Desenvolvendo a equipe de seu negócio próprio Sorocaba, 18/agosto/2007 Johannes Ayres Castellano

Possibilidades dos Coletivos de Pessoas Equipe/Time (Metas, Regras, Responsabilidades, União, Confiança, etc...) Grupo (Pessoas com objetivos comuns e que combinam como atingi-lo) Agrupamento (Pessoas juntas sem Objetivos)

Desenvolvimento da Equipe Questione-se Que conhecimentos, habilidades e atitudes devo: Incorporar Desenvolver Esquecer Aprender? Desaprender?

DICAS PARA EDIFICAR O DESEMPENHO DA EQUIPE   Estabeleça um propósito premente e factível e determine uma direção clara a ser seguida.   Faça uma seleção dos membros, com base no conhecimento, na experiência e nas habilidades que possuem, e não somente com base na personalidade deles.   Esteja atento a tudo o que acontecer na primeira reunião, inclusive o comportamento de cada um.   Defina regras de comportamento claras Estabeleça imediatamente tarefas e metas voltadas para o desempenho. Mantenha um fluxo constante de fatos e informações, objetivando criar desafios. Dê feedback positivo e reconhecimento. Pratique uma “Política . de Conseqüências”.

Necessidade do Trabalho em Equipe Quando competências diferenciadas e múltiplas são requeridas para enfrentar situações de grandes complexidades. Quando a criatividade é um dos requisitos centrais necessários para a obtenção da solução. Quando a integração dos recursos materiais existentes é condição crítica para o encaminhamento das ações Quando o comprometimento e o aprendizado das pessoas é fundamental para a obtenção dos resultados desejados.

Trabalhar em equipe é: Estar atento às necessidades dos outros tanto quanto às suas próprias; Dar sua contribuição sem deixar de lado às contribuições dos outros; Dar sua opinião mas ouvir e considerar seriamente às opiniões dos demais componentes da equipe; Envolver-se e participar por sua própria iniciativa das tarefas e responsabilidades da equipe; Confiar nos demais participantes da equipe e em si próprio, como sendo capazes de administrar as diferenças e atingir resultados comuns.

Um grupo pode ser considerado equipe, quando: Seus integrantes têm consciência de seus objetivos. Está engajado para alcançar os objetivos de forma compartilhada e organizada. A comunicação entre seus integrantes é efetiva. Opiniões divergentes são estimuladas. É competente para administrar os próprios conflitos.

Um grupo pode ser considerado equipe, quando: Existe confiança mútua e consciência de pertencimento. Os riscos são assumidos. As habilidades de seus integrantes são complementares. Há investimento constante em seu próprio desenvolvimento. Presta atenção constante (controle) a sua forma de atuar. Procura resolver os problemas que afetam seu funcionamento, de forma sistematizada. Resumidamente: existe compromisso.

De que forma faremos ? (Consenso) Resultados Através de Equipes Por que estamos aqui ? Onde queremos chegar ? Quem são vocês ? O que faremos ? De que forma faremos ? (Consenso) Quem faz o que, quando e onde ? Como podemos otimizar ? Como fizemos ? Quais as novidades ? Como recomeçaremos ? Novo Contexto 8. Renovação Etapas Técnicas 7. Resultados 5. Implemen- tação 3. Metas / Papéis 1. Macro Objetivos Etapas Comporta- mentais 2. Confiança 4. Comprome-timento 6. Sinergia

Confiança “Confiança é a certeza de poder contar com o outro e, ao mesmo tempo, dar ao outro a certeza de poder contar conosco”. Quanto maior o risco envolvido na atividade, maior deve ser a relação de confiança entre as pessoas da equipe. Não basta ser confiável. É necessário que seja percebido como confiável.

