Melhoria de Processos usando o Six Sigma Prof. Alexandre Vasconcelos (amlv@cin.ufpe.br)

O que é Six Sigma É uma metodologia estruturada para fornecimento de produtos e serviços melhores, mais rápidos com custos mais baixos; com uma forte base em conhecimento de processos e através da redução da variabilidade dos processos. O Processo Six Sigma tem como foco: Redução do tempo de ciclo; Redução drástica de defeitos; e Satisfação dos clientes.

Origem dos Six Sigma Na década de 80, a Motorola, promoveu o desenvolvimento da metodologia com o objetivo de melhorar a qualidade dos seus produtos; Em 1986, Bill Smith, engenheiro da Motorola, definiu um conceito chave para a empresa: Defeitos por Oportunidade, ou Defeitos por Unidade; Com este indicador, a Motorola passa a medir os defeitos em todas as etapas de produção de forma consistente; Em 1988 a Motorola recebe o prêmio Malcolm Baldrige National Quality Award, equivalente ao nosso Prêmio Nacional de Qualidade;

Origem dos Six Sigma A IBM foi uma das primeiras empresas a implantar as técnicas do Six Sigma, seguindo a Motorola; Este trabalho resultou, também, no Prêmio Malcolm Baldrige National Quality Award, em 1990; A partir daí o “SIX SIGMA” começou rapidamente a se tornar um fator crítico de sucesso; Observou-se que o processo poderia ser aplicado em qualquer organização devido à sua versatilidade.

Origem dos Six Sigma Quando Jack Welch tornou-se CEO da General Electric Company, em 1991, um dos primeiros itens de sua agenda foi a restruturação de toda a organização; As 12 unidades de negócio da GE deveriam utilizar processos baseados em Six Sigma; Em 1995 a GE começou seu programa com média de qualidade de 3 Sigma; Antes de 1997, subiu para 3,5 Sigmas; Este aumento de qualidade transformou a GE, de uma empresa de 25 bilhões de Dólares em uma empresa de 90 Bilhões e alta rentabilidade.

Six Sigma - Elementos chave Cliente Processo Funcionário/Empregado/Colaborador...

Six Sigma - O Cliente O cliente é o centro de tudo: ele define qualidade Eles esperam um produto/serviço de alto desempenho, confiável, com preço competitivo, com entrega just-in-time... Ser bom não é o bastante Satisfazer os clientes é uma necessidade, se não o fizermos, outro fará

Six Sigma - O Processo Enxergar o negócio do ponto de vista do cliente, de fora para dentro da organização Fazendo isso, novas descobertas sobre o que os cliente estão enxergando e sentindo são feitas, e melhorias sugeridas

Six Sigma - O Funcionário As pessoas fazem os resultados Comprometimento da organização em prover oportunidades e incentivos para os funcionários para aproveitar suas energias e talentos na satisfação dos clientes Todos os funcionários deveriam ser treinados na estratégia, ferramentas estatísticas e técnicas de qualidade Six Sigma

Como Funciona o Six Sigma O conceito estatístico, primeiramente, considera que o comportamento do processo segue a distribuição normal de probabilidades Distribuição Normal Baseado nesta premissa, busca-se reduzir gradativamente a variabilidade de um processo até que se atinja um fator de 99,9997% de sucesso (Seis vezes o desvio padrão)

Como Funciona o Six Sigma O que a metodologia Six Sigma prega é a redução drástica da variabilidade até um nivel de 3,4 ppm (6 desvios padrão) da média até a especificação, superior ou inferior. Isso significa que a cada um milhão de produtos 3,4 estão fora das especificações Visualização do processo original Visualização do processo com variação reduzida

Como Funciona o Six Sigma A tabela abaixo apresenta os Limites de Especificação vs. Defeitos para Distribuição com Deslocamento Se considerarmos uma variação da média µ = ± 1,5 σ, o que é bastante comum na vida real, teremos o gráfico da Figura: Tabela Limites de Especificação vs. Defeitos para Distribuição com Deslocamento de ± 1,5

Análise do Fator de Melhoria Fator de Melhoria “M” – Indica quantas vezes a qualidade do produto ou serviço deve ser melhorado para aumentar o valor de σ em uma unidade (observar que esta relação não é linear). Como podemos observar, à medida que σ sobe, a melhoria tem que ser proporcionalmente maior. Os valores do fator “M”, são calculados utilizando a fórmula:

DMAIC O processo six sigma é estruturado e busca a redução de variabilidade O ganho é expresso na forma financeira/econômica A metodologia segue um roteiro, conhecido como DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control)

