Fundamentos de Administração 1 O CONTROLE ADMINISTRATIVO 1.1 Conceito Controle é o processo de garantir que as atividades realizadas se igualem às atividades planejadas. É a função administrativa usada para: regular ou restringir vários fatores, de modo que as tarefas sejam completadas dentro dos parâmetros definidos no planejamento, usando o volume de recursos alocados na organização administrativa e conduzida dentro das expectativas determinadas pela liderança.

Fundamentos de Administração 1 O CONTROLE ADMINISTRATIVO 1.2 Objetivos Determinar parâmetros e padrões de mensuração; Manter as atividades dentro desses padrões; Fazer ações corretivas, quando necessário. Ou seja, é uma ferramenta que ajuda os administradores a monitorar a eficácia de seu planejamento, de sua organização e de sua liderança, e que ajuda a tomar atitudes corretivas quando necessário.

Fundamentos de Administração 1 O CONTROLE ADMINISTRATIVO 1.3 O processo de controle As principais etapas de um controle gerencial estão descritas na figura abaixo   Padrões e Métodos para medir o desempenho    Medir o Desempenho   Desempenho de acordo com os padrões?   Iniciar ações corretivas Não   Continuar medindo Sim

Fundamentos de Administração 1.3 O processo de controle a) Definir Padrões e Métodos No Planejamento, defini-se os Objetivos e Metas. As Metas devem ser mensuráveis, ter prazo de execução e definir a forma como será feito. Área de Produção: Objetivo - Melhorar a produção das costureiras da linha 2. Meta - Aumentar em 20% o volume produzido, através de 1 hora de treinamento diário, no final de 15 dias de treinamento. Área de Serviço: Objetivo - Diminuir a fila de espera. Meta - Colocar mais um caixa de atendimento, fixando uma fila de no máximo 5 pessoas, em até 20 dias da data da implantação.

Fundamentos de Administração 1.3 O processo de controle b) Medir o Desempenho É uma tarefa permanente e repetitiva, onde a freqüência das medições depende da atividade a ser medida. c) Determinar se o desempenho está de acordo com o padrão Se o desempenho for igual ao padrão, o administrador pode presumir que "tudo está sob controle“. d) Iniciar ações corretivas Se o desempenho for diferente dos padrões estabelecidos, deve-se aplicar ações corretivas:  Mudança de uma ou mais atividades operacionais. Mudança nos padrões originalmente estabelecidos.

Fundamentos de Administração 1.4 Os Níveis de Controle Quadro 01 – Os níveis de Controle Administrativos NÍVEIS TIPOS CONTEÚDO TEMPO AMPLITUDE Institucional Estratégico Abrangente, Genérico Visão ampla Longo Prazo Macro-orientado Focalizado no Mercado Intermediário Tático Menos abrangente Mais detalhado Médio Prazo Focalizado na gerência Operacional Extremamente detalhado Curto Prazo Micro-orientado focalizado no processo

Fundamentos de Administração 1.4 Os Níveis de Controle 1.4.1 Controles Estratégicos Relativos a aspectos globais que envolvem a empresa como um todo. É de longo prazo, genérico e macro-orientado. Desempenho global da empresa; Relatórios contábeis (Balanço patrimonial, DOAR, DRE, Análise Balanço). 1.4.2 Controles Táticos Relativos aos aspectos gerenciais, ou seja, avalia as ações táticas dentro dos padrões estabelecidos no planejamento estratégico. Gestão de Custos: gerencia os custos do processo. Ponto de equilíbrio: Custos Totais se equivalem as Receitas Totais

Fundamentos de Administração 1.4 Os Níveis de Controle 1.4.3 Controles Operacionais Relativos ao controle no nível de execução das tarefas. Cada tarefa ou operação é controlada isoladamente. É de curto prazo e de ação corretiva imediata. Volume de vendas por vendedor; Controle Estatístico de Processo; Pesquisa de Satisfação do Cliente. 1.5 Tipos de métodos de controle Existem diversas técnicas que são usadas para coletar, analisar e identificar problemas relativos ao desempenho administrativo.

Fundamentos de Administração 1.5 Tipos de métodos de controle 1.5.1 Controle Prévio ou Pré-Ação Método de controle destinado a garantir que os insumos (matéria-prima, mão-de-obra e capital) sejam postos a disposição antes da ação ser realizada. Sua principal função é prevenir os problemas, para que não ocorram, em vez de resolvê-los depois. Orçamento Financeiro: prevê os gastos e separa a verba adequada. Cronograma: identifica as tarefas e avalia o tempo necessário . 1.5.2 Controle de Direção ou de Antecipação Método de controle destinado a detectar desvios de algum objetivo padrão dentro da área de produção, permitindo medidas corretivas. Controle Estatístico de Processo (CEP)

Fundamentos de Administração 1.5 Tipos de métodos de controle 1.5.3 Controle de Triagem ou passa/não passa Método de controle que seleciona procedimentos a serem seguidos ou condições que devem ser cumpridas antes que as operações continuem. Pokayoke. 1.5.4 Controle Pós-Ação Método de controle que mede os resultados de uma atividade completa, ou seja, é o controle de qualidade no final do processo. Feedback ou retroalimentação da informação.

Fundamentos de Administração 1.6 Sistema de Controle Administrativo a) Definição dos resultados desejados: é a definição dos objetivos e metas a serem alcançados;   b) Identificação dos indicadores: é a identificação dos elementos que apontam a necessidade de ação corretiva ou não. Ex. Volume de Insumos, Quantidade Vendida, Lucratividade, Percentual de Satisfação do Cliente, ... c) Estabelecimento de padrões para os indicadores: é fixar os benchmarks (referenciais) que são usados para avaliar o desempenho real alcançado.

Fundamentos de Administração 1.6 Sistema de Controle Administrativo d) Definição de rede de Informações: é a definição dos métodos que irão coletar os dados alcançados pelos indicadores (feedback) e comparar com os padrões estabelecidos.   e) Implementação do Sistema f) Atuação corretiva, se necessária.

Fundamentos de Administração 1.6 Sistema de Controle Administrativo Quadro 02 - Relação entre Áreas e Indicadores de Controle Áreas Indicadores PRODUÇÃO MARKETING RECURSOS HUMANOS FINANÇAS Índice A Qualidade Volume de Vendas Relações Trabalhistas Gastos de Capital Índice B Quantidade Despesas de Vendas Rotatividade de mão-de-obra Estoques Índice C Custo Despesas de Publicidade Absenteísmo de mão-de-obra Fluxo de capital