Gerenciamento de Projetos Prof. Roberto Petry, PMP Adaptação de Palestra do PMI
Gerenciamento de Projetos “In the organization of the future most of what gets done will be done in projects”. Liberation Management, 1992 - Tom Peters “In today’s organization, 70% of people’s time should be dedicated to work in projects”. Fast Company, 1998 - Tom Peters “More and more of the work in America is project oriented with a beginning, a middle, and an end”. The Wall Street Journal, 1999 “Project Management is the career path of choice”. Fortune Magazine, 1999 “Project management seems to be one of the fastest growing professions” (Fortune, 2001 cover story)
PMI Project Management Institute O que é o PMI O PMI - Project Management Institute, sediado na Pensilvânia, Estados Unidos, é uma associação sem fins lucrativos de profissionais da área de gerenciamento de projetos. O PMI visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações nesta área.
PMI Project Management Institute O que é o PMI Desde sua fundação em 1969, o PMI cresceu para ser a organização dos “profissionais de gerência de projetos”. O PMI é hoje a organização mais importante da área de gerenciamento de projetos. O PMI estabelece padrões, provê seminários, programas educacionais e certificação profissional que cada vez mais as organizações exigem dos seus lideres de projetos.
Certificação PMP® Programa de certificação rigoroso Avançar a profissão do Gerente de Projeto e reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos. É a credencial profissional com maior reconhecimento para profissionais associados com Gerência de projetos
PMP - Benefícios Ampliação da empregabilidade Reconhecimento do grau de qualificação atestado internacionalmente Qualidade e efetividade do gerenciamento dos projetos
PMI Project Management Institute Metodologias e Práticas de Gerenciamento de Projetos http://www.pmirs.org/ http://www.pmi.org/
Visão Histórica Gerenciamento de Projetos não é uma disciplina nova. As pirâmides e os aquedutos da antiguidade certamente necessitaram das habilidades de planejamento e coordenação de um gerente de projetos. Enquanto supervisionava a construção da Basílica de São Pedro em Roma, Michelângelo experimentou todos os tormentos de um gerente de projetos: Especificações incompletas Mão-de-obra insuficiente Orçamento inadequado Cliente poderoso.
Gestão de Projetos no Mundo Contemporâneo Muito das modernas técnicas de gestão de projetos: Foram definidas na décadas de 40 e 50 Muitas delas aprendidas do governo americano em seus programas de defesa durante a guerra fria. Porque eles se defrontaram com uma série de atividades que normalmente não seriam alcançáveis através do uso de técnicas tradicionais de gestão.
Projetos Projetos
O que é um Projeto Um projeto é um empreendimento com características próprias, tendo princípio e fim, conduzido por pessoas, para atingir metas estabelecidas dentro de parâmetros de prazo, custo e qualidade
Objetivos de um Projeto Performance (qualidade) performance desejada Escopo orçamento data desejada Custo Satisfação do cliente Expectativas dos clientes são consideradas como parte integrante das especificações do projeto. Tempo (cronograma)
Projetos e Operações (tarefas rotineiras/comuns) Características comuns Realizados por pessoas Limitados pelos recursos Planejados, executados e controlados Diferenças básicas Operações são permanentes e repetitivas Projetos são temporários e únicos
O que é um Projeto segundo o PMI Um projeto é um empreendimento temporário cujo objetivo é criar um produto ou serviço distinto e único Temporário – um projeto tem um ponto definido de início e de fim Único – no sentido de que o produto do projeto pode ser diferenciado de outros
Gerenciamento de Projetos
O que é Gerenciamento de Projetos É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em projetos com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder às necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas do projeto. [PMBOK] Projetos envolvem decisões ... Escopo, Tempo, Custo e Qualidade Diferentes necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas Requisitos identificados (necessidades) e não identificados (expectativas)
Quando é importante gerenciar projetos Quando temos que desenvolver um produto complexo Quando é necessário controlar prazos e custos Quando é necessário compartilhar recursos especiais
Problemas típicos de projetos Atrasos no cronograma Custos acima do previsto Falta de recursos de pessoal Mudanças de requisitos e especificações Qualidade abaixo da esperada Complexidade acima da capacidade Produtos mal projetados Produtos que não funcionam Projetos que são cancelados
Problemas típicos de projetos Falhas e Erros em Projetos Gerenciamento de Projeto
PMBOK versão em Português www.pmibookstore.com
PMBOK Project Management Body of Knowledge O que é o PMBOK Guide O “Corpo de Conhecimento em Gerência de Projetos” é um guia de conhecimento e de melhores práticas para a profissão de gerência de projetos. Bíblia da metodologia PMI de gerenciamento de projetos Guia básico para a certificação PMP Aprovado pela ANSI – American National Standard
PMBOK Project Management Body of Knowledge Conhecimento comprovado internacionalmente, indo deste as práticas tradicionais até as mais inovadoras e avançadas. Genérico, serve para todas as áreas de projetos, seja uma obra da construção civil, um processo de fabricação industrial ou a produção de software. Visa a padronização de termos utilizados na gerência de projetos.
