Departamento de Material e Serviços Auxiliares Formulários e catálogos de especificações

Recebimento dos pedidos De acordo com o memorando circular nº 02 enviado pelo DMSA, todos os pedidos deverão ser, primeiramente, enviados por e-mail (especificacoes_dmsa@ufrrj.br), à Seção Integrada de Recebimento Especificações e Relacionamento com os Requerentes (SIRERR), para uma avaliação prévia, antes da entrega final. A SIRERR terá até dois dias úteis para analisar os pedidos e, se for o caso, fornecer as orientações necessárias ao correto preenchimento dos formulários e anexos. Assim que a SIRERR autorizar a entrega final do pedido e seus anexos, os mesmos deverão ser impressos e entregues ao DMSA, com as devidas assinaturas.

Os formulários permanecem os mesmos? A equipe do DMSA reformulou os documentos para realização dos pedidos de aquisição e contratação de serviços. Esta modificação foi necessária para adequar os formulários às exigências da Procuradoria Federal da UFRRJ e subsidiar o DMSA com as informações necessárias para instruir adequadamente o processo licitatório. Ademais, tais mudanças objetivam a dinamização do processo, a racionalização dos trâmites, a eficácia das aquisições da UFRRJ e a celeridade dos processos.

Onde encontro os modelos dos formulários? Os modelos dos formulários estão disponibilizados na página do DMSA, no site de UFRRJ: http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa Existem 9 modelos: Formulário 1 – Aquisição de material de consumo; Formulário 2 – Aquisição de material permanente; Formulário 3 – Conserto e manutenção; Formulário 4 – Serviços de Engenharia; Formulário 5 – Solicitação de curso; Formulário 6 – Solicitação de transporte; Formulário 7 – Prestação de serviços de pessoa jurídica; Formulário 8 – Prestação de serviços de pessoa física; Formulário 9 – Infraestrutura para eventos.

Catálogos de especificações O sucesso de um processo de licitação depende de um pedido de compra ou contratação, feito com o máximo de detalhes acerca das especificações do bem a ser adquirido ou do serviço a ser contratado, conforme estabelece a Lei 8.666/93 e suas alterações. Sendo assim, a equipe do DMSA está desenvolvendo catálogos de especificações, com os respectivos códigos do Sistema Comprasnet, para padronizar e facilitar os pedidos e o preenchimento do formulário de aquisição.

Onde encontro os catálogos de especificações? Os catálogos de especificações estão separados conforme os grupos de materiais mencionados no slide anterior, e disponibilizados na página do DMSA, no site de UFRRJ: http://www.ufrrj.br/portal/modulo/daf/index.php?view=dmsa Os catálogos de especificações servirão para facilitar e padronizar os pedidos, além de já estarem adequados aos códigos do Catálogo de Materiais do Sistema Comprasnet (CATMAT). Por oportuno, ressaltamos a dificuldade que o DMSA tinha em obter tais códigos, uma vez que as requisições vinham com especificações insuficientes para a identificação deste no CATMAT. Além disso, informamos que esses códigos são essenciais para o cadastro dos itens no pregão eletrônico.

Como preencher o formulário para aquisição? O novo formulário possui funcionalidades para automatizar e facilitar o preenchimento dos dados para aquisição de materiais de consumo. O formulário será disponibilizado nas versões em excel e word. No entanto, somente a versão excel possui tal praticidade e se por ventura não for possível utilizá-la, o mesmo terá que ser efetuado através do word . Como preencher o formulário para aquisição?

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Ao iniciar o preenchimento do formulário, a Unidade deverá ser escolhida com base nas opções disponíveis através da seta demarcada acima.

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Ao escolher a Unidade, automaticamente os campos de Unidade e Centro de Custo são preenchidos, conforme figura abaixo:

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição O grupo deverá ser escolhido com base nas opções disponíveis através da seta demarcada abaixo.

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Primeiramente, com o auxílio do catálogo de especificação do respectivo grupo de material, o requerente deverá identificar quais itens o seu setor necessita. Em seguida, deve anotá-los e preencher o número correspondente no campo “código” do formulário para aquisição, conforme figura abaixo.

