Sistemas de Informação ERP Prefeitura Municipal de Blumenau Agosto/2005

FOCO ESTRATÉGICO

João Paulo Kleinübing “há a necessidade de um desenho estratégico para integrar as informações que circulam pela prefeitura... para que seja possível modernizar a gestão administrativa municipal e ofertar mais serviços ao cidadão”.

Principais objetivos de TIC 1. oferecer ferramentas para uma administração ágil, moderna e flexível, que baseie a tomada de decisões sobre informações concretas e atualizadas, disponíveis em tempo real; 2. estender a oferta de serviços aos cidadãos blumenauenses, tornando-os executores de seus processos junto à PMB.

Planejamento Estratégico – mar 2005 Intenção estratégica: Modernizar a administração pública municipal Projeto estruturador: Modernizar a administração pública, garantindo aos cidadãos blumenauenses a transparência, a eficiência e o acesso facilitado aos serviços públicos.

OLHANDO O PROBLEMA MAIS DE PERTO & ARQUITETURA

Diagnóstico Primeiro foco: “Governar o governo” ou seja atividades-meio Sintomas: Conhecimento da tarefa e não do processo Dados desestruturados Muitos dados e pouca informação Decisões não se baseiam em informação Baixo nível de informatização e comunicação entre as áreas Sistemas defasados tecnologicamente e desconectados Departamentos/Secretarias funcionando como “ilhas” Lentidão no processo de tomada de decisão em função do processo arcaico de levantamento de informações.

Abrangência Proposta Adm direta Adm indireta: SETERB PROEB FMD FCB FAEMA Pró-Família

SNC Tributário Cartografia SARH Praça Cidadão Obras SAÚDE Educação SIATU Cartografia SARH (rubi) Praça Cidadão Patrimônio Contabilidade Materiais Compras Frotas Orçamento Obras Financeiro SAÚDE Gemus Sisreg Outros Sistemas Especializados Educação

Patrimônio Controle físico-financeiro dos Bens móveis e imóveis e seus respectivos tributos e seguros. Banco de informações dos bens móveis e imóveis Integrado com compras, materiais, finanças, contabilidade e tributos No recebimento de qualquer bem, Informa a área de patrimônio o seu recebimento Atualização de Valores dos bens (depreciação e mudança de moeda) Controle da manutenção dos bens móveis e imóveis Integração com Sistema tributário

Frotas Gestão da disponibilidade de Veículos e Motoristas e controle de gastos com manutenção e abastecimento. Agendamento de uso de veículos. Agendamento de Manutenção preventiva/corretiva e abastecimento. Apontamento das discrepâncias de consumo. Gestão das habilitações dos motoristas / condutores e das multas. Integração com RH

Compras Suprir a necessidade de materiais e serviços do município de forma ágil e controlada. Tratar a “Central Única de Compras” Agilidade e controle das requisições e licitações. Acesso às requisições de compra, em todas as fases do processo Reserva do valor total da requisição no orçamento global do CC requisitante. Atendimento de todos os órgãos da Adm Direta e Indireta. Controle de quantitativos por requisição Facilidade na construção de Edital de Licitação Integração com PROGEM na aprovação do Edital Integração com Finanças e Orçamento – Empenho Gerenciamento de Contratos e Ata de Registro de Preços

Adm. Orçamentária e Financeira Possibilitar o planejamento, a execução e controle orçamentário de acordo com as diretrizes de governo . Gestão de fluxo de caixa. Controle Orçamentário por centro de custos. Controle de suplementações orçamentárias. Agilidade no processo de empenho. Gestão de Recursos Estaduais e Federais. Integrado com o sistema tributário. Agilidade no envio de dados para o TCE Tratamento do PPA, LDO e LOA.

Adm de Materiais Garantir o menor custo de entrega, sem perda do nível de serviço. Administração física e contábil dos materiais Alocação dos custos de materiais aos projetos e c.custos Controle de entrega parcelada. Entrega Descentralizada. Integrado com compras e finanças. Possibilita troca e transferência de materiais.