PMBOK Project Management Body of Knowledge Gerenciamento da Integração Gerenciamento do Escopo Gerenciamento do Tempo Gerenciamento do Custo Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento dos Recursos Humanos Gerenciamento das Comunicações Gerenciamento do Risco Gerenciamento das Aquisições Ética e Responsabilidade Profissional* The PMBOK® Guide – 2000 Edition provides a generalized view of how the various project management processes interact. The document outlines nine project management knowledge areas described in terms of component processes. These include: Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management, and Project Procurement Management Project management is an integrated endeavor - failure to take action in one area may affect other areas. The PMBOK® Guide – 2000 Edition also serves as a common project management lexicon and provides a consistent structure for professional development programs and for PMI’s Project Management Professional (PMP) certification program.
Processos da Gerência de Projetos Processos de INICIALIZAÇÃO Reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometer com a sua execução. Processos de PLANEJAMENTO Planejar e manter um esquema de trabalho viável para atingir aqueles objetivos de negócio que determinaram a existência do projeto. Processos de EXECUÇÃO Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o que foi planejado. Processos de CONTROLE Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias. Processos de FINALIZAÇÃO Formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer o seu encerramento de forma organizada.
Relacionamentos entre Grupos de Processos Processos de Inicialização Controle Execução Finalização Planejamento As flechas representam os fluxos de entradas e saídas entre os grupos de processos. Relacionamento entre Grupos de Processos
Sobreposição dos Grupos de Processos Processo de Execução Nível de Atividade Processo de Planejamento Processos de Finalização Processos de Inicialização Processos de Controle Fase Inicial Fase Final Tempo
Interações entre as Fases do Projeto Anteriores Fase de Projeto Fase de Implementação Inicialização Planejamento Inicialização Planejamento Controle Execução s Controle Execução s Finalização s s Finalização Fases Subseqüentes
Processos de Gerenciamento de Projetos
Processos de Gerenciamento de Projetos O PMBOK é organizado em 9 áreas de conhecimento, onde cada uma destas áreas é descrita através de processos Cada área de conhecimento se refere a um aspecto a ser considerado dentro da gerência de projetos. A não execução de processos de uma área afeta negativamente o projeto, pois o projeto é um esforço integrado.
Áreas essenciais do gerenciamento O modelo do PMBOK QUALIDADE ESCOPO CUSTO TEMPO Áreas essenciais do gerenciamento
Áreas de Conhecimento do PMBOK ESCOPO Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. GERÊNCIA DO ESCOPO DO PROJETO
GERÊNCIA DO ESCOPO DO PROJETO Coletar Requisitos Desenvolver plano de gerenciamento do escopo. Definir Escopo Desenvolver uma declaração escrita do escopo como base para decisões futuras do projeto. Criar EAP Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais manejáveis. Verificar Escopo Formalização e aprovação do escopo do projeto. Controlar Escopo Controlar as mudanças de escopo, envolvendo escopo do produto e escopo do projeto. Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.
