Introdução a Fluxogramas Prof. Paulo Barreto http://tyr.com.br/uniesp/osm

Fluxogramas Fluxograma é um tipo de diagrama, uma representação esquemática de um processo, muitas vezes feito através de gráficos que ilustram a transição de informações entre os elementos que o compõem, ou seja, é um gráfico que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo.

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Termos e Nomenclaturas: Fluxogramas Termos e Nomenclaturas: Analista: Pessoa Responsável pelo levantamento, a analise e confecção do fluxograma de processo. Usuário: Pessoa responsável pela transmissão do conhecimento do processo a ser analisado e representado graficamente. Organização: É o Domínio onde os processos de negócio se desenvolvem – Mesmo que Empresa, Filial ou subsidiária.

Termos e Nomenclaturas: Fluxogramas Termos e Nomenclaturas: Unidade de Negócio: É o local onde um ou mais processos se desenvolvem – Mesmo que Gerencias (Financeiro, Comercial, Controladoria, etc.). Área de Negócio: É o local responsável pela execução de um ou mais processos – Mesmo que Departamentos (Contas a Pagar, Contas a Receber, Pedidos, Faturamento, Patrimônio, Contabilidade, etc..).

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio É costume praticado pelo mercado, o analista executar algumas atividades preliminares que lhe poderão ser muito úteis durante a realização do levantamento e entendimento do processo a ser avaliado, são elas:

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio 1) Realizar o entendimento da estrutura organizacional onde o processo está inserido proporcionará ao Analista a “localização” do processo a ser avaliado dentro do contexto da Organização, além da identificação dos cargos/funções e a cadeia hierárquica existente na organização e que possa ter algum vinculo ou relacionamento com o processo a ser avaliado.

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio E, ainda no momento em que o processo for entendido e posteriormente desenhado, pode- se utilizar o Organograma para referenciar corretamente as denominações de cargos e funções existentes, identificar os responsáveis pelas autorizações e ainda identificar as relações processuais existentes entre as “Unidades de Negócio”, se estas estão ou não subordinadas ao mesmo gestor;

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Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio   Exemplo: Se entendermos que uma Unidade de Negócio (Financeiro) representa um grupo de processo que são executados pelas suas Áreas de Negócio a ela subordinadas (Contas a Pagar, Contas a Receber, Caixa e Bancos, etc…) e que ainda, há pontos de integração e relacionamento entre estes processos (Entrada- Processamento-Saída), conseguimos ter uma visão de alto nível dos processos que são executados na Unidade de negócio (Financeiro) e como eles se relacionam entre si.

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2) Identificação do processo de negócio Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio  2) Identificação do processo de negócio É uma tarefa importante identificar quem será o responsável pela transmissão das informações relativas a cada processo individualmente, pois o mesmo deve conhecer em detalhes todas as atividades, controles e todos os demais itens que deverá compor a documentação do processo. Quanto maior for o nível de conhecimento do Responsável pelo Processo, maior será a riqueza de detalhes contida na documentação a ser gerada para o mesmo.  

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio 3) Técnicas de execução do levantamento das informações do processo de negócio. Método 5W2H  

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Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio O que? Esta questão determina as ações ou atividades que são executadas pelo usuário durante toda a extensão do processo, podem ser ações de Processamento, Decisões a serem tomadas, autorizações a serem solicitadas e executadas, enfim é através desta descrição tomamos conhecimento do que de fato é efetuado durante o processo. Recomenda-se desdobrar as ações descritas pelo usuário em um verbo, ou seja, em uma ação executada. É comum ao descrever uma ação, considerar mais de um verbo ou mais de uma atividade contidas em uma única ação.  

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio O que?    Ex: O que ?: Receber um documento e conferir o seu conteúdo. O mais recomendado é dividir esta “atividade composta” em duas “atividades simples”, pois isto facilitará a analise de lógica posterior no fluxograma ou ainda não devemos utilizar mais de um “verbo” em cada ação. No caso do exemplo foram descritos dois: “receber” e “conferir” indicando que são duas ações e não apenas uma.  

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Quem?  Esta questão determina ou identifica quem deve ser o agente executor de uma ação ou atividade, da mesma forma que na questão anterior uma atividade não pode ser executada por duas pessoas ao mesmo tempo, o mesmo ocorre com o executor, caso isto “venha a ocorrer”, é possível que estejamos considerando “duas atividades” sendo executadas “simultaneamente por duas pessoas” e de acordo com as definições básicas de processo (Entrada-Processamento- Saída) isto não pode ocorrer. Se por algum motivo esta hipótese venha de fato a ocorrer, deverá ser desdobrada e documentada em duas ações, cada qual um com o seu executor.  

