Comunicação Empresarial Prof. Claudio Benossi

Comunicação Interna A Comunicação Interna engloba todas as práticas e processos comunicativos de uma determinada organização com o seu público interno (funcionários, colaboradores, acionistas). Sendo estabelecida de forma correta, além de resultados positivos nas áreas administrativas, mercadológica e econômica, consegue tornar o ambiente de trabalho mais harmonioso e agradável para todos que constituem a empresa.

Comunicação Interna Criar um planejamento estratégico, padronizando seus veículos de Comunicação, a organização consegue passar informações importantes, de forma organizada, clara e objetiva para seu público interno, evitando o surgimento de suposições e comentários errôneos, deixando os funcionários seguros e motivados, estabelecendo uma imagem harmônica e clara que transmite confiabilidade e credibilidade.

Comunicação Interna Neste processo de reestruturação, são vários os recursos que a organização pode utilizar para que esta Comunicação Interna comece a funcionar trazendo resultados positivos com o passar do tempo, como: a criação de uma intranet única, a utilização de jornal mural e jornal interno, realizando pesquisas de satisfação e clima interno para tomar conhecimento da imagem que a organização possui na cabeça de seus colaboradores.

Comunicação Interna Os colaboradores de uma organização querem ter conhecimento dos negócios da empresa, das decisões que ela toma, da situação que ela se encontra. A falta de informação, de uma comunicação entre empresários e funcionários acaba gerando desmotivação e falta de comprometimento. Torna-se fundamental comunicar a missão da empresa, seus valores, metas e objetivos ao público interno, pois quanto maior for seu envolvimento com a organização, maior será o seu comprometimento.

Estrutura de uma Comunicação Interna Identificar canais de comunicação interna adequados é uma tarefa cuidadosa e que exige um bom conhecimento da empresa, dos seus costumes, da sua cultura e do perfil dos empregados. Conhecer o público e saber como chegar a cada um é o ponto de saída e a garantia de sucesso de um programa de comunicação interna.

Estrutura de uma Comunicação Interna O cuidado com a linguagem, com os meios é fundamental. Não se pode informar a todos da mesma maneira, com o mesmo linguajar e com os mesmos veículos, a não ser que a neste caso dê preferência para a linguagem simples e que todos tenham acesso ao veículo, que pode ser uma reunião coletiva ou um informativo impresso.

Estrutura de uma Comunicação Interna Hoje, devido a custos, muitas empresas estão escolhendo trabalhar a comunicação via Internet. Quando todos, ou grande parcela, têm acesso tudo bem, isso funciona. Caso contrário, alternativas devem ser identificadas, como murais em locais estratégicos (refeitório, entrada da empresa, local do cafezinho, ônibus) e sistema de som.

Estrutura de uma Comunicação Interna Qualquer iniciativa de comunicação deve passar por planejamento, revisto e discutido por uma equipe que contemple várias áreas da empresa, desde que a área de comunicação e a de recursos humanos interajam e se comprometam com o processo. É muito comum apenas uma das áreas assumir, eximindo a outra da responsabilidade, mas chamando-a para o trabalho "braçal". Enquanto não houver integração nas próprias áreas, é ilusão acreditar que a comunicação interna vai fluir.

Comunicação Interna A comunicação interna pode ser definida como um conjunto de métodos e técnicas para informar, conscientizar, mobilizar, motivar e transformar o relacionamento nas organizações e seus públicos diretos que afetam seus objetivos sociais e mercadológicos.

Comunicação Interna A visão da Escola de Louvaine (Bélgica) A Comunicação Interna não está limitada ao controle e à gestão dos aspectos operacionais. Propõe uma definição explicativa/interpretativa da comunicação interna como o conjunto contextualizado de comportamentos e opiniões em interação/conflito/embate/diálogo numa dada organização. A organização é um sistema de comunicação.

Comunicação Interna Enfoque Operacional: Centra-se na maneira como as mensagens são transmitidas. Comunicação interna seria o conjunto de dispositivos de informação como as instruções, as ordens, as metas. Esses dispositivos são aspectos constituintes da comunicação e contribuem para o alcance dos objetivos organizacionais pela disseminação e controle da informação.

Comunicação Interna Enfoque integrativo Nasce do reconhecimento da importância do fator humano no processo produtivo. Assim, a moral e a motivação se constituíram em temas essenciais para a comunicação Comunicação Interna seria o conjunto de ações que a organização coordena com o objetivo de motivar e manter uma certa coesão interna em torno de um certo número de valores que precisam ser reconhecidos e compartilhados por todos.