Fatores Geradores de Confiança: Interesse e aceitação Abertura e flexibilidade Consistência e coerência Credibilidade

Liderança Empreendedora “Liderança Empreendedora - Uma necessidade das equipes bem sucedidas ”. A liderança necessita obter: Credibilidade nos processos Foco nos resultados/ objetivos Recursos e condições Compromissos e empenhos

Liderança Empreendedora A liderança deve propiciar: Clareza nas comunicações Oportunidades de participação Direção e ritmo O próprio empenho e compromisso

Como criar atritos sem fazer força Usando frases que: Indiretamente chamam o outro de mentiroso Isso é o que você está dizendo. Você tem certeza de que não fez mais nada? Implicitamente chamam o outro de “burro” Nunca vi alguém cometer um erro desses. Todo mundo consegue... Indicam coerção ou pressão Você tem que fazer... Se você não seguir isso, a responsabilidade é sua. Podem ser interpretadas como sarcásticas Não precisa ajudar tanto. Se você sabe mais do que eu...

Adequação da Linguagem (1) Uma situação caracterizada por ter ocorrido depois do tempo próprio, conveniente ou ajustado é, ainda assim, preferível a uma situação caracterizada pela absoluta, sistemática e infinita ausência do fenômeno esperado. Aqueles que atentam primordialmente para a parte da cabeça que fica na porção inferior e anterior do crânio, tendem a deixar de observar as emanações provenientes do órgão muscular situado na cavidade toráxica.

Adequação da Linguagem(2) O indivíduo azafamado e açodado tende a ingerir substâncias alimentares sem que estas tenham sido suficientemente cozidas. Quando indivíduos inescrupulosos que subtraem coisas alheias, para si ou para outrem, praticam estes atos característicos de sua personalidade contra outros representantes da mesma espécie, são certamente agraciados com um indulto de magnitude correspondente a dez decênios.

FEEDBACK CONTEÚDO E MOTIVAÇÃO CONTEÚDO MOTIVAÇÃO FINALIDADE VERDADE AFETO A verdade é dita com seriedade, visando o crescimento do outro. A verdade não é falada, visando não magoar o outro. MENTIRA AFETO A verdade é dita com o objetivo de ferir o outro. VERDADE DESAFETO A verdade é modificada de forma negativa visando destruir o outro. MENTIRA DESAFETO

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE O êxito de um processo de qualidade não se dá por um passe de mágica. Da mesma forma que uma orquestra, as equipes de trabalho necessitam de muita afinação. E isso requer – como na música: instrumentos adequados, uma partitura inteligível, um maestro seguro e sintonizado com o grupo, talento individual, comprometimento com o objetivo comum e, principalmente, ensaios constantes. O mesmo vale para a principal ferramenta das equipes: A REUNIÃO. Para se obter boas reuniões é preciso praticar muito e sempre.

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE “Levei vinte anos para fazer sucesso da noite para o dia” EDDIE CANTOR (cantor e comediante americano) Seja disciplinado e pratique! A seguir, algumas sugestões:

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE Não existe uma receita para o sucesso. O que existem são algumas regras práticas que podem e devem ser seguidas, mas com bom senso e flexibilidade. Vamos a elas. Regras práticas para conduzir reuniões:

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE Planejar a reunião Parece óbvio. E é. Por isso mesmo nos esquecemos muitas vezes desse passo. Planejar a reunião significa: Definir quem deve participar Reservar e preparar a sala (disposição das cadeiras, recursos de apoio, etc). Ter claro o que você espera da reunião (objetivo >> ouvir sugestões tomar decisões, etc) Preparar uma pauta/agenda. Convocar os participantes, anexando a pauta e especificando o que devem levar para a reunião.

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE Atuar como facilitador (ou garantir que alguém cumpra esse papel): O facilitador tem a responsabilidade de manter a reunião em andamento, no devido foco e com o máximo de contribuição dos participantes. Como um árbitro de futebol, o bom facilitador não deve aparecer muito. Suas principais atribuições são: Fazer com que o grupo se concentre no foco da discussão. Evitar que alguém monopolize a reunião. Garantir que todos tenham oportunidade de expor suas opiniões. Propor saídas quando o grupo entre num círculo vicioso. Monitorar a “temperatura” da reunião, aliviando tensões. Sintetizar os aspectos já discutidos, sinalizando os progressos obtidos..

