Gestão Documental

Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição Produção natural e orgânica (invisível) INÍCIO DO BLOCO 1: 15 min. (5 slides: 1-5) IEDA 1. Documento de arquivo . Documento costuma ser "abstrato"; é tão cotidiano que não olhamos para o documento como tal; . Invisível . As instituições realizam suas atividades e os documentos registram o exercício dessas atividades - os documentos não são só gerados em papel - documento digital também é documento Diferentes suportes e formatos Integra o patrimônio público

Informação – registro em diferentes suportes: papel filme CD fita magnética ... IEDA os documentos não são só gerados em papel Existem outros suportes (material sobre o qual as informações são registradas) como papel, pergaminho, filme, disco óptico, disco magnético, fita magnética etc.; Inserir imagens exemplificando os suportes

Documento – produção em diferentes formatos: caderno rolo de filme folha avulsa cartaz livro planta tira de microfilme projeto - documento digital também é documento, fotografia, mapa, planta, projeto de infra estrutura, saneamento, telefonia, prontuário, e-mail institucional... . Documento não é só o que vira processo (compra, RH...)

Senso comum: Arquivos . Todo mundo pensa que papelada é burocracia ; documentos não tem essa função - eles têm valor de prova. Sensibilização (Contraposição com senso comum) Mapear outros: .Tirar o estigma de associar documento à burocracia inútil da administração . .“Tudo que é ruim vai para o arquivo” (depósito de papéis velhos); . arquivo morto ; depósito de papel ; penalizar servidor enviando para arquivos ;

Senso comum Sobre os Arquivos: “arquivo morto” burocracia inútil papel velho trabalho administrativo sem visibilidade . Todo mundo pensa que papelada é burocracia ; documentos não tem essa função - eles têm valor de prova. Sensibilização (Contraposição com senso comum) Mapear outros: .Tirar o estigma de associar documento à burocracia inútil da administração . .“Tudo que é ruim vai para o arquivo” (depósito de papéis velhos); . arquivo morto ; depósito de papel ; penalizar servidor enviando para arquivos ;

Senso comum: O que é histórico?

Senso comum Documento antigo Corroído Empoeirado Amarelado FINAL DO BLOCO 1 IEDA Quando há alguma preocupação com os arquivos, é com o arquivo considerado histórico (documentos antigos) o que deve ser preservado MARCELO: Em função dessa visão tradicional, nós, com os municípios, sentimos essa dificuldade para sensibilizar os gestores O documento não precisa envelhecer para possuir valor histórico.

Gestão Documental INÍCIO DO BLOCO 2: 20 min. (8 slides: 6-13) IEDA O fato é que há um acumulo volumoso e uma produção desordenada de documentos e por isso a gestão é necessária. 2.       Gestão Documental: . A produção de documentos é inevitável - fazer a gestão é imprescindível - para que os documentos possam ter utilidade. . Sem gestão documental a instituição tem o ônus da preservação e não tem o benefício do acesso. Massa documental produzida e acumulada.

Gestão Documental Por que é necessária? produção documental volumosa, diversificada e inevitável; controle sobre a massa documental produzida e acumulada.

Onde está o documento?

Gestão Documental Sem a gestão documental: a instituição tem o ônus da guarda e não tem o benefício do acesso.

Gestão Documental Sem a gestão documental: o documento não é localizado e não tem como exercer sua função como fonte de informação e prova.

Gestão Documental Por quanto tempo guardar o documento? O que PODE ser eliminado? O que DEVE ser preservado? IEDA Como responder a estas questões em uma situação como a retratada na imagem anterior? Prazos indefinidos? Por quanto tempo o documento precisa ser arquivado? Onde ele está no arquivo? O que pode ser eliminado? Quando? . O trabalho da gestão documental está em criar um procedimento para responder a estas questões. Manter questões. Como organizar os documentos?

A Gestão Documental responde a estas questões

Gestão Documental cuida do ciclo de vida do documento; controla o percurso que os documentos fazem desde a produção até sua destinação final. IEDA Gestão documental é cuidar do Ciclo de vida do Documento: . Registro / protocolo (existência oficial) tem documentos que não são registrados/protocolados - falaremos deles mais adiante . Tramitação : qual a informação que ele carrega (um problema a ser resolvido - contratação, compra, vida) . Arquivo (depois que o problema foi resolvido) - fica guardado/protegido por prazos determinados - envolve questões jurídicas, de natureza fiscal. . No fim da vida: documento preservado ou eliminado . Para cada uma destas fases serão necessários cuidados* com produção, manuseio e armazenamento

Gestão Documental Ação estratégica de Governo: transparência e eficiência administrativa; economia de recursos; agilidade e subsídio na tomada de decisão;

Gestão Documental Ação estratégica de Governo: modernização da máquina pública; controle social.

Gestão Documental É atividade técnica: exige intervenção humana de natureza técnica; padroniza normas e procedimentos que regulam o ciclo de vida do documento. IEDA * Cuidado: a gestão pressupõe intervenção de natureza técnica - normas, procedimentos e padronização que regulam o ciclo de vida desde o começo até final. Preservar é diferente de cuidar : suporte, temperatura, umidade, iluminação. É importante que haja objetividade na lógica de preservação - os critérios devem ser objetivos de guarda, tramitação, descrição, nomenclatura. Estes padrões devem ser reconhecidos e respeitados por todos. MARCELO: Hoje as instituições não contam com profissionais com essa qualificação, geralmente os arquivos são cuidados por servidores muito dedicados, comprometidos, mas que não possuem esse conhecimento especifico. Daí a necessidade de se investir em capacitação.

Gestão Documental Traz benefícios: Arquivos organizados; Identificação dos valores dos documentos; Prazos de guarda definidos; INÍCIO DO BLOCO 3: 15 min. (6 slides: 14-19) IEDA 3. Benefícios da gestão documental; Respostas às questões: . Prazos definidos . Decisão sobre preservação ou eliminação do documento

Gestão Documental Traz benefícios: Decisão sobre preservar ou eliminar; Facilidade em recuperar a informação. INÍCIO DO BLOCO 3: 15 min. (6 slides: 14-19) IEDA 3. Benefícios da gestão documental; Respostas às questões: . Prazos definidos . Decisão sobre preservação ou eliminação do documento

Informação arquivística Onde está a informação? Informação arquivística Documentos públicos Arquivos IEDA O tratamento desses acervos por meio de uma politica de gestão documentos, o tratamento da informação é que vai assegurar o acesso Gestão Documental Tratamento da informação Acesso à informação pública

A finalidade da gestão documental é garantir o acesso à informação

Gestão Documental Define critérios que orientam a construção do patrimônio documental. IEDA Dimensão mais política (ação mais institucional...) Valorização da gestão documental, . Fazer a gestão traz benefícios, mas não desonera. É preciso uma ação institucional dirigida para isso. . É preciso prever recursos no planejamento (entrar no PPA) e na formação de recursos humanos. . Metas, planejamento e recursos para a gestão documental poderiam evitar a frustração da ação do servidor de arquivos que atuou a vida toda sem respaldo institucional - com uma política de gestão, é possível ver os resultados da sua ação. Com uma política de Gestão Documental é possível ver os resultados da sua ação – a prática traz resultados concretos

Gestão Documental É preciso: Ação institucional – sensibilizar o alto escalão de governo – planejar recursos no PPA – capacitar os recursos humanos IEDA Dimensão mais política (ação mais institucional...) Valorização da gestão documental, . Fazer a gestão traz benefícios, mas não desonera. É preciso uma ação institucional dirigida para isso. . É preciso prever recursos no planejamento (entrar no PPA) e na formação de recursos humanos. . Metas, planejamento e recursos para a gestão documental poderiam evitar a frustração da ação do servidor de arquivos que atuou a vida toda sem respaldo institucional - com uma política de gestão, é possível ver os resultados da sua ação. Com uma política de Gestão Documental é possível ver os resultados da sua ação – a prática traz resultados concretos

Gestão Documental Construção de conhecimento: – produção documental; – valor dos documentos; – prazos de guarda; – destinação; – restrição de acesso. FINAL DO BLOCO 3 IEDA Dimensão mais técnica (uma outra dimensão é o como fazer na prática, conhecer os documentos, a produção...) Isso tudo depende da construção de conhecimento . Nem a VC, nem qualquer curso, nem a literatura, tem as respostas prontas desta produção do conhecimento – é necessária essa produção de conhecimento pelas instituições.

