FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Planejamento e gestão estratégica Setor Privado Setor Público Gerar resultados para aumentar a riqueza dos acionistas. Gerar resultados para promover o bem estar coletivo e elevar a qualidade de vida da sociedade. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MISSÃO DO IFAM Promover, com excelência: educação, ciência e tecnologia para o desenvolvimento da Amazônia VISÃO DO IFAM Consolidar a instituição como referência nacional em educação, ciência e tecnologia Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa VALORES Ética Qualidade Responsabilidade Cidadania Humanização Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Planejamento Estratégico Diretrizes de Ensino de Graduação Meta Ação Prazo Res- ponsá-veis Custo Resulta- dos Es-perados Consoli-dar o Formar profissionais integral 1. Jograd Ensino de Grad. mente, para o Mercado 2. Educa 6ª 3. Progr. Extensão Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Planejamento Estratégico Diretrizes de Gestão e Infraestrutura Meta Ação Prazo Respon- sáveis Custo Resultados Esperados Diretrizes de Recursos Humanos Diretriz Meta Ação Prazo Respon- sáveis Custo Resultados Esperados Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE SWOT Strenghts (FORÇAS) Weaknesses (FRAQUEZAS) Opportunities (OPORTUNIDADES) Threats (AMEAÇAS) Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE SWOT A análise SWOT estabelece para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças; Forças e Fraquezas são fatores internos; Oportunidades e ameaças são fatores externos; Um Diagrama SWOT analisa um projeto ou um negócio através do foco em cada um desses fatores; A análise SWOT consiste tipicamente de quatro caixas, uma para cada área; Os Diagramas SWOT podem ser usados especialmente quando precisa-se decidir se um processo deve ser levado em frente ou não, os prós e os contras. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Imaginário SWOT Pontos Fortes Fraquezas Oportunidades Ameaças Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa DIAGRAMAS SWOT Infraestrutura Localização Gestores e Colaboradores focados Administração contextualizada O segmento de mercado está em crescimento Novos mercados potenciais Potencialidade de diversificação dentro do mercado Dispersão do negócio Ausência de força de vendas Marketing fraco Economia Lenta pode reduzir demanda O mercado pode tornar o preço sensível Concorrentes podem entrar no segmento de mercado Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Como é a análise SWOT A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos alguns questionamentos: Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Pontos Fortes: O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem? Que recursos especiais você possui e pode aproveitar? O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem? Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Pontos Fracos: No que você pode melhorar? Onde você tem menos recursos que os outros? O que outros acham que são suas fraquezas? Quando percebem-se um ponto fraco devem-se agir para corrigi-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Ameaças: Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ? O que seu concorrente anda fazendo? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Oportunidades: Quais são as oportunidades externas que você pode identificar? Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Ciclo de Controle do PDCA (Plan, Do, Check e Action) PLANEJAR (definir objetivo, meta e método) AÇÃO CORRETIVA Objetivo Meta A P Método C D Treinar Implantar CHECAR DESENVOLVER (treinar e implantar) Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

GERENCIAMENTO DA ROTINA Tem como objetivo fundamental a manutenção da qualidade dos processos. Uma vez implantada, deve ser delegada a subordinados liberando os dirigentes para os processos de Melhorias. Um levantamento geral dos problemas da organização, deve preceder ao próprio estabelecimento da gerência da rotina, visando o treinamento do pessoal. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

GERENCIAMENTO DA ROTINA ATRAVÉS DO CICLO PDCA O Ciclo PDCA deve ser girado tantas vezes como seja necessário para que os processos insatisfatórios se transformem em satisfatórios. Atingido este ponto, eles deverão ser trabalhados para as correspondentes Melhorias. OBJETIVOS FUNDAMENTAIS DA ROTINA: ESTABILIDADE E PREVISIBILIDADE Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS O CICLO PDCA NA IMPLANTAÇÃO DA QUALIDADE TOTAL IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS A METAS AÇÃO CORRETIVA P MEIOS (PADRÕES) AVALIAÇÃO DO PROCESSO TREINAMENTO D C EXECUÇÃO: FAZER Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Melhoria Contínua da qualidade dos serviços Aumento dos resultados sem aumento dos recursos financeiros Redução das despesas sem redução dos serviços Fazer mais (quantidade) e melhor (qualidade) com menos (recursos)! Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. A P D C Identificação do Problema 1 Padronização 8 Análise de Fenômeno 2 Análise de Processo 3 Análise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 22

