Porque Gerenciamento de Projetos?

Projeto - definição É PROJETO!!! Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas. Os projetos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal. As principais características dos projetos são que eles são (1) temporários, possuem um início e um fim definidos, (2) planejados, executados e controlados, (3) entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos, (4) desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva, (5) realizados por pessoas e (6) com recursos limitados. É inédito Tem objetivo e resultado esperado Demanda esforço Tem início, meio e fim (é temporário) É PROJETO!!! Fonte: PMBOK®

Gerenciamento de Projetos - definição O Gerenciamento de Projetos é a disciplina de definir e alcançar os objetivos de uma organização, enquanto a otimizar a utilização dos recursos (tempo, dinheiro, pessoas, equipamentos, espaço e etc).

Gerenciamento de Projetos - objetivo Padronização da Gestão de Projetos Aumentar a assertividade de prazo e custo Melhor gerenciamento do escopo Eliminação/redução de retrabalho Gestão do Conhecimento e ganhos com aprendizado de boas práticas e riscos comuns Gestão das Conseqüências Melhora do método de trabalho Venda = Compra = Entrega =

Projetos – ciclo de vida Cada fase uma entrega (deliverables) O final de cada fase é marcado por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento As fases podem ser: Sequenciais (acaba uma e começa outra) Sobrepostas (fases independentes que ocorrem em paralelo) Iterativas (uma fase vai sendo desenvolvida de acordo com o avanço de outra) A medida que as fases avançam: Fase a Fase b Fase c Fase a Fase b Fase c Fase c e c Fase a Fase b Custos Riscos Alterações

PROJETO Projeto - fases Necessidade Estudo Aprovação Desenvolvimento Comercialização Produção Controle Necessidade Projeto - fases PROJETO

Compreensão Necessidade Necessidade Interna Externa Ideia Cliente Mercado Necessidade Ideia Demanda Oportunidade

Compreensão Validação Necessidade Estudo Estudo Tendência Viabilidade Comercial Institucional Manutenção Financeira Tempo Competência Investimento Ganho Lucratividade Prazo Cronograma Pessoas Conhecimento técnico Ambiente Equipamentos Instalações Imediato (único) Futuro Permanente (mensal)

Planejamento Estratégico Necessidade Compreensão Estudo Validação Aprovação Priorização Concepção Aprovação Prioridades Planejamento Estratégico Futuro Imagem

Compreensão Validação Priorização Concepção Confecção Necessidade Estudo Desenvolvimento Validação Aprovação Técnico Processos Comunicação Comercial Priorização Concepção Desenvolvimento Atividades Controles Divulgação Informação Confecção

Compreensão Validação Priorização Concepção Confecção Execução Necessidade Compreensão Estudo Validação Aprovação Priorização Concepção Produção Desenvolvimento Confecção Produção Execução

Comercialização Canais Representantes Necessidade Compreensão Estudo Validação Aprovação Comercialização Priorização Concepção Desenvolvimento Canais Representantes Confecção Produção Execução Comercialização Ganho/Resultado

Controle Execução Qualidade Evolução Necessidade Compreensão Estudo Validação Aprovação Priorização Concepção Desenvolvimento Controle Confecção Execução Qualidade Evolução Produção Execução Comercialização Ganho/Resultado Controle Avaliação

O que precisa ser respondido??? Necessidade Compreensão Esta alinhado com nossos objetivos estratégicos? Que público alvo queremos atingir? Qual o potencial de mercado (Mercado Estabelecido X Receita Potencial X Meta Desejada)? Qual será nossa Oferta? Estudo Validação Priorização Aprovação Concepção Necessidade de Investimento Impactos Operacionais Perspectiva de Valor Agregado e Valor Percebido (expectativa do Cliente) Capacidade de Atendimento Estratégia de Execução (quanto queremos vender, quando, como, que ferramentas de implantação e execução de resultado são necessárias, etc...) Desenvolvimento Confecção Produção Execução O que precisa ser respondido??? Oportunidades e Riscos envolvidos Impactos na Operação Margem Bruta desejada Priorização Estratégia Macro de Execução Estratégia Macro de Comercialização Comercialização Ganho/Resultado Controle Avaliação

Projeto – regras e definições Um projeto sempre deverá ter: Responsável É o gestor responsável pelo acontecimento do projeto Deve ser sempre um gerente, superintendente ou diretor Deve atuar como “eliminador de barreiras”, auxiliando o líder e participantes na execução de suas atividades Prestará contas do projeto para a direção da empresa Líder Pessoa que planejará/trabalhará (tarefas) no projeto Comumente é um gestor Participantes Realizadores de tarefas do projeto Podem ser colaboradores, fornecedores, parceiros ou clientes

Projeto – fluxo Ger. Projetos Criação do projeto Des. Negócios (Produtos) Definição das etapas macro Responsável / Líder Cadastramento das etapas macro Responsável / Líder Cadastramento das tarefas Participantes Preenchimento das tarefas Ger. Projetos Acompanhamento do projeto