Comunicação Interna Erros empresariais Separação produtor/produto Perda do sentido do trabalho (separação trabalhador/ação). Separação trabalhador/proprietário. Crescimento contínuo/excesso de produção sem planejamento Degradação do ambiente

Comunicação Interna A prática ensinou... Conheça bem os seus públicos, seja honesto na informação. Nunca subestime o poder da cultura corporativa. Seja agente da mudança e intérprete das culturas organizacionais. Estimule nas pessoas o sentimento de pertencimento. Encoraje o aprendizado e o crescimento contínuo das pessoas. Crie um clima que estimule os desafios e a criatividade. Inspire entusiasmo.

Comunicação interna estratégica é “pele”. É olho no olho Comunicação interna estratégica é “pele”. É olho no olho. É colocar a bota no barro.

Comunicação Interna

Comunicação Interna - Funções Investigar Objetivos: Elaborar uma política de “escuta” do clima organizacional. Considerado como fator chave para poder se antecipar a qualquer disfunção, assim como para criar um clima dinâmico por meio da pluralidade de opiniões. Métodos e meios: Auditorias de comunicação e pesquisa. Condições para o êxito: Obter um bom conhecimento prévio da cultura organizacional, da história da organização e seu funcionamento; verificar a capacidade de resposta da organização; comprovar a capacidade que a administração tem de escutar a todos os níveis da organização e de fazer bom uso da informação que recebe; e manter uma relação estreita e constante com os responsáveis pela gestão de pessoal. Fonte: Association Française de Communication Interne

Comunicação Interna - Funções Orientar Objetivos: A capacidade de sensibilizar sobre os diferentes aspectos da empresa é considerada ferramenta de gestão empresarial da comunicação interna. Métodos e medida: Utilizar a experiência na gestão empresarial; dar aos empresários, durante as fases de elaboração e desenvolvimento de ações de comunicação interna, uma finalidade relevante; ser capaz de responder, antes de iniciar uma ação de comunicação, às perguntas”: “que”, “quem”, “quando”, “onde”, “porque?”. Condições para o êxito: A capacidade de decisão e gestão; a capacidade de formar e educar em comunicação; a necessidade de dar importância à comunicação oral e cotidiana.

Comunicação Interna - Funções Informar Objetivo: Conceber uma política de informação escrita, oral e audiovisual para dar resposta às necessidades de informação do público interno. Métodos e medidas: Definir condições precisas para cada suporte afirmativo; organizar e hierarquizar a coleta, seleção e validação de informes; avaliar o impacto e o efeito das ações de informação. Condições para o êxito: Possuir um bom conhecimento do ambiente da empresa (cultura, posicionamento, imagem interna e externa); dominar as técnicas ligadas à gestão da informação; e ter boa relação com os meios de comunicação a fim de assegurar uma difusão de informação coerente.

Comunicação Interna - Funções Animar e coordenar Objetivo: Constituir redes de colaboradores com fins informativos, de conhecimento do clima social e do ambiente de trabalho. Métodos e medidas: Eleger e identificar os colaboradores colocando a sua disposição a informação necessária e a metodologia adequada; manutenção, formação e avaliação da eficácia de seus resultados. Condições para o êxito: Organizar encontros entre colaboradores para evitar isolamento; reconhecer suas aptidões para poder oferecer as missões mais adequadas; revisar o uso da informação transmitida na empresa.

Comunicação Interna - Funções Organizar campanhas Objetivo: Mobilizar um grupo de trabalhadores com a missão de organizar campanhas ou reuniões de Comunicação Interna. Métodos e medidas: Elaborar documentação com toda a informação necessária para transmitir (objetivos perseguidos, mensagens emitidas, orçamentos, etc.); saber organizar as campanhas (eleição do lugar, do diretor, trabalho orçamentário e logístico, etc.); medir o efeito e o impacto. Condições para o êxito: Vigiar o efeito que se pode ter, sem esquecer uma coordenação e cooperação entre a área de Comunicação Interna e os responsáveis pela campanha.

