Fundamentos da Gestão de projetos Escritório de Projetos Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO

O que é um Escritório de Projetos? Área responsável pela governança dos projetos e suas melhores práticas: Tem como objetivo ser reconhecido pelos seus clientes como ferramenta estratégica para aperfeiçoar projetos e seus resultados; Seleciona, prioriza e atende as demandas com foco na maximização dos resultados, no crescimento sustentado da instituição, do Estado e na satisfação dos contribuintes. Melhores Práticas: Foco no cliente; Comitê Executivo de Projetos; Resposta ágil às necessidades da instituição; Melhoria contínua. Seu casamento

Formas de atuação Gestão do Portfólio de Projetos e ferramentas: Seleciona e Prioriza  Projetos e demandas; Relatórios e Status Report  Projetos. Estruturação - Metodologia e Melhores Práticas: Cria  Ferramentas, políticas e procedimentos; Aperfeiçoa  Templates e Metodologia. Gestão de Recursos: Controle  produtividade e compartilhamento de recursos. Gestão de Projetos Complementares: Coaching – Mentoring e Treinamento dos Gerentes de Projetos: Reuniões periódicas  foco: lições aprendidas, gaps identificados e coaching individual; Treinamento da Equipe de Projeto e Partes interessadas. Seu casamento

Como podemos ajudá-lo? Iniciação: Zelando pelo melhor uso dos recursos através da seleção dos projetos de maior retorno para a SEFAZ e Contribuinte. Planejamento: Garantindo que os fatores de sucesso e as melhores práticas estejam sempre presentes. Execução e Controle: Orientando os Gerentes de Projetos na implantação e execução dos projetos, fornecendo ferramentas ou apresentando técnicas para a resolução de problemas; Garantindo que os projetos sejam concluídos no prazo, custo e escopo definido. Encerramento: Validando e divulgando o retorno dos projetos. Seu casamento

Fundamentos da Gestão de projetos Conceitos sobre Projetos Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO

Temporário: Início e Término Entrega(s) exclusiva(s) O que é um projeto? Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK). Temporário: Início e Término Entrega(s) exclusiva(s) Viagem dos sonhos Abertura da empresa Reforma da casa Criação de um treinamento Loja Virtual Projeto de Inclusão Social Seu casamento

Temporário: Início e Término Entrega(s) exclusiva(s) O que é um projeto? Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK). Temporário: Início e Término Entrega(s) exclusiva(s) Viagem dos sonhos Abertura da empresa Reforma da casa Criação de um treinamento Loja Virtual Projeto de Inclusão Social Seu casamento

Limitado aos recursos disponíveis Projeto x Operação Projeto Operação = Executado por Pessoas Limitado aos recursos disponíveis Planejado, executado e controlado para atingir objetivos da organização Duração Temporário Contínua Produto Exclusivo Repetitiva Recurso Por projeto Por função Foco Expandir o negócio Manter o negócio CAP 2. PMBOK

Quem são as Partes interessadas? Indivíduos e organizações ativamente envolvidos no Projeto; Podem ser positivamente ou negativamente afetados com a execução do projeto; Podem influenciar o projeto e/ou seu resultado.

PROJETO Partes interessadas Patrocinador Cliente (Usuário do produto) Gerente de Projeto PMO (PM Office) Organização Equipe do Projeto

O que é Gerenciamento de Projetos? Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos (PMBOK) Identificar as necessidades Estabelecer objetivos claros e alcançáveis Balancear conflitos de qualidade, escopo, tempo e custo Adaptar às diferentes expectativas das partes interessadas

Por que Gerenciar projetos? Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído” Lei de Parkinson “Porque cada um olha pro seu próprio umbigo” Lei dos interesses individuais (Senso Comum) Questões: O Planejamento e a execução da olímpiada de Athenas foi eficiente como gerenciamento de projetos? A Copa do Mundo e as olimpiadas estão sendo bem gerenciadas Incerteza é (principalmente) o motivo pelo qual precisamos gerenciar os projetos. Vanderlei Cordeiro de Lima Análise: 36km 1:53 – tinha o batedor a poucos metros 42km 2:10:54-italiano Stefano Baldini 2:12:10 http://esportes.terra.com.br/futebol/copa-2014/jornal-orcamento-de-estadios-para-copa-chega-a-r-89-bilhoes,39eceb39c13d3410VgnVCM10000098cceb0aRCRD.html

Portfólio de Projetos Consolidação dos projetos da empresa ou de uma área para gerenciar melhor os recursos compartilhados e obter melhores resultados Portfólio Corporativo Aumento de Receita Novos Mercados Novas Fábricas Novos Negócios Redução de Custos Produtividade Atualização Tecnológica Simplificação de Processos Processos de Finanças Processos de Logística Revisão de Layouts de Fábricas Capacitação de Recursos Portfólio Programa Projeto Subprojeto

Características dos tipos de estrutura da organização

Ativos de processos organizacionais Metodologia de gerenciamento de projetos; Políticas, diretrizes e procedimentos; Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas; Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos; ...