Cochicho Que área ou setor de seu município está precisando mais de uma ação de gestão documental? O participante precisa dizer qual o problema e qual o benefício esperado.

Interfaces entre a Gestão e o Acesso INÍCIO DO BLOCO 4: 15 min. (7 slides: 21-27) IEDA

Acesso: um dos aspectos mais importantes da política de gestão documental IEDA Essas VCs foram feitas principalmente para discutir a questão do acesso. A gestão não é só desejável e necessária Sem falar em Gestão documental não possível dar efetividade ao direito de acesso à informação Nota-se que o Arquivo, que deveria ser o protagonista nesse processo (que é grande repositório de informações) ficou ausente do texto da Lei 12.527/2011

Em qual dos cenários é possível se falar em acesso à informação?

Gestão Documental “Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e … IEDA A gestão é também um dever dos órgãos públicos, prevista na Legislação: . Artigos 216º da constituição; § 2º; . Lei federal nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 1º (dever) e 3º (o que é); OBS: Lei de Arquivos foi precursora da LAI - regulamentou o sigilo pela primeira vez (mas estes artigos - 23 e 24 - foram revogados)

Gestão Documental … as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” – Art. 216, §2º da CF, regulamentado pela Lei Federal nº 8.159/1991 IEDA A gestão é também um dever dos órgãos públicos, prevista na Legislação: . Artigos 216º da constituição; § 2º; . Lei federal nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 1º (dever) e 3º (o que é); OBS: Lei de Arquivos foi precursora da LAI - regulamentou o sigilo pela primeira vez (mas estes artigos - 23 e 24 - foram revogados)

Acesso à informação “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, … IEDA . Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - dever de assegurar o acesso e proteger o sigiloso, depende da aplicação de Arquivos. . A informação mencionada na LAI é aquela registrada e tem valor de prova (art. 7º da Lei nº 12.527/2011). . Missão 2 em 1 : LAI e Lei de Arquivos . LAI - a informação não pertence às instituições ou aos agentes públicos; ela pertence à sociedade

Acesso à informação … ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.” – Art. 5º, XXXIII, da CF, regulamentado pela Lei Federal nº 12.527/2011 IEDA . Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - dever de assegurar o acesso e proteger o sigiloso, depende da aplicação de Arquivos. . A informação mencionada na LAI é aquela registrada e tem valor de prova (art. 7º da Lei nº 12.527/2011). . Missão 2 em 1 : LAI e Lei de Arquivos . LAI - a informação não pertence às instituições ou aos agentes públicos; ela pertence à sociedade

legislação específica Gestão & Acesso: legislação específica LF 8.159, de 09/01/1991 Gestão de documentos (Arts. 1º e 3º) LF 12.527, de 18/11/2011 Tratamento da informação (Art. 4º, V) IEDA Lei de Arquivos: Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.” Art.3 - Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente LAI: Tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação (Art. 4º, V)  Localização Recuperação

Responsabilidade dos agentes e da administração pública com o patrimônio documental FINAL DO BLOCO 4 IEDA A gestão é uma ação estratégica de Governo, é uma atividades de natureza técnica, mas ela também é um dever do poder público. Como já foi visto na VC anterior o não cumprimento desse dever implica em sanções, previstas em legislação específica. . Lei federal nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 - Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimônio cultural Art. 62 – Destruir, inutilizar ou deteriorar: II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão, de um a três anos, e multa Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999 Art. 49 – Destruir, inutilizar ou deteriorar: Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais)

LF 8.159, de 09/01/1991 – Art. 25 LF 9.605, de 12/02/ 1998 – Art. 62 . Lei federal nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) Artigo 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998 Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimônio cultural Art. 62 – Destruir, inutilizar ou deteriorar: II – arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena – reclusão, de um a três anos, e multa Decreto Federal n. 3.179, de 21 de setembro de 1999 Art. 49 – Destruir, inutilizar ou deteriorar: Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais) DF 3.179, de 21/09/1999 – Art. 49

Conceitos Fundamentais INÍCIO DA 1ª PARTE DO BLOCO 5: 10min. (5 slides: 28-32) IEDA

Documentos de Arquivo Registros de informação, em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por um órgão público no exercício de suas funções e atividades. IEDA 5. Conceitos fundamentais Tudo é documento, mas vamos falar de documento de Arquivo. . Documentos de Arquivo:

Documentos de Arquivo Registram o exercício de funções e atividades Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Subsidiam e comprovam as ações administrativas Valor de prova Subsidiam e comprovam as ações administrativas Valor informativo Asseguram direitos do cidadão e da instituição Preservam a memória institucional Valor de prova Valor informativo Asseguram direitos do cidadão e da instituição Preservam a memória institucional

Principais características naturalidade (produção natural) organicidade (contexto de produção IEDA - Características : autenticidade (valor de prova) ; organicidade (contexto de produção) ; integridade ; imparcialidade ; unicidade ; naturalidade ; inter-relacionamento ( priorizar a explicação/definição e não o termo.) - Essas características se aplicam a documentos em qualquer suporte : digital, magnético ou papel ; de qualquer natureza: iconográfico, textual... Naturalidade Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”. Contexto de produção e organicidade No decorrer do exercício das funções e atividades de um órgão público ou empresa privada, os documentos são acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informação. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, é um conjunto indivisível de documentos que espelha a trajetória e o funcionamento do organismo produtor. Autenticidade “Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Unicidade Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.

Principais características autenticidade (valor de prova) unicidade (cada documento é único) IEDA - Características : autenticidade (valor de prova) ; organicidade (contexto de produção) ; integridade ; imparcialidade ; unicidade ; naturalidade ; inter-relacionamento ( priorizar a explicação/definição e não o termo.) - Essas características se aplicam a documentos em qualquer suporte : digital, magnético ou papel ; de qualquer natureza: iconográfico, textual... Naturalidade Os documentos de arquivo são acumulados “de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas”, o que “os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada”. Contexto de produção e organicidade No decorrer do exercício das funções e atividades de um órgão público ou empresa privada, os documentos são acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informação. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, é um conjunto indivisível de documentos que espelha a trajetória e o funcionamento do organismo produtor. Autenticidade “Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. Unicidade Cada documento de arquivo “assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental”.

