WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP V – Implementação das Melhorias Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 12 de agosto de 2009

Objetivos do Workshop V 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação das unidades 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

1) Feedback da Avaliação Organização

1) Feedback da Avaliação Desempenho do Expositor

1) Feedback da Avaliação Material

1) Feedback da Avaliação Auto-Avaliação

1) Feedback da Avaliação Expectativa

1) Feedback da Avaliação Frequência (IV) 20’ de atraso no início 25’ de atraso no retorno do lanche

Objetivos do Workshop V 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação das unidades 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

 Apresentação das unidades Experiência com as atividades desenvolvidas no mês de julho Melhorias implementadas Indicador (es) definidos Situação atual do (s) indicador (es) Metas estabelecidas

Objetivos do Workshop V 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação das unidades 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

O que foi feito pelo EPO Análise criteriosa dos formulários enviados Discussões com as áreas para alguns ajustes Observação:  Dificuldade das áreas na construção dos indicadores.

Relembrando... O indicador deve ser usado a favor do processo. Ele é seu aliado! Sua finalidade é gerenciar o processo e não expor suas deficiências. O que medir = O que quero melhorar

MACROFLUXO DAS 4 FASES

FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS SITUAÇÃO DESEJADA Pág. 26 – Manual de Apoio

Objetivos do Workshop V 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação das unidades 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

4) Base conceitual À medida que a organização ou os seus processos se tornam amadurecidos, mais complexos ou mais interativos, é essencial que as formulações, as atividades de transformação e os resultados tenham de ser consolidados em algum tipo de documentação. (Mauriti Maranhão)

4) Base conceitual A documentação permite estabilizar o processo, mediante a fixação de critérios objetivos para balizar a forma de fazer, de medir, de prover os registros dos resultados do processo e, finalmente, auditá-lo. (Mauriti Maranhão)

Alguns benefícios da documentação (Norma ISO 9000:2000) 4) Base conceitual Alguns benefícios da documentação (Norma ISO 9000:2000) Prover o treinamento apropriado Assegurar a rastreabilidade e a repetibilidade dos processos Transformar o conhecimento tácito em explícito Disseminação

4) Base conceitual Documentar processos de trabalho não implica em burocratização, mas em orientações adequadas e úteis para a execução de trabalhos com a requerida qualidade. (FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)‏

4) Base conceitual O que fazer?  Elaborar os procedimentos  Capacitar os envolvidos no processo  Divulgar o funcionamento do processo (FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)‏

4) Base conceitual O procedimento... Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. (ISO 9000:2005) Modo específico de executar uma tarefa. Descreve cada atividade do processo, sem entrar em detalhes. (Fonte: Gestão por Processos – Saulo Barbará)

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O que escrever no procedimento? As atividades colocadas no fluxograma serão descritas no procedimento com as respectivas tarefas. O nível de detalhamento deve ser o suficiente para garantir a execução adequada das tarefas do processo. 23

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento Cuidado! Detalhamento exagerado Processo engessado Procedimento genérico 24

Hierarquia dos processos Fluxograma Procedimento Instrução de Trabalho Subtarefa

Hierarquia da documentação Manual da Qualidade Política e diretrizes da qualidade 1O Nível 2O Nível 3O 4O Procedimentos Procedimento Operacional Padrão (POP), Plano de inspeção, Plano de calibração, planos de manutenção. Registros, Formulários, relatórios de auditoria, atas de reunião, outros Procedimentos – atividades/tarefas 5W – O quê (detalhadamente), quem, quando, por que e onde Instruções de Trabalho (subtarefas) 1H – Como (nível extremo de detalhamento) Registros Documentos comprobatórios das etapas dos processos

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Objetivo – finalidade do procedimento

Elaboração e controle de documentos e registros Definir critérios para e elaboração, aprovação, distribuição, revisão e controle dos documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos (procedimentos, formulários e instruções de trabalho) e estabelece os controles necessários para os registros.

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Referências – normas, regulamentos, documentos de referência

Elaboração e controle de documentos e registros Norma ISO 9001:2008

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Aplicação – informa onde e quando se aplica o procedimento (que áreas devem utilizá-lo e em que circunstâncias)

Elaboração e controle de documentos e registros . A todos os órgãos que necessitarem elaborar documentos (procedimentos, formulários e instruções de trabalho ) decorrentes do trabalho de melhoria de processos proposto pelo Escritório de Processos Organizacionais

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Responsabilidade e Autoridade – Responsabilidade: profissional responsável por executar a atividade. Autoridade: profissional com poder de decisão sobre a atividade.

Elaboração e controle de documentos e registros . Superintendências: Chefe do departamento (se houver) ou Superintendente CAOs: Coordenador do CAO ESMP: Diretor da Escola Diretoria Geral: Diretor Geral . Elaborador do documento Elaborar documento V00 de acordo com a norma padrão.

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Detalhamento – passo-a-passo da atividade a ser realizada. Este é o momento de descrever as tarefas de cada atividade.

