Certificação e Auditoria da Qualidade 1º semestre de 2015 Aula 10 – Revisão Professor: Elder André Zuin

Revisão Gerenciamento do programa de auditoria Autoridade para o programa de auditoria Estabelecendo o programa de auditoria Melhorando o programa de auditoria Implementando o programa de auditoria Competência e avaliação de auditores Atividades de auditoria Monitorando e analisando criticamente o programa de auditoria

Revisão Atividades de auditoria Uma auditoria de qualidade tem uma série de fases. Elas devem ser rigorosamente aplicadas às auditorias externas, mas podem também ser aplicadas, com sucesso, com as devidas mudanças, às auditorias internas. A figura a seguir fornece uma visão geral das atividades típicas de uma auditoria:

Acompanhamento pelos auditores Revisão Coleta de informações Relatório final Ações Corretivas Preparação Reunião final Acompanhamento pelos auditores Escolha das datas Auditoria / Avaliação Notificação Reunião de abertura

Revisão Coleta de informações As principais informações são: o tamanho, a complexidade e a abrangência da organização a ser auditada com respeito à sua geografia, mão de obra e variedade de produtos; a percepção da própria organização sobre como ela preenche as exigências da norma da qualidade em questão; cópia da documentação: manual da qualidade, procedimentos e normas, especificações e contratos.

Revisão Preparação Esta etapa subdivide-se em: Quantidade de trabalho envolvida; Seleção do grupo auditor; Reunião com a equipe de auditores; Preparação do líder para a reunião de abertura e encerramento.

Revisão Escolha da datas Atentar-se para as seguintes situações: férias coletivas da organização; férias de pessoas chave; feriados nacionais e locais; greves; acontecimentos marcantes (congressos, feiras, etc.).

Revisão Notificação No caso de auditorias externas, a organização a ser auditada deverá ser formalmente informada de tal maneira que haja tempo suficiente para ela se preparar (este período poderá variar de 30 até 90 dias). No caso de auditorias internas esse prazo poderá variar de 2 a 30 dias.

Revisão Reunião de abertura A reunião de abertura deve ser conduzida pelo auditor líder de maneira diplomática e política. Não deve durar mais que 30 minutos. Os seguintes passos deverão ser seguidos durante esta reunião pelo líder: Apresentará a si mesmo e a sua equipe; Confirmará a notificação da abrangência de auditoria, isto é, os departamentos e atividades a serem incluídos, detalhes, profundidades e objetivos esperados da auditoria; Confirmará a norma a ser usada como base da auditoria;

Revisão Explicará o que é uma discrepância ou não conformidade, o método de relatar e a classificação a ser utilizada (maior ou menor). Deve observar que, quando uma avaliação for realizada por um órgão de certificação credenciado, nenhuma organização pode ser certificada até que todas as não conformidades identificadas durante a avaliação tenham sido resolvidas. Classificação das não conformidades Não conformidade maior: ausência ou colapso completo de um sistema requerido. Não conformidade menor: falha isolada no atendimento a um requisito especificado.

Revisão Auditoria / Avaliação Durante a auditoria, as informações pertinentes aos objetivos, escopo e critérios da auditoria, incluindo informações relativas às interfaces entre funções, atividades e processos, sejam coletadas por meio de amostragem apropriada e sejam verificadas. Amostragem Amostragem de auditoria de uma grande população é o processo de selecionar menos de 100% de itens dentro do conjunto total de dados disponíveis (população) para obter e avaliar a evidência sobre alguma característica daquela população a fim de formar uma conclusão com relação à população.

Revisão Tipos de amostragem: a) Amostragem baseada no julgamento Amostragem baseada no julgamento depende de conhecimento, habilidade e experiência da equipe auditora. b) Amostragem estatística O projeto de amostragem estatística utiliza um processo de seleção de amostras baseado na teoria da probabilidade.

Revisão Lista de verificação As principais características são: auxílio à memória: concisas (úteis para novos auditores); permite assegurar a profundidade e a continuidade da auditoria; auxílio se emperrar: permite estruturar a entrevista; mais profissional. As principais vantagens: força o auditor a pesquisar a área ou macro-processo; possibilita que o auditor pense com “os pés no chão”; ajudam a controlar o transcorrer da auditoria.

Revisão Triângulo da auditoria Pergunte Verifique Observe Anote

Revisão Redação da não conformidade Enunciar o fato constatado, de forma clara, concisa e compreensível; Ser preciso/exato, através de evidência (fatos, dados, documentos, informações) que dão veracidade à informação; Identificar a referência encontrada como válida e desenvolver um breve relato sobre o requisito (item normativo / documentação da organização).