Arquivo Público Conjunto de documentos produzidos e recebidos por um órgão em decorrência de suas funções e atividades. Edifício ou órgão de custódia de documentos. FINAL DA 1ª PARTE DO BLOCO 5 IEDA . Arquivo : Instituição arquivística pública ≠ arquivo (como conjunto de documentos) + Novo perfil jurídico institucional dos Arquivos Públicos:: atuação na gestão documental, na preservação e difusão , e na política de acesso à informação (verificar) (depois dessa tela entra o VT opinião com Ana Maria Camargo)

Arquivo Público Instituição responsável pela formulação e implementação de política pública de gestão, preservação e acesso – órgão normativo. . Arquivo : Instituição arquivística pública ≠ arquivo (como conjunto de documentos) + Novo perfil jurídico institucional dos Arquivos Públicos:: atuação na gestão documental, na preservação e difusão , e na política de acesso à informação (verificar)

Gestão Documental Conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à: – produção – classificação – avaliação – tramitação – arquivamento – reprodução de documentos INÍCIO DA 2ª PARTE DO BLOCO 5 (PÓS VT): 15min. (4 slides: 33-37) IEDA Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos.

Gestão Documental PRODUÇÃO ACESSO CLASSIFICAÇÃO Gestão Documental É o efetivo controle de documentos em todas as fases do seu ciclo de vida PRODUÇÃO PRODUÇÃO ACESSO CLASSIFICAÇÃO ACESS0 CLASSIFICAÇÃO Gestão Documental ARQUIVAMENTO ARQUIVAMENTO AVALIAÇÃO USO AVALIAÇÃO TRAMITAÇÃO USO TRAMITAÇÃO

Gestão Documental Assegura: o acesso à informação, a racionalização e a eficiência dos arquivos. IEDA

Gestão Documental Ciclo de vida dos documentos 1ª idade – Arquivo Corrente Documentos vigentes, frequentemente consultados 2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução Raramente consultados Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente 1ª idade – Arquivo Corrente Documentos vigentes, frequentemente consultados 3ª idade – Arquivo Permanente Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. 2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução Raramente consultados Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente FINAL DA 2ª PARTE DO BLOCO 5 (PÓS VT) IEDA . Já falamos que a gestão documental é o processo de cuidar do ciclo vital do documento (conceito de gestão documental) Há conceitos importantes relacionados ao ciclo vital: - Arquivos correntes, - intermediários, - permanentes + guarda permanente. 3ª idade – Arquivo Permanente Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural

Gestão Documental Deve ser formulada como política pública. Depende da institucionalização do Arquivo Público (órgão normativo). INÍCIO DO BLOCO 6- Fazer gestão na prática: 20 min. (6 slides: 38-43) (bloco 6 e o primeiro item 7 que fala de sistema de arquivos) IEDA Política pública porque tem finalidade social. É fundamental para assegurar direitos sociais: acesso a informação, participação, controle social. . Gestão documental é uma modalidade de política pública - qual vai ser o órgão responsável?

Arquivo Público Formula e implementa a política de: – gestão, – preservação e – acesso aos documentos e informações. IEDA Arcabouço legal: criação, funcionamento, atribuições, vinculação... Agentes envolvidos: comissões de avaliação, unidades de protocolo e arquivo Trabalho de inteligência: promover estudos e elaborar instrumentos de gestão O Arquivo Público Municipal deve ter o seu perfil jurídico institucional requalificado: é um órgão que formula e implementa política pública de arquivos, gestão, preservação e acesso aos documentos e informações; . Arquivo é como obra de infraestrutura - ninguém vê, mas é necessário pra tudo O que faz essa instituição? . formular e implementar a política de gestão: - arcabouço legal (no fim da VC vão ser passadas informações a este respeito) - agentes responsáveis : Comissão de Avaliação - trabalho de inteligência : gerar instrumentos

Política de Gestão Documental Exige um Sistema de Arquivos: – Articula os órgãos produtores; – Integra as fases: corrente, intermediária e permanente; – Articula as atividades de arquivo e protocolo; IEDA 7. Instrumentos (é o primeiro item de número 7 no mapa v5) . Sistema de Arquivos: - integração dos órgãos produtores e acumuladores de documentos - padronização de procedimentos (diferente de software)

Política de Gestão Documental Exige um Sistema de Arquivos: – Padroniza normas e procedimentos; – Define responsabilidades (órgãos). IEDA

Sistema de Arquivos Órgãos e Entidades Integrantes do SAESP

Órgão central Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão IEDA

Sociedade de Economia Mista Autarquias Arquivo Público do Estado Secretarias Secretarias Sociedade de Economia Mista Autarquias Arquivo Público do Estado Órgão Central do SAESP Sociedade de Economia Mista Autarquias Empresas Públicas Arquivo Público do Estado Órgão Central do SAESP Fundações Empresas Públicas Fundações Deixar só as 5 bolinhas FINAL DO BLOCO 6 IEDA

Cochicho Quais são os problemas que o seu município enfrenta por não ter uma política de gestão documental?

Instrumentos da Gestão Documental INÍCIO DO BLOCO 7: 15 min. (13 slides: 45-57) (É o segundo item de nº 7 do mapa “7 – Atividades da Gestão”) HILDA Neste bloco vamos discutir os três primeiros.

Plano de classificação Tabela de temporalidade Tabela de documentos sigilosos e pessoais 4. Sistemas informatizados INÍCIO DO BLOCO 7: 15 min. (13 slides: 45-57) (É o segundo item de nº 7 do mapa “7 – Atividades da Gestão”) HILDA Neste bloco vamos discutir os três primeiros.

Quem vai produzir os instrumentos de gestão? Arquivo Público Municipal, em parceria com as áreas envolvidas na produção dos documentos no exercício de suas atribuições, por meio da criação de grupos multidisciplinares. HILDA No caso de SP esse grupos de trabalho são denominamos Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA). Em SP já temos 94 dessas comissões, uma em cada órgão e entidade estadual.

Perfil do grupo de trabalho Profissionais de diversas áreas de formação (competências): Administração Direito História Finanças Informática Arquivística Gestão do conhecimento Áreas específicas HILDA No caso de SP esse grupos de trabalho são denominamos Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA). Em SP já temos 94 dessas comissões, uma em cada órgão e entidade estadual.

Instrumentos da Gestão Documental Plano de Classificação HILDA 7. Atividades da gestão . Classificação (produção do plano de classificação): - estudo do órgão/instituição : suas funções e atividades - levantamento da produção documental - padronização da denominação dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano

Plano de Classificação Representação lógica das funções, subfunções, atividades e séries documentais do organismo produtor, resultante da classificação.

Classificação de Documentos Classificar um documento significa identificar o contexto em que ele foi produzido, isto é, relacioná-lo à função, subfunção e à atividade que determinou a sua produção. HILDA Observação: A classificação deve ser realizada no momento da produção do documento, para evitar a produção e acumulação desordenadas. . Classificação (produção do plano de classificação): - estudo do órgão/instituição : suas funções e atividades - levantamento da produção documental - padronização da denominação dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano

Etapas para a elaboração do Plano de Classificação

Etapa 1 Escolha da metodologia: – Estrutural ou Funcional Estrutural (alterações constantes) Funcional (funções e atividades permanecem inalteradas) HILDA Método estrutural a estrutura, muitas vezes, não informa a totalidade das funções e atividades do organismo produtor a estrutura pode sofrer constantes alterações um mesmo tipo documental poderá constar no Plano de Classificação com códigos distintos quando registrarem atividades comuns às várias unidades da estrutura do órgão produtor. Exemplos: ofícios, cartas, memorandos, requisição de material, relatórios. Método funcional as funções e atividades permanecem inalteradas; identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão uma única vez no Plano de Classificação.