Work Breakdown Structure Estrutura Analítica Projeto (EAP) Mais que um elemento do plano do projeto, é a estrutura na qual o projeto é construído É resultado de uma técnica para decompor um projeto em seus elementos componentes Técnica da decomposição: Subdivide o projeto em partes menores, mais gerenciáveis
Áreas de Conhecimento do PMBOK ESCOPO TEMPO Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. GERÊNCIA DO TEMPO DO PROJETO
Por que os Projetos Atrasam? Thambain e Wilemon – “Criteria for controling projects according to plan” Planejamento Insuficiente Plano não realista Escopo do projeto subestimado Alterações dos requisitos pelos clientes Incapacidade de acompanhar o progresso (revisões, etc) Incapacidade de detectar problemas c/ antecedência Número insuficiente de verificações
Processos necessários para assegurar dentro do prazo previsto. GERÊNCIA DO TEMPO DO PROJETO Definir Atividades Identificar as atividades específicas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto. Seqüenciar Atividades Identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades. Estimar Recursos da Atividade Estimar de Duração das Atividades Estimar recursos e quantidade de períodos de trabalho que serão necessários para a implementação De cada atividade. Desenvolver Cronograma Controlar Cronograma Analisar a seqüência e as durações das atividades, e os requisitos de recursos para criar o cronograma do projeto. Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Controlar as mudanças no cronograma do projeto.
Áreas de Conhecimento do PMBOK ESCOPO CUSTO TEMPO Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. GERÊNCIA DO CUSTO DO PROJETO
Processos necessários para assegurar dentro do orçamento aprovado. GERÊNCIA DO CUSTO DO PROJETO Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto. Estimar Custos Determinar Orçamento Alocar as estimativas dos custos do projeto aos itens individuais de trabalho. Controlar Custos Controlar as mudanças no orçamento do projeto. Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.
Faça Rápido, Faça Bem, Faça Barato Escolha Dois Faça Barato e ... Mais importante que reduzir o custo é aumentar o valor de um projeto
Earned Value Envolve o cálculo de 3 valores-chave para cada atividade Planned Value (PV) = Custo Planejado Custo Orçado para o Cronograma de Trabalho = Orçamento Actual Cost (AC) Custo Atual do Trabalho Realizado = Custo atual (real) Earned Value (EV) – Quanto vale o trabalho feito? Custo Orçado para o Trabalho Realizado = Earned Value
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE ESCOPO CUSTO TEMPO Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas. GERÊNCIA DA QUALIDADE DO PROJETO
GERÊNCIA DA QUALIDADE DO PROJETO Planejar Qualidade Identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfazê-los. Realizar Garantia da Qualidade Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de qualidade. Controlar Qualidade Monitorar os resultados do projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatórios. Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE ESCOPO CUSTO TEMPO RECURSOS HUMANOS AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES RISCOS
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE ESCOPO CUSTO TEMPO RECURSOS HUMANOS Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. GERÊNCIA DOS RECUSOS HUMANOS DO PROJETO
GERÊNCIA DOS RECURSOS HUMANOS DO PROJETO Desenvolver Plano de Recursos Humanos Identificar, documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamentos do projeto. Contratar ou Mobilizar Equipe do Projeto Conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados ao projeto. Desenvolver Equipe do Projeto Gerenciar Equipe do Projeto Desenvolver habilidades individuais e do grupo para aumentar o desempenho do projeto. Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto.
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE RECURSOS HUMANOS ESCOPO COMUNICAÇÕES CUSTO TEMPO Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO Identificar as Partes Interessadas Determinar as informações e comunicações necessárias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como ela será fornecida. Planejar Comunicações Distribuir Informações Disponibilizar as informações necessárias para as partes interessadas de uma maneira conveniente. Relatar Desempenho Coletar e disseminar as informações de desempenho, incluindo relatórios de situação, medição de progresso e previsões. Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
De acordo com o PMI, gerentes de projeto consomem 90% de seu tempo adquirindo e comunicando informação
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE RECURSOS HUMANOS ESCOPO COMUNICAÇÕES CUSTO RISCOS TEMPO Processos necessários para a identificação, análise e resposta a riscos do projeto. GERÊNCIA DOS RISCOS DO PROJETO
GERÊNCIA DOS RISCOS DO PROJETO Planejar o Gerênciamento de Riscos Decidir como abordar e planejar as atividades de gerência dos riscos do projeto. Identificar os Riscos Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características. Realizar a Análise Qualitativa de Riscos Analisar qualitativamente os riscos e as condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto. Realizar a Análise Quantitativa de Riscos Planejar Respostas a Riscos Medir a probabilidade e as conseqüências dos riscos e estimar as implicações nos objetivos do projeto. Monitorar e Controlar os Riscos Desenvolver processos e técnicas para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças dos riscos. Processos necessários para a identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Diz respeito às ameaças, mas também às oportunidades. Monitorar riscos residuais, identificar novos, reduzir e avaliar a efetividade por todo o projeto.
