BOAS PRÁTICAS DE PROCUREMENT TLT059-Chart avulso-190711 BOAS PRÁTICAS DE PROCUREMENT APRESENTAÇÃO SOBRE PROCUREMENT E NEGOCIAÇÃO Eduardo Branco Lisboa, 2014/12/17 (eduardo.j.branco@telecom.pt)

Eixos de atuação para a afirmação de uma área de Procurement TLT059-Chart avulso-190711 Eixos de atuação para a afirmação de uma área de Procurement Mapa das Categorias de Compras Modelo de Compras Único Estrutura consolidada Sistema Informático único de Compras Sistema Informático único de Supply Relationship Management (SRM) RH com funções definidas e com programas de formação e treino unificados (eduardo.j.branco@telecom.pt)

2. Modelo de Compras Único TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único Identificação de quais os tipos de compras que ficam fora do Modelo de Compras; Definição de quais os critérios para um processo ser considerado Local/ Simplificado e Nacional; Visão “End-to-End” das compras em cada categoria (PAC; Planeamento de Categoria; Processo de Compra; Monitorização do Contrato); Definição das guide-lines para elaboração do PAC, timings e entidades envolvidas; Descrição do Planeamento de Categoria, responsáveis envolvidos, objectivos, trabalhos a executar e output’s a obter; Descrição do tratamento do Processo de Compra; Descrição da Gestão e Monitorização dos Contratos resultante do Processo de Compra. (eduardo.j.branco@telecom.pt)

2. Modelo de Compras Único TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único Visão “end to end” do Processo de Compras por Categoria Estratégia e Planeamento por categoria de compras Processo de negociação e compra Monitorização do consumo e dos fornecedores Planeamento Processo de Compra Gestão e Monitorização PAC Pedido Compra e preparação do Concurso Operacionalização do Concurso Negociação Contrato Colocação de Encomendas Mesa de Compras Gestão Contratos Monitorização de Performance Planeamento Equipas Pluridisciplinares Adjudicação Planeamento Estratégico das Categorias Planeamento das Consultas ao mercado (eduardo.j.branco@telecom.pt)

2. Modelo de Compras Único 2.1. Planeamento de Categoria TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único 2.1. Planeamento de Categoria Estão previamente definidas as responsabilidades de cada interveniente o que permite trabalhar duma forma colaborativa logo mais eficiente e produtiva Fóruns de Categoria Coordena a estratégia de compras da categoria Negoceia e gere a relação com os fornecedores “Head Buyer” Objectivos comuns de Planeamento Define as necessidades de produtos/ serviços do departamento ou da Empresa Dá suporte à negociação “Head User” Apurar informação necessária e Identificar alavancas de negociação Calcular TCO da categoria e de cada sub - categoria Identificar principais tarefas de optimização de custos/serviços da categoria Definir a estratégia para a categoria: . Painel de fornecedores ; . Estimar preços de reserva dos fornecedores; . Atualização da Matriz de Kraljic; . Método de Negociação; . Timing da/s compras a efectuar (eduardo.j.branco@telecom.pt)

TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Preparação do Concurso Cliente Interno Abertura Processo de Compra Elaboração Especificações Técnicas Não Verificação Requisitos do Processo Existem Especificações Técnicas Preparação Draft Contrato Preparação Cronograma Concurso Decisão Painel de Fornecedores Consolidação documentação Concurso Sim Negociador Definição das condições para abertura de um processo de compra; Tipo de processo: Compra Específica; Compra Geral e Acordo Quadro; Requisição de Compra em Sistema de Compras; Mérito de compra com aprovação do valor para o processo de acordo com a delegação de competências aprovada. Segregação de funções entre quem compra e quem determina a necessidade; Separação formal do pedido de abertura do processo e elaboração das especificações, a cargo do cliente interno, da negociação comercial, a cargo das compras. Garantia da obtenção do resultado negociado; Só se negoceia com cada fornecedor após aceitação por escrito do Draft do Contrato. (eduardo.j.branco@telecom.pt)

TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra -Operacionalização do Concurso Cliente Interno Avaliação Proposta Técnica Definição limite Ok / NOk Técnico Decisão s/ Coeficientes Discricionários Dúvidas? Não Sim Envio da Documentação Receção das Propostas Separação Comercial / Técnica Avaliação Proposta Comercial Esclarecer dúvidas com Fornecedores Fazer Comparação Comercial Finalizar Comparação Propostas Acordo Parâmetros Negociação Dúvidas? Sim Não Negociador Segregação de funções entre quem compra e quem determina a necessidade; Separação formal da avaliação técnica das propostas, a cargo do cliente interno, da negociação comercial, a cargo das compras. Garantia de Isenção entre Fornecedores; Impossibildade efectiva de consulta de qualquer proposta antes da Data/hora de abertura das propostas definida no RFP; Fecho da avaliação técnica e proposta de adopção de coeficientes descricionários técnicos pelo cliente interno, com base na proposta técnica, antes de ter acesso à proposta comercial dos fornecedores. Garantia da melhor compra no binómio Preço / Qualidade; Possibilidade de se fazer a negociação com fornecedor único ou por concurso com o número de fornecedores julgado conveniente; Possibilidade de se adoptar coeficiente descricionário técnico para se permitir pagar mais a propostas técnicamente superiores em negocição competitiva. (eduardo.j.branco@telecom.pt)

2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação Q Premium Nirvana Error Low Cost $ Considerações Prévias; Qualidade e Preço são caracteristicas ortogonais do Produto / serviço; A junção das características técnicas e das características comerciais na matriz multi-critério de avaliação das propostas, impossibilita qualquer posterior negociação isenta; A avaliação técnica é contaminada pelo preço quando este é conhecido; (eduardo.j.branco@telecom.pt)

2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação Negociação por Concurso; Negociação por Leilão Negociação por Targets Garantia de obtenção da melhor negociação; Existência de um comité de compra para cada processo composto por: um representante do cliente; o negociador; o Manager responsável de categoria; o Manager de processos; Comité de compra submete respetivo processo a “Mesa de Compras” para Planeamento e, após negociação, a “Mesa de Compras” para adjudicação; “Mesa de Compras” reune-se ordinariamente 2x por semana e analisa todos os processos agendados quer para Planeamento, quer para Ajudicação; “Mesa de Compras reune-se extraordinariamente sempre que necessário; Aprovação em “Mesa de Compras” são só por unanimidade. Comunicar parâmetros Leilão (1) Mesa de Planeamento Fornecedores testam Leilão Leilão Resultados Satisfazem? Mesa de Planeamento (1) Tipo de leilão Valor de partida Incremento minimo entre lances Tempo limite entre lances Mesa de Adjudicação Mesa de Planeamento Envio de Target Target Alcançado? Mais que 1 Fornecedor? Envio de novo Target Sim Sim Não Não Mesa de Adjudicação BAFO (eduardo.j.branco@telecom.pt)

2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação TLT059-Chart avulso-190711 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação Negociação Condicionada; Solicitar descrimação das propostas (part numbers; homens/hora, etc) Fazer bundle do processo com outros processos em negociação; Existência de Acordos quadro diretamente com Fornecedores de equipamento; Existência de Acordos Quadro com integradores e distribuidores; Base de dados de processos na mesma categoria, para servir de benchmark; Alterar âmbito. (eduardo.j.branco@telecom.pt)