Etapa 1 Escolha da metodologia: – Atividades-Meio (comum a todos: Orçamento e Finanças, RH, Comunicação, Bens materiais e patrimoniais, …) OU HILDA Método estrutural a estrutura, muitas vezes, não informa a totalidade das funções e atividades do organismo produtor a estrutura pode sofrer constantes alterações um mesmo tipo documental poderá constar no Plano de Classificação com códigos distintos quando registrarem atividades comuns às várias unidades da estrutura do órgão produtor. Exemplos: ofícios, cartas, memorandos, requisição de material, relatórios. Método funcional as funções e atividades permanecem inalteradas; identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão uma única vez no Plano de Classificação.

Etapa 1 Escolha da metodologia: – Atividades-Fim (específicas de cada órgão: Saúde, Educação, Habitação, Meio Ambiente, …) HILDA Método estrutural a estrutura, muitas vezes, não informa a totalidade das funções e atividades do organismo produtor a estrutura pode sofrer constantes alterações um mesmo tipo documental poderá constar no Plano de Classificação com códigos distintos quando registrarem atividades comuns às várias unidades da estrutura do órgão produtor. Exemplos: ofícios, cartas, memorandos, requisição de material, relatórios. Método funcional as funções e atividades permanecem inalteradas; identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor; as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão uma única vez no Plano de Classificação.

Etapa 2 Estudo da legislação que regula a estrutura e define as atribuições e o funcionamento do órgão produtor dos documentos. HILDA O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de atribuições relacionadas às atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuições, identificar as funções, subfunções e atividades das quais decorrem a produção dos documentos.

Etapa 3 Identificação dos tipos documentais produzidos Espécie Ação Objeto HILDA O Tipo Documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. A identificação dos Tipos/Séries Documentais é fundamental para definição da temporalidade, pois não é possível identificar valores apenas aos assuntos ou objetos da ação informados em um documento. Processo Aquisição Material consumo

Estratégias para identificar os documentos a identificação pode ser realizada pelos produtores dos documentos por meio de entrevistas com os produtores, ou pelo estudo dos documentos acumulados nos arquivos HILDA O Tipo Documental é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. A identificação dos Tipos/Séries Documentais é fundamental para definição da temporalidade, pois não é possível identificar valores apenas aos assuntos ou objetos da ação informados em um documento.

Processo de pagamento de contas de utilidade pública Etapa 4 Controle de vocabulário (padronização dos nomes dos documentos) Contas de luz Contas de água Contas de telefone HILDA A elaboração de um índice contribui para a ampliação das formas de busca. O Índice é um instrumento complementar ao Plano de Classificação que favorece a recuperação dos documentos ao relacionar alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades, bem como os termos e expressões utilizados frequentemente. O índice alfabético, remissivo e permutado, nos permite ainda: organizar em ordem alfabética as funções, subfunções, atividades e tipos documentais, bem como os “assuntos” usualmente utilizados por tradição administrativa; realizar remissivas por meio da expressão USE para encaminhar o usuário às denominações padronizadas. orientar o usuário a localizar documentos simples quando estes integram documentos compostos, por meio da expressão INTEGRA. . Classificação (produção do plano de classificação): - estudo do órgão/instituição : suas funções e atividades - levantamento da produção documental - padronização da denominação dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano USE Processo de pagamento de contas de utilidade pública

Modelo de Índice Acidente de trabalho ou doença profissional, Licença por USE Processo de afastamentos ou licenças 3.3.4.5 HILDA A elaboração de um índice contribui para a ampliação das formas de busca. O Índice é um instrumento complementar ao Plano de Classificação que favorece a recuperação dos documentos ao relacionar alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades, bem como os termos e expressões utilizados frequentemente. O índice alfabético, remissivo e permutado, nos permite ainda: organizar em ordem alfabética as funções, subfunções, atividades e tipos documentais, bem como os “assuntos” usualmente utilizados por tradição administrativa; realizar remissivas por meio da expressão USE para encaminhar o usuário às denominações padronizadas. orientar o usuário a localizar documentos simples quando estes integram documentos compostos, por meio da expressão INTEGRA. . Classificação (produção do plano de classificação): - estudo do órgão/instituição : suas funções e atividades - levantamento da produção documental - padronização da denominação dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano

Modelo de Índice Averbação de tempo de serviço INTEGRA Prontuário Funcional 3.3.1.8 HILDA A elaboração de um índice contribui para a ampliação das formas de busca. O Índice é um instrumento complementar ao Plano de Classificação que favorece a recuperação dos documentos ao relacionar alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades, bem como os termos e expressões utilizados frequentemente. O índice alfabético, remissivo e permutado, nos permite ainda: organizar em ordem alfabética as funções, subfunções, atividades e tipos documentais, bem como os “assuntos” usualmente utilizados por tradição administrativa; realizar remissivas por meio da expressão USE para encaminhar o usuário às denominações padronizadas. orientar o usuário a localizar documentos simples quando estes integram documentos compostos, por meio da expressão INTEGRA. . Classificação (produção do plano de classificação): - estudo do órgão/instituição : suas funções e atividades - levantamento da produção documental - padronização da denominação dos documentos - como esses documentos se organizam dentro de um plano

Etapa 5 Atribuição de Código para cada série documental 00 00 10 10 10 Órgão produtor Função Subfunção Atividade Série Docum.

Instrumentos da Gestão Documental Tabela de Temporalidade de Documentos Segunda parte DO BLOCO 7: 10 min. (25 slides: 57 - 82) (É o segundo item de nº 7 do mapa “7 – Atividades da Gestão”) HILDA

Tabela de Temporalidade de Documentos O que é? Instrumento de gestão que registra os prazos de guarda (vigência, prescrição e precaução) e … HILDA Sua aplicação depende da oficialização por autoridade competente. A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá preservar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança, de acordo com os procedimentos técnicos e legais definidos, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à instituição ou à sociedade.

Tabela de Temporalidade de Documentos O que é? … a destinação (eliminação ou guarda permanente) de cada série documental, definidos na avaliação. HILDA Sua aplicação depende da oficialização por autoridade competente. A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá preservar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança, de acordo com os procedimentos técnicos e legais definidos, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à instituição ou à sociedade.

Campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos Resultados da Classificação HILDA Na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão constar os seguintes campos de informação: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo); destinação (eliminação ou guarda permanente) e observações. Função Subfunção Atividade Série Documental Função Subfunção Atividade Série Documental

Campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos Resultados da Avaliação Arquivo corrente Arquivo intermediário Prazos de guarda (em anos) Eliminação Arquivo permanente Destinação Observações HILDA Na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão constar os seguintes campos de informação: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuição de arquivo); destinação (eliminação ou guarda permanente) e observações. Arquivo corrente Arquivo intermediário Prazos de guarda (em anos) Eliminação Arquivo permanente Destinação Observações

Avaliação de Documentos Estudo multidisciplinar, que permite: – Identificar os valores dos documentos; – Definir os prazos de guarda; – Indicar a destinação final (eliminação ou guarda permanente). A avaliação é uma das mais importantes atividades da gestão documental. A execução dessa atividade possibilita identificar os documentos de guarda permanente necessários para a recuperação da memória das instituições, para provar direitos e para a pesquisa científica em todas as áreas do conhecimento, bem como os documentos, que uma vez esgotados os motivos que deram origem à sua produção, podem ser eliminados sem causar danos à instituição ou ao cidadão.

Fundamentos da Avaliação Legalidade: conformidade dos prazos de guarda com a legislação vigente. Legitimidade: elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios. HILDA A avaliação deve ser realizada dentro de parâmetros técnicos e jurídicos, a fim de se assegurar que o processo de análise seja o mais objetivo possível.