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Onde?   Esta questão determina ou identifica os locais onde a atividade ocorre, podendo indicar um Departamento ou Localidade. Esta informação possibilita organizarmos o fluxograma do processo no “espaço”. O cruzamento desta informação com o conteúdo da coluna “Quem?”, será a base necessária para a construção do fluxograma, quando escolhido o formato “cross-functional”.

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Quando?   Esta questão determina uma situação qualquer ou condições necessárias para que a ação ocorra. Nos casos onde o “Quando” não puder ser identificado pode- se considerar simplesmente que a ação é “eventual”. Alguns erros muito comuns quando se usa este método para o mapeamento e/ou levantamento de processos e considerar o “quando” como prazo, e na realidade este campo só tem esta função, quando se usa o mesmo método para estabelecer as atividades de um plano de ação.

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Quando?    Em nosso caso, utilizamos o método para levantamento de processos e esta informação passa a ser utilizada para determinar a existência de algumas condições que possa vir a ser necessárias para disparar a execução de uma determinada ação.  

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Por quê?   Esta questão identifica a razão ou motivo pelo qual a ação deve ser executada. Embora isto possa parecer “o obvio”, em alguns processos (Principalmente os Técnicos) é muito comum e em alguns casos muito importante identificar a razão ou motivo de execução de uma determinada ação, pois identifica qual é o motivo técnico ou qual é o requisito de uma determinada norma ou regra que deva ser cumprido. Caso a norma ou regra vier a ser alterada, pode-se identificar rapidamente nos processos onde ela ocorre e revisar os processos.

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Por quê? Ex: Ao atingir 300º Celsios o equipamento deverá ser desligado. O motivo para esta atividade podem os mais variados possíveis, tais como: Por quê? : Acima de 300º o equipamento pode ser danificado, pode haver risco de explosão, e assim por diante, Solicitar autorização do superior imediato do solicitante. O motivo ou razão para a ocorrência desta atividade indica a necessidade de autorização prévia para que a atividade solicitada seja considerada válida somente e após existência de uma autorização.

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Como?   Esta questão identifica o método ou forma que a ação deverá ser executada, podendo indicar ou referenciar uma sequencia inteira de ações ou atividades (Descrição detalhada do Método) através de outro documento que demostre o método a ser utilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critérios de aprovação, Lista de Regras de Negócio, Instrução Técnica contendo instruções passo-a-passo, Manual, etc.).

Fluxogramas Preparação pra a realização do levantamento de informações do processo de negócio Quanto?   Esta questão identifica o montante a ser gasto ou quanto custa à execução da ação. Em tese este valor é um resultado de alguma formula destinada a apuração dos valores. Sugerimos levantar os elementos necessários para calcular o valor ou ainda indicar onde o valor pode ser obtido e mais importante ainda, onde ele poderá ser posteriormente atualizado.

Fluxogramas Recomenda-se preparar uma planilha para documentar o levantamento dos processos, além de possibilitar o acréscimo posterior de fórmulas de calculo para o tratamento dos valores, disponibiliza funcionalidade de filtros de conteúdo de campos, geração de visões e gráficos que podem ser muito úteis nas analises posteriores.

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Fluxogramas Onde ? Área Comercial

Ex: Em nosso exemplo temos: Atores: Auxiliar Vendas Fluxogramas Após a validação da planilha de levantamento do processo de negócio ter sido concluída e validada junto ao usuário, estaremos prontos para o início da etapa de desenho do fluxograma. Ex: Em nosso exemplo temos: Atores: Auxiliar Vendas Vendedor Responsável Locais: Área Comercial

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Fluxogramas Desenhando Fluxo, Cabeçalhos e informações de identificação dos fluxos.   Não há uma convenção fixada para definição de um cabeçalho ou informações necessárias para a indicação de fluxogramas de processos de negócio, para isto recorremos às referencias aplicáveis às tabelas de identificação de plantas de engenharia, ou até mesmo controles aplicações documentos em geral.  Há campos que são importantes, tais como: Titulo ou Descrição do Fluxograma, Versão e Revisão Autor Desenho, Data de emissão Revisor Desenho, Data Revisão, se houver.  O Quadro de identificação normalmente é posicionado na parte inferior, direita do fluxograma (Fim do Documento), da mesma forma que buscamos um índice ao final do livro, mas esta convenção não é rígida e a presença da tabela pode ocorrer onde for possível coloca-la na “folha de desenho”.

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