Projetos – mapa geral Atividades Documentos Reuniões Solicitante Des. Negócios (Produto) Comitê Des. Negócios (Produto) Técnica Produção Comercial Des. Negócios (Produto) Necessidade Estudo Aprovação Desenvolvimento Produção Comercialização Controle Defesa da proposta Análise riscos e benefícios Priorização Cronograma e planejamento Execução do planejamento Controle de mudanças Outras (desenvolvimento de sistemas) Homologação funcional Estratégia de comercialização Treinamento Diretriz do Projeto Escopo (1) Planilha de viabilidade Mapa de riscos Macro Processo Operacional (Definição das áreas envolvidas ) Escopo (2) Especificação técnica Termo de aceite Homologação técnica Entrega do projeto (escopo aprovado x entrega do projeto) Política de comercialização Meta de vendas Remuneração variável Pesquisa de qualidade Pesquisa de satisfação Apresentação da proposta Comitê deliberativo Comitê executivo Kick Off Acompanhamento Validação Encerramento Entrega Lições aprendidas Acompanhamento dos resultados obtidos Revisão da estratégia Resultados (Investimento X Receita X Margem Bruta) Evolução Atividades dotProject dotProject Planilha Escopo Templates Templates Pesquisa online Documentos Template Reuniões

Em projetos temos duas definições de escopo: Escopo do produto – referente às características do produto ou serviço como resultado do projeto. É explicitado por meio de especificações. Escopo do projeto – é todo o trabalho a ser realizado dentro do projeto para fornecer um produto ou serviço, de acordo com as especificações fornecidas. O escopo deve ser meticulosamente documentado. Ele especifica o que será feito, com que características e com que recursos, como e quando. Ele é um “quase-contrato” que não traz cláusulas de recisão e penalidades somente. Se não for feito de forma correta, o projeto estará fadado ao fracasso. A definição de escopo ajuda a evitar que as equipes de projeto percam tempo e recursos resolvendo problemas que fogem à sua alçada. Sua verificação ocorre em determinados momentos do projeto: Na entrega dos principais produtos finais dentro do projeto. No final das fases do projeto No final do projeto Resumindo: Escopo é um documento que especifíca de forma detalhada o que deve ser entegue (e o que NÃO deve) e como e quando deverá ser feito. dotProject Escopo

Escopo - riscos Discussões intermináveis sobre o produto final (busca da perfeição) Mudanças de escopo durante execução do projeto (“scope creep”) Quando o escopo vai crescendo a medida que o cliente vai entendendo suas necessidades e reformulando seus objetivos. Famoso “Jacque” Margem no cronograma Eficiência é a palavra de ordem, logo não há muita “gordura para queimar” Escopo mal estruturado Leva inevitavelmente a falhas de cronograma e orçamento

Escopo - dicas Definir o que será considerado “sucesso” do projeto Todos devem saber e entender qual o objetivo do projeto Ouvir com atenção o que o cliente descreve e entender não o que for pedido para fazer mas o problema que precisa ser resolvido Definir o que NÃO será feito Evitar o “GoldPlating” (firulas) Perguntar sempre, mesmo que pareça óbvio

Escopo - template

Escopo O dotProject é o sistema de gerenciamento de projetos baseado em código-fonte aberto mais popular do mundo. Ele é mantido por voluntários preocupados em fornecer um ambiente de gerenciamento de projetos com uma interface inteligente e gratuita.

Originalmente iniciado em 2000 pela dotmarketing Originalmente iniciado em 2000 pela dotmarketing.org, o dotProject foi desenvolvido como uma ferramenta em busca do estado da arte no Gerenciamento de Projetos desde o início. Seu objetivo original era ser uma alternativa de código aberto para produtos da Microsoft e outras aplicações comerciais. Desde o início, o dotProject teve como principais objetivos requisitos simples: * Interface de usuário limpa, simples e consistente; * Projeto de funcionalidade de gestão e não outro CMS (Content Management System – Sistema de Gerenciamento de Conteúdo), ambiente de groupware ou de qualquer outra ferramenta de colaboração de pessoas, mas um ambiente de gerenciamento de projeto; * Open source / acesso aberto / uso livre. E mesmo até os dias atuais, estes objetivos continuam a ser o objetivo principal da equipe de administração atual. Ao longo dos anos, o dotProject vem sofrendo diversas atualizações, adições e alterações no código com o apoio permanente da comunidade de usuários.

Dados da ferramenta (tomada de decisão): Freeware (gratuita) – média de custo de uma boa ferramenta colaborativa em torno de R$ 25.000,00 de investimento Comunidade de utilizadores mundial (mais de 37.000 usuários registrados no site e média de 17.000 visitas diárias ao site e fóruns de discussão da ferramenta) Comunidade brasileira de utilizadores da ferramenta com colaboração altamente ativa Acesso Web Integração com serviço de correio eletrônico Código-fonte aberto (permite ajustes) Instalação única e local (as informações ficam em nosso poder) Integração com autenticação LDAP (usuário da rede)

Gerenciamento de usuários Gerenciamento de áreas Listagem de projetos Controle individual Alocações assertivas Controle de recursos Visão geral Gerenciamento de múltiplos projetos Atuação/intervenção pontual Informações atualizadas Recursos incluídos: Gerenciamento de usuários Gerenciamento de áreas Listagem de projetos Lista hierárquica de tarefas Repositório de arquivos Lista de Contatos Calendário Fórum de discussão Permissões baseadas em recursos Definição de prioridades Controle de tarefas (logs) Gerenciamento de prazos Centralização de informações Informações atualizadas aos envolvidos Follow up Colaboração Perfis de acesso Segurança

Mãos à obra!!!

Projeto – status Proposto em avaliação para aprovação Planejamento aprovado e sendo planejado para desenvolvimento Desenvolvimento já planejado e que se encontram em confecção Aguardando está aguardando algo (retorno, aprovação, contrato) mas que está em desenvolvimento Produção se encontra em operação Completo concluído (entregue) Modelo templates que podem ser importados para projetos novos Arquivado cancelado Parado que está aguardando algo e não tem esforço alocado Outro sem uso

Obrigado! Rumo a 2015  R$ 60k