Fundamentos da Avaliação Cientificidade: conformidade com os critérios e princípios da Arquivologia. HILDA A avaliação deve ser realizada dentro de parâmetros técnicos e jurídicos, a fim de se assegurar que o processo de análise seja o mais objetivo possível.

Avaliação de Documentos Etapa 1: identificar o valor do documento Valor secundário valor probatório, informativo e cultural fontes de pesquisa e produção de conhecimento Valor primário valor administrativo jurídico-legal fiscal técnico Valor primário valor administrativo jurídico-legal fiscal técnico Valor secundário valor probatório, informativo e cultural fontes de pesquisa e produção de conhecimento HILDA A análise dos valores dos documentos é uma atividade técnica da gestão documental denominada avaliação que consiste em identificar os valores primários e secundários e definir a sua destinação, guarda permanente ou eliminação. Os documentos produzidos pela instituição no exercício de suas atribuições já nascem com o valor primário, ou seja, com o valor administrativo, fiscal e legal. No entanto, nem todo documento de valor primário tem valor secundário. Alguns documentos já nascem com o valor secundário, ou seja, mesmo depois de esgotado seu valor primário continuam tendo relevância probatória, informativa, histórica e cultural e, portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a administração quanto para a comunidade.

Avaliação de Documentos No arquivo intermediário Etapa 2: definição dos prazos de guarda do documento No arquivo corrente No arquivo intermediário HILDA Definir os prazos de guarda é estabelecer o tempo de permanência de cada série documental no arquivo corrente (vigência) e no arquivo intermediário (prescrição e precaução).

Prazo de guarda no arquivo corrente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 HILDA Arquivo Corrente: Normalmente os documentos permanecem no arquivo corrente durante a sua vigência ou seja, até a sua conclusão. Quando utilizamos o conceito vigência, no arquivo corrente, estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e fiscais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

Prazo de guarda no arquivo corrente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 Prazos de guarda (em anos) Arquivo Corrente Arquivo Intermediário 2 20 HILDA Arquivo Corrente: Normalmente os documentos permanecem no arquivo corrente durante a sua vigência ou seja, até a sua conclusão. Quando utilizamos o conceito vigência, no arquivo corrente, estamos nos referindo ao intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e fiscais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.

Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 HILDA Intermediário: Para a execução dessa etapa é necessário fazer uma pesquisa na legislação específica (leis, decretos, resoluções, portarias e outros atos normativos) que determina eventuais prazos de prescrição dos documentos produzidos/acumulados no exercício das atividades-fim e das atividades-meio. Prazo de prescrição – intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente. Para os documentos cujos prazos de guarda não há regulamentação por legislação específica considerar as necessidades administrativas (precaução) . Prazo de Precaução – intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.

Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução Prazos de guarda (em anos) Arquivo Corrente Arquivo Intermediário 2 20 Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993. HILDA Intermediário: Para a execução dessa etapa é necessário fazer uma pesquisa na legislação específica (leis, decretos, resoluções, portarias e outros atos normativos) que determina eventuais prazos de prescrição dos documentos produzidos/acumulados no exercício das atividades-fim e das atividades-meio. Prazo de prescrição – intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente. Para os documentos cujos prazos de guarda não há regulamentação por legislação específica considerar as necessidades administrativas (precaução) . Prazo de Precaução – intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.

Avaliação de Documentos Etapa 3: definir a destinação do documento Eliminação ou HILDA O último passo da avaliação é definir, em razão de seus valores, a destinação de cada um das séries documentais. Entende-se por destinação a decisão decorrente da avaliação documental, que determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente. Guarda permanente

Destinação: Eliminação Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 HILDA Eliminação: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário que justifique a sua guarda (guarda temporária). Podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória do órgão público Exemplos de documentos de guarda temporária (destinados à eliminação) cópias ou duplicatas de originais destinados à guarda permanente Documentos cujas informações básicas possam ser recuperadas em outros documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade

Destinação: Eliminação Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 Destinação Eliminação Arquivo Permanente   - HILDA Eliminação: Os documentos destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo e não apresentam valor secundário que justifique a sua guarda (guarda temporária). Podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória do órgão público Exemplos de documentos de guarda temporária (destinados à eliminação) cópias ou duplicatas de originais destinados à guarda permanente Documentos cujas informações básicas possam ser recuperadas em outros documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade

Destinação: Guarda permanente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 HILDA Guarda permanente: Os documentos destinados à guarda permanente são aqueles cujas informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade. Esses documentos, além do valor administrativo, legal e fiscal, encerram também valor de prova e como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados Exemplos de documentos de guarda permanente: os constitutivos e extintivos de direitos; os que encerram orientações normativas; os que refletem a evolução social, econômica e administrativa da instituição; os que emanam da direção superior, como planos, projetos, programas e relatórios anuais; os que tratam de política de pessoal; de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resoluções); atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação; balanços, livros-razão e livros-diário; atas, resoluções; dentre outros

Destinação: Guarda permanente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993 Destinação Eliminação Arquivo Permanente -  HILDA Guarda permanente: Os documentos destinados à guarda permanente são aqueles cujas informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade. Esses documentos, além do valor administrativo, legal e fiscal, encerram também valor de prova e como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados Exemplos de documentos de guarda permanente: os constitutivos e extintivos de direitos; os que encerram orientações normativas; os que refletem a evolução social, econômica e administrativa da instituição; os que emanam da direção superior, como planos, projetos, programas e relatórios anuais; os que tratam de política de pessoal; de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resoluções); atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação; balanços, livros-razão e livros-diário; atas, resoluções; dentre outros

Ilustração da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-meio Não dá para editar esta tabela HILDA Transformar no PDF de consulta.

Exemplos de documentos de guarda temporária (destinados à eliminação)

Prontuários de estagiários Boletim de recebimento de material Registro de protocolo de correspondência Minutas de projeto de lei

Planilhas de controle de curso Processos de registro cadastral de fornecedores Formulários de atendimento

Exemplos de documentos de guarda permanente

Atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas) Planos, projetos e programas Relatórios anuais

Atas de audiência municipal Relatórios anuais de atividades Convênios Termos de parceria

Benefícios da Avaliação Autoriza a eliminação criteriosa de documentos públicos. Identifica os documentos que devem ser definitivamente preservados. HILDA A atividade de avaliação traz benefícios, mesmo sem a instituição ter de uma política de gestão documental.

Instrumentos da Gestão Tabela de documentos sigilosos e pessoais z Instrumentos da Gestão Tabela de documentos sigilosos e pessoais INÍCIO DO BLOCO 7 - Identificação da Restrição de Acesso: 20 min. (12 slides: 83-94) IEDA Tudo o que foi falado até agora é que permite ao município uma política ampla de acesso à informação – todos os documentos identificados, mapeados, etc. Isso permite também a implantação de uma política ampla de acesso. Todo esse conhecimento acumulado permite também a identificação do pequeno (é a exceção) conjunto de documentos cujo acesso é restrito.

Restrições de Acesso Sigilosos Pessoais Relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais Sigilosos Imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado Sigilosos Imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado Pessoais Relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais

Restrições de Acesso Sigilosos Pessoais Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos Sigilosos Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo) Sigilosos Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo) Pessoais Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos

Quem identifica? O mesmo grupo que produziu e acumulou conhecimentos durante as atividades de gestão documental deve promover a identificação desses documentos ou informações de acesso restrito. IEDA É recomendável que seja assim.

