Orientações e Procedimentos para Comissões Inventariantes – INVENTÁRIO ANUAL – Exercício 2017 Orientações e Procedimentos para Comissões Inventariantes Elaboração: Adm. Carlos Augusto de Almeida Silva : (67) 3345-3942 / 3518 / 3500 / 3944 : dipm.proadi@ufms.br https://inventario.ufms.br/ Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Apresentação Dentre as várias atribuições administrativas das unidades que compõem a UFMS esta a de efetuar a incorporação, controle de seu ativo permanente. A Divisão de Patrimônio – DIPM, setor administrativo, vinculado a Coordenadoria de Gestão de Materiais – CGM, subordinado à Pró-reitoria de Administração e Infraestrutura - PROADI, é responsável pela execução e controle do registro e tombamento dos Bens Móveis da Universidade. O Inventário Físico é a ferramenta de controle que permite identificar e ajustar as cargas patrimoniais das Unidades através da verificação física do acervo patrimonial existente. A utilização desta ferramenta é legalmente exigida a todos os órgãos da administração pública. Nosso objetivo é oferecer às comissões de inventário informações acerca dos procedimentos que deverão ser adotados para sua realização, de modo a melhorar e sistematizar a execução das tarefas no Inventário Geral de Bens Móveis da UFMS, do ano de 2017. Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

A importância do controle patrimonial A importância do controle patrimonial nas instituições, tanto públicas quanto privadas, diz respeito principalmente à grande imobilização financeira decorrente das aquisições de bens que são realizadas. O controle patrimonial é composto das atividades de Tombamento e “Emplaquetamento”, Baixa, Transferência e Movimentação do acervo. Assim como revisão dos registros contábeis relativos ao acervo patrimonial através da execução do inventário – que representa uma comparação dos registros com o levantamento físico em cada unidade. Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

O que é o Inventário? Conforme a Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril 1988, SEDAP/PR, inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros: O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações com saldo físico real; Realizar o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso; Confirmar a atribuição da carga e a localização dos bens; Apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade; Manter atualizado o controle dos bens e seus registros. Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Dentre os principais tipos de inventário físico destacamos: Anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor do acervo patrimonial de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício; De Transferência de Responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora, na UFMS é o chamado Termo de Responsabilidade ou “Passagem de Carga”; Eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. O inventário que será realizado nesse momento é o denominado ANUAL, e seu objetivo é comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora componente da UFMS. Ele é obrigatório e deve representar as informações relativas ao exercício. Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Espera-se que, ao final desse trabalho, a Divisão de Patrimônio possa: Ter uma visão da real situação dos Bens existentes na Universidade; Identificar e ajustar os Bens Localizados nas unidades; Identificar os principais locais que possuem Bens Sem Fichas patrimoniais; Fazer os devidos encaminhamentos aos setores competentes da UFMS. Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Agentes do Inventário Para a realização do inventário é necessária a cooperação entre os diversos agentes envolvidos com o patrimônio. Entre eles destacamos a Comissão Inventariante, a Divisão de Patrimônio, e os Detentores de Carga responsáveis pela guarda de bens. Comissão Inventariante ou Comissão de Inventário “Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do Sistema de Serviços Gerais SISG que são os órgãos civis da Administração Federal direta, das autarquias federais e fundações públicas deverão ser efetuados por comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno.” (Inciso 8, alínea 8.4, IN 205/1988). “As comissões especiais de que trata esta I.N. deverão ser constituídas de, no mínimo, três servidores do órgão ou entidade, e serão instituídas pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.” (Inciso 11, IN 205/1988). Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Divisão de Patrimônio Detentor de Carga Na atividade de Inventário, a Divisão de Patrimônio tem a função de apoio e de atualização das informações verificadas pela Comissão Inventariante. Detentor de Carga Na atividade de Inventário, o responsável pela guarda e conservação de Bens patrimoniais tem a função de: Zelar pelo bom uso e manutenção da conservação dos Bens sob sua responsabilidade; Prestar ao Setor de Patrimônio ou a Comissão de Inventário informações acerca dos Bens sob sua responsabilidade; Manter constantemente atualizadas as informações relacionadas aos Bens sob sua responsabilidade; Verificar se as informações dos Bens constantes no Relatório de Inventário correspondem à realidade de seu local de guarda; Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Principais Novidade para o Inventário de 2017 Uso de etiquetas patrimoniais; Novo sistema de Inventário https://inventario.ufms.br/; Vídeos para treinamento; Uso de smartphone “em fase de teste, somente para AGETIC e FACOM” Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Procedimentos de Execução Apresentaremos alguns vídeos para melhor compreensão do novo modulo do sistema de inventário: Introdução do Inventário; Cadastro de Comissão; Fazer Inventário da Lotação; Acompanhamento da Comissão; Relatórios da Comissão. https://inventario.ufms.br/treinamento Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

As atribuições da Comissão Inventariante são: Realizar o cadastramento de sua comissão; Retirar pelo sistema a Relação de Bens para Inventário do Exercício 2017; Realizar a conferencia física dos bens e alimentar as informações no sistema patrimonial; Finalizar o Inventário, gerar e assinar o relatório de Quadro Resumo; Enviar o relatório de Quadro Resumo via SEI. Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

Cronograma do Inventário 2017 Treinamento Inventário 2017 23/11/2017 Início do Inventário 2017 Data final do Inventário 2017 30/12/2017 Data limite para envio do relatório “Quadro Resumo Inventário 2017” via SEI 06/01/2018 Serviço Público Federal Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS

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