O que esperávamos do sistema … Um Sistema só para toda a Adm. Municipal 7 funções SNC conectados RH + Tributário Independência na gestão das áreas da adm. direta e indireta. Rastreabilidade das operações Evitar duplicação de investimentos Aumento do Controle da Gestão Municipal

O que esperávamos do sistema … Minimizar erros e esforços de operação Facilitar a extração de indicadores. Interface WEB para algumas funcionalidades. Banco de Dados único, confiável e seguro. “Informação” mais que “Tecnologia” Implantação Gradual

Macro Plano de Trabalho - Fases Mapeamento dos processos existentes – 1 mês Melhoria dos processos – 2 semanas Especificação dos requisitos de um sistema integrado - Termo de Referência – 2 semanas Solicitação de propostas e críticas do termo de referência junto aos fornecedores – 2 semanas Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema disponível no mercado. – 3 meses Implantação do sistema vencedor – 6 a 8 meses Objetivo: Sistema obtendo 1ºs frutos em Julho 2006

O Mapeamento e Melhoria 3 servidores Reuniões com áreas para levantar processos existentes Construção Diagrama de processos Inserção de melhorias no processo de acordo da área cliente

Especificação dos requisitos de um sistema integrado - Termo de Referência Definição do escopo Redação do Termo de Referência Definição da pontuação Simulação dos possíveis cenários – Produto x Valor

Solicitação de propostas junto aos fornecedores Envio do Termo de Referência para 7 prováveis fornecedores - Aderência 3 Retornaram preços e críticas ao TR garantir a concorrência ter noção de prováveis custos

Licitação – Escolha do melhor sistema disponível no mercado. 8666/93 – Concorrência – Técnica e Preço. Avaliação Técnica: divisão dos itens em classes Itens Gerais Itens Funcionais Obrigatórios Itens Funcionais Pontuáveis Total 370 itens 2 dias para cada fornecedor Todo processo de avaliação técnica filmado

Apresentação Técnica

Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema disponível no mercado. Comissão de avaliação conhecedora do material a ser avaliado Avaliações Individuais com a presença de concorrentes sendo a manifestação somente por escrito após todas as apresentações Após licitação: Fechamento do resultado do município fora do paço municipal avaliando as fitas em caso de dúvidas Justificando caso a caso na aprovação ou rejeição do item

Infra-estrutura: Uma área VITAL que trabalhou em silêncio... Paralelamente.... Infra-estrutura: Uma área VITAL que trabalhou em silêncio... Pouco Recurso Financeiro disponível Projeto ainda em processo de aprovação áreas com computadores defasados sem comunicação entre os diversos entes comunicação existente sem qualidade necessária cultura de uso de recursos de TI disponíveis sem Políticas de uso estabelecidas

Implantação do sistema vencedor Equipe de Analistas de Negócio coordenando funções Planejamento de Implantação com o fornecedor Estratégia de implantação comunicação ao colegiado de Secretários, Diretores e Gerentes definição de multiplicadores de cada área reuniões formais de acompanhamento e reporte time de apoio Braços, Cabeça e Coração à obra...

Como Estamos Hoje ... Todos os 23 entes da adm direta e indireta utilizando o sistema Processo de aculturamento dos novos procedimentos em curso Ajustes na base de produtos e fornecedores, patrimônio Implantação do e-Governo Refinamento dos processos de almoxarifado Avanços da qualidade da informação repassada o TCE Contabilidade de algumas áreas fechando em 3 dias após o encerramento do mês.

Fatores de Sucesso ... Equipe motivada em mudar as coisas... Voto de confiança das áreas afetadas Forte comunicação da Mudança em curso Corpo a corpo na resolução de eventuais defeitos Software adequado FORTE PARCERIA COM O CONTROLE INTERNO DO MUNICÍPIO

O que deu errado ... Baixo entendimento do todo gerou algumas zonas de conflito na implantação Momentos de “delargação” de algumas lideranças atrasaram o processo Equipe de alguns entes não estavam no mesmo pique que a equipe de implantação

CONTATOS (47) 3326-6991 antoniofedato@blumenau.sc.gov.br