Experiência no Governo de São Paulo Cabe às Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA promover os estudos necessários à elaboração de tabela … IEDA - Em SP: Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso Exemplo do Estado de SP: CADAs

Experiência no Governo de São Paulo … com a identificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção. (Parágrafo único, Art. 27, Decreto nº 58.052/2012) IEDA - Em SP: Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso Exemplo do Estado de SP: CADAs

Construção de critérios orientadores para a restrição de acesso Depende da análise das informações registradas nos documentos para justificar eventuais restrições de acesso.

Documentos sigilosos: cabe às autoridades competentes classificar o sigilo. Documentos com informações pessoais: exigem esforço de interpretação e definição. A autoridade competente deve se pautar nos critérios construídos pelo grupo; isso garante a uniformidade.

Exemplo de classificação de restrição de acesso Categoria (pessoal ou sigiloso) Grau de Classificação (ultrassecreto, secreto ou reservado) Sigiloso Reservado Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20 –   Lei nº 8.666/1993. IEDA Oposição série x documento

Exemplo de classificação de restrição de acesso Prazo de restrição Fundamentos da restrição 5 anos Lei nº 8666/93, Art. 94.   Devassar o sigilo de proposta apresentada em procedimento licitatório, ou proporcionar a terceiro o ensejo de devassá-lo: Pena - detenção, de 2 (dois) a 3 (três) anos, e multa. IEDA Oposição série x documento

– Nos protocolos e arquivos; Os documentos sigilosos e pessoais exigem condições especiais de segurança: – Nos protocolos e arquivos; – No processo de tramitação, arquivamento e uso; IEDA Depois que se define um documento/informação como sigiloso, os cuidados devem ser dirigidos a todas as fases do documento. - Tratamento no protocolo e nos arquivos; - Tratamento do documento no processo de tramitação e credenciamento. (a classificação de documentos como sigilosos exige condições especiais de segurança tanto na tramitação, como durante o seu arquivamento e uso; é necessário definir perfis e credenciais de segurança. Além da política de gestão documental, será necessária uma política de segurança da informação, que define procedimentos seguros para a produção, trâmite e arquivamento dos documentos com restrição de acesso. Os documentos precisam ficar em algum lugar. Estes lugares precisam ter condições especiais de segurança. É necessário construir procedimentos que assegurem efetivamente essa proteção. Cuidados para a informação não “vazar”. Durante a tramitação também são necessários cuidados neste sentido. No DECRETO DE SP tem um capítulo só sobre proteção: Da Proteção de Documentos, Dados e Informações Pessoais e Da Proteção e do Controle de Documentos, Dados e Informações Sigilosos

É necessário definir perfis e credenciais de segurança para os agentes públicos. IEDA Depois que se define um documento/informação como sigiloso, os cuidados devem ser dirigidos a todas as fases do documento. - Tratamento no protocolo e nos arquivos; - Tratamento do documento no processo de tramitação e credenciamento. (a classificação de documentos como sigilosos exige condições especiais de segurança tanto na tramitação, como durante o seu arquivamento e uso; é necessário definir perfis e credenciais de segurança. Além da política de gestão documental, será necessária uma política de segurança da informação, que define procedimentos seguros para a produção, trâmite e arquivamento dos documentos com restrição de acesso. Os documentos precisam ficar em algum lugar. Estes lugares precisam ter condições especiais de segurança. É necessário construir procedimentos que assegurem efetivamente essa proteção. Cuidados para a informação não “vazar”. Durante a tramitação também são necessários cuidados neste sentido. No DECRETO DE SP tem um capítulo só sobre proteção: Da Proteção de Documentos, Dados e Informações Pessoais e Da Proteção e do Controle de Documentos, Dados e Informações Sigilosos

Proteção de Documentos Sigilosos z Proteção de Documentos Sigilosos

Marcação do grau de sigilo Registro do documento no momento de sua produção Tramitação em envelopes duplos IEDA Marcação do grau de sigilo: pelo produtor do documento, ou pelo agente classificador - partes que contenham diferentes níveis de restrição de acesso devem receber diferentes marcações, mas no seu todo, será tratado no grau de sigilo mais elevado. Em fotografias e reproduções de negativos sem legenda, a indicação do grau de sigilo será no verso e nas respectivas embalagens. Em filmes cinematográficos, negativos em rolos contínuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo serão indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem será tecnicamente segura e exibirá a classificação do conteúdo. Da Marcação Artigo 48 - O grau de sigilo será indicado em todas as páginas do documento, nas capas e nas cópias, se houver, pelo produtor do documento, dado ou informação, após classificação, ou pelo agente classificador que juntar a ele documento ou informação com alguma restrição de acesso. § 1º - Os documentos, dados ou informações cujas partes contenham diferentes níveis de restrição de acesso devem receber diferentes marcações, mas no seu todo, será tratado nos termos de seu grau de sigilo mais elevado. § 2º - A marcação será feita em local que não comprometa a leitura e compreensão do conteúdo do documento e em local que possibilite sua reprodução em eventuais cópias. § 3º - As páginas serão numeradas seguidamente, devendo a juntada ser precedida de termo próprio consignando o número total de folhas acrescidas ao documento. § 4º - A marcação deverá ser necessariamente datada. Artigo 49 - A marcação em extratos de documentos, esboços, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimídia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas obedecerá ao prescrito no artigo 48 deste decreto. § 1º - Em fotografias e reproduções de negativos sem legenda, a indicação do grau de sigilo será no verso e nas respectivas embalagens. § 2º - Em filmes cinematográficos, negativos em rolos contínuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo serão indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem será tecnicamente segura e exibirá a classificação do conteúdo. § 3º - Os esboços, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimídia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas de que trata esta seção, que não apresentem condições para a indicação do grau de sigilo, serão guardados em embalagens que exibam a classificação correspondente à classificação do conteúdo. Artigo 50 - A marcação da reclassificação e da desclassificação de documentos, dados ou informações sigilosos obedecerá às mesmas regras da marcação da classificação. Parágrafo único - Havendo mais de uma marcação, prevalecerá a mais recente.

Critérios para preservação e eliminação Criptografia Cuidados especiais na expedição e guarda de documento secreto e ultrassecreto Critérios para preservação e eliminação IEDA Marcação do grau de sigilo: pelo produtor do documento, ou pelo agente classificador - partes que contenham diferentes níveis de restrição de acesso devem receber diferentes marcações, mas no seu todo, será tratado no grau de sigilo mais elevado. Em fotografias e reproduções de negativos sem legenda, a indicação do grau de sigilo será no verso e nas respectivas embalagens. Em filmes cinematográficos, negativos em rolos contínuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo serão indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem será tecnicamente segura e exibirá a classificação do conteúdo. Da Marcação Artigo 48 - O grau de sigilo será indicado em todas as páginas do documento, nas capas e nas cópias, se houver, pelo produtor do documento, dado ou informação, após classificação, ou pelo agente classificador que juntar a ele documento ou informação com alguma restrição de acesso. § 1º - Os documentos, dados ou informações cujas partes contenham diferentes níveis de restrição de acesso devem receber diferentes marcações, mas no seu todo, será tratado nos termos de seu grau de sigilo mais elevado. § 2º - A marcação será feita em local que não comprometa a leitura e compreensão do conteúdo do documento e em local que possibilite sua reprodução em eventuais cópias. § 3º - As páginas serão numeradas seguidamente, devendo a juntada ser precedida de termo próprio consignando o número total de folhas acrescidas ao documento. § 4º - A marcação deverá ser necessariamente datada. Artigo 49 - A marcação em extratos de documentos, esboços, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimídia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas obedecerá ao prescrito no artigo 48 deste decreto. § 1º - Em fotografias e reproduções de negativos sem legenda, a indicação do grau de sigilo será no verso e nas respectivas embalagens. § 2º - Em filmes cinematográficos, negativos em rolos contínuos e microfilmes, a categoria e o grau de sigilo serão indicados nas imagens de abertura e de encerramento de cada rolo, cuja embalagem será tecnicamente segura e exibirá a classificação do conteúdo. § 3º - Os esboços, desenhos, fotografias, imagens digitais, multimídia, negativos, diapositivos, mapas, cartas e fotocartas de que trata esta seção, que não apresentem condições para a indicação do grau de sigilo, serão guardados em embalagens que exibam a classificação correspondente à classificação do conteúdo. Artigo 50 - A marcação da reclassificação e da desclassificação de documentos, dados ou informações sigilosos obedecerá às mesmas regras da marcação da classificação. Parágrafo único - Havendo mais de uma marcação, prevalecerá a mais recente.

