Funções, Responsabilidades, Tarefas do Supervisor, Supervisão de Apoio Funções, Responsabilidades, Tarefas do Supervisor, Gestão da Informação MEASURE Evaluation

Função do Supervisor: Instruir, auxiliar, incentivar o nível mais baixo do sistema a implementar e desempenhar as suas atividades Observar o nível de desempenho, com fornecimento de feedback documentado que leva à resolução colaborativa de problemas. Requisitos: Para serem eficazes, os supervisores não só precisam ter boas competências técnicas e observacionais, mas também boas capacidades interpessoais, capacidade para criar confiança e uma atitude positiva e colaborativa com o pessoal.

Responsabilidades do Supervisor (1): Demonstrar interesse pela supervisão e pelos supervisionados Mostrar respeito, empatia, apoio, flexibilidade Ser focado e prático Definir padrões Prover instruções, conhecimentos, bom acompanhamento aos supervisionados Promover a comunicação aberta Dar um feedback claro sobre os pontos fortes e fracos

Responsabilidades do Supervisor (2): Dar reconhecimento pelo trabalho bem realizado Reconhecer a necessidade do pessoal de contribuir no processo de supervisão Apoiar a equipa baseada na infra-estrutura e resolução de problemas Facilitar o desempenho do pessoal Ser positivo em relação à qualidade, supervisão e ao potencial dos supervisionados Exibir competências de liderança Kilminster , op. cit, and D.K. McNesse-Smith, “The Influence of Manager Behavior on Nurses’ Job Satisfaction, Productivity, and Commitment,” Journal of Nursing Administration vol. 27, n.º 9 (1997): 47-55.

Tarefas do Supervisor Definir os aspectos a supervisionar (qualidade e utilização dos dados) Planear e implementar as visitas de supervisão Monitorar a implementação de dados específicos do programa / projeto (por ex. HIV, TB, etc) para detectar os pontos fortes, fracos e os desafios ao nível da infra-estrutura e do profissional Fazer recomendações e propostas para solucionar os problemas observados Dar orientação sobre medidas adequadas e prestar assistência técnica, suprimentos, recursos humanos, formação no local para fortalecer os pontos fracos Reportar as conclusões ao nível superior

Em resumo: Os supervisores de apoio utilizam uma combinação de: Liderança para motivar aos outros a agir Ação de supervisão direta Delegação de responsabilidades e autoridade

Problemas comuns que afetam todas as formas de supervisão Falta de recursos e de sistemas Supervisores despreparados para o processo de supervisão, comunicação, resolução de problemas, trabalho de equipa, prestação de serviços Falta de autoridade do supervisor para recompensar ou sancionar o desempenho Velho estilo de supervisão: hierárquico, autoritário, de confronto, punitivo

Lições aprendidas para tornar a Supervisão de Apoio bem sucedida: A gestão central tem que estar empenhada e comprometida Requer motivação dos supervisores (coordenadores de programas específicos) e pessoal da infra-estrutura Requer tempo e investimento para se estabelecer Requer ferramentas simples, adequadas e testadas Parte da autoridade de tomada de decisão tem que ser descentralizada para a equipa de supervisão do nível inferior

Princípios de Gestão de Informação relacionados com a Supervisão de Apoio “ QUALIDADE DOS DADOS” Não recolher mais dados do que é necessário. Utilizar de forma correta o que se recolhe Incentivar o pessoal a recolher e a utilizar os dados Incentivar o pessoal a produzir relatórios/dados exatos, fiáveis, completos e atempados. Dar feedback sobre os dados recolhidos. Tomada de decisão baseada nos dados: Recolhidos ou obtidos Analisados e interpretados Utilizados para tomada de decisão e acção Retidos e recuperados ao longo do tempo

Supervisão de Apoio com ênfase na Qualidade de Dados Quem conduz a Supervisão (M&A ou Coordenador do Programa)? Com que frequência será efetuada? (auditoria completa anualmente, verificação periódica?) Qual a metodologia usada para selecionar os locais? Qual(is) a(s) ferramenta(s) usada(s) para fazer as visitas de forma consistente? (ARQD)? Que tipo de mecanismo de feedback será estabelecido? Como serão abordados os problemas? Será necessária mais formação em processos de supervisão? Como conseguir a boa aceitação por parte dos coordenadores, médicos, MS, etc..? Que tipo de Supervisão e de verificação de dados ocorre atualmente?

Exercício Este exercicio objetiva a refleção dos diferentes papéis de cada membro de uma equipa. Vamos determinar 4 papéis que todos desempenharemos: Idealizador, Opositor, Observação, Seguimento Para todas as palavras que iremos proferir teremos que ter necessariamente ações de: idealizar, oposição, observação e seguimento Exemplos: Esterilização, Controle de filhos, Celibato, Poligamia, Dados, Supervisão, Qualidade, Capacitação Explain that: ■ someone needs to “oppose” or question the idea to make sure that decisions or ■ someone else needs to “follow” or accept the idea; ■ someone needs to “initiate” an idea or action; actions aren’t made impulsively and to improve the quality of the team’s thinking; one person can do all the initiating and dominate, or someone can only follow and ■ Point out that these roles can also be played in a nonproductive way. (For example, ■ someone needs to “observe” to give feedback on how the team is doing. and only observe and never actively participate.) never go along with the proposals of the group. Finally, someone can be too passive never question the value of the actions. One person can get stuck in opposing and way. For a team member to be effective, she must be able to play any of the four roles. ■ Explain that for a team to function well, it needs all four roles played in a productive

Visite-nos em http://www.cpc.unc.edu/measure. MEASURE Evaluation é financiado pela Agência Norte-Americana para o Desenvolvimento Internacional através do Acordo de Cooperação GHA-A-00-08-00003-00 e é implementado pelo Carolina Population Center da Universidade da Carolina do Norte em parceria com Futures Group, John Snow Inc., Macro International Inc., Management Sciences for Health e Universidade Tulane. Visite-nos em http://www.cpc.unc.edu/measure.