DEFES melhorando a gestão e os resultados

Gestão da Informação Gestão dos Convênios e Ações Nacionais Formulários e Instrumentos de Gestão Gestão de Fluxos Pagamento Alteração de PT Prorrogação de Ofício Visitas Técnicas Análise de Execução física do Objeto

Gestão da Informação 1. Compartilhar informações e dados Pastas compartilhadas em Rubi/DEFES Rubi/DEFES Convênios Modelos (despachos, notas técnicas, apresentações, apenas um de cada)‏ Manuais (alteração de PT, licitação, prestação de contas, etc.)‏ Leis (PI 127, 8666, etc.) Informações gerenciais (planilha endereços, dados, agendas)

Gestão da Informação Regras de organização e nomenclatura das pastas Nome da entidade – objeto – n° SICONV (ex. Palmas – bancos comunitários - 748278 Palmas – banco dendê - 718181)‏ Projeto Básico (.doc, .pdf, etc, se mais de uma versão, colocar data)‏ Convênios Ações Nacionais Minuta (.doc, .pdf, etc)‏ Alteração de PT (formulário, notas técnicas)‏ Despachos (envio pra pagamento, prorroga ofício, ofícios, etc.)‏ Relatórios (semestral, de visita – data no nome do arquivo)‏

Gestão da Informação DEFES 2. Ampliação dos canais de comunicação com os parceiros convenentes parlamentares Comunicados DEFES e-mails personalizados press release SENAES Acontece portal MTE DEFES proponentes sociedade movimento

Gestão dos Convênios e Ações Nacionais 1. Especialização das atividades (núcleos)‏ Coordenação Gestão e acompanhamento Apoio e suporte Análise e Alteração de PT Notas Técnicas Orientação estratégica Elaboração de chamadas Análise de projetos Análise de resultados e cumprimento do objeto Termos de cooperação Articulações Institucionais Envio para pagamento Prorrogação de ofício Verificação documental Atualização de dados Despachos em geral Emissão de passagens Operação do SICONV Análise e Alteração de PT Notas Técnicas Visitas de monitoramento Orientação em geral Análise de projetos Análise execução física

Gestão de Convênios 2. Melhoria dos instrumentos de gestão Formulário de ajuste de PT Relatório de acompanhamento(inf. Consolidadas pelo gabinete)‏ Relatório de visita Tabela de referência de preços Perguntas frequentes

Gestão de Fluxos 3. Sala de situação Cronograma de reuniões semanais Reuniões de troca com encaminhamentos Identificação de problemas comuns e construção coletiva das soluções

Fluxo dos processos Pagamento 1. Núcleo de Apoio controla os cronogramas de desembolso 2. Com antecedência de um mês, Núcleo de Apoio envia comunicado à convenente para que providencie: a) prestação de contas da parcela anterior, b) extrato da conta bancária 3. Núcleo de Apoio verifica documentação recebida. Núcleo de acompanhamento analisa execução física do objeto e elabora parecer técnico. 4. Núcleo de Apoio faz o despacho e encaminha para pagamento.

Fluxo dos processos Alteração de PT 1. Convenente solicita por email alteração de PT através do preenchimento do formulário 2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão analisa e orienta processo de preenchimento do formulário 2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão elabora parecer técnico aprovando alteração 4. Núcleo de Apoio faz o procedimento de alteração de PT no SICONV

Fluxo dos processos Prorrogação de Ofício 1. Núcleo de Apoio realiza levantamento de todos os processos para identificar os atrasos e efetuar as prorrogações de ofício 2. Núcleo de Apoio, após receber o processo de volta de um pagamento, realiza as contas do atraso, se houve, e elabora despacho para prorrogação de ofício

Fluxo dos processos Visitas Técnicas 1. Núcleo de Apoio prepara formulários de visita com inserção das metas e etapas dos projetos, preenchendo etapas já verificadas em visitas anteriores 2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão agenda a visita com o convenente e envia previamente o formulário para que o proponente possa preparar as informações com antecedência. 3. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão realiza a visita técnica ao proponente e preenche todo o formulário de visita 4. Núcleo de Gestão realiza reunião com técnico que visitou ou discute o relatório elaborado para analisar o andamento do convênio e da política

Fluxo dos processos Análise de relatórios semestrais e prestação de contas (execução do objeto)‏ 1. Núcleo de Apoio avisa, com um mês de antecedência, o prazo para envio do relatório semestral ou da prestação de contas por parte do convenente. 2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão analisa o relatório e emite parecer técnico