Comunicação Interna - Funções Formar Objetivo: Favorecer o aperfeiçoamento e as capacidades de comunicação dos membros responsáveis pela comunicação interna. Métodos e medidas: Pensar em um número determinado de responsáveis para cada ação de formação (objetivos, tipos de público, projetos pedagógicos, planos, etc.); é imprescindível que os membros conheçam as técnicas, estratégias e políticas de comunicação, além de contribuir para uma boa formação; é necessária uma mudança efetiva de práticas profissionais coletivas. Condições para o êxito: A definição de objetivos de formação deve vir sempre acompanhada de uma concretização profunda de todos os interesses dos trabalhadores (recursos humanos, salários, gestão empresarial, etc.); permanecer particularmente atento à relação entre os objetivos perseguidos e os meios de comunicação usados para alcançá-los.

Comunicação Interna - Funções Escutar e compreender o corpo organizacional (conversas formais e informais); Elaborar e fazer circular a informação (política de comunicação e suportes e meios de informação); Gerenciar a equipe (animar e liderar).

Comunicação Interna - Problemas 63% - Resistência e falta de apoio, reconhecimento ou engajamento da alta direção e presidência 19% - Verba insuficiente 11% - Resistência dos funcionários/colaboradores 5% - Falta de profissionais qualificados

Comunicação Interna - Benefícios Motivação – satisfação – produtividade. Interação – colaboração (chefias, presidente, sociedade). Evita boatos. Contribui para imagem positiva da organização.

Comunicação Interna O império da informação: um empregado informado é um empregado motivado e produtivo. Eficácia organizacional: 97 % dos empresários esperam obter resultados com a comunicação.

Planejamento em Comunicação O que quero comunicar? Com que intenção? Para quem? Utilizando qual meio? Roteiro: o que quero falar; qual o meu objetivo; para quais públicos vou falar e; quais ações de comunicação vou realizar para isso.

Comunicação Interna - Meios Eventos Murais Intranet Newsletter Carta E-mail Reuniões Cartilhas Jornal Rádio Televisão Internet

Comunicação Interna - Meios Comunicação oral (face a face) Balcão de informações - portaria Palestras, reuniões (informar e identificar necessidades e expectativas) Eventos culturais/esportivos Política de portas abertas Visitas ao chão de fábrica, café-com-presidente, happy hour

Comunicação Interna - Meios Comunicação escrita Quadro de avisos, mural Jornal/revista – fotos Documentos oficiais (ofício, circular, prestação contas, etc).

Comunicação Interna - Meios Comunicação eletrônica Intranet Internet E-mail Newsletter

Comunicação Interna - Meios Comunicação visual Cartazes, camisas, bottons, bonés (campanhas motivacionais) Ambiente/decoração/layout, cores, sinalização interna Identidade visual (fardamento-toga, timbres, logos, etc.)

Comunicação Interna - Meios Comunicação sonora Sistema de som (rádio – avisos – programas) Telefone

Comunicação Interna - Meios Comunicação audiovisual Telão TV

10 ações que facilitam a comunicação interna Não são poucos os casos de empresas que constantemente reclamam de problemas na comunicação interna e que, consequentemente, isso provoca situações que vão desde a geração de conflitos entre dois ou três membros de uma equipe, até mesmo o comprometimento do clima organizacional. Que a comunicação interna eficaz é indispensável para a gestão estratégica da empresa isso é fato.

10 ações que facilitam a comunicação interna Contudo, podemos constatar que algumas ações simples podem ser adotadas no dia a dia e que nem sempre exigem altos investimentos, porém dão um retorno expressivo às empresas. Confira algumas delas e quem sabe, você pode aplicá-la ou aprimorá-las no seu ambiente de trabalho!

10 ações que facilitam a comunicação interna 1 - Política de portas abertas sempre tem ótima repercussão por quem a adota. É bom ressaltar que a empresa onde o gestor sempre está disposto não somente a ouvir, mas principalmente a escutar o que os liderados têm a dizer, a comunicação interpessoal e os níveis de confiança tendem a crescer. Existem empresas que levam literalmente a "Portas Abertas" ao pé da letra e chegam a abolir as portas em troca de divisórias que permitem que os profissionais possam olharem-se literalmente e isso vale para líderes e liderados.

10 ações que facilitam a comunicação interna 2 - Prática do feedback deve ser constante e sempre aprimorada entre todos os níveis hierárquicos, e nunca vista como uma ação pontual que precisa ser aplicada em um momento de crise da organização. Isso porque dar e receber feedback também está diretamente relacionado às ações comportamentais e os profissionais só conseguem incorporá-la ao dia a dia, quando o processo faz parte da sua rotina. Lembremos aqui que o feedback é um instrumento de desenvolvimento para o talento e nunca uma ferramenta de "retaliações".

