Gestão de Projetos Instrumento de Gerenciamento da Inovação tecnológica Helio E. Marodin Sérgio Mylius da Silva

Apresentador Helio Enir Marodin, Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia de Produção. Diretor da Mylius & Marodin – Gestão de Projetos

Agenda Introdução à Gestão de Projetos As vantagens desta abordagem gerencial A implantação de Gestão de Projetos O surgimento da Gestão por Projetos

Introdução à Gestão de Projetos

Gestão de Projetos O que é um Projeto? O que é Gerência de Projeto?

O que é um Projeto? Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos. Darci Prado É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações. American Management Association

Diferença entre Projeto e Operação Projetos É um esforço temporário e único. A equipe planeja e executa o projeto Enfrenta escopos que podem ser desconhecidos Utiliza equipe multidisciplinar Termina com um resultado único e específico Exemplo: A minha mudança de residência Operações É um esforço contínuo , estável, repetitivo e consistente. As pessoas desempenham as mesmas tarefas a cada ciclo do processo Não exige uma equipe multidisciplinar O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças

Projeto e Operação Processo A2 Projeto 2 Processo A1 Projeto 1 Idéia

Gerência de Projetos É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos. São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.

Onde se utiliza GP Implantação de TI e Telecomunicações Desenvolvimento de Novos Produtos e Serviços Projetos de Engenharia Projetos de Marketing Projetos de Manutenção Melhoria de Processos

As vantagens desta abordagem gerencial

As principais vantagens de GP Maior satisfação do Cliente Ciclo de desenvolvimento mais curto Custos menores Decisões mais eficazes Menos improviso

Outras vantagens de GP A entrega é feita dentro do prazo contratado O orçamento é respeitado A identificação antecipada dos problemas permite planejar e realizar ações corretivas Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade na primeira vez

Mais vantagens de GP O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos). A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.

Vantagens adicionais de GP A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho. A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.

A implantação de Gestão de Projetos

Como implantar GP ? Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão. Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes. Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.

Quais as restrições à aplicação da GP ? Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo para improvisar e fazer de novo. A organização não está comprometida Estimativas de prazo e de custo não são realistas. A organização não sabe como utilizar GP Utiliza algumas ferramentas por pressão do mercado.

Por que algumas empresas não se utilizam de GP ? A organização utilizou a GP de modo inadequado. Não há integração: diferentes grupos têm objetivos diferentes A organização tem medo de controle. Cultura do improviso Orientação para o produto e não para o processo.

As quatro restrições em GP Desempenho Escopo O que Qualidade Quanto bom PRODUTO porque Viabilidade Competitividade Custo Por quanto Tempo Quando Esforço

Metodologia PMBOK / PMI Integração Custo Prazo Escopo RH Risco Comunicação Aquisição Qualidade Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Risco Aquisições

As cincos fases de GP Definição Planejamento Execução Controle Conclusão Definição Planejamento Execução Controle Conclusão

Definição Estudar a viabilidade de realizar um projeto Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar. Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto – usuários, clientes, direção e outros. Definir o escopo geral do projeto. Selecionar os primeiros integrantes da equipe do projeto. Formalizar a constituição do projeto.

Planejamento Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos. Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto. Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível. Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto. Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

Execução Gerenciar a equipe do projeto Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto. Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução. Assegurar os recursos necessários – dinheiro, pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.

Controle Monitorar os desvios do programado. Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado. Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. Quando necessário, reprogramar o projeto. Quando necessário, ajustar o nível de recursos. Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.

Conclusão Encerrar as atividades e apreender com a experiência vivenciada no projeto. Avaliar os resultados finais do projeto com a equipe e os demais envolvidos no projeto. Redigir o relatório final e dissolver a equipe do projeto

As três dimensões da GP Processos de GP Responsabilidades de GP Ciclo de Vida de Projetos Implementação Teste Encerrar Desenvolvimento Controlar Projeto Técnico Executar Definição e Justificação Planejar Iniciar Requisitos Integração Escopo Qualidade Cronograma Custo Comunicação Risco R H Aquisição Responsabilidades de GP

Técnicas de GP Levantamento das Necessidades do Cliente Análise de Viabilidade - Business Case Constituição do Projeto – Project Charter Planejamento das Atividades – Estimativas e Premissas Definição de Recursos – Planilha de Recursos Plano de Comunicações Plano de Gerenciamento de Riscos Controle – Valor Acumulado, Curva S Gerenciamento de Fornecimento e Contratos

Infra-estrutura de Sistemas de Informação Estratégia de Atuação Qualificação profissional Apoio da Direção Pessoas Infra-estrutura de Sistemas de Informação Processos Metodologia e Procedimentos

O surgimento da Gestão por Projetos

Conceito de Gestão por Projetos É a aplicação dos conceitos GP, não só ao nível de um projeto em particular, mas ao nível global da organização. Os princípios de administração de projetos passam a integrar a cultura organizacional da empresa ou da instituição. Todas as operações da organização são encaradas como um conjunto completo de projetos ( alguns sendo desativados, outros em andamento ou sendo iniciados, e, finalmente, outros sendo concluídos ). A missão, a visão, as estratégias, os objetivos e as metas da organização são transformados em programas ou carteiras de projetos. A organização torna-se “projetizada”.

Gestão por projetos

Espectro do apoio à Gestão por Projeto Equipes autônomas de projeto – desempenha um projeto Escritório de apoio a projetos – orienta as equipes de gp Centro de excelência – treinamento as equipes Escritório de GP – supervisão e coordenação direta Diretor de Projetos – controle total da carteira de projetos da organização

Maturidade em GP – OPM3 Busca gerar (de forma incremental e planejada) a capacidade de prever o resultado final dos projetos através da padronização, da reutilização e do aprimoramento constante dos processos, métodos e ferramentas de GP que são disponibilizados para toda a organização. A organização não irá mais depender só daqueles que “levam jeito” para GP. A eficiência em trabalhar em GP muda em cada um dos 5 nível do OPM3: imaturidade, padronizado, definido, gerenciado e otimizado.

O que fazemos Implantação de metodologia de GP Apoio na elaboração e controle de projetos Treinamentos em GP, MS Project, Metodologia de Desenvolvimento de Novos Serviços, Elaboração de Propostas Técnicas Palestras de sensibilização

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