Formular política de segurança da informação atividade da gestão documental trabalho colaborativo com TI FINAL DO BLOCO 7 - Identificação da Restrição de Acesso IEDA . Formular política de segurança da informação - uma atividade da gestão documental - Trabalho coletivo com TI LAI: Art. 25.  § 3o  Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados. 

Gestão Documental & TI z INÍCIO DO BLOCO 8: 20 min. (13 slides: 96-108) IEDA A política de gestão documental exige que o controle dos documentos seja feito por ferramentas informatizadas para a correta aplicação dos demais instrumentos de gestão (planos, tabelas) 8. Gestão documental e tecnologias da informação Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (a ferramenta - software) : . controla os documentos desde sua origem, controla o seu trâmite e o seu arquivamento; . esse sistema permite a localização física dos documentos e a recuperação das informações neles registradas); sistema de protocolo;

Sistema informatizado de gestão arquivística (software) Ferramenta da política de gestão documental. Incorpora o Plano de Classificação e a Tabela de temporalidade. INÍCIO DO BLOCO 8: 20 min. (13 slides: 96-108) IEDA A política de gestão documental exige que o controle dos documentos seja feito por ferramentas informatizadas para a correta aplicação dos demais instrumentos de gestão (planos, tabelas) 8. Gestão documental e tecnologias da informação Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (a ferramenta - software) : . controla os documentos desde sua origem, controla o seu trâmite e o seu arquivamento; . esse sistema permite a localização física dos documentos e a recuperação das informações neles registradas); sistema de protocolo;

Sistema informatizado de gestão arquivística (software) Registra e controla a produção, trâmite, arquivamento e destinação. Localiza os documentos e recupera as informações. INÍCIO DO BLOCO 8: 20 min. (13 slides: 96-108) IEDA A política de gestão documental exige que o controle dos documentos seja feito por ferramentas informatizadas para a correta aplicação dos demais instrumentos de gestão (planos, tabelas) 8. Gestão documental e tecnologias da informação Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (a ferramenta - software) : . controla os documentos desde sua origem, controla o seu trâmite e o seu arquivamento; . esse sistema permite a localização física dos documentos e a recuperação das informações neles registradas); sistema de protocolo;

Sistema informatizado de gestão arquivística (software) É uma atividade de gestão documental determinar os requisitos para que o sistema atenda às necessidades da política de arquivos.

Experiência no Governo de São Paulo z Experiência no Governo de São Paulo Entra VT SPdoc

Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística Controla o ciclo de vida do documento: integração entre protocolos e arquivos. IEDA SPdoc – exemplo de Gestão do Estado de SP – O sistema SPdoc é uma solução desenvolvida pelo Governo do Estado para gerenciar os documentos públicos desde a sua produção até o seu arquivamento e destinação. É um sistema que integra as atividades de protocolo e arquivo e reúne numa única base de dados as informações sobre documentos em tramitação ou arquivados. Foi desenvolvido com os requisitos da gestão documental (planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos. . Quase todos os municípios tem um sistema informatizado; mas os sistemas não dialogam com a gestão documental ou com as necessidades arquivísticas . A fala é para problematizar os sistemas de protocolo existentes no municípios. . Conversar com o servidor de TI .É possível fazer gestão arquivística sem sistema informatizado, se o volume da produção documental for manipulável. . O que não dá é para ter sistema (ferramenta) sem gestão arquivística (inteligência). Digitalização de documentos / arquivos: . digitalização não resolve problemas

Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística Sistema unificado utilizado em todos os órgãos do governo estadual (corporativo). IEDA SPdoc – exemplo de Gestão do Estado de SP – O sistema SPdoc é uma solução desenvolvida pelo Governo do Estado para gerenciar os documentos públicos desde a sua produção até o seu arquivamento e destinação. É um sistema que integra as atividades de protocolo e arquivo e reúne numa única base de dados as informações sobre documentos em tramitação ou arquivados. Foi desenvolvido com os requisitos da gestão documental (planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos. . Quase todos os municípios tem um sistema informatizado; mas os sistemas não dialogam com a gestão documental ou com as necessidades arquivísticas . A fala é para problematizar os sistemas de protocolo existentes no municípios. . Conversar com o servidor de TI .É possível fazer gestão arquivística sem sistema informatizado, se o volume da produção documental for manipulável. . O que não dá é para ter sistema (ferramenta) sem gestão arquivística (inteligência). Digitalização de documentos / arquivos: . digitalização não resolve problemas

Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística Facilita o acesso e recuperação da informação (interface web para acesso ao cidadão). IEDA SPdoc – exemplo de Gestão do Estado de SP – O sistema SPdoc é uma solução desenvolvida pelo Governo do Estado para gerenciar os documentos públicos desde a sua produção até o seu arquivamento e destinação. É um sistema que integra as atividades de protocolo e arquivo e reúne numa única base de dados as informações sobre documentos em tramitação ou arquivados. Foi desenvolvido com os requisitos da gestão documental (planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos. . Quase todos os municípios tem um sistema informatizado; mas os sistemas não dialogam com a gestão documental ou com as necessidades arquivísticas . A fala é para problematizar os sistemas de protocolo existentes no municípios. . Conversar com o servidor de TI .É possível fazer gestão arquivística sem sistema informatizado, se o volume da produção documental for manipulável. . O que não dá é para ter sistema (ferramenta) sem gestão arquivística (inteligência). Digitalização de documentos / arquivos: . digitalização não resolve problemas

Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística O gerenciamento desse sistema está vinculado ao Arquivo Público do Estado. IEDA SPdoc – exemplo de Gestão do Estado de SP – O sistema SPdoc é uma solução desenvolvida pelo Governo do Estado para gerenciar os documentos públicos desde a sua produção até o seu arquivamento e destinação. É um sistema que integra as atividades de protocolo e arquivo e reúne numa única base de dados as informações sobre documentos em tramitação ou arquivados. Foi desenvolvido com os requisitos da gestão documental (planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos. . Quase todos os municípios tem um sistema informatizado; mas os sistemas não dialogam com a gestão documental ou com as necessidades arquivísticas . A fala é para problematizar os sistemas de protocolo existentes no municípios. . Conversar com o servidor de TI .É possível fazer gestão arquivística sem sistema informatizado, se o volume da produção documental for manipulável. . O que não dá é para ter sistema (ferramenta) sem gestão arquivística (inteligência). Digitalização de documentos / arquivos: . digitalização não resolve problemas

Digitalização pra quê? Liberação de espaços? Não A eliminação de documentos depende de critérios definidos na Tabela de Temporalidade. Documentos de guarda permanente deverão ser preservados no original. IEDA Digitalização de documentos / arquivos: . digitalização não resolve problemas Usualmente, imagina-se que a digitalização nos permite liberar os espaços do armazenamento em papel. Do ponto de vista arquivístico a digitalização não é usada para liberação de espaço. A eliminação dos documentos depende dos critérios definidos na avaliação documental. Documentos de guarda permanente deverão ser preservados no seu original.