DMAIC Define: Define objetivos do projeto e artefatos a serem entregues ao cliente. Defina as metas das atividades de melhoria. Elas serão os objetivos estratégicos da organização, tais como maior participação no mercado e retornos sobre o investimento mais elevados. No âmbito operacional, uma meta possível seria o aumento de produção de um determinado departamento. No âmbito de projetos, as metas poderiam ser a redução do nível de defeitos e o aumento de produção. Measure: Mede o processo para determinar o desempenho atual. Meça o sistema existente. Estabeleça métricas válidas e confiáveis para ajudar a monitorar o progresso rumo às metas definidas no passo anterior. Comece por determinar o ponto de partida atual. Utilize a análise de dados exploratória e descritiva para ajudar a entender os dados.

DMAIC Analyse: Analisa e determina as causas principais dos defeitos. Analise o sistema para identificar formas de eliminar a lacuna entre o desempenho atual do sistema ou processo e a meta desejada. Aplique ferramentas estatísticas para orientar a análise. Improve: Melhora os processos, implementando mudanças e eliminando os defeitos. Incremente o sistema. Seja criativo para achar novas maneiras de fazer as coisas melhor, de forma mais econômica ou mais rápida. Use o gerenciamento de projetos e outras ferramentas de planejamento e gerenciamento para implementar a nova abordagem. Empregue métodos estatísticos para validar a melhoria. Control: Controla o desempenho futuro dos processos. Controle o novo sistema. Institucionalize o sistema aperfeiçoado modificando os sistemas de remuneração e incentivos, política, procedimentos de planejamento das necessidades de material, orçamentos, instruções operacionais e outros sistemas de gerenciamento.

Six Sigma e a Lucratividade O objetivo final da qualidade é o aumento da lucratividade; No ambiente competitivo atual as iniciativas devem justificar a si mesmas econômicamente; Peter Drucker afirma que “o lucro não é a explicação, causa ou razão física do comportamento e das decisões do negócio, mas o teste de sua validade”.

Estudo de Caso O objetivo deste exemplo, deliberadamente simplificado, é ilustrar a relação geral entre vendas, custos fixos e variáveis, e lucro, os quais utilizaremos para estudar os efeitos econômicos dos trabalhos de Seis Sigma; Ao longo do último trimestre, suponha que a companhia tenha vendido 1.000 produtos por $1.000,00 cada Portanto a receita, proveniente das vendas para o período foi de $1.000.000,00 O custo de produção de cada produto é de $600,00 por produto; De forma simplificada, a lucratividade do processo é 1.000 * $400,00 = $400.000,00;

Estudo de Caso Após uma avaliação de qualidade, verificou-se que a probabilidade de um produto fabricado estar dentro dos padrões exigidos é de cerca de 80%, ou seja, este indicador confirma que o processo encontra-se em cerca de 2,5 Sigma; Nesta situação a empresa precisa produzir cerca de 1200 produtos para atender à demanda trimestral; Considerando que estes produtos não podem ser reaproveitados, o lucro do processo passa a ser : 1.000.000,00 - (1.200*$600,00) = $280.000,00 Os custos da má-qualidade de processo passam a representar ($400.000,00 - $280.000,00) = $120.000,00

Estudo de Caso Ações podem ser definidas com o intuito de levar os indicadores do processo para 4 Sigma; Estas ações representariam 99,379% de aproveitamento das amostras; Neste nível de qualidade do processo necessitaríamos produzir 1.000/ 0,99379 = 1.007 produtos para atender às necessidades de venda; Esta melhoria de processo representaria o aumento da lucratividade para 1.000.000,00 - (1.007*$600,00) = $395.800,00

Estudo de Caso Devemos estar atentos que a aplicação do processo e o aumento da qualidade somente são possíveis mediante investimentos elevados, que devem ser explicados através de técnicas de ROI (retorno de investimento ). Para o exemplo, o ROI de um investimento de Dois Milhões de Reais seria: 2.000.000,00/(395.800-280.000)= 17,27 trimestres ou 4,3 Anos

Considerações Finais A realização de um nível Six Sigma de desempenho é um esforço contínuo para produzir produtos e serviços que evolucionem coerentemente até se ajustar às necessidades dos mercados e dos clientes. Isso requer que a excelência não esteja só focada no desempenho operacional, mas também na agilidade comercial de se manter um passo adiante das necessidades dos clientes. O verdadeiro desafio não está na estatística, mas no conhecimento do negócio e dos clientes. Isso facilita uma gestão totalmente controlada, que permite enfrentar a dinâmica e volatilidade dos mercados.