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos gastos. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 23

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de Fenômeno. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 24

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA A partir do menor nível “possível” de desdobramento do problema devem ser identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 25

ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWA Para alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do problema. EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA CAUSAS INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTE Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE DO PROCESSO A identificação das causas acontece por meio de Brainstormings. Para o sucesso dessa fase alguns fatores são necessários. Pontos Críticos para o sucesso na identificação das causas dos problemas Devem participar PESSOAS com CONHECIMENTO do problema e que possam ajudar a identificar as causas As causas devem ser discutidas profundamente para encontrarmos a CAUSA RAIZ (Método dos PORQUÊS) TODOS devem ter a oportunidade de colocar as suas IDÉIAS O CHEFE, caso esteja presente, FALAR POR ÚLTIMO para não inibir as pessoas presentes A PRIORIZAÇÃO das causas com maior impacto sobre o resultado deve acontecer por CONSENSO do grupo Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA Para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 28

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa PLANO DE AÇÃO Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes. Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos CAUSAS PRIORITÁRIAS Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa PLANO DE AÇÃO Para o sucesso do plano de ação alguns cuidados devem ser tomados Pontos Críticos para um bom plano de ação Ações CLARAS e OBJETIVAS que resolvam efetivamente o problema. (Ex: Mudar tabela de preço X Fazer reunião para discutir tabela de preços) (Ex: até 31/8/2007 X Até o final do ano) Ações com PRAZOS claramente determinados (Ex: João X Contabilidade) Ações com um RESPONSÁVEL bem definido Ações com apenas 1 dono (Ex: Jorge X Jorge e João) Evitar ações desnecessárias. FOCAR sempre naquilo que é essencial para economizar recursos. (Se 1 ação resolve o problema não planejar 3) Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente executadas. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 31

EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser monitoradas. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e são efetuadas correções para recuperar o resultado. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 33

ACOMPANHAMENTO MENSAL Rever o planejamento através de Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta: METAS ALCANÇADAS ? SIM NÃO PADRONIZAR Rever o planejamento através de RELATÓRIO DE ANOMALIA Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

ACOMPANHAMENTO MENSAL As cores dos faróis informam o quanto o desvio está em relação a meta estabelecida. Quando atuar corretivamente? Gasto acima da meta Gasto entre 80% e 100% da meta Gasto abaixo de 80% da meta Quando elaborar o Relatório de Anomalia? RESULTADO ACUMULADO VERMELHO Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 35

FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA (Orçamento Matricial de Despesas). Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa

IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS A análise dos desvios deve ser realizada pelos Gestores dos Órgãos e pelos Gestores de Famílias. O QUE? EQUIPAMENTOS PESSOAS RECURSOS ONDE? CAUSAS Matriz de Resultados INFORMAÇÕES PROCESSOS AMBIENTES Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 37

RELATÓRIO DE ANOMALIAS Identificada a causa raiz deve ser preenchido o Relatório de anomalias no OMA. Ele não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas dos desvios e ações corretivas. Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 38

ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS GASTO COM TELEFONIA FIXA Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e efetuadas correções para recuperar o resultado. GASTO COM TELEFONIA FIXA ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS ANALISES DE DESVIOS AÇÕES CORRETIVAS E PADRONIZAÇÃO Desvio R$ Meses Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Recuperação 39

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento. A P D C 1 Identificação do Problema Padronização 8 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo Analise de desvios e implantação de ações Corretivas 7 4 Plano de Ação Verificação dos Resultados e das ações 6 5 Execução do Plano Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 40

Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa PADRONIZAÇÃO Ferramentas utilizadas na PMSP para padronização Portarias de padronização Editais padrão Decretos Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa 41