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE RECURSOS HUMANOS ESCOPO AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES CUSTO RISCOS TEMPO Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. GERÊNCIA DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO
GERÊNCIA DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO Determinar o que contratar e quando. Planejar as Aquisições Documentar as necessidades de produtos ou serviços e identificar possíveis fornecedores. Realizar Aquisições Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite, licitação). Administrar as Aquisições Encerrar as Aquisições Escolher entre os possíveis fornecedores. Gerenciar os relacionamentos com fornecedores. Processos necessários para a aquisição de bens e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE ESCOPO CUSTO TEMPO RECURSOS HUMANOS AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES RISCOS INTEGRAÇÃO
Áreas de Conhecimento do PMBOK QUALIDADE RECURSOS HUMANOS ESCOPO AQUISIÇÕES INTEGRAÇÃO COMUNICAÇÕES CUSTO RISCOS TEMPO Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados. GERÊNCIA DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO
GERÊNCIA DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO Autorizar o início do projeto ou de uma nova fase. Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Documenta as caracteristicas e limites do projeto. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Construir um documento coerente e consistente. Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas. Monitoração dos processos de controle do projeto. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Realizar o Controle Integrado de Mudanças Coordenar as mudanças através de todo o projeto. Encerrar o Projeto ou a Fase Processo que finalizar a etapa ou projeto. Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.
Gerente de Projeto Responsabilidades do Gerente de Projeto
Gerente de Projeto Planejar o trabalho a ser realizado para atender às necessidades do projeto. Coordenar pessoas e recursos de acordo com os planos estabelecidos. Garantir que os objetivos do projeto sejam atendidos, através do acompanhamento e medição do progresso do projeto, e da tomada de ações corretivas quando necessárias. Assegurar que os requisitos do cliente estão sendo atendidos. Assegurar que os prazos e custos estão sendo mantidos dentro do planejado. Assegurar que os produtos do projeto atendam aos critérios de qualidade e que estejam de acordo com os padrões estabelecidos.
Gerente de Projeto Coordenar o trabalho das equipes do projeto e avaliar as tarefas e atividades realizadas. Formalizar a aceitação dos produtos de fases ou etapas do projeto. Realizar a prospecção de tecnologias e avaliar a viabilidade de sua implementação. Facilitar e coordenar o contato com clientes, fornecedores e pessoal do projeto. Elaborar relatórios de avaliação e de acompanhamento da situação do projeto. Participar de reuniões de acompanhamento e de revisão do projeto.
Gerenciar Projetos é ... Gerenciar o ESCOPO do projeto para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que o projeto possa ser completado com sucesso. Gerenciar o TEMPO do projeto para garantir a conclusão do projeto dentro dos prazos estabelecidos. Gerenciar os CUSTOS do projeto para garantir a conclusão do projeto dentro do orçamento aprovado. Gerenciar a QUALIDADE do projeto para garantir que o projeto atenderá às necessidades para as quais foi empreendido.
Gerenciar Projetos é ... Gerenciar os RECURSOS HUMANOS do projeto para fazer o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto. Gerenciar as COMUNICAÇÕES do projeto para assegurar a coleta e disseminação apropriada de todas as informações do projeto. Gerenciar os RISCOS do projeto para garantir a identificação, análise e tomada de ações necessárias aos riscos do projeto, maximizando os resultados de eventos positivos e minimizando as conseqüências de eventos adversos. Gerenciar as AQUISIÇÕES de bens e serviços externos a organização necessários ao andamento do projeto.
Gerenciar Projetos é ... Gerenciar a INTEGRAÇÃO do projeto para garantir que os vários elementos do projeto sejam coordenados de forma apropriada, realizando as negociações dos conflitos entre objetivos e alternativas do projeto com a finalidade de atingir ou mesmo exceder as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.
Concluindo ... Não existe uma forma genérica de aplicar todos os conhecimentos e práticas de gerenciamento de maneira uniforme em todos os projetos de uma empresa ou departamento. A equipe de gerenciamento do projeto é responsável pela determinação do que é aplicável a cada projeto em questão. O gerenciamento no dia-a-dia das atividades do projeto é necessário para o seu sucesso, mas não o suficiente.