Digitalização O que diz a legislação? Lei Federal nº 8.159/1991 (Art. 10) Lei Federal nº 11.419/2006 (Art. 11, § 3º) Lei Federal nº 12.682/2012 (Art. 6º) IEDA Lei federal nº 8.159/1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Art. 10º. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Lei federal nº 11.419/2006 Dispõe sobre a informatização do processo judicial Art. 11 - § 3o Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no § 2o deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória. Lei federal nº 12.682/2012 Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

Digitalização pra quê? Reduz custos? Não A digitalização não autoriza a eliminação de documentos originais. A preservação no suporte digital é onerosa. IE

Digitalização pra quê? Reduz custos? Não Especialistas alertam sobre as dificuldades de preservação de longo prazo. IEDA

Preservar documentos originais de guarda permanente? Digitalização pra quê? Preservar documentos originais de guarda permanente? Sim A digitalização é um recurso para proteger os documentos originais de manuseios frequentes. IEDA

Agilizar procedimentos e promover acesso e ampla divulgação? Digitalização pra quê? Agilizar procedimentos e promover acesso e ampla divulgação? Sim A digitalização permite acesso simultâneo ao documento, o que agiliza processos decisórios, contribui para a transparência ativa e permite a pesquisa remota. IEDA

Digitalização e Acesso Em que medida a digitalização facilita o acesso? A digitalização precisa ser acompanhada de: – sistema de indexação de imagens; – procedimentos de registro e controle de mídias. IEDA

Diretrizes para a Digitalização Avaliação prévia dos documentos. Analisar a frequência e intensidade de uso dos documentos. IEDA Instrução normativa APE/SAESP – 1 de 10/03/2009 - Estabele diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta Da digitalização de documentos Art. 10 – Os projetos de digitalização deverão ser orientados por critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos e por análise de custo-benefício, considerando-se os seguintes fatores principais: a) prazo de guarda e destinação dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Público do Estado; b) frequência e intensidade de uso dos documentos; c) necessidade e possibilidade de integração de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do serviço para a captura da imagem, classificação, descrição e indexação, recuperação e manutenção, incluindo mão-de-obra, infraestrutura lógica e física; e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização.   Parágrafo único – Os profissionais de arquivo e protocolo deverão participar de projetos de digitalização de documentos arquivísticos, a fim de contribuírem com a análise de custo-benefício a que se refere o caput deste artigo.

Diretrizes para a Digitalização Possibilidade de integração com outros sistemas. Analisar o custo-benefício do serviço. IEDA Instrução normativa APE/SAESP – 1 de 10/03/2009 - Estabele diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta Da digitalização de documentos Art. 10 – Os projetos de digitalização deverão ser orientados por critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos e por análise de custo-benefício, considerando-se os seguintes fatores principais: a) prazo de guarda e destinação dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Público do Estado; b) frequência e intensidade de uso dos documentos; c) necessidade e possibilidade de integração de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do serviço para a captura da imagem, classificação, descrição e indexação, recuperação e manutenção, incluindo mão-de-obra, infraestrutura lógica e física; e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização.   Parágrafo único – Os profissionais de arquivo e protocolo deverão participar de projetos de digitalização de documentos arquivísticos, a fim de contribuírem com a análise de custo-benefício a que se refere o caput deste artigo.

Diretrizes para a Digitalização Analisar o custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização. IEDA Instrução normativa APE/SAESP – 1 de 10/03/2009 - Estabele diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta Da digitalização de documentos Art. 10 – Os projetos de digitalização deverão ser orientados por critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos e por análise de custo-benefício, considerando-se os seguintes fatores principais: a) prazo de guarda e destinação dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, aprovadas pelo Arquivo Público do Estado; b) frequência e intensidade de uso dos documentos; c) necessidade e possibilidade de integração de documentos digitalizados com outros sistemas; d) custo do serviço para a captura da imagem, classificação, descrição e indexação, recuperação e manutenção, incluindo mão-de-obra, infraestrutura lógica e física; e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização.   Parágrafo único – Os profissionais de arquivo e protocolo deverão participar de projetos de digitalização de documentos arquivísticos, a fim de contribuírem com a análise de custo-benefício a que se refere o caput deste artigo.

Orientações complementares para a implantação de uma Política de Arquivos e Acesso à Informação INÍCIO DOS BLOCOS 9 E 10: 20 min. (11 slides: 109-120) MARCELO

Como o município pode se organizar Regulamentação da Lei de Arquivos e institucionalização do Arquivo Público. Criação do Sistema Municipal de Arquivos. MARCELO 9. Orientações complementares para a regulamentação da Lei de Arquivos? 10. Como o município pode se organizar ? revisão legislativa e institucionalização do Arquivo

Como o município pode se organizar Diagnóstico dos acervos. Definição de corpo técnico. MARCELO 9. Orientações complementares para a regulamentação da Lei de Arquivos? 10. Como o município pode se organizar ? revisão legislativa e institucionalização do Arquivo

Como o município pode se organizar Elaboração de plano de ação do Arquivo Público para as áreas: – Gestão documental; – Preservação e difusão; – Acesso à informação. MARCELO

Como o município pode se organizar Inclusão da pauta dos arquivos nos Planos Plurianuais. MARCELO

Gestão Documental Plano de Ação Instituir a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso. Capacitar os servidores. Implantar o Sistema de Arquivos (integração). MARCELO Elaborar plano de implementação gradual e paulatina da política de gestão documental

Gestão Documental Plano de Ação Integrar os serviços de protocolo e arquivo. Adequar os espaços de guarda. Articular-se com a área de TI. MARCELO Elaborar plano de implementação gradual e paulatina da política de gestão documental

Gestão Documental Plano de Ação Elaborar os instrumentos de gestão (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Sistema Informatizado). MARCELO Elaborar plano de implementação gradual e paulatina da política de gestão documental

Preservação e Difusão Plano de Ação Formular política de preservação. Elaborar instrumentos de pesquisa. MARCELO O arquivo tem duas grandes dimensões: A natureza do Arquivo é ser um instrumento de gestão documental da administração - seu acervo será um equipamento para construção de conhecimento

Preservação e Difusão Plano de Ação Adequar espaços para a guarda permanente. Organizar serviços de divulgação e difusão do acervo. MARCELO O arquivo tem duas grandes dimensões: A natureza do Arquivo é ser um instrumento de gestão documental da administração - seu acervo será um equipamento para construção de conhecimento

Acesso à Informação Plano de Ação Regulamentar a Lei de Acesso à Informação. Instalar o Serviço de Informações ao Cidadão – SIC. MARCELO

Acesso à Informação Plano de Ação Implementar sistema informatizado para controle dos pedidos de informação. Promover a transparência ativa. MARCELO

Acesso à Informação Plano de Ação Organizar o fluxo interno de informações. Capacitar os servidores. FINAL DO BLOCO 9 E 10 – FIM DOS SLIDES MARCELO

Arquivo Geral de Município Antes

Arquivo Geral de Município Depois

Arquivo Geral de Município Espaço para atendimento

Arquivo Geral de Município FINAL DO BLOCO 2 MARCELO Refere-se à Prefeitura de Artur Nogueira a 150 km da capital e com 45.000 habitantes.