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE Fazer atas: A finalidade de uma ata não é unicamente servir de registro das discussões. Além de preservar a memória do grupo, ela deve servir de pré-pauta para a próxima reunião e auxiliar no “follow up” de compromissos estabelecidos pela equipe. Portanto, ao elaborar uma ata, leve em consideração os seguintes pontos: Ela deve conter os mais importantes assuntos discutidos e o ponto de vista de cada participante. Ela deve registrar as decisões tomadas, as ações decorrentes, o responsável e os prazos estabelecidos. Ela deve assinalar aspectos secundários da reunião, mas importantes para a continuidade do processo (coisas que foram deixadas de lado), como por exemplo, necessidade de obtenção de informações com alguém externo ao grupo.

COMO CONDUZIR REUNIÕES COM A EQUIPE Encerrar as reuniões de maneira estruturada: Mesmo que o tempo estiver esgotado, é importante que haja um fechamento da reunião. Esse é o momento para: Verificar se todas as decisões e/ou compromissos assumidos estão claros para todos. Avaliar a reunião em termos de processo e resultados alcançados. Pontuar o que deve ser comunicado e o que deve ser tratado de maneira confidencial. Esboçar a pauta da próxima reunião.

Superando os obstáculos mais freqüentes Fazer com que um bando de gente inteligente se transforme numa equipe capaz de realizar reuniões produtivas parece tão inconcebível quanto imaginar um besouro voando. Se as pessoas não forem inteligentes, então nem se fala. Além disso, as reuniões já contam com o estigma de “coisa chata”, “perda de tempo”, etc. Portanto, nunca é demais dedicar atenção aos obstáculos a seguir e lidar com eles:

Superando os obstáculos mais freqüentes Conversa de comadres: Não permita que uma reunião se transforme em várias reuniões simultâneas. Se alguém iniciar conversas paralelas, faça com que se dirija ao grupo. Chorar sobre o leite derramado: Desestimule o negativismo e o imobilismo. Se for o caso, liste com o grupo uma relação de frases desestimulantes que serão proibidas nas reuniões, como por exemplo: “isso não é viável”, “já tentamos e não deu certo” , “você não entende disso”, etc.

Superando os obstáculos mais freqüentes Guerra de guerrilhas, aqui e agora: Não permita que uma reunião descambe para uma guerra civil. As discordâncias devem ser esclarecidas sem ressentimentos. Como na natureza nada se perde, tudo se transforma, lembre-se que um ataque pessoal serve apenas para desopilar um fígado e opilar n-1. Conduza a energia do grupo para os assuntos a serem debatidos. A quebra do ritmo: Combine antecipadamente as regras para interrupções e intervalos. Não há nada mais irritante do que uma discussão ser interrompida no auge por alguém saindo para atender um telefonema. Por isso, em princípio, uma reunião não deve ser interrompida e recados devem ser transmitidos durante o intervalo. É claro que toda regra tem suas exceções; cuidado, no entanto, para que não se transformem em regras. E, por favor, telefones celulares do lado de fora da sala!

CHECK LIST PARA AVALIAR SE UM GRUPO É UMA EQUIPE Avalie se um determinado grupo que trabalha em conjunto constitui realmente uma equipe. Leia as perguntas abaixo e dê suas respostas.   Perguntas Sim Não 1. O grupo é suficientemente pequeno que possa reunir-se e comunicar-se com facilidade, participar de discussões interativas abertas e entender os papéis e responsabilidades dos membros? 2. O grupo possui o nível adequado de habilidades complementares nas áreas técnica, funcional, de soluções de problemas, de inter-relacionamento pessoal e de tomada de decisão? 3. Você tem um propósito abrangente e significativo com o qual todos os membros da equipe estão comprometidos? 4. Você tem um conjunto de metas de desempenho que já foram acordadas? 5. A abordagem para realizar o trabalho é clara e compartilhada por todos e contempla o uso de todas as habilidades dos membros da equipe? 6. Os membros da equipe consideram-se, individual e coletivamente, responsáveis pelas metas específicas?