Revisão Redação da não conformidade Declaração precisa e testemunhada pelo auditado quanto à sua exatidão Observação Indicação do item da norma ou do Manual da Qualidade que se aplica a observação Atribuição Por que é não conformidade? Normalmente é a reafirmação dos requisitos Explicação

Revisão Principais erros encontrados na redação de não conformidades Conclusões sem evidência objetiva ou não descrição completa das evidências objetivas; Erros na identificação do requisito não atendido da norma; Falta de clareza na descrição da não conformidade; Relato de detalhes pouco importantes; Várias não conformidades no mesmo requisito.

Revisão Reunião de Encerramento / Final Conteúdo da reunião de encerramento: agradecimento a organização auditada por sua ajuda e cooperação; breve resumo da auditoria: auditoria baseada em amostras; reapresentação da equipe e esclarecimento do propósito da auditoria; apresentação das não conformidades declaradas; distribuição de cópias dos relatórios individuais de não conformidades e do relatório final.

Revisão Relatório Final O relatório pode conter: nome da organização auditada; grupos ou áreas auditadas; nomes dos auditores; nomes e cargos das pessoas auditadas; descrição da auditoria e sua identificação através de nome, número, local e data; um sumário dos resultados e das atividades desenvolvidas; uma descrição das não conformidades; datas para resposta da organização auditada.

Revisão Ações corretivas A organização auditada deverá verificar e investigar as não conformidades encontradas para determinar as ações corretivas necessárias e mais adequadas.

Revisão Acompanhamento pelos auditores Após a auditoria , a organização deve: analisar as causas das não conformidades constatadas; definir as correções e as ações corretivas e/ou preventivas a serem efetuadas; implantar as soluções de acordo com planos de ação que serão estabelecidos; analisar a eficácia das soluções implantadas e registrar os resultados; programar a auditoria de acompanhamento para verificação da eficácia das ações propostas e implementadas.

Tratamento de não conformidades Revisão Tratamento de Não Conformidades Tratamento de não conformidades Disposição / Ação imediata / Correção Ação corretiva Ação pontual Não evita recorrência Ação sistêmica Evita recorrência

Revisão Ferramentas da Qualidade

Revisão Autoridade para o programa de auditoria Estabelecendo o programa de auditoria Melhorando o programa de auditoria Implementando o programa de auditoria Competência e avaliação de auditores Atividades de auditoria Monitorando e analisando criticamente o programa de auditoria

Revisão Monitorando e analisando criticamente o programa de auditoria A pessoa que gerencia o programa de auditoria deve monitorar a sua implementação considerando a necessidade de: avaliar a conformidade com programas de auditoria, planejamentos e objetivos da auditoria; avaliar o desempenho dos membros da equipe auditora; avaliar a capacidade das equipes auditoras para implementar o plano de auditoria; avaliar a retroalimentação da alta direção, auditados, auditores e outras partes interessadas.

Revisão A análise crítica do programa de auditoria deve considerar: resultados e tendências do monitoramento do programa de auditoria; conformidade com os procedimentos do programa de auditoria; evolução de necessidades e expectativas de partes interessadas; registros do programa de auditoria; eficácia de medidas para considerar os riscos associados com o programa de auditoria.

Revisão Autoridade para o programa de auditoria Estabelecendo o programa de auditoria Melhorando o programa de auditoria Implementando o programa de auditoria Competência e avaliação de auditores Atividades de auditoria Monitorando e analisando criticamente o programa de auditoria

Revisão Melhorando o programa de auditoria Lições aprendidas da analise critica do programa de auditoria podem ser usadas como dados de entrada para o processo de melhoria continua do programa. A pessoa que gerencia o programa de auditoria deve analisar criticamente a implementação global do programa de auditoria, identificar áreas de melhorias, alterar o programa se necessário e também considerar: análise crítica do contínuo desenvolvimento profissional dos auditores; relato da análise crítica dos resultados do programa de auditoria para a alta direção.

Revisão Eficiência e Eficácia “Um exemplo de diferenciação entre eficiência e eficácia é o de um gerente de treinamento que ministra um curso para vendedores da empresa. Se o programa foi bem apresentado, o horário foi cumprido, os impressos de boa qualidade, este gerente foi eficiente. Se, além disso, o pessoal de vendas passa a vender mais, o gerente de treinamento foi eficaz.” Peter Drucker Autor do livro O Gerente Eficaz