimento de parcerias

Definição do Plano Estratégico 1. Análise da situação 2. Definição de objectivos 3. Estabelecimento do plano de acção

Análise da situação Qual a missão da federação? Quem são os diversos “membros” da federação e quais os interesses de cada grupo? Quais as implicações das alterações no contexto da federação? Qual a evolução dos últimos anos? Quais os aspectos mais positivos e os aspectos mais negativos nas principais áreas?

Definição de objectivos Qual a visão para a federação? Quais os objectivos em cada área? Administrativa: “Manter um escritório com secretária” Desportiva: “Qualificar dois atletas para os mundiais” Competições: “Uma competição juvenil por distrito” Desenvolvimento: “Triplicar o número de atletas filiados” Formação: “Formar 30 novos treinadores” Relações externas: “Filiar na Federação Internacional” Marketing: “Uma notícia por semana num jornal diário” Quais são os objectivos prioritários?

Características dos objectivos Específicos Aplicáveis Mensuráveis Realistas Calendarizados

Estabelecimento do plano de acção Quais as acções? Que responsáveis? Qual o calendário? Que recursos? Quais os indicadores de sucesso? Quais as fontes de financiamento?

Estrutura do Plano Estratégico 1. Introdução 2. Análise da situação 3. Missão 4. Visão 5. Objectivos 6. Plano de acção

Utilização do Plano Estratégico Aprovação final pela Direcção Divulgação a todos os interessados Introdução na tomada de decisões Ajustamentos regulares Revisão anual

ÍNDICE Plano Estratégico Plano de Actividades Orçamento Relatório e Contas .

Elaboração do Plano de Actividades Processo semelhante ao do Plano Estratégico: Análise da situação actual Definição de objectivos concretos Estabelecimento de um plano de acção Responsabilização dos responsáveis de cada área pela elaboração do respectivo plano de actividades

Estrutura do Plano de Actividades Introdução Área Administrativa Análise da situação e definição de objectivos Actividades a realizar Área Desportiva ... Área de Competições Área de Desenvolvimento Área de Formação Área de Relações Externas Área de Marketing e Comunicação

ÍNDICE Plano Estratégico Plano de Actividades Orçamento Relatório e Contas .

Elaboração do Orçamento Clarificação dos objectivos e plano de acção Revisão das receitas e despesas de anos anteriores Previsão de receitas e despesas para o próximo ano Enfoque de encargos nas iniciativas prioritárias Comparação das receitas e despesas estimadas Previsão de ajustamentos em caso de necessidade Validação após discussão e aprovação pela AG

Categorias de receitas Receitas próprias Jóias de filiação Taxas de inscrição Subsídios Federação Internacional e Confederação Regional Comité Olímpico Nacional e Solidariedade Olímpica Governo Outras entidades Donativos Patrocínios

Outras fontes de recursos Organização de actividades comerciais Parcerias com organizações congéneres Apoio material Apoio de fornecedores Cedência temporária de recursos Trabalho voluntário

Identificação de despesas Estruturação por áreas seguindo o Plano de Actividades Responsabilização de cada área pelo seu orçamento Identificação de despesas em orçamentos anteriores Solicitação de orçamentos para as principais despesas Identificação de possíveis fontes de financiamento Análise do orçamento por áreas de actividade Limitação do orçamento da área administrativa

ÍNDICE Plano Estratégico Plano de Actividades Orçamento Relatório e Contas .

Elaboração do Relatório e Contas Responsabilização de cada departamento Identificação das actividades realizadas por área Análise da realização e resultados por actividade Justificação de actividades não planeadas Justificação de actividades não realizadas Formulação de recomendações para o futuro Principais obstáculos Principais factores de sucesso Elaboração do relatório financeiro correspondente às actividades realizadas

Estrutura do relatório de actividades Avaliação global Principais actividades realizadas Recomendações globais para o futuro Relatório e avaliação por área Avaliação geral Descrição e avaliação das actividades realizadas Recomendações

Elementos do relatório financeiro Balanço Demonstração de resultados