10 ações que facilitam a comunicação interna 3 - Uso frequente dos canais de comunicação da empresa como e-mails, murais, caixas de sugestões. A organização que possui meios para se comunicar com seus funcionários, precisa utilizá-los ao máximo e com constância, uma vez que isso irá gerar nas pessoas o hábito de acompanhar as "últimas notícias da empresa" e o que é mais importante: vindas de fontes segurar. Não é preciso alto investimento para que a comunicação flua na organização, lembre-se de que um mural localizado em local estratégico com um refeitório, por exemplo, pode ter um ótimo alcance de público.

10 ações que facilitam a comunicação interna 4 - O uso de uma linguagem adequada para o público que o comunicador deseja atingir é outro ponto de extrema relevância. Ou seja, não adianta usar belíssimos termos técnicos para uma equipe que não está acostumada com tais expressões, pois isso só fará com que as pessoas sintam-se "peixes fora d'água" ou pior ainda, tenham uma interpretação completamente contrária àquela desejada pelo comunicador. A boa linguagem é aquela que pode ser compreendida: direta e simples.

10 ações que facilitam a comunicação interna 5 - E já que estamos falando do alinhamento de linguagem, para que sua empresa não se torne uma "Torre de Babel", durante a realização de eventos internos, os dirigentes devem aproveitar essa oportunidade para demonstrar que apesar de estarem em escalas hierárquicas diferenciadas, falam a mesma linguagem de qualquer profissional. Por isso, quando um diretor for realizar um pronunciamento para os colaboradores, deve lembra-se de se colocar no lugar de quem irá escutá-lo e se questionar: "Essa é a melhor maneira de passar o recado para quem vai me ouvir?".

10 ações que facilitam a comunicação interna 6 - É fundamental para a comunicação interna que a empresa tenha inserida em sua cultura a clara postura de que os profissionais têm espaço para tirar dúvidas, apresentar sugestões e que isso, em hipótese alguma, será considerado um sinal de fraqueza, mas sim uma demonstração clara pelo interesse pelo aprendizado contínuo.

10 ações que facilitam a comunicação interna 7 - A tecnologia facilita muito a disseminação de informações em uma empresa, notadamente quando essa possui um universo expressivo de profissionais. Contudo, o contato face a face jamais deve ser relegado a um segundo plano. As relações interpessoais fortalecem os laços entre as pessoas e estimulam a confiança entre os pares. E quando isso ocorre, os impactos positivos surgem no clima organizacional, no espírito de equipe, no desempenho dos talentos, entre outros fatores indispensáveis a uma organização saudável e competitiva.

10 ações que facilitam a comunicação interna 8 - Em momentos de tensão, em que os ânimos estão acirrados por algum motivo como, por exemplo, durante os conflitos internos, as pessoas costumam falar coisas que depois geralmente se arrependem. Por essa razão, não se comunique de "cabeça quente" ou você pode complicar ainda mais o processo e uma situação que poderia ser solucionada, algumas vezes, culmina até mesmo em casos de desligamentos de talentos valiosos às empresas.

10 ações que facilitam a comunicação interna 9 - Um bom comunicador não se caracteriza apenas por saber falar em público e conseguir reter a atenção das pessoas durante sua oratória. Ele também precisa exercitar o ato de saber ouvir, codificar o que foi dito pelo ouvinte e caso exista alguma informação que possa ser caracterizada como "confusa", pedir para que algo seja novamente explicado, repetido.

10 ações que facilitam a comunicação interna 10 - Outro aspecto que fomenta a comunicação entre as pessoas são os gestos expressados durante o diálogo. Uma comunicação torna-se mais rica quando o comunicador vale-se das expressões gestuais sejam da face ou mesmo das mãos, dos ombros, do corpo como um todo.

10 ações que facilitam a comunicação interna Por exemplo, que credibilidade você dará a uma conversa mantida com uma pessoa que sempre evita olhar nos seus olhos? Provavelmente, você poderá imaginar o indivíduo está tentando omitir algo ou que, no mínimo, não tem segurança naquilo que ele mesmo diz. E isso já é suficiente para comprometer todo o processo de comunicação. Lembre-se de que o seu corpo também fala por você.