. 1. Servidor/Membro identifica a necessidade de elaboração de documento . A necessidade de elaboração de um documento pode ser identificada por membro ou servidor, através da análise crítica dos processos de suas respectivas áreas, sugestões de melhoria de clientes internos e externos, solicitações da Diretoria-Geral e/ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas. . 2. Chefe imediato designa responsável para a elaboração do documento A partir da necessidade identificada, o chefe imediato designa o elaborador do documento em questão. . 3. Elaborador elabora documento versão 00 na formatação padrão definida pelo Escritório de Processos Organizacionais - O elaborador deverá seguir as orientações da Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos, de acordo com a necessidade, anexa deste procedimento. - Para elaboração de procedimentos deve ser preenchido o Formulário para Elaboração de Procedimentos (Form. EPO 08), anexo deste procedimento.

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Registros – documentos que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades realizadas. Fonte: NBR ISO 9000:2005

Lista mestra Pasta virtual: Suplan/ Divisão de Gestão da Qualidade/ Documentos controlados/Registros/ Revisão Anual Integrante do EPO X 5 anos 2 anos

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Indicadores – relacionados ao monitoramento do processo

1. Tempo médio de conferência do documento no EPO - em relação aos padrões estabelecidos na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos. 40

4) Base conceitual 1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Alterações da última versão – descreve as alterações realizadas na última versão do docmento com relação ao documento anterior. Anexos – Neste item devem ser colocados todos os documentos relacionados ao procedimento 41

Obs: O FLUXOGRAMA deve ser um anexo obrigatório Fluxograma do processo de elaboração e controle de documentos e registros Instrução de trabalho para elaboração de documentos Formulário para elaboração de procedimentos Obs: O FLUXOGRAMA deve ser um anexo obrigatório

4) Base conceitual 2. Capacitar os envolvidos no processo de trabalho Fluxo Formulários Normas Indicadores Todos aqueles que estão diretamente ligados ao processo de trabalho devem participar da capacitação.

4) Base conceitual 2. Capacitar os envolvidos no processo de trabalho  Às vezes, podem ser identificadas pessoas que, apesar de não apresentarem ligação direta com o processo, necessitam de capacitação quanto à nova dinâmica, em virtude da relação estreita de suas atividades frente ao novo processo.

4) Base conceitual 3. Divulgação  Consiste na divulgação da sistemática de funcionamento do processo de trabalho que fora melhorado e que, agora, necessita ser conhecido pelos demais integrantes da instituição e/ou pelos cidadãos, de forma que garanta a visibilidade e disseminação do trabalho desenvolvido. (Fonte: Guia de Simplificação Gespública)

4) Base conceitual 3. Divulgação  O desafio será despertar no público-alvo o estímulo para que acessem as informações que serão transmitidas. Somente a divulgação em si, não garante o acesso.

4) Base conceitual 3. Divulgação  Para motivar o acesso à informação, será preciso trabalhar com “chamadas” que despertem a curiosidade do público-alvo e que possibilite identificarem no processo, benefícios concretos para a melhoria de seu trabalho e de sua vida, quebrando as barreiras que os impedem de conhecer e se apropriarem do novo.

4) Base conceitual 3. Divulgação 3.1. O que divulgar? Fluxograma e procedimentos do processo Melhorias implementadas e resultados obtidos Indicador(es) definidos Situação atual do(s) indicador(es)‏ Metas estabelecidas (valor e prazo)

4) Base conceitual 3. Divulgação 3.3 Meios de comunicação Fórum institucional – participantes do GDA Site e WikiMP Intranet Jornal mural Gestão em ação

Uma história... Uma aldeia chinesa Há muitos anos atrás, um rei chinês pediu abrigo em uma aldeia, mas os habitantes se recusaram a abrigá-lo. Com muita raiva no coração, o rei mandou que seu primeiro ministro dizimasse aquela aldeia da forma mais impiedosa possível, e que esta servisse de exemplo a todas as aldeias de seu reino.

Uma história... Uma aldeia chinesa Assim foi feito. Exatamente um ano após, na repetição do evento que levou o rei para aquele recanto do país, ele se deparou com o que fora a aldeia mais promissora de seu reino. Era uma desolação total, as casas eram ruínas, os habitantes que sobraram estavam pobres, esfomeados, doentes.

Uma história... Uma aldeia chinesa Não havia plantação, não havia nada de útil. A ordem que ele mesmo dera há um ano atrás foi cumprida de forma total e impiedosa, como jamais se havia visto antes! Pasmo, o rei mandou chamar seu primeiro ministro e perguntou-lhe qual método tão eficaz de destruição que fora empregado naquele caso, já que não houvera nenhum movimento bélico.

Recebera por resposta: Uma história... Uma aldeia chinesa Recebera por resposta: "Meu Rei, fiz apenas uma proclamação oficial na qual disse que era desejo do rei que todas as leis fossem abolidas, e que todos estariam autorizados por mandato real a fazer exatamente tudo o que desejassem”. Desta forma a aldeia foi dizimada sem o derramamento de uma gota de sangue se quer!

→Enviar para o e-mail do planejamento@mp.go.gov.br 5) Prática →Enviar para o e-mail do planejamento@mp.go.gov.br Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

Agradecemos a presença. PRÓXIMO WORKSHOP – 26/08 Cada área apresentará: Fluxo e procedimento do processo Melhorias implementadas Indicador(es) definidos Situação atual do(s) indicador(es)‏ Metas estabelecidas (valor e prazo)‏. Agradecemos a presença. Bom trabalho!!!