O que são Premissas e Restrições? Premissas organizacionais, ambientais e externas: Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento; O que você quer exigir das partes interessadas; “Cláusulas contratuais” que se não forem cumpridas, comprometem o sucesso do projeto: Ex: Disponibilidade de 50% do tempo do cliente durante os testes. Restrições organizacionais, ambientais e externas: Limitação aplicável a um projeto, a qual afetará o desempenho do projeto ou de um processo; O que você quer esclarecer às partes interessadas: Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, ... Ex: Orçamento de R$1.500.000,00.

Fundamentos da Gestão de projetos Ciclo de vida de Projetos

Ciclo de Vida – Fases do Projeto Divisões do projeto visando: melhor controle gerencial; adequação aos processos da organização; Podem ser sequenciais ou sobrepostas. Conjunto de fases do projeto = Ciclo de vida

Ciclo de Vida de um Projeto de TI Iniciação Análise Design Desenvolvimento Solicitação do Projeto Termo de Abertura Especificações Funcionais Plano de Projeto Especificações Técnicas Caso de Uso Sistema Codificado Teste Implantação Fechamento Procedimentos Operacionais Plano de Contingência Lições Aprendidas Plano de Teste Termo de Aceite 1 Fase => N Entregas. Uma entrega é um produto tangível e verificável. Conclusão de uma fase => Revisão das entregas: Determinar continuação do projeto. Detectar e corrigir erros.

Ciclo de Vida do Projeto x Produto Ciclo de vida do produto Ciclo de vida do projeto Plano de Negócio Projeto Operações Retirada Fase 1 Fase 2 ... Fase Final

Fundamentos da Gestão de projetos Processos de Gerenciamento de Projetos

Processos de Gerenciamento de projetos Projetos são compostos por processos: Um grupo de processo é um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto; “Processo é um conjunto de ações (inter-relacionadas) que levam a um resultado (saídas esperadas de produtos, resultados ou serviços)”. Processos de gerenciamento de Projetos: Descrevem, organizam e completam o trabalho do projeto. Processos orientados ao Produto: Especificam e criam o produto do projeto; Tipicamente são definidos pelo ciclo de vida do projeto; Variam de acordo com a área de aplicação.

Processo (Entradas, Ferramentas e Saídas) O que será transformado Insumos Ferramentas e Técnicas O que se usa para transformar Saídas O que se espera Resultado com valor agregado Madeira, pregos, ... Serrote, Martelo, .. Telhado de madeira Uma entrada de um processo pode ser saída de outro processo, e vice-versa.

Controle de Processos via PDCA Definir metas Atuar nos processos em função dos resultados Determinar os métodos para alcançar as metas Educar e treinar Verificar os efeitos do trabalho executado Executar o trabalho

Processos de Gerenciamento de Projetos Encerramento Processos de Iniciação Processos de Planejamento Processos de Monitoração e Controle Processos de Execução

Fundamentos da Gestão de projetos Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos

Áreas de Conhecimento Objetivo Integrar todas áreas de conhecimento Integração Integrar todas áreas de conhecimento Escopo Gerenciar o que deve ser feito Concluir no escopo aprovado Tempo Concluir no prazo planejado Custos Concluir conforme orçamento aprovado Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e alcança-los Gerenciar qualidade do projeto e de suas entregas Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe Comunicações Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes interessadas para atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta, disseminação, armazenamento e descarte das informações de forma oportuna e adequada Riscos Gerenciar os riscos do projeto Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos. Partes interessadas Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver estratégias para quebrar as resistências e garantir seu envolvimento

Grupo de Processos de GP Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto. Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas. Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.

Principais Saídas Documento Descrição Termo de Abertura Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de conhecimento de projeto para a empresa. Registro das partes interessadas Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos Declaração Escopo Dicionário da EAP Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas. Detalha as entregas. Plano de Projeto O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto. Cronograma Determina datas de início e término das atividades do projeto Gestão de Risco Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como serão tratados Solicitação de Mudança Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê. Status Report Divulga informações pertinentes ao projeto. Ata de reunião Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião Issues Log Lista todos os problemas / situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas. Termo de Aceite Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente. Lições aprendidas Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrências em futuros projetos. A segunda coluna que é do Grupo de Processo: (I-Iniciação;P-Planejamento;C-Controle;E-Encerramento tem o link para fazer o download do template

Referências Bibliográficas http://escritoriodeprojetos.com.br/ Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013.

Obrigado! Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO (63) 3218 – 1269/1239 ucp@sefaz.to.gov.br