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Suponhamos que ao consultar o catálogo de especificação do grupo de gêneros de alimentação, o requerente identifique que necessita dos itens 1, 4 e 6. Ele deverá preencher o formulário para aquisição e informar esses números no campo de “código”. Em seguida, automaticamente os campos de “descrição detalhada” e “CATMAT SIASG” serão preenchidos pelo sistema.

Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição Posteriormente, o requerente deverá preencher o campo de “unidade” de acordo com uma das opções informadas na unidade de fornecimento do catálogo de especificações, além de preencher os campos de “quantidade e valor unitário”.

Os demais campos deverão ser preenchidos normalmente, atentando apenas para as novas informações exigidas. Em caso de dúvida, entre em contato com a SIRERR. Os demais formulários devem ser preenchidos normalmente, pois não há catálogo de especificações para tais objetos, além de não haver necessidade do código CATMAT. Passo a passo para utilizar as novas funcionalidades do formulário para aquisição

O que devo fazer se o catálogo de especificações não tiver o item que necessito requisitar? Quando o catálogo de especificações não tiver o item que o requerente deseja adquirir, este deverá entrar em contato com a SIRERR, através de e-mail, enviando a sugestão da especificação e expondo os motivos para inclusão do mesmo no catálogo. Em seguida, a SIRERR analisará a solicitação e informará ao requerente qual, ou quais, possibilidades existem no sistema para que o requerente escolha a que melhor lhe atende e, em seguida, incluirá o item no catálogo de especificações.

Qual é a importância da especificação? Existem aquisições de bens, produtos e serviços que não atendem às necessidades para as quais foram adquiridos. Em muitos casos, essa problemática é oriunda de especificações mal elaboradas ou incompletas. A especificação é a descrição completa de todos os dados do produto/serviço que se pretende adquirir. O descritivo deve ser claro e preciso. Contudo, a descrição do objeto não pode ser tão específica a ponto de DIRECIONAR a compra a um determinado fornecedor, nem deixar de conter informações importantes que prejudiquem a aquisição do produto ou serviço adequado. Qual é a importância da especificação?

O que uma especificação deve conter? Exemplos de itens constantes em uma especificação: Descrição do item; Aplicação; Material (de que é feito); Capacidade; Dimensões; Acessórios (se for o caso); Utilização; Detalhes específicos do item; Unidade de fornecimento (como é fornecido usualmente no mercado). Um produto ou serviço bem especificado é um bom caminho para assegurar a qualidade na aquisição!

Qual é a importância da justificativa? A justificativa quanto à necessidade de contratação deve ser suficiente para revelar a necessidade dos bens a serem adquiridos e seus quantitativos, não bastando justificativas genéricas ou desprovidas de conteúdo. A justificativa deve enfocar os objetivos que se pretende alcançar e os impactos positivos para a instituição, seus servidores, estudantes e comunidade. Qual é a importância da justificativa?

Qual é a importância da justificativa? 1 – Por que o material é necessário? Deverá neste campo explicitar a importância da aquisição do bem para o desenvolvimento do setor e/ou de manter as condições adequadas de atividade do mesmo face à inexistência do bem. É imprescindível delimitar os objetivos que serão alcançados com a obtenção do bem. 2 - Qual a previsão mensal do consumo? O requisitante deverá fundamentar nesse espaço como foi a realização de planejamento do quantitativo de materiais que serão utilizados por seu setor e para qual período. Mencionar e explicitar a necessidade da quantidade a ser adquirida (ainda que estimada). Sugere-se levar em consideração as especificidades de cada objeto, para que não sejam definidas quantidades insuficientes ou excessivas.

Qual é a importância da justificativa? 3 – Como o material será utilizado? Neste campo o requerente deverá apontar a serventia, o proveito que a instituição terá com a aquisição do bem. 4 - A que se destina o material? Já a destinação diz respeito à designação do bem requisitado, imprescindível o detalhamento da finalidade do material neste campo.

Contatos da SIRERR Os requerentes que tiverem dúvidas sobre o preenchimento dos formulários poderão entrar em contato com a SIRERR, através dos telefones 2681-4722, por e-mail (especificacoes_dmsa@ufrrj.br,) ou pessoalmente nas dependências do DMSA (sala 21/P1). Coordenadora da SIRERR - Letícia Farias Funcionários da SIRERR - Alanda Dealis, Luciana Costermani, Saulo Tarso e Valéria Almeida.